Lathund för Svenskt Näringsliv Lync 2013
Lync 2013... 4 Vad är Lync?... 4 Programfönstret... 4 Vyn Konversationer... 5 Vyn kalender... 5 Kontakter... 6 Lägga till kontakt... 6 Skapa en ny grupp i Lync... 8 Ta bort en kontakt... 8 Ta bort en grupp... 9 Sekretessrelationer... 9 Ändra sekretessrelationen för en kontakt:... 9 Olika kontaktvyer... 10 Min närvaroinformation... 11 Snabbmeddelanden... 12 Svara på ett inkommande snabbmeddelande... 13 Formatera meddelande... 13 Skicka en fil eller bild... 14 Skicka ett snabbmeddelande till flera personer samtidigt... 14 Ansluta fler personer till konversation... 15 Skicka ett snabbmeddelande till en grupp... 15 Lyncmöten... 16 Skapa ett onlinemöte från Outlook... 16 Skapa möte utifrån befintlig kalenderbokning... 17 Skapa möte utifrån kontakter... 17 Presentera vid ett Lyncmöte... 18 Video... 19 Alternativ för att presentera... 19 Presentera ela skrivbordet... 20 Presentera - ela program... 20 Presentera - ela Powerpoint... 21 Presentera Whiteboard... 21 Presentera Skapa omröstning... 22 Skicka en fil... 23 Ge och ta kontroll över en delad session... 23 Hantera presenterbart innehåll... 24 2
Hantera deltagare... 25 Inställningar för möte... 25 Lyncsamtal... 26 Ringa ett Lync-samtal... 26 Besvara ett samtal... 26 Ringa videosamtal... 27 Inställningar för Lync... 29 Personlig information... 30 Lägga till bild... 30 Videoinställningar... 31 Några användbara Lync-kortkommandon... 32 Kontakter... 32 Video... 32 Snabbmeddelanden... 32 Konversation och möten... 32 3
Lync 2013 Vad är Lync? Lync är en kommunikationsplattform för företag och den ger flexibilitet i och med att du effektivt kan kommunicera med kollegor och kunder var du än befinner dig genom snabbmeddelanden, videokonferenser, lyncmöten och telefoni. u kan enkelt t.ex. hålla presentationer eller dela filer från ett och samma program. Användarna kan växla mellan enheter, som de väljer beroende på sina behov. Lync ger en välbekant och konsekvent användarupplevelse på dator, telefon, webbläsare och surfplatta. Programfönstret Oftast är inställningen gjord så, att inloggning sker automatiskt när du startar datorn. När du har loggat in i Lync ser du ett fönster med dina kontakter som standardvy och din egen närvarostatus som alltid visas överst i fönstret. in egen status Vyn kontakter ina kontaktgrupper 4
Vyn Konversationer Vyn konversationer visar dina senaste konversationer. essa sparas även i din Outlooks postlåda, i en mapp som heter Konversationshistorik. Vyn kalender Kalendersymbolen ger dig en översikt över dagens möten. Informationen hämtas från din kalender. 5
Kontakter Lägga till kontakt I Lync kan du lägga till kontakter för personer som du kommunicerar med ofta så att de är lättillgängliga. Vanligaste sättet att lägga till kontakter är att söka efter en den. 1. Se till att du befinner dig i vyn Kontakter. Skriv namnet eller e-postadressen för personen du vill lägga till i sökrutan i huvudfönstret i Lync. När du skriver visas sökresultatet nedanför sökrutan. 2. I sökresultatet pekar du på bilden av den person som du vill lägga till och klickar sedan på knappen Fler alternativ (symbol med tre prickar) 3. Peka på Lägg till i kontaktlistan och markera vilken grupp den nya kontakten ska tillhöra. u kan även högerklicka på en kontakt för att lägga till i kontaktlistan. 6
Ett ytterligare alternativ att lägga till kontakt är genom ikonen Lägg till en kontakt. 1. I Lyncs huvudfönstret klickar du på ikonen Lägg till en kontakt. Genom detta alternativ kan du välja mellan kontakter som finns i din egen organisation eller extern kontakt. För att du ska kunna ansluta externa kontakter krävs att ditt företag/ organisation har inställning som krävs för att extern kommunikation ska tillåtas. (Kontakta din IT-avdelning om du är osäker på detta.) Kontakter som använder andra snabbmeddelandetjänster från andra leverantörer än Lync eller Skype stöds inte. Vid extern mottagare får du möjlighet att välja Lync-mottagare eller Skype-mottagare och skriva in deras e-postadress, val av kontaktgrupp och sekretessrelation. 7
Skapa en ny grupp i Lync En grupp i Lync är en grupp av kontakter som du skapar för att snabbt kunna visa flera kontakter på en gång, eller kommunicera med dem samtidigt. u bestämmer själv vilka grupper som behövs och vem som ska tillhöra vilken grupp. u kan till exempel skapa en projektgrupp för dig och utvalda kollegor. 1. Se till att du befinner dig i vyn Kontakter i Lyncs huvudfönstret. Klicka på ikonen Lägg till kontakt och välj Skapa en ny grupp. 2. Ett utrymme öppnas längst ned i fönstret. öp din grupp till ett beskrivande namn. u kan döpa om gruppen i efterhand genom att högerklicka på den och byta namn. Om du lägger till en kontakt utan att välja någon specifik grupp, hamnar kontakten automatiskt i gruppen Övriga kontakter i Lync och med behörighetsnivån "Kollega". (Läs mer om sekretessrelationer på nästa sida). Ta bort en kontakt u kan när som helst ta bort en kontakt. ina kontakter får inte reda på att de tas bort. u kan lägga till kontakten på nytt vid ett senare tillfälle. 1. Högerklicka på en kontakt och välj Ta bort kontakt från kontaktlistan. 8
Ta bort en grupp u kan när som helst ta bort en grupp. ina kontakter får inte reda på att de tas bort eller vilka av dina grupper de tillhör. 1. Högerklicka på rubriken till den grupp du vill ta bort och välj Ta bort grupp. Sekretessrelationer Sekretessrelationerna avgör hur mycket av din närvaroinformation som visas för andra. ina kontakter tilldelas en av fem sekretessrelationer, och varje sekretessrelation ger åtkomst till en viss mängd information. Alla nya kontakter får relationen Kollega om du inte angivit något annat. e kan se mer av var du befinner dig, när du är tillgänglig och hur du kan kontaktas än gruppen Externa kontakter, men de kan inte se lika mycket som Arbetsgrupp. e kan även kontakta dig via Lync, trots att du har status Stör ej. Vänner och familj kan se mer information än alla övriga grupper. Ändra sekretessrelationen för en kontakt: Högerklicka på en kontakt i kontaktlistan. Peka på Ändra sekretessrelation och klicka sedan på den nya sekretessrelationen för kontakten. et går alltid att ändra sekretessrelation i efterhand. 9
Olika kontaktvyer Som standard visas dina grupper, men du kan även välja att sortera kontakterna efter Status. u ser då överst vilka av dina kontakter som är tillgängliga. u kan enkelt minimera och expandera grupperna genom att klicka på pilarna vid gruppnamnen. Vyn Relationer visar sekretessnivå på dina kontakter (se avsnitt längre fram). u kan enkelt minimera och expandera grupperna genom att klicka på pilarna vid gruppnamnen. Vyn Nytt visar vilka kontakter som nyligen har lagt till dig i sin kontaktlista. 10
Min närvaroinformation in närvaroinformation omfattar tillgänglighetsstatus (t.ex. Tillgänglig eller Inte vid datorn), en färgkodad närvaroindikator (t.ex. grön, gul eller röd), ditt schema, din plats och dina personliga anteckningar och frånvaromeddelanden. etta kan dina kontakter ta del av (skiljer sig dock utifrån sekretessnivå). Tillgänglighetsstatus utgår som standard från din kalender och du blir automatiskt upptagen om du har bokat ett möte. u kan själv ändra tillgänglighetsstatus genom att klicka på listpilen vid statusen och byta ut den. u kan även skriva in en personlig statusinformation och ange vilken plats du befinner dig på. 11
Snabbmeddelanden Snabbmeddelanden är ett snabbt och enkelt sätt att kommunicera i realtid med dina kollegor. et är inte lika formellt som e-post och går ofta snabbare än att använda telefonen. Kontrollera alltid om det lodräta fältet till vänster om kontaktbilden är grönt och att närvarostatusen Tillgänglig visas intill kontakten, så att du vet att det går bra att kontakta personen. För muspekaren över kontaktens bild i kontaktlistan och klicka på knappen Snabbmeddelande i snabbfältet i Lync. (u kan även högerklicka på en kontakt och välja Skicka snabbmeddelande.) Skriv meddelandet och tryck på ENTER för att skicka. u kan följa konversationstråden i Lyncfönstret och du ser en notis när du får nya meddelanden, om du har minimerat programmet. Om du har flera konversationer igång samtidigt, så visas de intill meddelandefönstret och du kan enkelt alternera mellan dem. 12
Svara på ett inkommande snabbmeddelande En avisering visas på skärmen när någon startar en konversation med dig. Klicka var som helst i bildområdet om du vill se meddelandet. Om du vill skriva tillbaka skriver du i meddelandefältet och trycker på ENTER. Klicka på Ignorera för att avvisa. Meddelandet skickas som standard till Inkorgen i Outlook. Formatera meddelande u kan göra dina snabbmeddelanden i en konversation mer uttrycksfulla genom att ändra teckenformat (storlek, teckensnitt, färg m.m.), markera meddelandet som hög prioritet och lägga till uttryckssymboler. Använd symbolerna i meddelandefönstrets högra kant för att välja alternativ. Lägg till en uttryckssymbol genom att klicka på uttryckssymbolsikonen. Ändra teckensnittet i en del av meddelandet genom att markera texten och klicka på teckensnittsikonen. Markera meddelandet som prioriterat genom att klicka på knappen Viktigt. 13
Skicka en fil eller bild u kan enkelt skicka en fil eller bild genom att dra och släppa en sparad fil i textområdet. Skicka ett snabbmeddelande till flera personer samtidigt 1. Markera kontakterna i listan genom att klicka på dem samtidigt som du håller ner CTRL. 2. Högerklicka på en av kontakterna och välj Skicka snabbmeddelande. 3. Skriv meddelandet längst ned i konversationsfönstret och tryck på ENTER. Meddelandet skickas till alla personer som du har markerat. 14
Ansluta fler personer till konversation 1. ra och släpp deras kontaktposter från kontaktlistan till konversationsfönstret för att ansluta dem. Skicka ett snabbmeddelande till en grupp 1. Högerklicka på gruppnamnet i kontaktlistan, klicka på Skicka ett snabbmeddelande. 15
Lyncmöten u kan schemalägga Lyncmöten ungefär på samma sätt som du gör i vanliga Outlook. En möteslänk hamnar automatiskt i mötesförfrågan. et går även att schemalägga återkommande möten. Om du inte använder något Outlook-program (eller Windows) kan du skapa nya möten med hjälp av Lync Web Scheduler. Lync Web Scheduler hittar du på https://sched.lync.com. Skapa ett onlinemöte från Outlook 1. Gå till kalendervyn och välj Nytt Lync-möte. 2. Ange mottagare, ämne, start och sluttid. Länken hamnar automatiskt i meddelandefältet. 3. Tryck på Skicka. et fungerar som en vanlig mötesförfrågan. u kan klicka på knappen Alternativ för möte om du vill visa inställningarna för vilka som har tillträde till onlinemötet, vilka som måste vänta på att släppas in och vilka som kan presentera under mötet. 16
Skapa möte utifrån befintlig kalenderbokning Om du vill skapa ett Lync-möte utifrån befintlig kalenderbokning, kan du öppna bokningen och välja Lync-möte. Skapa möte utifrån kontakter Om du vill skapa ett möte utifrån de personer du vill bjuda in, klickar du på fliken Kontakter, väljer en kontakt eller grupp i kontaktlistan, Fler alternativ och sedan Schemalägg möte. 17
Presentera vid ett Lyncmöte När du klickar på länken, startar Lyncmötet och du kan börja presentera. u får välja inställningar för mötesljud. u kan använda ikonerna längst ned i mötesfönstret för alternativ under mötet. 1. Snabbkonversation 2. Uppringning 3. Video (slå på/av) 4. ela (t.ex. skrivbord, filer etc.) 5. eltagare (se deltagare, ändra inställningar för deltagare, bjuda in fler) 18
Video När du pekar på video, så visas en förhandsgranskning av hur du kommer att visas för andra innan du startar kameran. u kan när som helst under mötet stänga av video. Om mottagarna slår på sina videokameror, så visas de i ett större format och din egen kamera i ett mindre. Alternativ för att presentera Under ela - Presentera kan du välja diverse alternativ som förklaras nedan. 19
Presentera ela skrivbordet ela skrivbordet om du behöver växla mellan program eller arbeta med filer i olika program. Övriga deltagare kommer att se allt på din skärm, d.v.s. program, filer och meddelanden. Tänk på att stänga ned konfidentiell information, skrivbordsavisering m.m. eller använd programdelningsfunktionen i stället. Presentera - ela program ela program om du vill dela ett eller flera program eller filer (utan att personer ska se något annat på din dator). Markera sedan de aktuella programmen eller filerna som du vill visa. Se till att ha förberett och öppnat det du vill visa innan du startar mötet. Medan du delar, ändras din Lync-status till Presenterar och du kommer inte att kunna ta emot några snabbmeddelanden eller samtal. Använd delningsverktygsfältet längst upp på skärmen om du vill avsluta delningen eller låta deltagarna ta kontrollen. 20
Presentera - ela Powerpoint Om du använder funktionen ela Powerpoint, kan du bläddra fram en Powerpointpresentation. u som presenterar kan använda bläddringsfunktioner, miniatyrbilder och anteckningar. eltagarna kan rita och göra anteckningar med hjälp av verktygsfältet som visas (om man klickar på symbolen som ser ut som en penna i översta högra hörnet). Presentera Whiteboard När du presenterar Whiteboard, visas en tom anteckningssida där alla kan skriva, rita och lägga till bilder var som helst på skärmen. Passar utmärkt för brainstorming-möten. 21
Presentera Skapa omröstning För att få snabb feedback under mötet, kanske ta pulsen på gruppen eller göra en omröstning av något slag, så kan du använda funktionen för omröstning. Skriv in fråga och svarsalternativ och tryck på Skapa. eltagarna får rösta och du ser statistiken direkt i fönstret. u kan också välja Omröstningsåtgärder för att t.ex. definiera om deltagarna ska få ta del av resultatet eller ej. 22
Skicka en fil Under delningsknappen kan du välja Bifogade filer. Tryck på Infoga filer och bläddra fram den fil du vill bifoga. Mottagaren kommer att få en avisering om att du vill skicka en fil och kan välja att Acceptera eller Ignorera inbjudan. Ge och ta kontroll över en delad session Om du vill att en annan mötesdeltagare ska göra ändringar i en fil eller demonstrera något, kan du lämna över kontrollen till honom eller henne. I sådana fall styr ni båda över delningen, men du kan när som helst ta tillbaka kontrollen. 1. Klicka på Ge kontroll i delningsverktygsfältet överst på skärmen. 2. Markera namnet på den person som du vill lämna över kontrollen till. En avisering skickas till den aktuella personen via Lync, så att han eller hon får veta att du har lämnat över kontrollen. Om du vill ta tillbaka kontrollen klickar du på Ge kontroll en gång till, och sedan på Återta kontrollen. 23
Hantera presenterbart innehåll u kan hantera presenterbart innehåll för att stänga filer eller växla mellan innehållet och ställa in behörigheter. 1. Tryck på Hantera presenterbart innehåll. Ta bort eller redigera med hjälp de alternativ som presenteras på skärmen. 24
Hantera deltagare När du för muspekaren över knappen eltagare, kan du se en lista över de deltagare som är med på mötet och deras roller (presentatör, deltagare) u kan även ändra åtgärder för deltagarna, t.ex. stänga av ljudet, göra alla till deltagare eller bjuda in ytterligare personer. Inställningar för möte Längst ner i högra hörnet av mötesfönstret finns knappen Fler alternativ. Genom att klicka på den kan du göra diverse inställningar för hur mötet ska hanteras. u kan t.ex. spela in en session, ange om personerna ska få tillträde automatiskt till mötet eller om de ska vänta i en lobby tills du släpper in dem etc. 25
Lyncsamtal Ringa ett Lync-samtal 1. Håll muspekaren över kontaktposten för den du vill ringa. 2. Klicka på ikonen Telefon om du vill ringa kontakten. I fönstret ser du knappar med alternativ för samtalet och du kan när som helst avsluta genom att lägga på eller stänga fönstret. Besvara ett samtal Om någon ringer dig, dyker det upp en avisering på skärmen. Gör något av följande: Klicka var som helst i bilden om du vill ta samtalet. Klicka på Ignorera för att inte ta emot samtalet, utan istället skicka det till röstbrevlådan. 26
Ringa videosamtal Om videosamtalsfunktionen är aktiverad för ditt konto kan du ringa videosamtal till dina kontakter så att ni ser varandra under samtalet. Allt du behöver är en kamera och datorns högtalare och mikrofon. Om datorn saknar inbyggda ljudenheter går det bra att använda ett headset i stället. 1. Håll muspekaren över kontaktposten för den du vill ringa. 2. Klicka på videoikonen. En avisering dyker upp på skärmen hos kontakten, som kan välja att antingen acceptera eller avböja din begäran. Om kontakten accepterar videosamtalet, expanderat fönstret och videon visas i större format. u kommer att få tillgång till ljudkontroller, samtalsparkering etc. u kan när som helst avsluta genom att lägga på eller stänga fönstret. u kan även stänga av videon under samtalet genom att klicka på videoikonen. å stoppas kameran, men ljudsamtalet fortsätter. u kan välja mellan olika layouter och inställningar i konversationsfönstret: 27
Gallerivy - visar bild från alla deltagare, om ni är fler än två. Talarvy - visar presentatörens rörliga bild eller foto längst ned till höger i mötesfönstret, tillsammans med mötesinnehållet. Presentationsvy visar mötesinnehållet. Komprimerad vy - visar deltagarnas foton i ett komprimerat fönster. u kan styra deltagare som ringer in genom att högerklicka på någons rörliga bild eller foto i konversationsfönstret och sedan välja alternativ, t.ex. ta bort personens ljud eller ta bort personen från konversationen. 28
Inställningar för Lync u hittar de vanligaste inställningarna för Lync under menyn Verktyg. Under Verktyg Alternativ finns diverse vyer där du kan konfigurera hur Lync ska fungera. Vissa inställningar, t.ex. hantering av externa kontakter och telefoni hanteras av IT-avdelningen på ditt företag. 29
Personlig information Under Verktyg Alternativ hittar du Personlig information i vänstra vyn. är kan du bland annat välja att Lync ska starta automatiskt vid inloggning och vad du vill ha för standardinställningar för vad som ska visas. Lägga till bild 1. För att ändra din visningsbild väljer du Verktyg Alternativ. 2. Välj Min bild i vänstra vyn och Redigera eller ta bort bild för att bläddra fram den bild du vill använda. 30
Videoinställningar 1. För att göra inställningar för videoenheten, väljer du Verktyg, Alternativ, Videoenhet/Kamerainställningar. Eller Menyn Verktyg (eller Alternativknappen) och Inställningar för videoenhet. 31
Några användbara Lync-kortkommandon Alt+A Ctrl+Skift+H Ctrl+Skift+ ALT+A Alt+E Alt+H ALT+M Ctrl+1 Ctrl+2 Ctrl+3 Ctrl+4 Avsluta ett samtal. Parkera ett samtal. Visa knappsatsen. Öppna Arkiv-menyn Öppna Verktyg-menyn Öppna Hjälp-menyn. Starta möte nu Gå till fliken Kontaktlista. Gå till fliken Fortlöpande chatt. Gå till fliken Konversationslista. Gå till fliken Telefon. Kontakter elete Alt+Uppil Alt+Nedpil Blanksteg Skift+elete Ta bort markerad anpassad grupp eller kontakt. Flytta den markerade gruppen uppåt. Flytta den markerade gruppen nedåt. Minimera eller expandera den markerade gruppen. Ta bort den markerade kontakten från kontaktlistan Video F5 ESC Visa video i helskärmsläge Avsluta helskärmsläge Snabbmeddelanden F1 F12 SHIFT+RETUR Alt+P ALT+ CTRL+SHIFT+M Öppna hjälp Spara konversationen Skapa radmatning Öppna fil som du har tagit emot Ignorera fil Gå till inmatningsområdet Konversation och möten Esc ALT+T CTRL+SHIFT+E CTRL+SHIFT+J CTRL+SHIFT+I Ctrl+O Avsluta helskärmsläge Avsluta delning Hantera presenterbart innehåll Växla till föredragshållarvy Växla till gallerivy ocka/avdocka markerad konversation 32