Inköp av maskiner Skapa inköpsorder Först skapas inköpsorderhuvudet. Gå till Avdelningar Maskinhandel Inköp Inköpsorder och placer kategorin inköp i menypunkten Maskinhandel Inköp Inköpsorder. Välj Ny under Startfliken och tryck Enter, så skapas ett nytt ordernummer. Skärmbilden ser nu ut såhär: Inköpsleverantörsnummer: Om du kan leverantörsnumret kan du skriva in numret direkt i fältet och trycka Enter. Men om du inte vet leverantörsnumret kan du göra såhär: Tryck F4 i fältet Inköpsleverantörsnummer, eller klicka på pilen i fältet. Klicka på den kolumn du vill söka efter, t.ex. Namn. Skriv sedan namnet på leverantören så kommer fönstret löpande filtrera urvalet av leverantörer tills du ser den leverantör du söker. Det kan filtreras på Nummer, Namn, Ort, Postnr., Telefon eller 29.3.16 1
Kontaktperson. Markera den önskade leverantören och tryck Enter för att föra över leverantören till inköpsordern. Alla relevanta uppgifter om leverantören hämtas nu automatiskt till orderhuvudet, där de eventuellt kan ändras om det finns behov för det. Skärmbilden ser nu ut såhär: Tab-ordningen i orderhuvudet är följande: Nummer, Inköpsleverantörsnummer, Inköparkod, Ansvarsenhet, Bokföringsdatum, Leverantörens fakturanr., Betalningsvillkorskod. Efter det kommer du till orderraderna: Du kan själv ändra ordningsföljden om du vill. Kontrollera att bokföringsdatumet och dokumentdatumet är korrekta. Om de inte är det, placerar du markören i fältet och ändrar datumet. Gå ner till inköpsraderna och placera markören i fältet Anskaffningstyp och välj Köp. Fältet Typ fylls i automatiskt med Artikel. Härefter trycker du på knappen Rad och väljer undermenyn Skapa maskin för att skapa den maskin som ska köpas hem, om den inte redan är skapad. 29.3.16 2
Första bilden i guiden är ifylld på förhand med uppgifter om datakälla, och det är markerat att både varor och maskiner önskas bli upprättade: Om du sätter en bock i fältet Upprätta maskinbudget visas nedanstående bild automatiskt (efter maskinen skapats) där budget kan skrivas in. Efter du skrivit in budget trycker du på Esc. Klicka på knappen Nästa för att gå vidare med skapandet av maskinen. Nästa skärmbild ser ut enligt följande: 29.3.16 3
Du kan söka på modeller i Sökfältet. Alternativt skriver du in uppgifter gällande Grupp och eventuellt Undergrupp, Fabrikat och Modell. Fältet Begagnad/Ny är ifyllt med Ny eftersom det är en ny maskin vi köper hem. Fältet Hyrmaskin är inte markerat eftersom maskinen inte ska bli skapad för uthyrning. I exemplet skapas en traktor med märket New Holland: 29.3.16 4
Sista bilden i guiden ger dig möjlighet att mata in uppgifter om Skick, Modellår, Serienummer m.m.: Klicka på knappen Nästa eller Utför. Valet beror på om du på första sidan i guiden valde att visa en bild gällande specifikationer samt ev. Maskinbudget. 29.3.16 5
Efter du är klar med allt kan du klicka på Utför eller Esc för att skapa maskinen och återvända till inköpsorderbilden, där den skapade maskinen nu finns. 29.3.16 6
Det föreslås automatiskt 1 i fältet antal; ange nu inköpspris på raden. Ändras text och beskrivning av maskinen i inköpsordern ändras det endast på inköpsordern. Om du vill att den ska gälla permanent måste du ändra det på själva maskinkortet. Det finns under Avdelningar Maskinhandel Maskiner Maskiner. Artikelspårning Artikelspårning (använt serienummer) sätts automatiskt på orderraden: Ska raden tas bort så ska artikelspårningskoden tas bort först. Medan inköpsorderraden är markerad ska du klicka på Rad Artikelspårningsrader. Här kan du se de uppgifter som automatiskt är gjorda i samband med artikelspårning. Maskinnumret är automatiskt använt som internt serienummer. Detta serienummer kommer bli överfört till maskinkortet i fältet Serienummer. Fältet används till att sammanlänka maskinen och de tillhörande artikelposterna. Maskinens riktiga serienummer (om det finns angivet i maskinguiden) överförs till fältet Externt serienummer i maskinkortet. 29.3.16 7
Om artikelspårningen ska tas bort så ställ dig på raden och tryck Ctrl + Delete. Bokföring/kontering För att bokföra köpet ska du gå till Startfliken och välja Bokför. Välj datum och OK. Därefter visas följande fönster: Välj vad du ska göra. Om maskinen både ska inlevereras och faktureras markeras detta fältet. (Observera att fältet Leverantörens fakturanr på inköpsordershuvudet måste vara ifyllt för att du ska kunna bokföra). När inköpsordern är bokförd kan uppgifter om kontering kontrolleras genom att gå in på maskinekonomin (Avdelningar Maskinhandel Maskiner Maskinekonomi), välja raden med inköpsordern och välja Visa. Här går du ner till snabbfliken Rader och väljer knappen Rad Analysera. 29.3.16 8
När du klickat på Analysera kommer följande bild fram: Markera raden Redovisningstransaktion och välj Visa under Startfliken. Då visas det hur inköpet av maskinen har blivit bokförd. I exemplet är det bokfört både lagerregleringsposter och allmänna inköpsbokföringsposter. De två nedersta bokföringsraderna i skärmbilden är lagerregleringsposter. 29.3.16 9
Lagerregleringsposterna görs automatisk, eftersom det är markerat under Avdelningar Lager Inställningar Lagerinställningar att automatisk lagervärdesbokföring är aktiverad: De tre översta posterna är inköpsposteringar. Inköpsbokföring När du inköpsbokför använder du dig av de kontonumren som finns angivna i bokföringsinställningarna under Avdelningar Ekonomihantering Inställningar rubriken Bokföringsmallar Bokföringsinställningar. Markera rätt produktbokföringsmall och välj Redigera under Startfliken: 29.3.16 10
Konteringen är en kombination av Gen. rörelsebokföringsmall från leverantören och Produktbokföringsmall från maskinens varunummer. I exemplet är det kombinationen SE/MN-TRAK, dvs. att inköpet konteras på konto 12120. Vid bokföringen av momsposterna används de kontonummer som finns angivna i momsbokföringsinställningarna under Avdelningar Ekonomihantering Inställningar rubriken Momsbokföringsmallar Momsbokföringsinställningar: Konteringen är en kombination av Momsrörelsebokföringsmall från leverantören och Momsproduktbokföringsmall från maskinens varunummer. I exemplet är det kombinationen INLAND/MOM25, dvs. momsen konteras på konto 76330. Bokföring av lagerreglering Lagervärdet vid inköp använder inköpsutjämningskonto till att lagerföra inköpsposten. 29.3.16 11
Inköpsutjämningskonto finns angivet under bokföringsinställningarna som hittas via Avdelningar Ekonomihantering Inställningar rubriken Bokföringsmallar Bokföringsinställningar. Lagerkonton hämtas från Lagerbokföringsinställningar under Avdelningar Ekonomihantering Inställningar rubriken Bokföringsmallar Lagerbokföringsinställningar: 29.3.16 12
Lagerkonton är en kombination av Lagerbokföringsmallkoden som hämtas från maskinens artikelnummer och Lagerställekoden som hämtas direkt från inköpsordern. Tillåt styckkostnad 0 vid inköp av maskin Det går att välja om det ska vara möjligt att kunna ta emot/köpa in en Maskin med ett inköpspris på 0,00 kr. De inställningarna hittas under Avdelningar Maskinhandel Inställningar DSM inställning. Välj snabbfliken Maskin. Är punkten inte markerad är det inte möjligt att ta emot eller köpa in en maskin med mindre inköpspris än 1 öre. 29.3.16 13