Symbrio berättar om några kundcase

Transkript

1 berättar om några kundcase Bravida Bakgrund Bravida är Nordens främsta totalleverantör av tekniska installations- och servicetjänster. Företaget har 8000 anställda i Norge, Sverige och Danmark. Organisationen är decentraliserad med cirka 160 enheter i Skandinavien. Bravida verkar på en krympande marknad som är hårt konkurrensutsatt. Ett övergripande mål är att förbättra effektiviteten inom alla områden. För att effektivisera inköpsprocessen valdes inköpssystemet. Problembild Innan introducerades hanterades inköp via traditionella kanaler såsom telefon, fax, e-post och hämtlager. Det var tidskrävande för projektledarna att samla information om priser, leveranskapacitet etc från flera leverantörer. Förutom att inköpen hanterades manuellt var hela den administrativa processen, med ordererkännanden och leveransbekräftelser, helt pappersbaserad. Detta gällde även den interna attesteringsprocessen, vilket medförde ett omfattande flöde av dokument mellan personal och arbetsplatser. Mål Bravidas mål var att införa ett inköpssystem som skulle ta bort arbetsmoment som saknar värde i inköpsprocessen. Vidare skulle inköpssystemet ge projektledaren en god överblick av hela materialfunktionen och en helhetssyn över inköpshanteringen. Det skulle också vara ett stöd i beställningsförfarandet genom att "online" ge tillgång till priser och besked om leveranskapacitet, samt ge möjlighet att stämma av pris och antal på leverantörsfakturan mot den ursprungliga ordern och leveransen. Lösning Lösningen blev inköps- och fakturahanteringssystemet, ett komplett

2 inköpsverktyg framtaget speciellt för bygg- och installationsbranschen. hanterar hela inköpsprocessen från artikelsökning och prisjämförelse till fakturering och attestering. Projektledaren skapar sina beställningar i inköpssystemet via en internetuppkoppling. kommunicerar med leverantörer antingen via EDI eller via ett webbgränssnitt. Beställt material levereras nästa dag om inget annat bestäms. Beställningar som skapas utanför systemet, tex via telefon eller från hämtlager, läggs enkelt in i systemet av leverantörerna, vilket gör att all inköpsinformation samlas i systemet. Integration är integrerbart med användarens övriga system som exempelvis affärs- kalkyloch underhållssystem. Leverantörer med en EDI-koppling kan också integrera sina ordersystem med. Då hanteras beställningarna automatiskt och därmed effektiviseras även leverantörens ordermottagning. En övervägande majoritet av alla inköp görs idag mot EDI-anslutna leverantörer. Implementering På Bravida har ett tiotal personer, från montörer till högsta ledningen för inköp, deltagit i förarbetet och implementeringsfasen. Projektet har drivits av inköpspersonal, inte av ITpersonal, och hela tiden hållits inom de från början uppsatta ramarna. Förutom det tekniska arbetet har stor vikt lagts vid att få användarna delaktiga i processen. En prioriterad del har varit att ge projektledarna insikt om att skapar förutsättningar för bättre affärer. Samtliga projektledare har deltagit i utbildningar under en till två dagar. Resultat för Bravida En övervägande majoritet av Bravida Sveriges totala transaktionsvolym går idag genom. Omkring 1800 användare gör bruk av systemet dagligen. Hela inköpsprocessen från beställning till attestering sker "online". Detta har lett till stora interna effektiviseringar. Hela värdekedjan från leverantör till montör har effektiviserats vilket lett till lägre inköpspriser. Systemet är idag i drift i hela Skandinavien. Resultat för leverantörer Då Bravidas beställningar går direkt in i leverantörens affärssystem effektiviseras orderhanteringen för leverantören. Alla parter i värdekedjan tjänar på att resurser frigörs. Genom anslutning till får leverantörerna dessutom en utmärkt möjlighet att exponera sig för hela Bravidas organisation. Lars Korduner, Inköpsdirektör, Bravida

3 PEAB Bakgrund Peab är ett av Nordens största bygg- och anläggningsföretag med en omsättning på 34 Mdr SEK (2008) och över anställda. Bolaget har starka traditioner tillbaka till äldre tiders byggmästarföretag där byggproduktionen alltid ska stå i centrum. I grunden präglas Peabs verksamhet av enkelhet vilket i kombination med sunt bondförnuft ska motverka tendenser till kostsam administration och byråkrati. Detta har resulterat i ett långsiktigt strategiskt arbete med stort fokus på att sänka byggkostnaderna för alla inblandade parter i byggprocessen - i synnerhet slutkunden. Några viktiga koncept i detta arbete är ett ökat industriellt byggande, fler lönsamma förtroendeentreprenader och inte minst stora satsningar på att sänka inköpskostnaderna. Utmaningen med inköpsutvecklingen Under 2005 påbörjades arbetet med att förändra inköpsrutinerna på Peab. Tidigare hade Peab precis som andra aktörer inom byggbranschen haft en decentraliserad inköpsverksamhet, vilket på de lokala marknaderna kan tyckas verka rationellt och effektivt. För att dra fördel av sin storlek för att kunna erbjuda sina kunder högre kvalitet till lägre pris krävdes dock nytänkade och utveckling av hela inköpshanteringen. Peab ville effektivisera inköpsprocessen och samtidigt få en förbättrad överblick över koncernens inköp. För att möta dessa behov drogs ett omfattande IT-utvecklingsprojekt igång under namnet PIA - Peabs Inköps- och Avropssystem. Mål Peabs målsättning med införandet av ett inköps- och avropssystem har varit att eliminera arbetsmoment i inköpsprocessen som inte tillför kunderna något mervärde. I anknytning till detta krävs att platschefer och entreprenadingenjörer får en ökad kontroll över materialförsörjningen till sina projekt och tillgång till rätt beslutsunderlag såsom priser och leveranskapacitet. Lösning Peab valde s internetbaserade inköpssystem för att realisera målen med PIA. är ett komplett inköpsverktyg, från början speciellt framtaget för bygg- och installationsbranschen. Systemet kan hantera hela inköpsprocessen från beställning till fakturering och attestering. En platschef eller arbetsledare kan lägga sina avrop i via en internetuppkoppling där kommunikationen med leverantörerna hanteras genom

4 EDI alternativt via ett webbgränssnitt. Avrop som skapas utanför systemet, tex via telefon, fax, eller via hämtlager, registreras också i för att fånga in all inköpsstatistik. Integration är integrerbart med användarens övriga system såsom tex affärs-, kalkyl- och underhållssystem. Leverantörer med en EDI-koppling kan också integrera sina ordersystem med. Då hanteras avropen automatiskt vilket även effektiviserar leverantörens orderbehandlingsprocess. Implementering PIA-projektet startades under 2005 och 2009 hade ca 1500 Peabanställda genomgått en endags utbildning i, vilket är tillräckligt för att omgående börja använda systemet effektivt. Även leverantörerna erhåller effektiviseringsvinster genom att integrera sina ordersystem med. Avrop som skapats av Peab går direkt in i leverantörens ordersystem vilket effektiviserar leverantörens orderhantering. Leverantören kan istället för att hantera rutinärenden fokusera på att erbjuda kunderna nya mervärden. Både kunden och leverantören blir vinnare i och med en effektivare relation. Resultat för Peab Fördelar som påtalats av användarna ute på arbetsplatserna är synliggörandet av korrekta priser, att slippa ringa runt till flera leverantörer och att kunna följa upp beställningar, liksom en generell tidsbesparing i orderförfarandet. För organisationen i stort innebär förändringen bättre priser och lägre omkostnader. De riktigt stora vinsterna ligger i att realisera de indirekta kostnadsbesparingarna som uppnås då hela organisationen börjar arbeta mot samma mål. Resultat för leverantörer Flertalet av Peabs viktigaste leverantörer är integrerade mot där ordern läggs direkt mot leverantörens ordersystem. Att order registreras automatiskt i det egna ordersystemet innebär en effektivisering för leverantören. Ytterligare leverantörer har anslutits genom s leverantörswebb, där orderhanteringen sker i ett gränssnitt på Internet.

5 Eltel Networks Minskade kostnader och ökad leveranssäkerhet Eltel påbörjade under år 2005 sitt samarbete med och introducerade därmed inköps- och fakturasystemet. Resultatet är enligt Mats Björkman, inköpschef på Eltel, ett bättre operativt gränssnitt mot leverantörerna. "Den primära vinsten är minskningen av de transaktionskostnader som uppstår i anslutning till inköp", säger han. "Dessutom har systemet hjälpt oss att öka leveranssäkerheten, vilken är en väldigt viktig faktor i vår verksamhet." Mer interaktiv leverantörsrelation Eltels inköpsorganisation bygger på en central funktion som bl.a. sköter den strategiska leverantörsrelationen och upphandling av avtal, medan det operativa beställningsförfarandet sköts lokalt av ca 800 beställare. Hittills har omkring 40 av Eltels leverantörer anslutits till i det fullständiga flödet som innefattar elektronisk order, orderbekräftelse, leveransavisering och faktura. "Med ett större antal leverantörer tydligare synliggjorda att välja produkter ifrån ökar det tillgängliga utbudet för beställarna och således minskar s.k. "vilda inköp", vilket också är en målsättning vi har", menar Björkman, som även upplever en positiv förändring i relationen till leverantörerna. "De flesta av våra leverantörer upplever de nya beställningsrutinerna som någonting positivt. Relationen är mer interaktiv idag än tidigare, tack vara enkelheten i att kommunicera genom." Smidig implementationsprocess På frågan om implementationsprocessen svarar Björkman: "Projektet som sådant gick riktigt bra, och i enlighet med den tid- och kostnadsplan som vi satt upp. Bidragande framgångsfaktorer var att redan inledningsvis tydligt specificera projektets innehåll och sedan hålla sig till detta, samt att hålla beslutsvägarna korta och tidsplanen snäv, vilket bidrog till en stark fokus på projektet från alla inblandade. Vi upplevde ett samförstånd med där vi tillsammans kunde lösa problem snabbt och smidigt." Mats Björkman, Inköpschef Eltel Networks

6 Titania -Titania är en snabbväxande byggentreprenör i Stockholm specialiserad på stambyten, vilket innebär mycket materialinköp från många leverantörer i kombination med höga krav på att rätt material anländer i rätt tid till rätt pris. Sedan vi implementerade görs inköpen direkt via och fakturorna skickas elektroniskt från leverantörerna och överförs på ett mycket enkelt sätt direkt till bokföringssystemet, vilket sparar mycket tid. Hans-Göran Grännby, CFO Titania Helgevold elektro - är ett inköpsverktyg som ger stöd för såväl den dagliga försörjningen till produktionen som den strategiska utvecklingen av inköp. skapar möjlighet att tillföra organisationen ett professionellt inköpssystem utan kompromisser. Johannes Helgevold, Daglig leder, Helgevold gruppen