G A L L R I N G S B E S L U T 2003:11

Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN H A N D L Ä G G A R E: A N N I K A R O D H E GALLRINGSBESLUT 2003:11 SID 1 (1) DNR 1513-11408/03 2003-11-07 G A L L R I N G S B E S L U T 2003:11 Nämnd/Förvaltning Stockholm Visitors Board SSA dnr 1513-11408/03 Beslutets huvudsakliga innehåll Gallring av handlingar hos Stockholm Visitors Board enligt Stadsarkivets promemoria Övriga handlingar i ärendet Gallringsframställan från Stockholm Visitors Board 8 september 2003 Stadsarkivets promemoria 2003-11-07 Juridiska avdelningens yttrande 2003-09-01 Revisionskontorets yttrande 2003-08-15 Anm Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: 08-50828300, F AX: 08-50828301 E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

Stockholms stadsarkiv DNR 1513-11408/03 SID 1 (6) 2003-11-07 G ALLRING AV HANDLINGAR VID S TOCKHOLM VISITORS BOARD INLEDNING Stockholm Visitors Board (SVB) startade sin verksamhet den 1 januari 2002. Bolaget efterträdde Stiftelsen Stockholm Information Service (SIS). Bolagets huvuduppgift är att öka antalet besökare i Stockholmsregionen genom information om Stockholm. GALLRINGSFRAMSTÄLLAN I september 2003 inkom SVB med en gallringsframställan som utarbetats av arkivarie Åsa Kharazmi. Framställan har kompletterats två gånger. Den första kompletteringen rörde omauktorisation av guider som önskas gallras efter 5 år. Stadsarkivet bedömde inte att det tillägget behövde remitteras. Den andra kompletteringen gällde deklarationer för SVB och SIS och förslaget innebär gallring efter. I detta fall bedömde Stadsarkivet att juridiska avdelningen och Revisionskontoret skulle få tillfälle att yttra sig. Varken Revisionskontoret eller juridiska avdelningen hade något att erinra mot gallringsfristen. Bolaget har antagit ett lokalt gallringsbeslut för handlingar av tillfällig och ringa betydelse i april 2003. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har beretts möjlighet att yttra sig över framställan. Juridiska avdelningen påpekar att avtal som utgör underlag för fordringar som inte riktar sig mot konsument inte bör gallras förrän tio år efter avtalstidens utgång. Det gäller serviceavtal, provisionsavtal, återförsäljaravtal och inköps- och försäljningsavtal. SVB har valt att i sin framställan inte beakta juridiska avdelningens synpunkter, vilket däremot Stadsarkivet har gjort. Revisionskontorets synpunkter har arbetats in i SVB:s gallringsframställan med ett undantag. SVB har valt att låta diarieföra kopior på avtal medan originalen hålls systematiskt ordnade. SVB:s gallringsframställan innebär att de diarieförda handlingarna, d.v.s. kopiorna, ska bevaras medan de systematiskt ordnade avtalen, d.v.s. originalen, ska gallras. Revisionskontoret rekommenderar att SVB istället ska diarieföra sina originalavtal förvara kopiorna systematiskt (och sedermera gallra dessa). Stadsarkivet delar Revisionskontorets uppfattning på den punkten. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Stadsarkivet har analyserat gallringsframställan utifrån Stadsarkivets tidigare fattade gallringsbeslut för Stiftelsen Stockholm Information Service (SIS), SSA:s gallringsbeslut B OX 22063 104 22 S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: 08/508 28 300, F AX: 08/508 28 301

DNR 1513-11408/03 SID 2 (6) 1999:2 och 2003:6, samt Riksarkivets allmänna råd om gallring. Gallringsframställans förslag till gallringsfrister har jämförts med följande av Riksarkivets gallringsråd: - RA-FS 1990:1 Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar inom de kommunala och landstingskommunala fritids- och kulturområdena - RA-FS 1997:8, Riksarkivets allmänna råd om gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. Räkenskapsmaterial Stadsarkivet medgav i gallringsbeslutet 2003:6 att SIS får gallra dagboken, d.v.s. utskrift ur ekonomisystemet XOR av de ekonomiska transaktionerna i kronologisk ordning efter. Samma information återfinns i huvudboken, där den istället är sorterad per konto. Huvudboken är alltså inte ackumulerad. För resonemang om tolkningen av RA-FS 1997:8 hänvisas till den promemoria som utgjorde underlag för stadsarkivariens beslut, dnr 1513-11643/03. Eftersom verksamheten och ekonomisystemet är detsamma bör dagboken på samma grunder kunna gallras även i fråga om SVB. En avvikelse gentemot SIS gallringsbeslut som bör uppmärksammas är kostnadsställerapporter och projektrapporter som enligt SSA:s beslut 1999:2 skulle gallras efter. I SVB:s framställan föreslås de istället gallras vid inaktualitet efter avslutad revision. Revisionskontoret har inte haft något att erinra mot gallringsfristen, varför inte heller Stadsarkivet invänder mot den gallringsfristen. Anbudshandlingar Stockholms stadsarkiv genomför en utredning om hanteringen av handlingar inom upphandling tillsammans med Enheten för upphandling och konkurrens. Arbetet ska resultera i ett generellt gallringsbeslut för upphandlingshandlingar. Stadsarkivet väljer därför att inte medge gallring för handlingar inom detta område tillsvidare. Avtal Stadsarkivet har beaktat såväl juridiska avdelningens som Revisionskontorets remissyttranden. Stadsarkivet anser att SVB bör diarieföra originalen. Dessa kan förvaras bland de diarieförda handlingarna eller systematiskt (förvaringssättet anges i diariets anmärkningskolumn). Den systematiska förvaringen kan vara ordnad efter avtalstyp för att underlätta gallring, eller enligt någon annan lämplig princip. Om SVB låter förvara originalen bland de diarieförda handlingarna och ta fram kopior som förvaras systematiskt kan kopiorna gallras när de ej längre behövs för bolaget, medan originalen får gallras enligt följande gallringsfrister: -Service-, provisions-, återförsäljar-, inköps- och försäljningsavtal får gallras efter att avtalet upphört att gälla. -Övriga avtal som anges i ansökan får gallras två år efter att avtalet upphört att gälla. Projekthandlingar Enligt gallringsframställan ska SVB bevara vissa övergripande handlingar (avtal, aktivitetsplan, utvärdering, slutrapport, protokoll etc.) i fråga om större projekt medan andra mer rutinartade handlingar kan gallras. Eftersom en så stor del av SVB:s verksamhet sker i projektform bör ovan nämnda handlingar bevaras för samtliga projekt där dessa

DNR 1513-11408/03 SID 3 (6) handlingstyper upprättas. Bedömningen av vad som är ett större eller mindre projekt riskerar att i alltför hög grad präglas av bolagets eget behov av handlingarna, medan offentlighets- och forskningsintresset riskerar att hamna i skymundan. De handlingar som i övrigt föreslås gallras inom projektverksamheten bör enligt Stadsarkivet kunna gallras i samtliga projekt efter ett år. Pressbesök I gallringsbeslutet 1999:2 medgav Stadsarkivet att pressbesöksakterna fick gallras efter två år under förutsättning att två typexemplar bevarades årligen. Stadsarkivet anser nu att det inte är relevant att bevara typexemplar, varför gallring av pressbesöksakterna i sin helhet efter två år medges. Fotografier till trycksaker Stadsarkivet kan inte fatta beslut om att SVB får återsända originalbilden till fotografen. Endast kommunfullmäktige kan medge att en myndighet får avhända sig allmän handling och beslut ska fattas i varje enskilt fall. Stadsarkivet vill rekommendera SVB att istället dokumentera i anslutning till bilden hur länge den enligt avtalet får användas och i vilket syfte. SVB bör också skilja ut de bilder som inkommit till bolaget endast för publicering i periodisk skrift. Av TF 11 framgår att: Som allmän handling anses ej [ ] 2. meddelande eller annan handling som har inlämnats till eller upprättats hos myndighet endast för offentliggörande i periodisk skrift som utgives genom myndigheten (För definition av periodisk skrift se TF 1 kap 7.) De handlingar som inte utgör allmänna handlingar hos SVB får bolaget hantera som de önskar och kan antingen återsända eller förstöra utan medgivande från fullmäktige respektive Stadsarkivet. Om en bild används i något annat syfte hos SVB blir den allmän handling. Om SVB inte kan separera de allmänna handlingarna från de som ej är allmänna, måste hela bildbanken betraktas som allmän handling. I Stadsarkivets gallringsbeslut 1999:2 medgavs gallring av det redaktionella fotoarkivet vid inaktualitet. Diabildsarkivet skulle dock bevaras. I denna framställan önskar SVB gallra samtliga bilder vid inaktualitet. SVB anger som skäl att de flesta bilder som inkommer till bolaget används till olika trycksaker, vilka bevaras. SVB har även angivit muntligt att bilderna snabbt förlorar aktualitet för bolaget, då endast aktuella bilder kan användas i marknadsföringssyfte. Stadsarkivet anser inte att SVB bör gallra sina bilder. Den digitala bildbanken består av c:a 1400 bilder, och ökar med mellan 100 och 150 bilder årligen. Det utgör en unik sammanställning av Stockholmsbilder och visar hur bilden av Stockholm i marknadsföringen förändrats. Antalet bilder är inte så stort att kostnader för att lagra dessa motiverar gallring. Stadsarkivet rekommenderar istället SVB att se över rutiner för formatval, lagring och dokumentation av de digitala bilderna så att de kan bevaras för framtiden.

DNR 1513-11408/03 SID 4 (6) Evenemangsinformation SVB har begärt att få gallra uppgifter i databasen Event vid inaktualitet. Det är en databas där bolaget samlar uppgifter om merparten av de evenemang som pågår i Stockholm för publicering på bolagets webbplats. Där publiceras uppgifter av typen -evenemangets namn -arrangör (adressuppgifter och länk till hemsida) -plats (adressuppgifter -pris -biljettinformation -tidpunkt -kort text om evenemanget Offentlighetsintresset i databasen avklingar snabbt. Databasen kan inte sägas ha intresse för medborgarnas insynsrätt. Den saknar också intresse för rättsskipning och förvaltning. Databasen innehåller visserligen en unik sammanställning av uppgifter om Stockholm som nöjesstad, men ett stort urval av uppgifterna publiceras i tidskriften What s on, liksom i övrig dagspress. Stadsarkivet bedömer att dessa uppgifter räcker för forskningens behov av information. Hotellrumsbokningar I fråga om hotellrumsbokningar medgav Stadsarkivet i beslutet 1999:2 för SIS gallring av direktbokningsblanketten för reservation av hotellrum först efter. SIS föreslog i sin ansökan, men SIS revisor (från Ernst & Young) menade att den inte borde gallras förrän efter. Revisionskontoret har inte yttrat sig om denna handlingstyp och SVB menar att den inte kan betraktas som ett led i verifikationskedjan. Stadsarkivet medger därför gallring efter två år. FÖRSLAG TILL BESLUT Stadsarkivet anser att gallring kan medges enligt Stockholm Visitors Boards gallringsframställan utan att de ändamål som anges i arkivlagens 3 åsidosätts, med följande undantag: Serviceavtal, provisionsavtal, återförsäljaravtal, inköps- och försäljningsavtal gallras efter avtalstidens utgång. Intressentavtal får gallras efter. Ej antagna anbud bevaras i avvaktan på Stadsarkivets generella gallringsbeslut. De angivna handlingar som tillkommer i projekt ska bevaras oavsett projektets storlek, övriga angivna handlingar får gallras efter ett år oavsett projektets storlek. SVB:s fotografier får ej gallras. Handlingstyper med handlingsfrist som SVB får gallra framgår av bilaga till promemorian. Annika Rodhe arkivarie

Bilaga 1 Räkenskapsmaterial Verifikationer Kundreskontra Leverantörsreskontra In- och utbetalningsjournaler Bankgiro- och postgiroavier Avprickade bankinsättningar Internutkvitteringar Momsrapporter Balansräkningar Underlag för deklaration, moms, arbetsgivaravgift Ekonomisystemet XOR, 3.01 Avstämningar Avstämningslistor Budgetunderlag Budgetförslag Budgetrapporter Budgetuppföljning Bokslutsunderlag Leverantörsfakturakopior Inaktuella försäkringshandlingar Inaktuella hyreskontrakt Avslutade inkassoärenden Betalningspåminnelser Kontoutdrag (pg. och bg.) Kvittorullar Dagrapporter Kassarapporter Felslagskvitton Kontokortslippar Dagrapport från kontokortsläsare Veckorapporter Inventeringslistor Kassasystemet OSCAR Kostnadsställerapporter Projektrapporter Deklarationer Avtal Serviceavtal Provisionsavtal Intressentavtal Återförsäljaravtal Inköpsavtal DNR 1513-11408/03 SID 5 (6), efter pappersuttag vid inaktualitet, efter pappersuttag vid inaktualitet, efter revision vid inaktualitet, efter revision efter att avtalet upphört att gälla efter att avtalet upphört att gälla efter att avtalet upphört att gälla efter att avtalet upphört att gälla efter att avtalet upphört att gälla

Försäljningsavtal Avtal rörande ekonomiska bidrag Avtal rörande partnerskap i Congress Stockholm Auktorisation av guider Guideauktorisation Tilläggsauktorisation Omauktorisation Legitimering av taxiguider DNR 1513-11408/03 SID 6 (6) efter att avtalet upphört att gälla efter att avtalet upphört att gälla efter att avtalet upphört att gälla 5 år 5 år 5 år Projekthandlingar Budgetplaner 1 år (efter att projektet avslutats) Aviseringar om agentgruppsbesök 1 år " Program till agentgruppsbesök 1 år Ekonomiska rapporter 1 år " Marknadsplaner 1 år " Rutinstatistik 1 år " Pressbesök Pressbesöksakter SVBs hemsida Hemsidan Evenemangsinformation Event, databas Eventlista Enkätundersökningar Enkätundersökningar - Trålen Hotellrumsbokningar Direktbokningsblankett Bokningssystemet Congrex/Citybreak Guidebokningar Guidebokningsblankett Buss/bil bokningsblankett Guidebokningssystemet Reservator Bokningsjournaler vid inaktualitet, efter pappersuttag gjorts (sker 2 gånger/år) vid inaktualitet vid inaktualitet vid inaktualitet vid inaktualitet, efter pappersuttag