Bokförlätt Ett bokföringsprogram för föreningar

Bokförlätt Ett bokföringsprogram för föreningar Innehållsförteckning Inledning... 1 Programbeskrivning och systemkrav... 2 Krav och önskemål på ett bokföringsprogram... 2 Några centrala begrepp... 3 Verifikation... 3 Aktivitet... 4 Övriga rubriker i verifikationen... 5 Beskrivning av flikarna... 5 Flik Grunddata... 6 Flik Kalender... 6 Flik Konton... 6 Flik Aktiviteter... 8 Registrera verifikationer... 9 Flik verifikation... 9 Flik Analys... 15 Flik Resultatrapport... 16 Flik Balansrapport... 16 Flik Utskrifter... 17 Fliken Dataunderhål... 17 Inledning Flertalet föreningar bokför sin ekonomi på något sätt. För att lyckas med detta behövs någon form av ändamålsenligt datorstöd (om vi bortser från en rent manuell bokföring i en kassabok). Det finns idag flera bokföringsprogram som riktas till föreningar men jag har inte hittat något som helt uppfyller mina krav och önskemål som kassör. Föreningens ekonomi måste ses utifrån flera synvinklar. Eventuell revisor och om föreningen är deklarationsskyldig kräver Bolagsverket en korrekt balans och resultaträkning. Kassören och styrelsen samt föreningens medlemmar vill även följa upp hur pengarna används och kanske jämföra med en budget. För att kunna göra detta måste även ändamålet med inkomster och utgifter bokföras vilket sällan sker explicit. Vanligast är att bok- Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 1

föringen sker enbart på ett konto. Genom att skapa en radda konton som i beteckningen anger ändamålet går att hjälpligt följa upp olika ändamål men metoden är spretig och skapar inlåsningseffekter över längre period. Programbeskrivning och systemkrav Programmet är utvecklat i Excel version 2013 och uppåt (Office 365). Kravet är att VB (Visual Basic) makron är aktiverade. Programmet är inte testat på en Mac. Denna dokumentation avser version 1.0 med tillägg av tänkt vidareutveckling. Programmet består av delar som återfinns på olika blad(flikar) i dokumentet. Mycket av innehållet i flikarna är låst med ett lösenord endast tillgängligt för en behörig användare hos kunden. VB koden är låst med ett lösenord som tillhör Munktell IT- Konsult AB Krav och önskemål på ett bokföringsprogram Baskravet är att bokföringen måste vara säker vilket innebär att det inte går att ändra retroaktivt i gjord bokföring. Ett krav i detta fall är även möjligheten att kontera i två dimensioner konto och ( ändamål) aktivitet. Det finns en rad önskemål. Ett starkt önskemål är att arbetet med bokföringen är smidigt och lustfyllt. Det skall vara enkelt att göra analyser och skapa rapporter utifrån egen smak antingen i programmet eller genom export av data till annat program. Ett exempel är Power BI desktop som även finns som tillägg till Excel. Bokföringsuppgifterna skall även kunna exporteras till ett annat bokföringssystem i form av en standard SIE4 fil. Installation Skapa en katalog på hårddisken med lämpligt namn. Tips använd ej blanktecken i namnet på katalogerna vilket kan ställa till problem. Lägg programmet Bokförlättversionxy.xlsm i katalogen. Skapa en underkatalog med namnet utkorg. När du öppnar programmet se till att aktivera innehållet som är makron i form av VBA kod. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 2

Några centrala begrepp Verifikation Rubrikerna (fälten) i en verifikation. Fler fält kan naturligtvis förekomma men här sker en medveten begränsning. En bokföring sker med hjälp av en verifikation. Verifikationen består av två eller fler transaktioner. En transaktion avser som grund bokföring på ett konto (samt i detta fall aktivitet). Ett konto är en behållare för pengar. Alla pengar konteras positivt på ett konto antingen som debet eller kredit. Debet betyder påföra/belasta ett konto. Kredit betyder tillgodoräkna/tillföra ett konto. Innebörden av debet och kredit betyder olika beroende på vilket konto som avses vilket kan vara lite förvirrande. Ett konto ingår i en förteckning där baskontoplanen är en standardiserad kontoplan som ofta används i bokföringsprogram. Där finns flera varianter av baskontoplanen som passar olika typer av verksamhet. Två nackdelar finns med baskontoplanen. Bas xxx Den innehåller över 1000 konton (som exempel 6214 Fax och 6215 Telex). Grupperingen av konton i grupper och klasser passar en redovisningsekonom och årsbokslutet. I en förening kanske det räcker med att bokföra på ett tiotal konton och du har kanske även behov av en egen gruppering och att skapa egna konton än den som anges i baskontoplanen. Konton som används i detta exempel är upplagda i kontoplanen i fliken Listval. (se avsnitt Grunddata). Ett konto kan tillhöra en av fyra klasser. Där klass (första siffran i kontot) 1 och 2 är balanskonton och 3 tom 9 är resultatkonton. Tillgångar bokförs på konton som börjar på 1. En inbetalning som exempel en medlemsavgift på ett bankkonto innebär att kontot debiteras beloppet vilket medför att saldot på kontot ökar med det inbetalda beloppet. På motsvarande sätt är en utbetalning från kontot en kreditering vilket innebär att saldot på kontot minskar med det utbetalda beloppet. Skulder bokförs på konton som börjar på 2 Du kan ha ett konto för till exempel leverantörsskulder. I detta fall innebär en kreditering på kontot att skulden ökar. Ett bra exempel är en betalning till en leverantör där beloppet betalas ut(krediteras) från bankgirot och konteras på (debiteras) skuldkontot. Därmed minskar leverantörsskulden. Intäkter bokförs på konton som börjar på 3 Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 3

En förening kan som exempel ha konto 3610 medlemsintäkter i form av medlemsavgifter och andra intäkter av typen konto 3310 försäljning/lotterier. Vid en inbetalning debiteras kontot. Saldot på kontot blir alltså negativt. Ett intäktskonto kan krediteras om en medlem betalt för mycket och återfår avgiften. Kostnader. Kontering sker på konton som börjar på 4,5,6,7,8,9. Ett kostnadskonto till exempel 4010 Inköp av varor och material debiteras normalt vilket innebär att saldot på kontot ökar med beloppet. En kostnad blir alltså positiv. Sammanfattningsvis innebär det att beloppet på ett konto förändras enligt: Kontoklass Debet Kredit 1 Tillgångar Ökar Minskar 2 Skulder Minskar Ökar 3 Intäkter Minskar Ökar 4 etc Kostnader Ökar Minskar En verifikation är alltid balanserat (med ett undantag i detta program. Se ingående balans.) Att verifikationen är balanserad innebär att summan av debet och kredit alltid är noll. I fallet då verifikationen innehåller två transaktioner som säkert är det vanligaste i en förening avser en av transaktionerna bokföring på ett balanskonto inbetalning (debitering) på bankgirot eller utbetalning (kreditering). Den andra transaktionen avser en bokföring på ett resultatkonto (kreditering) på ett intäktskonto eller en (debitering) på ett kostnadskonto. En verifikation kan som ett annat exempel avse en inbetalning från en medlem som avser dels ett medlemskap och dels en anmälan till en fest. I detta fall uppstår tre transaktioner. Transaktion ett är en debitering på bankgirot 1930 på hela beloppet. Transaktion två är en intäkt kreditering på konto 3610 medlemsavgiften. Transaktion tre är en intäkt kreditering på konto 3310 annan intäkt (fest) Där kreditsumman av två och tre blir hela inbetalningen debiteringen. Aktivitet En förening bedriver aktiviteter och naturligtvis vill du följa upp intäkter och kostnader som avser en aktivitet. Genom att även kontera på en aktivitet så blir uppföljningen enklare och behovet av olika konton minimeras. I detta program är det obligatoriskt att kontera på en aktivitet för alla konton dvs även balanskonton. Finns inget behov av att Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 4

ange en aktivitet kan som exempel aktiviteten övrigt användas. Hur begreppet aktivitet används är i övrigt fritt. Det är viktigt att tänka igenom vad föreningen kommer att syssla med och hur föreningens verksamhet kommer att följas upp. Vilka konton och aktiviteter behövs för detta? Två exempel. Föreningen hyr olika lokaler för olika ändamål säg dansträning och föreningsaftnar. Det räcker då med ett konto 5010 för lokalhyra och två eller flera aktiviteter dansträning och föreningsfest. Ett annat exempel är en julfest. Medlemmarna måste betala för att anmäla sig till festen. Detta blir en intäkt. Det skulle i princip räcka med ett intäktskonto säg 3000 Intäkter med en aktivitet julfest. Det kan dock vara lämpligt att ha två intäktskonton. Ett konto enbart för medlemsavgifter och ett annat för övriga intäkter. Detta är speciellt lämpligt om du använder aktivitet som ett medlemsregister. Varje medlemsavgift blir då bokförd som en aktivitet och det går lätt att hålla reda på inbetalningarna. Övriga rubriker i verifikationen Verifikationsnummer (Vernr). Verifikationsnumret genereras automatiskt där nummer 1 normalt avser ingående balans. Transaktionsdatum (Transdatum). Transaktionsdatum genereras av programmet som dagens datum Verifikationsdatum (Verdatum). Verifikationsdatum skapar du manuellt. Alla transaktioner i verifikationen får samma datum. Verifikationstext Verifikationstexten är gemensam för alla transaktioner i verifikationen. (I denna version av programmet finns ingen individuell transaktionstext.) Beskrivning av flikarna Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 5

Flik Grunddata I fliken grunddata finns ett antal fält som skall fyllas i vid uppstart. Uppgifterna behövs för att skapa en kalender och att fylla i SIE4 filen vid en export av data. Enbart gulmarkerade fält går att fylla i eller ändra. Principen att gula fält går att editera en regel som gäller alla fält i detta program. Saknas organisationsnummer kan fältet lämnas tomt. När bokföringsårets slutdatum anges startar en rutin som skapar en kalender i fliken listval. Kalendern består av alla dagar inom bokföringsåret och respektive period (månads) tillhörighet. Valet av ett verifikationsdatum sker mot dagarna i kalender. Flik Kalender Fliken innehåller en kalender som skapas automatiskt som startar med bokföringsårets start datum och slutar med bokföringsårets slutdatum. Perioden (månad) finns med som egenskap. Flik Konton Eftersom en förening använder få konton i baskontoplanen och ibland har behov av att skapa egna konton som passar verksamheten är kontoplanen tom förutom exemplet i programmet. Du kan lägga till egna konton (intervall 1000 till 9999). Du kan ta bort konton under förutsättning att inget är konterat på kontot. Du kan redigera egenskaperna hos ett konto (det gula området). En ändring av en egenskap slår igenom i alla utskrifter och i fliken analys men inte i originaltabellen verifikat där ursprungsnamnet på kontot finns kvar. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 6

Beroende på hur du vill hitta kontot när det skall väljas vid konteringen i en verifikation kan du sortera på konto eller namn. Sortera ovanför konto: Kontot sorteras stigande i kontonummerordning. Skapa ett nytt konto Exempel. Du skapar kontot 1901 test. Försöker du skapa ett till nummer 1901 får du ett meddelande: Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 7

Du kan nu ta bort konto 1901 eftersom det i detta fall var en test. Försöker du ta bort 1901 igen får du ett felmeddelande: Försöker du ta bort konto 1930 får du ett felmeddelande eftersom kontot används. Du kan också importera en lista med konton. Se flik Dataunderhåll. Flik Aktiviteter En aktivitet har en nyckel som är ett heltal från 1 till 1000. Nyckeln skapas automatiskt som den största befintliga nyckeln (heltalet) plus ett när en ny aktivitet skapas. Du kan ändra namnet på en aktivitet och ta bort en aktivitet som inte är planerad att användas och inte används i befintlig bokföring. Du kan också importera en lista med aktiviteter. Se flik Dataunderhåll. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 8

Registrera verifikationer Registrera Ingående balans. I fliken grunddata finns knappen Skapa balansverifikation. Det är lämpligt med inte ett tvång att som först moment vid en årsupptakt skapa ingående balans. Vid behov går det att skapa ytterligare ingående balansposter i tillkommande verifikationer. I detta exempel utgår jag ifrån att ingående balans är den första verifikation som skapas. Tryck knappen Skapa balansverifikation i fliken grunddata. Flik verifikation Rutin som visas: Verifikationen som är den första i programmet får automatiskt nummer 1. Transaktionsdatum är datum då transaktionen skapas. Texten är hårdlödd Ingående balans. Dom gula fälten kan uppdateras. Säg att föreningen har 17 535 kr på konto 1930. Välj konto 1930 Checkräkning i fältet konto: När du gjort detta hamnar du automatiskt i fältet aktivitet. Det är sällan intressant att ange en aktivitet för ett balanskonto. Du kan skriva in en blank i i fältet eller välja den översta posten i listan (blank rad). När du gjort detta hamnar du automatiskt i fältet Debet. Eftersom det finns en tillgång på 17 535 skall kontot i detta falla debiteras belopp. Du får ett meddelande Vill du Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 9

Föreningen har också en ingående leverantörsskuld på 750 kr. Denna skuld skall bokföras på konto 2440 som kredit. Tryck därför ja för att skapa en ny verifikationsrad. Fyll i uppgifterna. När dom är kompletta får du åter frågan Vill du etc?. Differensen dvs balansen i verifikationen är inte noll men detta är ok eftersom det är ingående balans som registreras. Tryck Nej. Följande knapp visas: Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 10

Kontrollera uppgifterna i verifikationen innan du registrerar den. En registrerad verifikation går ej att ändra. Tryck Registrera etc. När registrering är klar får du möjlighet att skapa en ny verifikation (av vanlig typ) eller ytterligare en balansverifikation om så behövs. Verifikation nr 1 är låst. Innehållet kan ej ändras. Skapa en ny verifikation. Tryck Skapa ny verifikation. Fyll i uppgifterna i de gula fälten. Exempel: En medlem X har 2016-12-20 erlagt medlemsavgift 200 kr som skall bokföras på konto 1930 Bankgirot och 3610 Medlemsavgifter. Välj Verdatum 2016-12-20 ur listan eller skriv in 2016-12-20 direkt i fältet. Tabba till nästa fält. Skriv in lämplig text medlemsavgift. Tabba till nästa fält. Välj konto Börja med 1930 bankgiro som skall debiteras 200 Kr. Ange aktiviteten blank. När transaktionsraden är komplett skapas automatiskt en rad. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 11

Verifikatet är automatiskt balanserat i detta fall med två transaktioner. Du behöver enbart välja ett konto som i detta fall är 3610 medlemsavgifter. Finns ett medlemsregister som aktiviteter välj då 6 Medlem X. När uppgifterna är kompletta visas: Tryck nej. Du har möjlighet att kontrollera/ändra i de gula fälten innan du registrerar verifikationen. Om du ändrar verdatum eller verifikationstexten så kopieras den automatiskt över till rad 2 (som ej kan ändras). Observera att Debet eller Kredit beloppet ej automatiskt ändras om du nu ändar något av beloppen. I fältet differens kan du se om skillnaden icke är noll vilken den skall vara. En verifikation som ej är balanserad kan inte registreras. Är du nöjd tryck Registrera verifikationen. Resultat: Du kan nu skapa en ny verifikation. Som exempel betalar en medlem Y medlemsavgift och inbetalning till en julfest i samma banktransaktion. Medlemsavgiften är 200 kr och julfesten kostar 250 kr. Totalt betalas alltså 450 kr in på bankgirot. Inbetalningen skall sedan splittras på 2 transaktioner i verifikationen. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 12

Första transaktionen: Rad 2 skapas automatiskt men måste nu modifieras manuellt: Välj till exempel medlemsavgiften. När uppgifterna är ifyllda får du frågan Vill du skapa en ny verifikationsrad? Svara JA med resultat: Belopp 450 finns kvar på rad 2 i verifikationen och måste nu ändras till 200 som är medlemsavgiften. Verifikationen är nu obalanserad. Fyll i rad 3 och välj konto 3310 och aktivitet Julfest. När uppgifterna är kompletta får du åter frågan Vill du skapa en ny verifikationsrad? Svara Nej. Kontrollera verifikationen och registrera den. Resultat: Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 13

Du kan nu fortsätta att skapa och registrera nya verifikationer. Antag att du betalar del av leverantörsskulden som är en faktura X 400 Kr avseende julfesten. Konto 2440 debiteras 200 kr och 1930 krediteras 200 kr. Svara Nej och registrera verifikationen Resultat: Antag att föreningen betalar en lokalkostnad på 250 kr för julfesten. Svara Nej och registrera verifikationen. Antag att föreningen lämnat ett bidrag till projektet sommarkul på 300 kr I exemplet har jag för verifikation 6 som första transaktion lagt den på resultatkontot. Som standard är det lämpligare arr alltid lägga balanskontot på första transaktionen (men resultatet blir naturligtvis det samma. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 14

Tabellen verifikation (tabell1) där verifikationerna registreras och lagras är låst och därmed ej åtkomlig för ändringar eller analys men kan kopieras. Flik Analys I fliken Analys finns tabellen analys (tabell2) som uppdateras automatiskt när en verifikation registreras eller ändringar sker i grunddata. Tabellen är försedd med ett filter per kolumn och två extra beräknade kolumner Resultat o Balans. Kolumnen Resultat summerar debet och kredit med rätt tecken för alla resultatkonton. Delsumman är alltså resultatet för de valda resultatkontona i filtret. Väljs alla konton blir resultatet det samma som i resultatrapporten. Balans fungerar på samma sätt för alla balanskonton. I detta fall är resultatet 100 kr och balansen 16885 kr vilket skall jämföras med uppgifterna i Resultatrapport och Balansrapport. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 15

Flik Resultatrapport Du kan skapa en rapport. Uppställningen blir enligt kontouppställningen i fliken Konton. Fliken är inte låst så rör inte layout och formler. Flik Balansrapport Du kan skapa en rapport. Uppställningen blir enligt kontouppställningen i fliken Konton. Fliken är inte låst så rör inte layout och formler. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 16

Flik Utskrifter Det går naturligtvis att kopiera all information i flikarna och klistra in innehållet i andra arbetsböcker. Det är också möjligt att skriva ut så kallade SIE4 filer vilka kan läsas in i andra bokföringsprogram. Rutinen Skriv ut SIE4 fil skriver ut allt innehåll även Ingående balans. Någon utgående balans skrivs inte ut eftersom det mottagande bokföringsprogrammet hanterar detta. när SIE4 filen är importerad. Aktiviteter bildar i filen dimension 1 som normalt är resultatenhet i ett bokföringsprogram. Observera att verifikationer som avser ingående balans ej skrivs ut eftersom dom ej är balanserade. Ett bokföringsprogram accepterar inte obalanserade verifikationer. Verifikationen(erna) som avser ingående balans salderas och bildar posten(erna) IB i filen om flera konton som saldot av verifikatet(en). Filnamn i katalogen utkorg: Företagsnamn.SE Rutinen Skriv ut ingående balans SIE4 fil skriver enbart ut posten IB plus alla grunddata till en SIE4 fil. I ett bokföringsprogram kan den ingående balansen om den inte kan härledas från föregående år i programmet oftast skrivas in manuellt. Men alternativet kan också vara att importera uppgifterna via en SIE4 fil. Filnamn i katalogen utkorg: FöretagsnamnIB.SE Fliken Dataunderhål Tag en kopia på arbetsboken innan du raderar eller importerar data. Vid en årsövergång Radera Verifikationer Raderar alla verifikat Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 17

Radera Konto Raderar alla konton Radera Aktiviteter Raderar alla aktiviteter Det går att importera data till programmet: Importera Aktiviteter Skapa en lista (som i exemplet i bilden) i ett fristående fönster. Klistra in listan i Tabell aktivitetsimport rad 1. Tabellen fylls med innehållet. Tryck Importera Aktiviteter. Kolla sedan fliken Aktiviteter. Finns redan aktiviteter upplagda kommer innehållet i filen att fylla på det befintliga innehållet. Nyckeln skapas automatiskt vid inläsning. Importera konton Att importera konton sker på samma sätt som att importera aktiviteter. Observera att konto är nyckel som skall vara ett heltal mellan 1000 och 9999. Copyright Gösta Munktell Munktell IT-Konsult AB 2017-02-06 Sida 18