Revisionsrapport Granskning kontanthantering Mjölby kommun September 2009 Karin Jäderbrink
2009-09-21 Namnförtydligande Namnförtydligande
Innehållsförteckning 1 Revisionell bedömning... 1 2 Bakgrund och revisionsfrågor... 2 2.1 Bakgrund... 2 2.2 Revisionsfråga och kontrollmål... 2 2.3 Metod... 2 3 Granskningsresultat... 3 3.1 Riktlinjer och regler... 4 3.2 Intern kontroll... 4 3.3 Stickprov... 5
1 Revisionell bedömning Revisorerna har beslutat att granska den interna kontrollen av väsentliga rutiner gällande tillförlitlighet och säkerhet. Tillförlitliga rutiner för intern kontroll i den kommunala verksamheten är viktiga och då särskilt för kontanthanteringen. Bl.a. för att säkerställa att de intäkter som rätteligen tillhör kommunen också kommer kommunen tillgodo samt att personalen inte utsätts för onödig riskexponering Revisorerna i Mjölby kommun har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kontanthantering. Mot bakgrund av genomförd granskning gör vi bedömningen att berörda nämnder har tillfredsställande rutiner på de besökta enheterna avseende redovisning, insättning av kontanter samt avstämning för att säkerställa en tillräcklig intern kontroll. Vi föreslår dock Service- och entreprenadstyrelsen som har de större volymerna av kontanter att de bör överväga om insättning/bankning av kontanter kan ske på ett säkrare sätt. Idag sker bankning av egen personal vilket utgör risk för personal med betydliga belopp och tar tid i anspråk. Vi kan konstatera att kommungemensamma riktlinjer finns för kontanthanteringen i kommunen. Vi bedömer utifrån genomförd granskning att nämndernas tillämpning av riktlinjerna är tillräcklig men kan förbättras bl.a. när det gäller kontroller och uppföljning. De kommungemensamma riktlinjerna bör kompletteras med exempelvis kassaansvarigs roll och ansvar, instruktioner avseende moms, nivåer för kontanter som förvaras på enheter samt att veckorapporten ska kompletteras med periodutslag (Z2) ur kassaregister. Vi förslår också att respektive nämnd och förvaltning överväger om verksamheter med större volym av kontanthantering skall dokumentera riktlinjer och rutiner för kontanthantering beslutar och ger direktiv om vilken prispolicy som gäller för respektive försäljningsområde utvecklar rutinerna och gör systematisk uppföljning av försäljningsintäkter dess inköp och kostnader för respektive försäljningsställe 1
2 Bakgrund och revisionsfrågor 2.1 Bakgrund På olika ställen i kommunen förekommer kontanthantering. Av erfarenhet vet vi att rutiner inte alltid finns eller följs för en säker hantering. Risk att verksamheten förlorar i förtroende om oegentligheter eller slarv upptäcks. Revisorerna har beslutat att granska den interna kontrollen av väsentliga rutiner gällande tillförlitlighet och säkerhet. Tillförlitliga rutiner för intern kontroll i den kommunala verksamheten är viktiga och då särskilt för kontanthanteringen. Bl.a. för att säkerställa att de intäkter som rätteligen tillhör kommunen också kommer kommunen tillgodo samt att personalen inte utsätts för onödig riskexponering 2.2 Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen har inriktats på att ge svar på följande revisionsfråga: Har Mjölby kommun tillfredsställande rutiner avseende redovisning, insättning av kontanter samt avstämning för att säkerställa en god intern kontroll? I steg 1 har kartläggning skett avseende omfattningen av kontanthanteringen samt om dokumenterade rutiner finns för dessa. I steg två har avgränsning skett till fyra verksamheter som hanterar kontanter d v s Kungshögaskolans cafeteria, Kungshögahemmets restaurang, Mjölby fritidsgård samt Norrgårdens café. Granskning har där skett via intervju samt kontrollmålsteknik med stickprov av om Kassaansvarig finns utsedd Dokumenterade dagliga rutiner finns för kassavstämningar Försäljningsbelopp redovisas med korrekt belopp och utan dröjsmål Utgående moms redovisas på korrekt sätt Kontanter hanteras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst Här utöver är syftet att säkerställa att Mjölby kommuns interna regler samt relevant lagstiftning (KRL) efterlevs på ett tillfredsställande sätt. 2.3 Metod För att besvara ovanstående frågor har intervjuer skett med handläggare/kassaansvariga vid berörda verksamheter samt kassaansvarig centralt. Vi har via nämndernas ekonomer 2
tagit del av riktlinjer och volymer avseende kontanthanteringen. I samband med intervjuer har stickprov genomförts gällande dagrapporter, veckorapporter förvaring m.m. 3 Granskningsresultat Inom kommunens nämnder finns kontanthantering inom flera områden. I samband med granskningens kartläggning om var kontanthantering (utöver handkassor, privata medel och simhall) sker inom respektive nämnd har vi tagit del av följande information; Byggnads- och räddningsnämnden Försäljning av flytvästar samt brandmaterial Förskole- och skolnämnden Caféverksamhet Blåklintskolan Miljönämnden Försäljning av bok Naturguide Kultur- och fritidsnämnden Fritidsgårdar Bibliotek Skogssjöbaden Kulturskolan Service och entreprenadstyrelsen Kostservice Skolrestauranger Restauranger vid äldreboenden Stadshuscafeterian Några förskolor Omsorgs- och socialnämnd Handikappomsorg Daglig verksamhet vid ett flertal platser Utbildnings- och arbetsmarknad Dackeskolan Hotell och restaurangprogram, café Receptionen, elevservice Kungshögaskolan Caféverksamhet Lundby Arbetscentrum 3
Enligt redovisning från 2008 finns de större volymerna inom restaurangverksamhet kost och restaurang (service och entreprenadstyrelsen), caféverksamhet (flera nämnder) samt inom fritidsverksamheten. 3.1 Riktlinjer och regler Mjölby kommun har sedan 2001 en kommungemensam instruktion/rutinbeskrivning för hur intäktsredovisning med kassaapparat skall ske. I rutinbeskrivningen framgår bl.a. Att kassaapparat skall användas vid all löpande försäljning Hur redovisning skall ske via dagrapport och veckorapport (vad som ska framgå, attester, förvaring, hur ofta bankning, info till kassan etc.) Hantering av medlemskort och eventuella kuponger Prissättning, kontroll och lagerhantering Bilagor/blankett för intäktsredovisning Vad gäller rutiner för kontanthantering finns det enligt de intervjuade på berörda förvaltningar inga egna ytterligare dokumenterade riktlinjer utan man hänvisar till att man tilllämpar de kommungemensamma. Vår kommentar Vi kan konstatera att det finns kommungemensamma riktlinjer för hur kontanthantering och intäktsredovisning skall ske. Vi bedömer dessa som tydliga och skapar förutsättningar för en tillräcklig intern kontroll. För att utveckla de kommungemensamma riktlinjerna ytterligare bör de kompletteras med ansvar och kassaansvarigs roll, instruktioner avseende moms, nivåer för kontanter som förvaras på enheter, att inköp skall ske hos företag med ramavtal samt att eventuella utlägg skall hanteras via handkassa eller faktura. Inom respektive nämnd och förvaltning bör det också övervägas om verksamheter med större volym av kontanthantering skall dokumentera riktlinjer och rutiner för kontanthantering. Detta för att säkerställa en enhetlig hantering och information vid exempelvis semestrar, personalbyten etc. 3.2 Intern kontroll Av kommunallagen framgår att styrelser och nämnder ska ha kontroll över sin verksamhet, ekonomi och att den interna kontrollen är tillräcklig. Detta innebär att det är styrelser och nämnder själva, som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning och uppföljning av 4
verksamhet och ekonomi samt att det finns säkra rutiner, som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. I samband med granskningen har frågor ställts om respektive nämnds förvaltning genomfört några kontroller avseende kontanthanteringen på dessa platser. Enligt riktlinjerna skall överordnad kontrollera att försäljning har skett till fastställda priser. Enligt de intervjuade har det inte skett några sådana kontroller de senaste åren. Samtidigt hänvisar de till att centrala ekonomer följer upp kontantinsättningar, dess underlag, statistik på antal lunch etc. samt att ekonomisk uppföljning sker löpande. Inom Kostservice sker en extra kontroll av respektive veckoredovisning med dess underlag innan de skickas till kassan. I Kultur- och fritidsnämndens antagna internkontrollplan för 2009 finns kontroller avseende kontanthantering med. Dessa ska utföras på bibliotek samt inom kulturskolan. 3.3 Stickprov Resultatet avseende stickprovskontrollerna vid besökta enheter i samband med intervjuerna redovisas nedan. Finns kassaansvarig utsedd? Kassaansvarig skall bl.a. tillse att kassarutinerna är tillfredsställande ur säkerhetssynpunkt. Några dokumenterade underlag/beslut på utsedda kassansvariga finns inte på de besökta enheterna. De intervjuade hänvisar till att formellt kassaansvarig är berörd rektor etc. men att de själva är ansvariga för handläggningen. Attestering av insättningar/veckorapporter m.m. sker av rektor, fritidsgårdsansvarig, köksansvarig eller arbetsledare. Dokumenterad beskrivning av innebörden att vara kassaansvarig saknas. Vid Kungshögaskolan finns det en användare/handläggare av kassan i cafeterian, vid Kungshögahemmet och vid Mjölby fritidsgård fyra samt vid Norrgårdens café ca fem. Skiftande behörigheter finns inte utan samtliga handläggare har samma tillgång till systemen. Korrigering av felslag etc. sker av samtliga användare. Finns dokumenterade rutiner för dagliga kassavstämningar? Som tidigare nämnts finns det kommunövergripande dokumenterade rutiner för kontanthantering och kassaredovisning. De beskriver för den dagliga avstämningen bl.a. redovisning på dagrapport ska ske dagligen och ska sparas i två år 5
vad som ska framgå av dagrapporten att kontanter ska räknas av kassaansvarig varje dag och signeras av två personer att veckorapport skall tas fram och sammanställas - kvitto ska bifogas (periodutslag - Z2) att kassadifferenser ska framgå av veckorapporten att kontrollremsa skall med samtliga transaktioner skall tas fram ska sparas i två år vilken dokumentation som ska skickas till kassan mm (sparas centralt i kommunen) Vi bedömer att efterlevnaden av dessa riktlinjer i allt väsentligt är tillräcklig. Några avvikelser har dock noterats bl.a. att enbart en person räknar och attesterar dagrapport på en av de besökta enheterna, periodutslag (Z2)görs inte på någon enhet i samband med redovisning av veckorapport (istället bifogas dagsutslagen - Z1) samt att kontroller av försäljning av överordnad inte har skett av att försäljning skett till fastställda priser. Vi bedömer det som riktigt att förvaring av veckorapporter och dess underlag/kvitton ska förvaras centralt i kommunen eftersom det utgör räkenskapsmaterial och ska sparas i 10 år. Kontrollremsan där alla transaktioner registrerats samt dagrapporten bör förvaras i ett brandsäkert utrymme i minst två år. Kungshögaskolans elevcafeteria Cafeteriaförsäljningen registreras löpande i kassaapparat som finns i anslutning till cafeterian. Vid dagens slut konstateras att Z1 avstämning genomförs (dagsutslag och nollställer kassaapparaten efter dagens försäljning). Inga periodutslag (Z2) görs veckovis. Enbart en kassahandläggare räknar kassa och stämmer av med försäljningssumma och dokumenterar på dagrapport och kommunens veckomall för intäktsredovisning. Vid inlämnande av veckorapport attesteras denna av rektor samt av kassahandläggare. Försäljningssummorna läggs dagligen i ett värdehanteringsskåp som enbart säkerhetsföretag har tillgång till efter inlämnande av dagskassor. Förvaring av försäljningssummorna bedöms ske i säkert utrymme. Nycklar till förråd innehas av ett fåtal personer. När hämtning av kontanter skett inväntas beräkningsunderlag från bank via fax. När denna erhållits och stämts av överlämnas den tillsammans med veckorapport och Z1 kvitton till kassan. Enligt de intervjuade sker inga utlägg ur cafeteriakassan för vissa inköp. Inga avvikelser noterade i samband med stickprovsgranskningen. Viss internfakturering sker. Eventuella felslag/differens ska redovisas i veckorapporten. 6
Uppdelning av 12 % moms respektive 25 % moms görs. Priser i cafeterian sätts enligt de intervjuade av personal i cafeterian. Policyn för prissättning är enligt de intervjuade självkostnadspris personal och lokalkostnad skall inte påverka priserna. Månatliga ekonomirapporter tas fram för Kungshögaskolan. Någon uppföljning av cafeterians inköp mot försäljningsintäkter görs enligt uppgift inte systematiskt utan en övergripande ekonomisk uppföljning genomförs. Kungshögahemmet Försäljningen registreras löpande i kassaapparat som finns i anslutning till restaurangen. Vid dagens slut konstateras att Z1 avstämning genomförs (nollställer kassaapparaten efter dagens försäljning). Inga Z2-utlslag görs veckovis. Två kassahandläggare räknar kassa och stämmer av med försäljningssumma och dokumenterar på kommunens veckomall för intäktsredovisning som signeras. Vid köksansvarigs frånvaro attesterar en person. Mall för statistik, antal sålda kuponger, kaffe etc. fylls i. Försäljningssummorna läggs dagligen i låsbart kassaskåp. Förvaring av försäljningssummorna samt kuponger bedöms ske i säkert utrymme. Nycklar till förråd och kassaskåp innehas av ett ca fem personer. Bankning sker av egen personal varje vecka. Enligt de intervjuade enbart av en personal. Eftersom kommunen bedriver ett flertal liknande restauranger med relativt mycket kontanthantering bedömer vi att Service och entreprenadstyrelsen / Kostservice bör utreda om bankning kan ske på ett säkrare sätt. När fax från bank erhållits sammanställs denna tillsammans med veckorapport, insättningskvitton och Z1-kvitton. Skickas sedan till Kostservice ekonomer för ytterligare kontroll av underlag. Dessa överlämnar sedan till kassan för bokföring. Enligt de intervjuade sker inga utlägg ur cafeteriakassan för vissa inköp. Inga avvikelser noterade i samband med stickprovsgranskningen. Viss internfakturering sker. Eventuella felslag/differens ska redovisas i veckorapporten. Uppdelning av 12 % moms respektive 25 % moms görs och framgår av kassaregister och kommungemensam mall för intäktsredovisning. Policyn för prissättning är enligt de intervjuade självkostnad och skall vara lägre än motsvarande på den öppna markanden. Priserna tas fram av kostenheten. Samma prisnivå skall gälla på samtliga äldreboenden där Kostservice står för verksamheten. Resultatrapporter där Kungshögahemmet och där restaurangen ingår tas fram varje månad. Vid behov på slagnivå. Månatlig statistik tas fram på volymer avseende luncher, kaffe mm. 7
Enligt riktlinjerna skall överordnad kontrollera att försäljning har skett till fastställda priser. Viss övergripande kontroll bedöms ske i samband med ekonomisk uppföljning. Mjölby fritidsgård Försäljningen (café, arrangemang, medlemskort, entréavgifter mm) registreras löpande i kassaapparat som finns i anslutning till cafeterian. Dagrapporten för fritidsgårdar delas upp i dag och kvällsförsäljning. Klockan två varje dag slås kassan ut och kassabehållning/försäljning stäms av. Dagrapport används där summan enligt utslagskvitton anges och signeras. Eventuell differens registreras. När kvällen är avslutad tas rapport ut för hela dagen d v s en Z1- rapport. Beräkning görs, signeras på dagrapport som förvaras i pärm. Kontanter läggs i kassaskåp som förvaras i låst utrymme. Samtlig personal har tillgång till nycklar till kassaskåp samt förvaringsutrymme. När veckorapporteringen görs (av gårdsansvarig) inhämtas dagrapporter och kontanter för kontroll, beräkning och kontering. Veckorapporten sammanställs, fax, insättningskvitto och Z1-utslagen bifogas veckorapporten och signeras av två personer. Eventuella differenser bokas upp på separat konto. Bankning sker av egen personal varje vecka. Enligt de intervjuade enbart av en personal. Ibland sker utlägg ur kassan för vissa inköp. Kvitton bifogas dagrapporten när direktinköp gjorts. Förfaringssättet får till resultat att intäkter och kostnader blandas på en ur redovisningssynpunkt felaktigt sätt (nettoredovisning). Inköp skall ske via faktura eller om kontanter behövs via handkassa. Kultur- och fritidsnämnden eller dess fritidsgårdar har ingen policy på pränt gällande prissättning. En rekommendation som tillämpas av fritidsgårdarna är att ha ett påslag på ca. 30%. Vidare strävar man efter att så långt som möjligt ha samma priser på de olika gårdarna. I vissa fall väljer man att ha ett lägre påslag, ex. vill man premiera försäljning av nyttiga produkter framför godis och läsk. Någon systematisk kontroll av överordnad att kontrollera att försäljning skett till fastställda priser sker enligt uppgift ej. Ekonomiska uppföljningsrapporter distribueras till varje enhet månadsvis. Uppföljning/prognos lämnas av enheterna till förvaltningskontoret i samband med de centrala uppföljningarna kvartalsvis. Norrgårdens café Cafeteriaförsäljningen registreras löpande i kassaapparat som finns i anslutning till cafeterian. Vid dagens slut konstateras att Z1 avstämning genomförs (nollställer kassaapparaten efter dagens försäljning). Inga Z2-utlslag görs veckovis. 8
Det finns ett flertal kassahandläggare (daglig verksamhet) under dagen men det är två arbetsledare som stämmer av kassan gentemot försäljningssumma och dokumenterar på kommunens veckomall för intäktsredovisning. Vid inlämnande av veckorapport attesteras denna av arbetsledarna. Veckorapporten bifogas med Z1-utslag per dag. Under februari 2009 har cafeterian bytt kassasystem. Stickproven visar att stora differenser redovisades under de första månaderna. Orsaken är bl.a. att personalen fått information av kassaleverantör om att utslag av försäljning kunde göras tidigare under dagen vilket det senare framkom att det inte var möjligt. Dessutom har inte samtlig försäljning registrerats i kassaregister men kontanter har erhållits. Stickproven visar att sedan juni har differenserna minskat. Försäljningssummorna läggs dagligen i ett låsbart dokumentskåp. Förvaring av försäljningssummorna bedöms kunna ske i ett mer säkert utrymme. Nycklar till skåp innehas av två personer. Bankning sker av egen personal en gång per vecka. När kvitto och fax erhållits från bank och stämts av överlämnas den tillsammans med veckorapport och Z1 kvitton till kassan. Veckorapporten skall vara attesterad av två personer. Kontroll sker centralt av kassan. Enligt de intervjuade sker inga utlägg ur cafeteriakassan för vissa inköp. Inga avvikelser noterade i samband med stickprovsgranskningen. Eventuella differenser redovisas i veckorapporten. Enligt de intervjuade finns ingen kupongförsäljning. Uppdelning av 12 % moms respektive 25 % moms görs. Priser i cafeterian sätts enligt de intervjuade av personal i cafeterian. Prisnivån är enligt de intervjuade lägre än marknaden. Caféet ska dock inte konkurrera med övriga marknaden. Enligt de intervjuade sker ekonomiuppföljning och utfallet diskuteras i samband med personalträffar. Enligt de intervjuade sker inte någon systematisk uppföljning av exempelvis inköp kopplat till försäljningsintäkter. Försäljningsbelopp redovisas med korrekt belopp och utan dröjsmål Stickproven på samtliga besökta enheter visar att försäljningsbeloppen stämmer med bankning och veckorapporter/dagrapporter med några avvikelser. Differensen som gällde Mjölby fritidsgård korrigerades nästkommande redovisning. När det gäller identifierade differenser på Norrgårdens café som avser mer kontanter än inslaget belopp (försäljning) så har dessa nu minskat. Nytt kassasystem har installerats vilket varit en av orsakerna till uppkomna differenser. Ansvariga arbetsledare har nu fått information om när dagrapport skall tas fram på dagen samt arbetar med berörd kassapersonal så att dessa registrerar samtlig försäljning. 9
Bankning bedöms ske löpande på samtliga besökta enheter. Kommunen erhåller därmed sina intäkter utan alltför långa dröjsmål. Enligt kassaansvarig på centralt ekonomikontor (som stämmer av kommunens likvidkonton) stämmer insättningar huvudsakligen med underlag som faxas till avdelningen från berört café, restaurang, fritidsgård med avvikelser för Norrgårdens café. Kassaansvarig beskriver också att de kontaktar berörda enheter med kontanthantering löpande om underlag inte skulle stämma samt vid kontoavstämning delårsbokslut och bokslut. Mot bakgrund av de stickprov som genomförts bedöms att samtliga försäljningssummor också registreras och bankats. Utgående moms redovisas på korrekt sätt Av stickproven bedöms att utgående moms redovisas korrekt. Momsnivåer finns inlagda i kassaregistren. Uppdelning av försäljning 12 % respektive 25 % sker hos samtliga besökta enheter. Kontanter hanteras/förvaras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst Förvaring av kontanter sker på de besökta enheterna antingen i kassaregister, kassaskåp eller värdeskåp mellan bankningarna vilket vi bedömer som tillräcklig. Förvaringen som sker i låsbart dokumentskåp bör dock förbättras. 10