Dnr Mahr 19-2014/568 1 (av 10) Projektplan Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: 2015-03-27 Susanne Wallmark Jenny Wendle Revisionsinformation Version Datum Kommentar 1.0 150327 Slutgiltig projektplan Utveckling av gemensamma arbetsprocesser för högskolans verksamhetsstöd Enligt projektdirektivet ska projektet ta fram och pröva former för hur Malmö högskola ska stödja utvecklandet av gemensamma arbetssätt för stödfunktionerna genom att arbeta processinriktat. Projektmål Projektet ska leda till att en modell för processinriktat arbetssätt inom Malmö högskola tas fram. Modellen omfattar: metoder för processetablering modell för processtyrning avseende roller och ansvar rekommendation av stödorganisation för processinriktad verksamhetsutveckling, dimensionerad för att tillgodose ledningens beslutade ambitionsnivå. Projektet ska utbilda, sprida kunskap och informera högskolans medarbetare för att skapa bästa möjliga förutsättningar för att kunna etablera ett processinriktat arbetssätt. Chefer inom GV och BIT ska ha en god kunskap om processinriktad verksamhetsutveckling. Samtliga medarbetare inom GV och BIT ska ha en övergripande förståelse för ett processinriktat arbetssätt. Samtliga medarbetare ska ha tillgång till lättillgänglig information om vad det innebära att arbeta processinriktat. Postadress Besöksadress Telefon E-post Malmö högskola 0725-77 85 56 jenny.wendle@mah.se Fax Webb www.mah.se
Dnr Mahr 19-2014/568 2 (av 10) Intressentanalys Målet för projektet är att finna en modell för processinriktat arbetssätt inom den gemensamma stödverksamheten, som säkerställer att mottagarens behov av stöd tillgodoses. Mottagarna i form av t ex studenter, lärare och forskare ses därför som huvudintressenter i projektet. Personalen i nuvarande stödorganisation är en viktig källa för vidareutveckling och förbättring av nuvarande arbetsflöden. Viktigt att notera är att alla grupper inom högskolan behöver bidra för att full effekt av ett förändrat arbetssätt ska kunna uppnås. Kommunikationsplan Till projektet knyts en kommunikatör med uppdrag att finna lämpliga former och format för informationsspridning. Kommunikatörens roll är även att medverka vid framtagande av informations- och utbildningsmaterial. En projektsida på webben ska etableras för löpande allmän informations om projektets framsteg. Styrgruppen hålls informerad genom projektverktyg och styrgruppsmöten. Riskanalys Följande risker har identifierats: Risk Värdering Hantering 1 Generellt låg kunskap om processorientering i organisationen. 2 Pågående utvecklingsarbete ej i fas med projektet risk att resurser används fel och att medarbetare tröttas ut 3 Ambitionsnivå i projektet matchas inte av tilldelade resurser vilken innebär en risk för att projektets mål inte kan uppnås eller inte uppnås inom utsatt tid. 4 Resurser och organisation för implementering saknas vilket innebär risk för att projektets effektmål inte kan realiseras. Denna risk bedöms vara hög och om den inte hanteras få en stor konsekvens. Denna risk bedöms vara hög och om den inte hanteras få en stor konsekvens. Risken bedöms som medelhög och om den inte hanteras få en stor konsekvens. Risken bedöms som låg och om den inte hanteras få en mycket stor konsekvens Med hjälp av tydlig informationsspridning och riktade utbildningsinsatser minimeras denna risk. Utbildningsinsatser för chefer och medarbetare inom stödverksamheten samt fortlöpande dialog med ansvariga chefer. Tydlig dialog mellan styrgrupp och projektgrupp om ambition och resurser för projektets genomförande. Starkt stöd från högskolans ledning är en förutsättning. Tydlig dialog med projektägare och styrgrupp för beslut om resurser och organisation för implementering.
Dnr Mahr 19-2014/568 3 (av 10) Projektets genomförande Projektets genomförande delas upp i: Huvudprojekt Utveckling av modell för processinriktat arbetssätt Delprojekt 1 Utveckling och verifiering av huvudprocesskarta Delprojekt 2 Rekrytera och introducera medarbetare (pilot) Delprojekt 3 Stödja student (pilot) Delprojekt 4 Utbildning och information För att kunna utveckla en modell för processinriktat arbetssätt måste projektet börja med att lägga grunden till en huvudprocesskarta. Kartan utgör plattform för att genomföra delprojekten Rekrytera och introducera medarbetare samt Stödja student. Erfarenheter från arbetet med delprojekten ger den kunskap som behövs för huvudprojektet, med målet att utveckla den modell för processinriktat arbetssätt som projektet slutligen ska leverera. Delprojektet Utbildning och information pågår parallellt med övriga projekt. Följande pilotprocesser är utvalda för delprojekt 2-3 och dessa har valts för att ge en bred erfarenhet av processetablering genom att de skiljer sig åt på flera punkter: Huvudsaklig mottagare Processens karaktär Stödja student Extern student Mer av: Mer av: - kompetensen garanterar målet - decentraliserade beslut - flexibilitet Typ av process Del av huvudprocess Stödprocess Rekrytera och introducera medarbetare Intern chefer - standardiserade behov - centraliserade beslut - effektivitet
Dnr Mahr 19-2014/568 4 (av 10) Aktiviteter och tidplan beskrivs för varje delprocess. En översiktlig tidplan för projektet presenteras här: 24 mars Avstämning med styrgruppen val av pilotprocesser (delprojekt 2 och 3). April Delprojektledare och arbetsgrupper för delprojekt 2 och 3 utses. Juni Huvudprocesskartan beslutas av rektor. Juni Avstämning med styrgruppen status delprojekt. September Avstämning med styrgruppen status delprojekt. November Avstämning med styrgrupp förslag till metod för och organisation av processutvecklingsarbetet. December Slutleverans av projektet. Beslut om metod och organisation. Budget För projektets hela genomförande har Trivector Loqic anlitats som konsultstöd. Trivector ansvarar för övergripande projektledning. Ca 40 konsulttimmar och en budget på ca 60 000 avsätts för projektledning av Trivector. För genomförande av projektets kommunikationsplan behövs resurs från kommunikationsavdelningen med en omfattning av ca 240 timmar. Projektgruppens tid och övriga resurser preciseras inom delprojekten. Huvudprojekt Utveckling av modell för processinriktat arbetssätt Projektgruppen ska med erfarenheterna från delprojekten ta fram förslag på modell för det fortsatta processutvecklingsarbetet vid Malmö högskola. Metod Genom aktivt deltagande i kartläggning, förbättring och etablering av processer i delprojekt 2-3 samlar projektgruppen erfarenheter som grund för den metod som ska utvecklas vid Malmö högskola. De arbetsgrupper som genomför arbetet intervjuas och en analys gör av resultatet av deras arbete. Utgångspunkten är Trivectors metod för processutveckling som ska anpassas till högskolans behov och möjligheter.
Dnr Mahr 19-2014/568 5 (av 10) Aktiviteter Aktivt arbete i delprojekt 1-3. Intervjuer med arbetsgrupper. Utvecklingsstöd av konsulter från Trivector. Dokumentation av erfarenheter samt analys av resultat från delprojekt 2 och 3. Utveckling av implementeringsstöd och utbildningsmaterial. Tidplan April Sept Dokumentation av erfarenheter från delprojekt 1 3. September Sammanställning av erfarenheter från kartläggningsarbetet i delprojekt 2-3. Oktober december Utveckling av: förslag på modell för processtyrning. utveckling av metod för processutvecklingsarbete. förslag på resurser för och organisation av stöd till processutvecklingsarbete. strukturkapital för processkartläggning och implementering. December Utvärdering av implementeringsarbetet i delprojekt 2-3. December Slutleverans till projektägare och styrgrupp. Resurser Arbetstid projektgrupp: 600 timmar (fördelat på projektgruppens medlemmar)
Dnr Mahr 19-2014/568 6 (av 10) Delprojekt 1 - Utveckling och verifiering av huvudprocesskarta Som en grund för det fortsatta processutvecklingsarbetet ska Malmö högskolas huvudprocesskarta fastställas och en processpecifikation tas fram för varje huvudprocess. Metod Det utkast på huvudprocesskarta som togs fram i samarbete med Trivector 2013 utvecklas, verifieras och förankras i ledningen. Rektors ledningsgrupp utgör en arbetsgrupp och den administrativa chefsgruppen deltar i verifiering och förankring. Arbetet genomförs med workshop som huvudsaklig arbetsform. Aktiviteter - Workshop i den administrativa ledningsgruppen. - Workshop i rektors ledningsgrupp. Tidplan Mars Projektgruppen förbereder underlag för workshopar 24 mars Avstämning med styrgruppen 28 april Workshop i administrativa ledningsgruppen 5 maj Workshop i rektors ledningsgrupp 28 maj Förankring av förslag till HPK i Högskoleledningen 2 juni Presentation av förslag till HPK i Rektors ledningsgrupp 11 juni Rektorsbeslut om huvudprocesskartan Resurser Konsultresurs: 52 timmar Arbetstid projektgrupp: 200 timmar (fördelat på tre personer) Budget Konsultkostnad: 80 000 kr
Dnr Mahr 19-2014/568 7 (av 10) Delprojekt 2 Rekrytera och introducera personal (pilot) En delprojektledare och arbetsgrupp utses och arbetar tillsammans med huvudprojektgruppen och Trivector genom hela delprojektet. Metod Processutveckling genomförs med Trivectors processutvecklingsmetodik F-ektiv. Denna metodik följer fem faser och syftar till att implementera en designad förbättrad process och förbereder denna för ständiga förbättringar och förvaltning. Aktiviteter Arbetsgruppen arbetar tillsammans med delprojektledare och Trivector med att ta fram: - Kartläggning av processens nuläge. - Analyser och kartläggning av börläge - Handlingsplan för implementering av förbättrad process. - Implementeringsstöd - utbildningsmaterial etc. Tidplan April Maj Juni Juni (ev aug-sept) Sept okt Dec Delprojektledare och arbetsgrupp utses. Internutbildning av arbetsgruppen och kartläggning av processens nuläge genomförs. Avstämning med styrgruppen. Analyser och kartläggning av börläge Implementering av förbättrad process (börläget) Utvärdering av implementeringen Slutleverans av delprojektet. Resurser Konsultstöd: 100 timmar Arbetstid projektgrupp: 200 timmar (fördelat på två personer) Arbetstid arbetsgrupp: 400 timmar (fördelat på X antal personer) Budget Konsultkostnad: max 150 0000 kr
Dnr Mahr 19-2014/568 8 (av 10) Delprojekt 3 Stödja student (pilot) En delprojektledare och arbetsgrupp utses och arbetar tillsammans med huvudprojektgruppen och Trivector genom hela delprojektet. Metod Processutveckling genomförs med Trivectors processutvecklingsmetodik F-ektiv. Denna metodik följer fem faser och syftar till att implementera en designad förbättrad process och förbereder denna för ständiga förbättringar och förvaltning. Aktiviteter Arbetsgruppen arbetar tillsammans med delprojektledare och Trivector med att ta fram: - En specificering av den delprocess som ska etableras. Stödja student behöver först avgränsas och definieras. - Kartläggning av processens nuläge. - Analyser och kartläggning av börläge - Handlingsplan för implementering av förbättrad process. - Implementeringsstöd - utbildningsmaterial etc. Tidplan April Maj juni Juni Sept okt Dec Delprojektledare och arbetsgrupp utses. Internutbildning av arbetsgruppen och kartläggning av processens nuläge genomförs Analyser och kartläggning av börläge Avstämning med styrgruppen Implementering av förbättrad process (börläget) Utvärdering av implementeringen Slutleverans av delprojektet. Resurser Konsultstöd: 100 timmar Arbetstid projektgrupp: 200 timmar (fördelat på två personer) Arbetstid arbetsgrupp: 400 timmar (fördelat på X antal personer) Budget Konsultkostnad: max 150 0000 kr
Dnr Mahr 19-2014/568 9 (av 10) Delprojekt 4 Utbildning och information Delprojektet löper parallellt med övriga projekt och har som uppgift att understödja med informations och utbildningsmaterial samt verka för god informationsspridning. Metod Utbildningsmaterial och metod framtas i samarbete med kommunikatör. Aktiviteter För att uppnå målsättningen att förmedla kunskap om processinriktat arbetssätt i tillfredställande grad för olika intressegrupper inom högskolan, kommer aktiviteter att planeras och genomföras löpande under hela projekttiden. För de två huvudsakliga målgrupperna planeras följande aktiviteter under våren 2015: Målgrupp administrativa chefer: Leanspel genomförs för samtliga administrativa chefer. Utbildning genomförs med administrativa chefer och i ett senare skede med utsedda processledare. Konsultstöd används för denna utbildning. Syftet är att processägare och procesledare ska ha en samsyn kring begrepp och definitioner samt få inspiration och kunskap om möjligheter och utmaningar i processledningsarbete. Projektgruppen träffar varje chef individuellt efter utbildningsdag och Lean-spel för att stämma av eventuellt ytterligare behov av utbildning och för att planera information och utbildningsinsatser för den aktuella avdelningen. En kartläggning av vilka möjligheter och utmaningar som varje chef ser inom sitt ansvarsområde relaterat till processorientering genomförs samtidigt. Målgrupp medarbetare: Medarbetare informeras kontinuerligt om processorientering via sina chefer och i förvaltningschefens informationsmöten. Lättillgänglig information om processorienterat arbetssätt skapas på webbplatsen. Projektgruppen besöker APT eller liknande vid samtliga avdelningar inom BIT och GV för att informera/utbilda medarbetare om processorientering.
Dnr Mahr 19-2014/568 10 (av 10) Tidplan för vårens aktiviteter Höstens aktiviteter kommer att specificeras under projektets gång. 13 mars Lean-spel genomförs av Högskolan väst 20 mars Förvaltningschefen informerar 24 mars Information om processorienterat arbetssätt och om projektet till rektors ledningsgrupp. 24 mars Halvdagsutbildning för administrativa chefsgruppen genomförs av Trivector Mars - April Projektgruppen möter varje administrativ chef individuellt 17 april Information om processorienterat arbetssätt och om projektet på högskolegemensamt chefsmöte april-- Löpande information via avdelningscheferna och projektgruppen april - maj Projektgruppen informerar på samtliga avdelningars APT (motsv) april - maj Projektgruppen erbjuder fakulteterna att informera ledningsgrupper eller andra grupper om vad projektet innebär 6 maj Förvaltningschefen informerar