De finns flera utmaningar med dagens mätning och uppföljning och därmed en massa förbättringsmöjligheter

Transkript

1

2

3

4

5 De finns flera utmaningar med dagens mätning och uppföljning och därmed en massa förbättringsmöjligheter Brister i dagens mätning och uppföljning Saknar systemstöd (manuellt arbete) För få mätetal Rapportering är tidskrävande Mätetal är inte balanserade Besparingsdefinitioner ej överenskomna Tidsdimensionsproblematik Annan Brist på ledningens stöd Saknar belönings/konsekvenssystem Ingen regelbunden uppföljning Vi mäter fel saker Topp tre utmaningar med mätning och uppföljning är: Saknar systemstöd (för mycket manuellt arbete) 85 % För få mätetal 54 % Rapportering är tidskrävande 38 % Detta är nästan exakt samma som vi sett i den senaste Inköpsbarometern för privat sektor: Saknar systemstöd 56 % Rapportering är tidskrävande 38 % Mätetal/besparingsmetodik ifrågasätts hela tiden 34 % 0% 10% 20%30% 40%50%60% 70%80% 90%

6 Det finns en förbättringspotential avseende besparingsberäkning och rapportering Lätt att räkna ut Lätt att rapportera Delvis 31% Ja 23% Delvis 15% Ja 39% Nej 46% Nej 46% Nästan 50 % av de tillfrågade tycker det är svårt att räkna ut och rapportera besparingar. Dock anser fler att det är lättare att rapportera besparingar (39 %) än att räkna ut dem (23 %). Även här ser vi en stor skillnad jämfört med privat industri där de upplever att det lättare att beräkna (40 %) och rapportera besparingar (53 %) än offentlig sektor.

7 Upphandlingschefer tycker det är viktigt att mäta nytta och ca 40 % har besparingsmål Hur viktigt är nyttan att mäta Besparingsmål 2014 Process för att fastställa besparingsmål Ganska viktigt 23% Delvis 8% Ja 38% VD, ledning, politiker Upphandlingschefen Annan Väldigt viktigt 77% Nej 54% En kombination 0% 10% 20% 30% 40% Majoriteten av upphandlingschefer (77 %) tycker det är väldigt viktigt att mäta nyttan av inköpsverksamheten. Nästan 40 % har besparingsmål och det är en markant ökning sedan 2012 (då det var 27%). De flesta tar fram sina besparingsmål via en top-down process via VD, ledning, politiker eller liknande. Vi ser att verksamheter med högre spend tycker viktigare att mäta nyttan än de med mindre spend.

8 Tillfrågade upphandlingschefer mäter många olika dimensioner i sin inköpsverksamhet Övriga mätetal vid inköpsfunktioner Avtalstrohet e-verktygsanvändning Antal överprövningar Intern kundnöjdhet Miljö KPI:er (t ex C2O) Faktura KPI:er (automatmatchning) Kvalitet Uppförandekods KPI:er (t ex CSR) Annat Processrelaterade KPI:er Leverantörs KPI:er (t ex levreduktion) Leverantörers finansiella status Service och support Leverans KPI:er (t ex leveransprecision) Personal KPI:er (t ex antal utbtim) ROI för inköpsfunktionen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Topp tre är: Avtalstrohet 54% e-verktygsanvändning 46 % Antal överprövningar Intern kundnöjdhet Även om många mätetal används så anges som en brist med mätningen att det är för få mätetal (54 %, se sid 11). Det är i stort samma som topp sex som 2012, med undantag av e-verktygsanvändning som nu är nummer två. Inom privat sektor var senaste topp tre: Kommersiella KPI:er 53 % Kvalitet 47 % Leveransrelaterade KPI:er 44 %

9 Mätning och uppföljning hjälper upphandlingschefer att uppnå ett bättre resultat, men en förbättringspotential existerar Intern kundnöjdhet Nöjdhet med mätning Mätning hjälper att uppå bra resultat Delvis 46% Ja 8% Delvis 30% Ja 46% Delvis 54% Ja 62% Nej 46% Vet inte 8% Majoriteten av upphandlingschefer (54 %) tycker att de mäter det som är viktigt för interna kunder, men nästan hälften (46 %) är långtifrån nöjda med hur inköp mäts och följs upp. Enbart 8 % är nöjda. Vi ser att verksamheter med mindre spend är mer missnöjda med hur inköp mäts och följs upp (nej = 67 %) jämfört med dem med högre spend (nej = 38 %). Tillfrågade upphandlingschefer tycker att mätning och uppföljning hjälper dem att uppnå ett bättre resultat 62 %.

10 Mätning och uppföljning sker mer frekvent än 2012 Hur mätning görs Frekvens på uppföljning Manuell bedömning, redovisning i excel En kombination Uttag av rapporter från ekonomi/e-handelssystem Annan 50% 40% 30% 20% 10% 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Merparten (54 %) gör manuella mätningar som redovisas i excel eller liknande, medan en tredjedel (27 %) använder någon form av kombination av utdrag ur ekonomisystem och excel. En majoritet mäter och följer upp sin inköpsverksamhet månadsvis (46 %). Det är en skillnad från 2012, då resultatet var 38 % och fler följde upp kvartalsvis och årsvis (totalt 45 %). Vi ser att verksamheter med högre spend mäter månadsvis (63 %) och de med mindre spend årsvis (67 %).

11

12

13

14

15

16

17 Potential saving Planned saving Ongoing saving Contracted saving Realised saving

18

19

20

21