14:. V.:..- - é 5% Mark Plats och tid SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (23) Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan 16.00-18.30 Beslutande M C MBP S S Ann Iberius-Orrvik, ordförande Tommy Västerteg Henry Sandahl Göran Andersson Ann-Christine Asp Övriga närvarande E1' tiänstqörande ersättare 5 Tony Ragnarsson Övriga närvarande 5 Eva Ryberg, lekmannarevisor Tjänstemän Martin Svenhed, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Göran Andersson Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare Ordförande 1703:14; Varv/kps Paragrafer 1-19 Tomas Persson ;i,aj 11' / / Må,,74 ) go 1%/ Änn Ibé ius- Orrvijø' Justerande f' 77 ;Mm LGÖ an AnWssbn ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum Datum för anslags Datum för anslags uppsättande 20/?-03'/3 nedtagande 20/7'03' 06 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift 7:24; Öja/W AL
A :11.: I i M k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (23) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 1 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 2 Sammanträdesplan 2017 3 Internkontrollplan 4 Attestordning 5 Ekonomi 6 a) Hyresfordringar b) Driftresultat per fastighet 2016 c) Årsredovisning 2016 d) Årsrapport 2016 Revidering av budget 2017 7 Kommunala ändamål och befogenheter 8 Underhållsplan 2017 9 Arbetsordning styrelsen 2017 10 VD-instruktion 2017 11 Instruktion ekonomisk rapportering 2017 12 Finanspolicy Marks kommunkoncern 13 Information från Spinnerskan i Mark AB 14 Fastigheten Rydal 2:11 15 Fastigheten Hajom 12:4 16 Fastigheten Assberg 1:82 17 Övriga frågor 18 Nästa sammanträde 19
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3 (23) 1 Fastställande av dagordning En dagordning ingår i kallelsen, vilken publicerats i Netpublicator, till dagens styrelsemöte. BL Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende revidering av budget 2017. //Åé/W
*Ez-'11.. M z,? k E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 4 (23) 2 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 6 december 2016 finns publicerat på Marks kommuns hemsida, www.mark.se, och ingår också i kallelsen till dagens möte. Beslut Protokollet läggs till handlingarna. 7 4 ;A4_\ %
d; k M 2 *55 är SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 5 (23) 3 Sammanträdesplan 2017 Vid föregående möte beslutades att ett reviderat förslag till sammanträdesplan för 2017 ska presenteras. Ett förslag till sammanträdesplan för 2017 har publicerats i kallelsen. Beslut Reviderad sammanträdesplan för 2017 godkänns.
G; *5 M k WE ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 6 (23) 4 Internkontrollplan Vd informerar att uppföljning av internkontrollplan redovisas som bilaga till dokumentet Årsrapport 2016 i Stratsys. /7 11 ////' 1 / l, 1 /
6=" _4_ A. El Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 7 (23) 5 Attestord n i ng Vd informerar att det finns behov att komplettera attestordningen med ersättare till verkställande direktören. Ekonomichef Karin Hydén föreslås få den rollen och utgår då som ersättare till redovisningschefen. Ersättare till redovisningschefen föreslås Kristian Johansson, planeringsekonom vid kommunledningskontoret. Beslut Styrelsens beslut från 2016-03-15 20, Attestordning, upphävs. Ny attestordning: Attestering av fakturor sker genom att Tomas Persson först konterar fakturor, därefter attesterar Vd. Fakturorna utanordnas sedan av redovisningschefen i Marks kommun, Oscar Kamperin. Ersättare för Vd är Marks kommuns ekonomichef Karin Hydén. Ersättare för redovisningschefen är Kristian Johansson, planeringsekonom vid kommunledningskontoret. / / 'I A I 11 %,-"/ _
"4: G... 9 M 4 Q k ä ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 8 (23) 6 Ekonomi a) Hyresfordringar Anmäls att för en hyresgäst har ansökan om betalningsföreläggande skickats till Kronofogdemyndigheten. Hyresfordran är uppbokad som kundförlust och framöver lämnas information i ärendet om det sker någon förändring. I övrigt resterar två hyresgäster med hyra, påminnelse har skickats. b) Driftresultat per fastiqhet 2016 Vd och ekonom redovisar driftresultat per fastighet per 2016-12-31. Driftresultatet för 2016 är -1 757 tkr. I resultatet ingår realisationsvinster med 3 129 tkr, realisationsförlust med -1 158 tkr samt en nedskrivning av fastigheten i Rydal med -3 868 tkr. Beslut Driftresultat per fastighet per 2016-12-31 godkänns. c) Årsredovisning 2016 Vd och ekonom redovisar förslag till årsredovisning 2016. Resultatet före bokslutsdispositioner och skatt är -1 757 tkr. Ann-Christine Asp föreslår ändring i förvaltningsberättelsen på sid 3. Förslaget är att rubriken Framgångsfaktorer, den efterföljande meningen samt den första uppräknade punkten stryks. De tre följande punkterna slås samman med avsnittet under Verksamhet. Ordföranden föreslår att det under Övriga händelser informeras om att ett av lånen har Iösts, med beloppet 2 880 tkr. Beslut Årsredovisning 2016 före bokslutsdispositioner och skatt godkänns med föreslagna ändringar. // 4, 7 /7.4/ / 44/1/ (ff/,41,
.4/._ WC: \ 4 El z Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 9 (23) d) Årsrapport 2016 Vd och ekonom redovisar årsrapport 2016 som görs i Stratsys. Som bilaga till dokumentet finns internkontrollplan som redovisas av Vd. Ordföranden föreslår att årsrapporten kompletteras med information om att bolaget löst ett lån, med beloppet 2 880 tkr. BLIN Årsrapport 2016 inklusive internkontrollplan godkänns med föreslagen ändring. "7 /1 4 Justerande C. /
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 10 (23) 7 Revidering av budget 2017 Vid årsbokslutet gjordes en nedskrivning av bokfört värde för Rydalsfastigheten till 0 kr. Det innebär att det för Rydalsfastigheten inte blir någon avskrivningskostnad 2017, vilket förbättrar resultatet med 310 tkr. Ordföranden föreslår att budget 2017 revideras så att avskrivningar för Rydalsfastigheten är 0 kr och nytt budgeterat resultat för Marks Fastighets AB är 180 546 kr. Beslut Budget 2017 revideras så att avskrivningar för Rydalsfastigheten är 0 kr och budgeterat resultat för Marks Fastighets AB är 180 546 kr., M //ál/y
du Mar k SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 11 (23) 8 Kommunala ändamål och befogenheter VD redogör för frågan om Marks Fastighets AB bedriver verksamhet som är förenlig med fastställt kommunalt ändamål och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna samt om bolaget också har utfört sitt uppdrag inom ramen för lokaliseringsprincipen. Styrelsen diskuterar frågan. Beslut Styrelsen anser att Marks Fastighets AB bedriver verksamhet som är förenlig med fastställt kommunalt ändamål och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna samt att bolaget också har utfört sitt uppdrag inom ramen för lokaliseringsprincipen. Justerandes sig? / / l W
ü; Mar k SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 12 (23) 9 Underhållsplan Vd redovisar förslag till underhållsplan för 2017. Styrelsen diskuterar frågan. Be_slu_t Underhållsplan för 2017 godkänns. W 447 /A 4
»145: :' \- t.o 1 1 M k E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 13 (23) 10 Arbetsordning för styrelsen 2017 Ordföranden presenterar Arbetsordning för styrelsen 2017. BL Arbetsordning för styrelsen 2017 godkänns. /'l '1/.. /. -l/.r,,/g
"1.: M. 5 M 6 5 ar k SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 14 (23) 11 VD-instruktion 2017 Ordföranden presenterar VD-instruktion 2017. SLIM VD-instruktion 2017 godkänns. 4 4/1 141 //\ \
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 15 (23) 12 Instruktion för ekonomisk rapportering 2017 Ordföranden presenterar Instruktion för ekonomisk rapportering 2017. Beslut Instruktion för ekonomisk rapportering 2017 godkänns. /2 M A, // / / (
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 16 (23) 13 Finanspolicy Marks kommunkoncern Vid senaste mötet i Spinnerskan i Mark AB beslutades att förslag till ny finanspolicy ska behandlas i dotterbolagen. I beslutet anges att dotterbolagen ska lämna synpunkter senast 17 februari. VD redovisar förslaget till ny finanspolicy med tonvikt på de avsnitt som berör Marks Fastighets AB. Styrelsen diskuterar frågan. Ordföranden föreslår att fråga ställs till Spinnerskan i Mark AB om ett förtydligande av vad som menas med formuleringen "betydande skuldsättning under 8.1 Finansieringsrisk. I övrigt har Marks Fastighets AB, i den situation bolaget befinner sig i, inga invändningar mot förslaget till ny finanspolicy. Beslut Marks Fastighets AB önskar från Spinnerskan i Mark AB ett förtydligande av vad som menas med formuleringen betydande skuldsättning under 8.1 Finansieringsrisk. I övrigt har Marks Fastighets AB, i den situation bolaget befinner sig i, inga invändningar mot förslaget till ny finanspolicy. f): W
_4,0 i.5 'i M k :Vä ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 17 (23) 14 Information från Spinnerskan i Mark AB Ordföranden informerar att det inte har varit något möte i Spinnerskan i Mark AB sedan förra mötet i Marks Fastighets AB. Till styrelsemötet i mars i Spinnerskan i Mark AB har presidiet i Marks Fastighets AB lämnat önskemål om att få Informera om utredningen av oljeföroreningen i Rydal. é 7 //7 - /.45/ n %
Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 18 (23) 15 Fastigheten Rydal 2:11 Vd informerar att Pelarsalen har hyrts ut till Svenska kyrkan i 10 månader, lokalen ska användas som lager samt för renovering av kyrkbänkar och andra inventarier. Från och med årsskiftet hyr företaget A-Spis & EI-service 90 m2. Vd informerar om ärendet kring oljeföroreningen i fastigheten. I en rapport från konsultföretaget Golder Associates beräknas kostnaderna för att göra en sanering av oljeföroreningen till mellan 6 och 49 mnkr. Vd har haft ett möte hos Länsstyrelsen där även representant för Marks kommuns miljöenhet har deltagit. Mötesanteckningar från detta möte kommer att upprättas. Vid dagens styrelsemöte lämnar Vd en preliminär redovisning av vad som framkom vid mötet hos Länsstyrelsen, med reservation för att den information som lämnas inte är avstämd med övriga mötesdeltagare. För att kunna avgöra om det är motiverat att gå vidare med bidragsansökan avseende åtgärder, behöver Länsstyrelsen en tydligare redovisning som kvantifierar hur omgivningen påverkas av föroreningen. Detta bör om möjligt ske genom att de provtagningar som gjorts kompletteras med ytterligare prover. Det finns i huvudsak tre risknivåer: 1. Risken med föroreningen är så liten att inget behöver göras. 2. Föroreningen innebär en stor miljö- och/eller hälsorisk. I detta fall kommer bidragsansökan upprättas. Om bidrag beviljas kommer detta att täcka 100% av kostnaden för åtgärder. 3. En situation mellan de två ovanstående där det är osäkert om, när och i så fall hur stort bidrag som lämnas. Det lämnas däremot inget bidrag för att genomföra själva utredningen kring föroreningen. Vd ställer fråga till styrelsen om en beställning av miljö- och hälsoriskbedömning ska göras hos Golder Associates enligt Länsstyrelsens krav på extra mätpunkter. För panncentralen har det under 2016 gjorts underhållsåtgärder. Mark Kraftvärme AB som har lämnat underlag till underhållsplanen anser att det behöver göras en besiktning av panncentralen. Kostnaden beräknas till ca 100 tkr. Ordföranden föreslår att en besiktning genomförs. // '* Justerand ign / I och med försäljningen av tre fastigheter under 2016 bör kostnaden för fastighetsskötarens arbete minska. Vd kontaktar teknik- och serviceförvaltningen för att diskutera priset.. 7 /J, '
du 2 M ar k SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 19 (23) Beslut Vd ges mandat att beställa rapport från Golder Associates, avseende miljö- och hälsorisker med oljeföroreningen, enligt de krav på extra mätpunkter som ställs från Länsstyrelsen. En besiktning av panncentralen ska beställas. Vd kontaktar teknik- och serviceförvaltningen för att diskutera kostnaden för fastighetsskötarens arbete. Justeran /1., sign/ \ L,1 /. I I / / /',I A
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 20 (23) 16 Fastigheten Hajom 12:4 Vd har fått en offert från Swedbank för att sälja fastigheten på den öppna marknaden. Mäklararvodet är efter förhandling 1,5% av köpeskillingen. Det krävs för fastighetens högspänningsanläggning en kopplingsansvarig samt en besiktning av anläggningen. Därutöver kan det finnas behov av serviceavtal. Vd har efterfrågat offert från Sätila EI-Service AB och från Vattenfall avseende såväl kopplingsansvarig, besiktning samt serviceavtal. Vid försäljning av fastigheten blir det köparen som tecknar ev. serviceavtal för högspänningsanläggningen. /1, A9 //åx / W '
.441. _ A I...1. Q M k E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 21 (23) 17 Fastigheten Assberg 1:82 Stora Enso har tidigare påpekat problem med golvet som blir halt vid vissa väderleksförhållanden. En provslipning har gjorts på en del av golvet, vilket har bekostats av Marks Fastighets AB. Effekten av provslipningen kan mätas först när de väderleksförhållanden föreligger, som förorsakar problemen. Vd har kontaktat Stora Enso för att bestämma tid för diskussion gällande försäljning av fastigheten. Ordföranden föreslår att det till nästa möte görs en redovisning av det nuvarande avtalet med Stora Enso. Beslut Vid nästa styrelsemöte görs en redovisning av nuvarande avtal med Stora Enso. W l / 7/l /JJ
4:...x- 5 M - k E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 22 (23) 18 Övriga frågor Ordföranden informerar om tidsredovisning för Vd:s arbete. Enligt planen ska Vd arbeta ca 8 timmar per vecka, men under november, december och januari har tidsåtgången varit högre, vilket i sin tur påverkar bolagets administrationskostnader. En ny avstämning görs per 2017-03-31. / / /1 /I I %
A cr,...- :=.0, z EU Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 23 (23) 19 Nästa ordinarie sammanträde Nästa ordinarie sammanträde är den 14 mars kl 16.00. Lokalen är i Kinna. kommunhuset, M/,% /7 M /7f7