Sebastian Nordgren Inköpschef Nacka kommun. Silf Competence

Transkript

1

2 "Att mäta och följa upp inköpsverksamheten och dess mognadsgrad anser jag är en framgångsfaktor för att säkerställa ständig utveckling samt att kunna jämföra och lära av andra. Som inköpschef måste jag genom analyser veta vilka strategiska områden jag skall prioritera för att lyckas med utvecklingen av kommunens affärer och säkerställa att vi får maximalt värde för skattepengarna. Sebastian Nordgren Inköpschef Nacka kommun

3 Offentlig Inköpsmognad Hur skapar inköpare och upphandlare värde i den egna organisationen? Ett samarbete mellan Upphandlingsmyndigheten, Svenskt Näringsliv och Silf

4 Inköpsmognad För att veta vart du skall - behöver du veta var du befinner dig Genom att arbeta med Inköpsmognad kan upphandlande myndigheter förbättra sina inköpsoch upphandlingsfunktioner och därigenom öka sitt värde i kärnverksamheten. Vilka modeller, metoder och erfarenheter finns och vilka är fallgroparna som bör undvikas?

5

6 Vikten av att komma in tidigt i processen Kostnader Höga Fastläggning av specifikation Kostnader för tekniska förändringar Inköpsmanöverutrymme Låga Tester Produktutveckling Produktionsförberedelser Produktion Tid Källa: Laage Hellman, Inköp en ledningsfråga

7 Offentlig Inköpsmognad För att veta vart du skall - behöver du veta var du befinner dig Från prisfokus till kostnadsfokus Från kostnadsfokus till värdefokus Transaktionell orientering Kommersiell orientering Koordineringsorienterad Intern integrering Extern Integrering Integrering i värdekedjan

8 Vad utmärker en Inköpsmogen organisation? Effektivitet som fångar den goda affären definieras i 14 processer. Exempel 1: en organisation skall ha stödsystem för att hantera de operativa processerna såsom e-handel. Exempel 2: en organisationen skall ha strategier på plats för sina viktigaste leverantörer.

9 Offentlig Inköpsmognad För att veta vart du skall - behöver du veta var du befinner dig Offentlig Inköpsmognad fokuserar på totalt 14 processer 1. Köpa in/ Egen regi 1. Inköpsplan och Inköpspolicy 8. Strategisk kostnadshantering 2. Utveckling av strategi per inköpskategori 6. Personalledning 2. Inköpsorganisationens struktur och sammansättning 7. Förbättring av leverantörsprestationer 3. Optimering av leverantörsportfölj 6. Integrering av leverantörerna i de operativa processerna 4. Utveckling och hantering av leverantörsportfölj 5. IS/IT för Inköp 3. Utveckling av rutiner 5. Optimering av innovation och utveckling 4. Nyckeltal för Inköp 8 strategiska processer 6 möjliggörande processer

10 Inköpsmognad är grunden för goda affärer För att veta vart du skall - behöver du veta var du befinner dig

11 Exempel från Självskattningsverktyget Myndigheten har inga eller endast några få nyckeltal som mäter Inköp/Upphandling och leverantörsprestationer. Nyckeltalen för Inköp/Upphandling är väl avstämda med myndighetens övergripande målsättningar. Nyckeltalen mäts och följs upp mot satta mål på regelbunden basis. Det finns formella kriterier och processer för att identifiera vilka leverantörer som skall följas upp och vilka nyckeltal som skall användas. Leverantörsprestationerna utvärderas kontinuerligt och resultatet återkopplas till intressenterna. Nyckeltalen och resultaten används tillsammans med leverantörerna för att utforma övergripande förbättringsplaner. Myndigheten har implementerat ett heltäckande "paket" med nyckeltal för att mäta leverantörernas prestationer.

12 Inköpsmognad För att veta vart du skall - behöver du veta var du befinner dig Stoppljus per utvärderingsparameter MP3 - Inköpsrutiner Exempel hämtat från Amersfoort i Nederländerna Resultat: stannar på nivå 1 men kan nå nivå 4 om MP3.3.2 åtgärdas.

13 Resultat av mätning Processerna analyseras utifrån 144 enskilda mätpunkter Inköpsmognad värderas i en 10-gradig skala för varje enskild mätpunkt Inköpsmognaden summeras för varje process respektive för helheten

14 Inköpsmognad I en mätning från 2013 med upphandlande myndigheter/enheter, NL utföll resultatet Kommun 2,25 Jämförelse Fokker 4.0 Sjukhus 3,31 Vattenverk 2,94 Genomsnitt 2,83

15 Inköpsmognad i Sverige Genomsnittet på gjorda mätningar är cirka 3.0 på en 10-gradig skala. Vissa organisationer visar på mycket hög mognadsgrad (7-8) i enskilda processer.

16 Självskattning vs revision Självskattning Utvärdera sig själv Webbaserat frågeformulär 14 processer 140 frågor Möjligt att pausa Analys Revision Utförlig utvärdering som genomförs av tredje part 14 processer utvärderas Intervjubaserat Intervjuer av upphandlingsfunktionen samt tvärfunktionella kontroller Dokumentation skall styrkas Definiera nuläge och börläge Rekommendationer för nästa steg

17 Inköpsmognad/Inköpsexcellens Behov av snabbhet Drivkrafter för inköpsmognad i privat sektor Behov av innovation Behov av tillväxt Inköpsmognad? Behov av vinst Behov av riskreducering Behov av hållbarhet Vilka är drivkrafterna i allmännyttan? Källa: Rozemeier, 2014, egen översättning

18 Process för Inköpsmognad För att veta vart du skall - behöver du veta var du befinner dig Hur går man tillväga för att öka värdet för inköp? Definiera mognadsgrad (eg. MSU+) Identifiera förbättringspotential Förbättra inköpsprocesser Förbättra inköpsfunktionen Utbyte av best practice Realisera kostnadsbesparingar Minskad risk, ökat värde Benchmarking med de bästa Källa: Rozemeier, 2014

19 Vad krävs för att nå inköpsmognad? Arbeta aktivt med att implementera förbättringar i värdeadderande processer, alla 14 processer behöver inte ligga på högsta nivå. Ingen organisation har idag uppnått högsta nivå på samtliga processer.

20 Finns det genvägar till Inköpsmognad? Enklaste vägen är att prioritera rätt aktiviteter där kostnad/nytta är väl balanserade. En vanlig genväg är att fokusera på processer som redan är påbörjade och har kort startsträcka.

21 Finns det fallgropar på vägen? Det måste finnas en tydlig ägare Sätt en realistisk ambitionsnivå efter att mätningen är gjord Ta inte ett för stort kliv som kan kräva en större investering

22 Några slutsatser av genomförda mätningar Mätningar i sig leder till medvetenhet kring förbättringsområden Hög inköpsmognad i de processer där organisationerna har fokuserat sitt förändringsarbete de senaste åren Låg inköpsmognad i de processer där organisationerna inte har fokuserat sitt förändringsarbete.

23 Inköp i framtiden! För en mogen inköpsorganisation krävs engagerade Inköpschefer och inköpare som har: Modet att utmana Kreativiteten att förändra Kunskapen att samverka

24 Silf Utbildningar i inköp, logistik, förhandling, juridik och offentlig upphandling Enstaka kurser Internationella certifieringsprogram Seminarier och event Nätverk Silf SCO magasin, böcker, blogg Verktyg och handböcker Trendrapport och expertrapporter Branschorganisation PMI Självskattning av mognad Procurement Leadership Program - PLP

25 Lycka till! Carina Dahllöf Johan Almesjö

26

27 De 10 högst prioriterade trenderna

28 Topp 10 prioritering - Kommuner

29 Topp 10 prioritering Statliga/kommunala bolag