Dokument för kontor - Utformning SVENSK STANDARD SS 03 43 21 Framtagen, tolkad och tillämpad av FORMsoft AB 2010-08-11, Reviderad 2014-03-13
Innehållsförteckning Inledning... 3 Dokument och mallar... 5 Vad är ett dokument?... 6 Dokumentytans indelning... 7 T-lägen... 8 Utgivarfält... 9 Referensfält... 10 Adressfält... 11 Meddelandefält... 13 Formatmallar... 14 Dokumentidentifikation (Arkiv/Sökväg)... 15 Utgivarens adressuppgifter... 16 Avslutning underskrift... 17 Avslutning kontrasignering... 18 Avslutning bilageförteckning... 19 Avslutning sändlista... 20 Sakregister... 21 Litteratur... 22 Länktips... 22 2
Inledning Vad är SIS standard? Standardiseringskommissionen i Sverige (Swedish Standards Institute) arbetar med olika typer av standardisering. Det kan vara allt ifrån tekniskstandarder t ex för biltillverkning och eluttag till regler för olika typer av dokument. Tillsammans med företag och organisationer i Sverige och utomlands arbetar SIS med att förenkla, förbättra, kvalitetssäkra och skapa gemensamma normer. SIS är inte en myndighet, utan en medlemsorganisation. SIS är medlem i European Committee for Standardization och ISO, International Organization for Standardization. Vilka är fördelarna med att använda en standard? Att man kan ringa på samma sätt över nästan hela världen, att man i många länder har samma eluttag, att flygplan kan flyga till olika länder och att vi kan lasta varor på samma typ av lastpall världen över är möjligt tack vare att vi använder oss av standardisering. Det är med andra ord inget tvång men förenklar användningen av olika produkter. En annan fördel är också att en produkt som följer SIS regler får en kvalitetsstämpel. Genom att följa standarden garanteras ett visst innehåll och en viss utformning som säkrar produktens användningsområde. Varför ska man använda SIS standard när man utformar dokument? Precis som vid annan standardisering är syftet med SIS standard att förenkla hanteringen för användarna, både för avsändaren och för mottagaren. Det görs genom att man ökar igenkänningen. Genom att dokumenten ser ungefär likadana ut vet man var man både fyller i och hittar vissa standarduppgifter - en effektivare dokumenthantering helt enkelt. Hur vet man vilka uppgifter som styrs av SIS? SIS publicerar de olika standarder som är framtagna. För dokumentutformning heter standarden SS 03 43 21 Dokument för kontor Utformning och för blankettutformning heter den SS 61 30 27 Dokument för kontor Blanketter Formgivning. De innehåller i stort de uppgifter som nämnts här ovan, d v s informationens placering i dokumenten och blanketterna. I boken Skriva på kontor Standarder och rekommendationer för dokumentutformning (ISBN 91-7162-526-7) finns båda de ovan nämnda standarderna. Dessutom innehåller boken exempel på olika dokumenttyper samt många användbara regler och skrivtips. Observera att det inte finns någon standard för utformning av presentationer och det vi normalt kallar trycksaker, så som det gör för dokument och blanketter. Här är det istället grafiska grundregler den grafiska profilen och som styr. 3
Inledning forts Hur används SIS standard vid dokumenthantering? I SS 03 43 21 Dokument för kontor Utformning definieras följande egenskaper och delar hos ett dokument Dokumentytans indelning Informationsytans indelning i fält Fältens innehåll Tabuleringslägen Placering av text Dokumentytan består av en informationsyta och omgivande marginaler. Informationsytan delas i sin tur upp i fält, det gör att samma typ av information alltid återfinns på samma plats i dokumentet (man behöver inte leta). Dessa är: Utgivarfält Referensfält Adressfält Meddelandefält Fält för utgivarens fullständiga adressuppgifter I det följande beskrivs dessa fält och egenskaperna för dem. Observera att val av teckensnitt och storlek inte definieras i SIS standard, utan här är det den grafiska profilen och läsbarheten som får avgöra valet. Lokala regler och instruktioner I många organisationer finns normalt lokala regler och instruktioner för formgivning av blanketter och blanketthantering framtagna. Det är viktigt att dessa är framtagna med beaktande av SIS standard, i synnerhet för offentlig verksamhet. Utifrån SIS standard, den grafiska profilen och lokala skrivregler kan en för respektive organisation anpassad skrivstandard således utformas. För att de anställda (användarna) på ett enkelt sätt ska kunna tillämpa denna byggs utformningsalternativen in i aktuella och tillämpliga dokumentmallar. Ofta bidrar detta också till en känsla av delaktighet med den grafiska profilen hos de anställda. 4
Dokument och mallar Hur skapar man dokument utifrån en mall? En av de största fördelarna med att använda ordbehandlingsprogram är just möjligheten att använda färdiga mallar. Mallar automatiserar jobbet med dokumentframställning. Rätt använt avlastas skribenten frågor om utformning och kan koncentrera sig på innehållet ( budskapet ). Det finns i princip två sätt att jobba med dokumentmallar. Det ena är att skapa en tom manuell (statisk) mall där det finns markeringar för var innehållet ska skrivas in. Det andra är att använda sig av intelligenta (programmerade) mallar där vissa uppgifter som handläggare, telefon, e-postadress och andra organisatoriska uppgifter hanteras med automatik. Här finns också möjlighet att i en och samma mall skapa olika varianter, t ex dokument på svenska eller engelska, med svartvit- eller färglogga. När man väl har skapat mallarna och gjort dem åtkomliga för användarna via det ordbehandlingsprogram man ska arbeta i, t ex Word eller Writer, väljer man att skapa ett nytt dokument och får då upp en dialogruta. I rutan visas de val som kan göras (olika varianter), programmerade uppgifter samt tomma fält där användaren själv kan komplettera med de uppgifter som är specifika för just detta dokument. Exempel på dialogruta Vad är formatmallar? Formatmallar kan användas för att definiera utformningen av text, t ex olika teckensnitt och -storlekar, radavstånd m m, i dokument. Genom att använda formatmallar kommer rubriker, underrubriker och löptext alltid att vara i samma teckensnitt och -storlek. Utformningen blir på så sätt mer enhetlig. Har organisationen en grafisk profil är det dessutom mycket lättare att följa den med hjälp av mallar. Formatmallar är också en förutsättning för att automatiskt kunna generera en innehållsförteckning. 5
Vad är ett dokument? Olika dokumenttyper Enligt de flesta uppslagsverk definieras dokument som Dokument är en skrivelse som innehåller information. Detta är en mycket vid definition som vi kanske behöver avgränsa något. Affischer, broschyrer, trycksaker och säljmaterial i alla former är inte vad vi i detta sammanhang förknippar med dokument. De kännetecknas, tvärtemot vad som är fallet med dokument, av en stor, och oftast avsiktlig, frihet vad gäller utformningen. När det gäller blanketter faller dessa automatiskt utanför definitionen; de är ju till för att hämta in, inte lämna ut, information. En lista över olika dokument kan göras mycket lång; Agenda, Anmodan, Ansökan, Avtal, Brev, Dagordning, Deltagarförteckning, Inbjudan, Instruktion, Kallelse, Meritförteckning, Minnesanteckning, PM, Protokoll, Rapport, Remiss, Yttrande är bara ett litet skrap på ytan. Gemensamt för alla dokument är dock att vi för mottagaren av informationen önskar sätta en etikett på vår informationsbärare; denna kallas för dokumentnamn eller dokumenttyp och skrivs normalt som ett ord med versaler allra överst, bland referensuppgifterna, på första sidan av dokumentet. Ingen regel utan undantag heter det ju och så är fallet även här. För brev anges inget dokumentnamn. Brev är trots detta en egen dokumenttyp. I många organisationer benämner man felaktigt sin dokumentmall som brevmall. Brev Minnesanteckningar Rapport Kallelse Instruktion PM Policy 6
Dokumentytans indelning Dokumentets ytor och fält Ett dokument kan sägas bestå av en informationsyta och omgivande marginaler, d v s de områden där ingen text skrivs. För att underlätta för mottagaren (läsaren) är det viktigt att samma slags uppgifter alltid återfinns på samma plats i olika dokument. Därför indelas informationsytan i nedanstående fält. Utgivarfält Referensfält Adressfält Meddelandefält Fält för utgivarens fullständiga adressuppgifter Området utanför (runtom) informationsytan utgörs således av marginaler. Måtten för dessa ska vara: Överkant 10 mm Vänsterkant 20 mm Högerkant 7 mm Underkant 7 mm 7
T-lägen Positioner (tänkta linjer) Dokument delas in i så kallade tabuleringslägen, T-lägen, som rätt använda bidrar till att utformningen av dokument blir mer enhetliga. T-läget är det läge där en textrad börjar mätt från dokumentets vänstra sida: T0 (högerkanten) är 21 mm, T4 (mitten på sidan) är 113 mm och T7 (högerkanten) är 182 mm från dokumentets vänsterkant. Vid ordbehandling är dessa tabuleringslägen (T-lägen) ofta förinställda och gör det lättare att placera olika uppgifter som text, tabeller och bilder på rätt plats. Definition av T-läge: T-läge definieras som startläge för text/rad och sammanfaller med första bokstavens vänsterkant. Den lodräta linjen visar startläge för text/bild. T-lägen ställs i ordbehandlingsprogram in som jämkade värden (i heltal av millimeter) enl följande: T0 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Vid T0 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 mm från papperets vänsterkant 21 mm 44 mm 67 mm 90 mm 113 mm 136 mm 159 mm 182 mm 8
Utgivarfält På första sidan längst uppe till vänster visas alltid organisationens logotyp, bestående av vapen/- symbol och organisationens namn. Under denna visas normalt organisatorisk enhet. I vissa fall förekommer att logotyp och organisatorisk enhet är angivna i en och samma bild. Undantag från denna regel medges enbart vid externa skrivelser för verksamheter med inarbetat namn gentemot sina kunder, t ex namn på skolor. Normalt krävs särskilt beslut för sådan angivelse. Handläggare telefon /ev sekr sign * anges i läge T0, t ex Anders Andersson 0550-880 99 /ban. På raden under kan e-postadress * anges, t ex anders.andersson@kommun.se. Observera att ibland väljer man även att ange organisationens namn (som text) och organisatoriska enhet i sidhuvudet på följande sidor se också Referensfält! 9
Referensfält Dokumentnamn *: anges med versaler i läge T4, t ex ANVISNING, DAGORDNING, INFORMATION, INSTRUKTION, KALLELSE, REMISS och UTLÅTANDE. Observera att för brev anges inte dokumentnamn. Datum *: Dagens datum anges automatiskt i läge T4 i formen 2004-08-18. Det är således datumet när dokumentet skapas som anges, om annat datum önskas ändras detta manuellt. Referens (Vår beteckning) *: Diarienr anges i förekommande fall i läge T6, t ex som Dnr... Ert datum *: Ert dagens datum anges i förekom mande fall i läge T4 i formen 2008-08-19. Er referens (Er beteckning)*: Diarienr anges i förekommande fall i läge T6, t ex som Dnr... Sidnummer visas automatiskt som 1(n) på första sidan där n anger totalt antal sidor som dokumentet omfattar. Fr o m andra sidan visas sidnummer uppe till höger på varje sida, normalt med en enkel siffra. * I FORMsoft dokumentmallar skrivs dessa uppgifter i den dialogruta som visas initialt. Observera att ibland väljer man även att ange dokumentnamn, datum och referens i sidhuvudet på följande sidor se också Utgivarfält! 10
Adressfält Bimottagare I adressfält till vänster, för bimottagare * anges ev bimottagare eller För kännedom: eller Kopia till: t ex eller Anders Andersson Fastighetskontoret För kännedom: Bertil Bertilsson Om utrymmet inte räcker till kan hänvisning göras till en sändlista sist i dokumentet, se Avslutning sändlista. * I FORMsoft dokumentmallar skrivs dessa uppgifter i den dialogruta som visas initialt. 11
Adressfält forts Huvudmottagare I adressfält till höger, för huvudmottagare * anges intern adressat/mottagare, t ex eller Ceasar Ceasarsson Socialförvaltningen Samtliga förvaltningschefer eller extern adressat/mottagare, t ex eller David Davidsson c/o Dan Dahlén Gatan 66 666 66 Ortsnamn E-FÖRETAGET AB Att: Erik Eriksson Box 777 777 77 Ortsnamn I dokument som inte riktar sig till någon särskild mottagare lämnas adressfältet tomt. * I FORMsoft dokumentmallar skrivs dessa uppgifter i den dialogruta som visas initialt. 12
Meddelandefält I meddelandefältet skrivs den löpande texten, ev kompletterad med tabeller och bilder, in och formateras med hjälp av de fördefinierade formatmallar som finns för rubriker och löpande text (se Formatmallar nästa sida). Startläget för textraderna ska sammanfalla med T- lägena T0 för vänsterställd text och T3 för högerställd text Traditionellt har dessa två varianter använts men under senare tid har också en mera centrerad text med start i T1, se exemplet till höger, börjat tillämpas. Oavsett placeringen av texten bör radlängden, för att optimera läsbarheten för mottagaren, aldrig överstiga 13 cm. Några skrivtips! Använd alltid fördefinierade formatmallar vid inskrivning av text - för löpande text används formatmallen Brödtext. Gör nytt stycke genom att trycka Enter - för formamallen Brödtext har Avstånd efter angivits till 6 pt - gör inte blankrad för att markera nytt stycke! Gör aldrig ny rad mitt i ett stycke! Vid inskrivning av text i tabeller används formatmallarna Tabellrubrik och Tabellinnehåll för att erhålla linjärt teckensnitt, vanligtvis Arial. Undvik understrykning av längre textstycken. Undvik användning av versaler. Undvik användning av kursiv stil, använd fet stil istället. Texten ska vara vänsterjusterad, d v s rak vänsterkant - använd inte marginaljustering! 13
Formatmallar Formatmallar används för att åstadkomma enhetligt utseende på alla rubriker och på den löpande texten, vad gäller teckensnitt, -storlek etc. I dokumentmallar har normalt de formatmallar som anges i skrivstandarden eller den grafiska profilen definierats. I exemplet till höger har följande formatmallar använts: Rubrik 1 Rubrik 2 Rubrik 3 Rubrik 4 Brödtext Bildtext Tabellrubrik Tabellinnehåll * I FORMsofts dokumentmallar väljer man formatmall genom att klicka på önskad knapp i det egendefinierade verktygsfältet. 14
Dokumentidentifikation (Arkiv/Sökväg) I sidfoten på första sidan kan arkiv/sökväg, bestående av mapp- och dokumentnamn, visas om så önskas. Om utgivarens adressuppgifter (se nästa sida) också ska visas längst ner på sidan visas arkiv/sökväg över denna, annars längst ner. * I FORMsoft dokumentmallar kan man i den dialogruta som visas initialt välja om Arkiv/sökväg ska visas. 15
Utgivarens adressuppgifter I sidfoten på första sidan visas fältet för utgivarens fullständiga adressuppgifter, om så önskas. Här visas uppgifter som organisationens juridiska namn, postoch besöksadress, telefon, faxnummer, e-post, organisationsnummer och ev bankkonto och plusgiro. För aktiebolag ska också uppgift om styrelsesäte och momsregistreringsnummer anges. SIS standard anger vilka uppgifter som bör/ska visas i sidfoten, men anger inte hur. Sättet som uppgifterna är uppställda kan därför variera för olika organisationer. Observera att för att se uppgifter i sidfoten måste man vara i Utskriftslayoutläge eller välja Förhandsgranskning av dokumentet. * I FORMsoft dokumentmallar kan man i den dialogruta som visas initialt välja om fördefinierade adressuppgifter ska visas. 16
Avslutning underskrift Underskrift av dokument görs sist i texten, men före eventuell bilageförteckning och/eller sändlista. Eventuellt anger man organisatorisk enhet eller en hälsningsfras, till exempel Med vänlig hälsning, före underskriften. Underskriften kallas ibland också för signatur. Efter den sista raden ska det vara ett avstånd på 36 pt (motsvarar tre normalrader) före själva underskriften se pil nedan! I FORMsofts dokumentmallar används en tabell för underskrift. Tabellen har anpassats vad gäller måtten så att rätt avstånd erhålls efter den sista textraden i dokumentet. Exempel 17
Avslutning kontrasignering Underskrift och eventuell kontrasignering av dokument görs sist i texten, men före eventuell bilageförteckning och/eller sändlista. Efter den sista raden ska det vara ett avstånd på 36 pt (motsvarar tre normalrader) före underskrifterna se pil nedan! I FORMsofts dokumentmallar används en tabell för underskrift och kontrasignering. Tabellen har anpassats vad gäller måtten så att rätt avstånd erhålls efter den sista textraden i dokumentet. Exempel 18
Avslutning bilageförteckning Eventuell bilageförteckning skrivs sist i dokumentet. Efter den sista raden ska det vara ett avstånd på 36 pt (motsvarar tre normalrader) före raden med rubriken Bilagor. I FORMsofts dokumentmallar rekommenderar vi att man använder formatmallen Inget avstånd för bilageförteckningen. Rubriken Bilagor gör man fet och på menyfliken Sidlayout, gruppen Stycke, ställer man in Avstånd före: till 36 pt se pil nedan! Exempel 19
Avslutning sändlista Eventuell sändlista skrivs sist i dokumentet. Efter den sista raden ska det vara ett avstånd på 36 pt (motsvarar tre normalrader) före raden med rubriken Sändlista. I FORMsofts dokumentmallar rekommenderar vi att man använder formatmallen Inget avstånd för sändlistan. Rubriken Sändlista gör man fet och på menyfliken Sidlayout, gruppen Stycke, ställer man in Avstånd före: till 36 pt se pil nedan! Exempel 20
Sakregister adressfält bimottagare, 11 huvudmottagare, 12 adressfält, 11 adressfält, 4 adressfält, 12 adressuppgifter bankkonto, 16 besöksadress, 16 e-post, 16 faxnummer, 16 momsregistreringsnummer, 16 organisationsnummer, 16 plusgiro, 16 postadress, 16 styrelsesäte, 16 telefon, 16 adressuppgifter, 4, 7, 16 avslutning bilageförteckning, 19 kontrasignering, 18 sändlista, 20 underskrift, 17 brev, 6 Dokument för kontor Blanketter Formgivning, 3 Dokument för kontor Utformning, 3, 4 dokumentidentifikation, 15 dokumentmallar, 4 dokumentnamn, 6 dokumenttyper, 6 dokumentytan, 4, 7 European Committee for Standardization, 3 formatmallar teckensnitt, 14 teckenstorlek, 14 formatmallar, 5, 14 fältens innehåll, 4 grafisk profil, 3, 4, 5, 14 informationsyta fält, 7 marginaler:, 7 informationsyta, 7 informationsytan, 4 ISO, International Organization for Standardization, 3 litteratur, 22 länktips, 22 mallar. Se Dokumentmallar marginaler, 4, 7 meddelandefält löpande text, 13 meddelandefält, 4, 7, 13 mottagaradressfält, 7 ordbehandlingsprogram, 5 radavstånd, 5 referensfält datum, 10 dokumentnamn, 10 er referens, 10 ert datum, 10 referens, 10 sidnummer, 10 referensfält, 4, 7, 10 sakregister, 21 sidhuvud på följande sidor, 9, 10 SIS standard, 3 Skriva på kontor, 3 skrivregler, 4 skrivstandard, 4 skrivtips, 13 Standardiseringskommissionen i Sverige, 3 tabuleringslägen, 4, Se T-lägen teckensnitt, 5 teckenstorlek, 5 text, placering, 4 T-lägen, 8 utgivarfält e-postadress, 9 handläggare ev sekr sign, 9 handläggare telefon, 9 logotyp, 9 organisatorisk enhet, 9 utgivarfält, 4, 7, 9 21
Litteratur Skriva på kontor. Standardiseringskommissionen Sverige. SS 03 43 21 Dokument för kontor Utformning SS 61 30 27 Dokument för kontor Blanketter Formgivning Myndigheternas skrivregler utgiven av Regeringskansliets statsrådsberedning. Fritzes förlag. Kan även laddas ner som PDF från http://www.regeringen.se/sb/d/253/a/33329 Svarta listan - ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk utgiven av Regeringskansliets statsrådsberedning. Kan beställas gratis från Regeringskansliet. Kan även laddas ner som PDF från http://www.regeringen.se/sb/d/243/a/19775 Svenska skrivregler utgivna av Svenska språknämnden. Liber. Språkriktighetsboken utarbetad av Svenska språknämnden. Norstedts akademiska förlag. Länktips www.sis.se SIS, Swedish Standards Institute www.sprakradet.se Språkrådets webbplats. Här får man råd i språkfrågor och lästips www.tt.se/tt-spraket/ TT-språket www.svd.se/sprakspalten Svenska Dagbladets språkvårdssidor www.formsoft.se 22