Whitepaper Så lyckas du med din P2P-investering Ta del av fördelarna med att investera i en P2P-lösning. Läs mer på visma.se/proceedo
Bakgrund och vad är P2P? Begreppet P2P var ett av ett antal buzz -fraser (B2B, B2C, G2C etc.) som dök upp under 1990-talet när Internet-applikationer i större utsträckning började används i näringslivet (Wikipedia). Enkelt beskrivet handlar P2P om den operativa inköpsprocessen från beställning till betalning och den omfattar allt från rekvisition och orderläggning till leveransmottagning, kontering och betalning. Den möjliggör reducering av leverantörsbasen och koncentration av inköpsvolymen till avtalsleverantörer, vilket ökar avtalstroheten. Skrivs P2P ut används varianterna purchase-to-pay och procure-to-pay, men även req to cheque förekommer. Den tidiga benämning som användes var eprocurement. Med P2P kan du uppnå bättre styrning, ökad datakvalitet och en lägre kostnadsnivå. 2
Hur ser det ut hos dig? De bästa inköpsorganisationerna investerar 50 % mer per inköpsanställd i bättre systemstöd än de medelmåttiga (Hackett Group). De använder därmed i högre grad teknologistöd för att automatisera sina företags transaktioner och processer. Hur ser det ut där du arbetar? Arbetar ni aktivt med att reducera av komplexitet i data och processer? Kan ni proaktivt styra era inköp? Eller får ni agera på historisk data. Är ert stödsystem fortfarande Excel? Att aktivt arbeta med att dra ner icke-mervärdeskapande arbete till ett minimum för att frigöra tid för proaktivt inköpsarbete är en självklarhet i de bästa inköpsorganisationerna. Det är därför inte konstigt att en undersökning av Novus visar att vart fjärde mellanstort bolag inte känner till att P2P-system finns. 25% av mellanstora bolag känner inte till P2P. Källa: Novus Varför du ska investera i en P2P-lösning? De flesta inköpsorganisationer har en utmaning med alltför många leverantörer, fakturor och för låg avtalstrohet i kombination med för få inköpsresurser att hantera situationen. Inköpen görs ofta decentraliserat och det är en utmaning för inköpsavdelningen att informera organisationen om vilka avtal som ska användas när. Detta gäller speciellt för indirekta produkter/tjänster och för organisationer som saknar adekvata inköps- och beställningslösningar. Ett konstant inflöde av nya leverantörer varje månad gör situationen på sikt både ohållbar och kostsam. För att få bukt med detta, men även för att tillse att en hållbar kostnadsnivå uppnås och behålls för alla inköpsinitiativ/upphandlingar som genomförs så är P2P-lösning en nödvändig förutsättning. Ett konstant inflöde av nya leverantörer gör situationen på sikt både ohållbar och kostsam. 3
Fyra fördelar med P2P-system 1. Bättre styrning/kontroll samt ökad datakvalitet Ett P2P-system möjliggör proaktiv styrning av inköp mot utvalda leverantörer och att endast godkända leverantörer läggs upp i leverantörsregistret. Därmed kan volymåtagande och annat som utlovats till våra leverantörer hållas. Vi ökar avtalstroheten, undviker avtalsotrohet och spend leakage. Vi motar Olle i grind och slipper en ständigt växande leverantörsbas där nya vilda fakturor kommer in (leverantören måste läggas upp för att betalning ska kunna ske). Det möjliggör även en produkt/tjänstestandardisering. Bättre styrning och kontroll möjliggör att vi kan sätta mål och realisera en reducering av vår leverantörsbas. Det i sin tur leder till en förbättrad datakvalitet då vi centraliserar och standardiserar vilka som kan lägga upp nya leverantörer och på vilket sätt. Analysen visar att en försiktig siffra för kostnaden att hantera en faktura manuellt är 60 kronor, motsvarande siffra för en digital faktura är 5 kronor. Men enligt andra källor kan en manuellt hanterad faktura mycket väl kosta mellan 200-700 kr. 2. Hållbart lägre kostnader Det finns ett flertal kostnadsbesparingar att uppnå genom att införa ett P2P-system. De är bland annat: Fler automatchade fakturor Ett spann förekommer från 60 kronor (kostnad för att hantera en manuell faktura, Nätverket för Elektroniska Affärer, NEA) till åtminstone 150-200 kronor (Inköpsbarometern). Motsvarande siffra för en digital faktura är 5 kronor (Visma Whitepaper Bye Bye manuell attestering ). Minskad avtalsdatabas Färre leverantörer innebär besparingar ur ett process- och tidsperspektiv. Även om det är ovanligt, så förekommer det att organisationer sätter en kostnad för den tids-/administrationsvinst som färre leverantörer innebär. Allt från några hundralappar upp till 5000 kronor per leverantör (Inköpsbarometern). Minskade dröjsmålsräntor Bättre styrning, kontroll och automatmatchning innebär att dröjsmålsräntor minskar eller helt uteblir. Ett genomsnitt av tidigare års dröjsmålsräntor kan användas som baseline vid besparingsberäkning. Förbättrad avtalstrohet med rekommenderade leverantörer har gett bolag 5-20 procent i rapporterade besparingar. Ökad avtalstrohet Förbättrad avtalstrohet med rekommenderade leverantörer har gett bolag mellan 5-20 procent i rapporterade besparingar för olika inköpskategorier (Applied Value). Närmare leverantörssamarbete En mindre leverantörsbas leder till färre relationer att hantera och ökar möjligheten till att arbeta närmare de som är strategiskt viktiga för verksamheten. Stora kostnadsbesparingar kan uppnås genom innovationer och produkt/tjänstestandardisering som tas fram tillsammans med leverantören. 3. Mätning och uppföljning Fakta och data är A och O inom inköpsområdet och ett bra sätt för inköpsorganisationer att kommunicera och driva sin förändringsagenda. Följaktligen ska därför mål sättas vid införandet av ett P2P-system och löpande ska rapporter tas ut. Allt för att visa på nuläge, framdrift, leverans och resultat. 4. Mer tid för värdeskapande arbete Genom att införa en mer effektiv operativ beställningsprocess görs besparingar både ur ett process- och tidsmässigt perspektiv. Andelen icke mervärdeskapande arbete minskas vilket frigör tid för mer mervärdeskapande arbete och högre produktivitet. 4
Hur lyckas du med din P2P-lösning? Det är viktigt att investeringen i en P2P-lösning ses i sitt sammanhang. Det vill säga att den är en del i den överordnande inköpsstrategin och den möjliggör exekvering av den. Inte att den är ett isolerat system som löser hela eller delar av den operativa inköpsprocessen. Därför ska ett business case tas fram för att erhålla acceptans och aktivt stöd av nyckelintressenter internt (oftast CFO och ledningsgruppen inklusive affärsområdeschefer). Därefter kan lösningskrav tas fram för er P2P-lösning innan upphandling, val av leverantör och implementering kan genomföras. Sist men inte minst så rekommenderas att mätning och uppföljning görs för att säkerställa att avkastningen på investeringen uppnås. Business Case Buy-in Lösningskrav Implementationsplan Uppföljning Fem faktorer som är viktiga för att lyckas med införande av en P2P-lösning: n Business case För att motivera en P2P investering så behöver en nuläges- och potentialanalys göras per inköpsområde för att fastställa besparingspotential. En plan måste tas fram hur besparingarna ska realiseras inom varje inköpsområde och total tillsammans med kostnaden för att implementera och vidmakthålla en P2P-lösning. n Buy-in Inköp är i det flesta organisationer en funktion som inte rapporterar till VD eller ingår i ledningsgrupen och ses oftast som en supportfunktion. Just på grund av denna organisationsplacering och syn på inköp så är det omöjligt för inköpsfunktionen att driva ett P2P-projekt utan stöd från högsta ledningen. En fullt ut implementerad P2P-lösning påverkar alla inom organisationen och är ett förändringsprojekt som inte ska underskattas. Med det sagt så måste business caset förankras med lämpliga personer och grupper högt uppe i din organisation. Vanligtvis brukar detta vara CFO och ledningsgruppen inklusive affärsområdeschefer. n Lösningskrav Det finns flera aspekter att beakta vid specificering av krav för en P2P-lösning, vi har valt att lyfta fram tre: Leverantörens track record Leverantören är beprövad och kan uppvisa på tidigare väl genomförda P2P-projekt i kombination med att leverantören har förutsättningar att finnas kvar på marknaden under lång tid. Funktionalitet Systemet klarar av alla olika inköpsbehov din organisation har nu och i framtiden, det vill säga i princip hela inköpsvolymen oavsett hur den hanteras idag. Ni vill ju erhålla en lösning som klarar alla typer av produkter och tjänster ni köper. Användarvänligt Systemet är enkelt och intuitivt att använda, vilket innebär att implementation och acceptans blir lättare. n Implementationsplan Förutom den självklara projektplanen så behöver implementationsplanen innehålla en kommunikationsplan och en plan för förändringsledning. Med ett starkt ledningsstöd i kombination med en fast plan som inte ruckar för lokala önskemål om anpassningar och som tagit fasta på behov av kommunikation och förändringsledning så finns det en möjlighet att snabbt erhålla resultat. n Uppföljning Att kontinuerligt mäta och rapportera effekten av implementeringen ökar sannolikheten för att lyckas med P2P investeringen och att implementeringen inte devierar över tid. En P2P-lösning påverkar hela organisationens köpbeteende och det är stor risk att ni inte får full effekt av er investering om ni inte monitorer och följer upp. Ta fram några få nyckeltal som kan följas över tid, till exempel avtalstrohet, besparingar och antal automatmatchade fakturor. 5
Om Visma Proceedo Visma Proceedo är en användarvänlig P2P-lösning med tiotusentals anslutna leverantörer. Vill du veta mer om hur Visma kan hjälpa er med att effektivisera hela processen från inköp till betalning kontakta Visma på: www.visma.se/proceedo Dela detta whitepaper på: