Mätning av inköp: teori och praktik

Transkript

1 Mätning av inköp: teori och praktik Daniel Knudsen, Tek Dok. Head of Procurement Business Support E.ON Sverige Syftet med seminariet Att sätta KPIer och benchmarks i ett sammanhang och resonera kring dessa ur ett teoretiskt och pratiskt perspektiv Inte att ge de 10 bästa inköpskpierna Att med olika KPIer och benchmarkingdata belysa skillnader mellan ledande inköpsorganisationer och medelmåttiga inköpsorganisationer 2 1

2 Först en uppgift! - Skriv ner de 3 viktigaste KPIerna som inköpsorganisationen rapporterar idag All kunskap kommer från jämförelser! KPI:er och Nyckeltal Intern jämförelse Jämförelse mot tidigare utfall eller uppsatta mål Benchmarking Extern jämförelse Jämförelse mot extern organisation, helst med liknande karraktäristik 2

3 Inköp som black box Behov av externa tjänster, produkter eller kompetens Tillredsställda behov Resurser KPI för Inköp som black box Behov av externa tjänster, produkter eller kompetens Tillredsställda behov Resurser ROI= Kostnadsbesparingar Alla kostnader för att drifta inköpsorganisationen 3

4 Stora skillnader mellan inköpsorganisationers ROI Hur kan man förklara skillnaderna mellan organisationerna? Vilka KPIer kan användas för att belysa skillnaderna? Hur tillfredsställer organisationerna behoven och hur ser behoven ut? Leaders Average Vad gör Leaders som inte Average gör? Utvecklingstrappa för mänskliga behov 5. Behov av självförverkligande 4. Behov av uppskattning 3. Behov av tillgivenhet 2. Behov av trygghet Abraham Maslow Kroppsliga behov Viktiga principer Grundläggande behov måste vara tillfredsställda innan högre behov kan tillfredsställas Om lägre tidigare tillfredsställda behov hotas kommer fokus att riktas dit 4

5 Utvecklingstrappa för organisationers behov av inköpsförmåga 5. Skapa värde 4. Styra behov 3. Totalkostnadsfokus 2. Prisfokus Ca referenser i litteraturen och större konsultbolag 1. Säkra försörjning Viktiga principer Grundläggande behov måste vara tillfredsställda innan högre behov kan tillfredsställas Om lägre tidigare tillfredsställda behov hotas kommer fokus att riktas dit Utvecklingstrappa för inköp hitta nya affärsvärden i leverantörsbasen reducera komplexitet och varians reducera totalkostnad (inte bara leverantörens marginal) 5. Skapa värde 4. Styra behov 3. Totalkostnadsfokus Skapa konkurrensfördelar från leverantörsmarknaden Styra internkund Kostnadsmodeller och till rätt pris Rätt vara vid rätt plats och rätt tid 2. Prisfokus 1. Säkra försörjning Förhandla Lägga order Place & chase 5

6 Faktabaserade beskrivningar av stegen Mål och Behov Inköps roll Verktyg KPIer Aktiviteter Benchmarks Beskrivning av stegen Källor AT Kearney - Assessment of Excellence in Procurement Hackett Group - Book of Numbers Accenture - High performance through procurement 1. Säkra försörjning Mål och behov Rätt vara eller tjänst vid rätt plats vid rätt tid Inköps roll Operativt inköp Verktyg Långa kontrakt Flera alternativa källor KPIer Mäter kvaliteten i leveranser och produkten Mäter att vi köper från rätt leverantör - Compliance Skillnad Leaders vs Average Tydliga processer för internkunders behov Fångar upp spenddata på strukturerat sätt =>förutsättning för strategiskt inköp Benchmarking Leaders vs Average Ca 25% färre prisfel i P2P processen hos Leaders Dubbelt så många försenade leveranser hos Average Leaders har hälften så många leverantörer per spendvolym för indirekt material Leaders hanterar mer än dubbelt så många POs per FTE till halva kostnaden per PO Ca 90 % av alla Leaders har EN uppsättning policys och processer för PO-hantering; för Average är siffran ca 50% 6

7 2. Prisfokus Mål och behov Rätt vara eller tjänst OCH rätt pris Inköps roll Förhandlare Verktyg Separation av operativ och strategiskt inköp N-stegs strategisk inköpsprocess Tracking av besparingar Håller koll på när kontrakten löper ut och planerar upphandlingarna därefter KPIer Kostnadsbesparingar Jämförelser med olika pris- och producentindex Skillnad Leaders vs Average För Leaders 2x så stor andel som systematiskt: Poolar volymer - Konsoliderar antalet leverantörer - Letar nya leverantörer i emerging markets Benchmarking Leaders vs Average Dubbelt så stor andel RFx genomförda online för Leaders jmf med Average Dubbelt så stor förekomst av att systematiskt använda externa prisbenchmarks för Leaders jmf med Average Ca 95% av alla Leaders har ETT leverantörsregister som alla inom organisationen kan accessa; för Average ligger siffran på 70% Ca 90% av alla Leaders har EN komponentdatabas som alla inom organisationen kan accessa; för Average ligger siffran på ca 50% Övning A 20% Vad är besparingen i exemplet nedan? Antag konstant volym per kvartal 10 8 SEK Prisändring: (10-8)/10=20% B 10% Spendändring under 09: Vol* (4*10-(2*10+2*8))/(4*10)=10% C 15% Q109 Q209 Q309 Q409 Q110 Q210 Q310 Q410 Spendändring under 09&10: Vol* (8*10-(2*10+6*8))/(8*10)=15% 7

8 3. Totalkostnadsfokus Mål och behov Går från lägsta pris till lägsta total cost of ownership (TCO) Inköps roll Försörjningsexpert: SRM, SCM, BI Verktyg Välutvecklade totalkostnadsmodeller Tvärfunktionella team inkl leverantörer Riskhantering KPIer KostnadsKPIer för alla stegen i värdekedjan Riskmått Cost reduction Cost avoidance Skillnad Leaders vs Average Dubbelt så stor andel som systematisk: - Förbättrar tvärfunktionella processer (inkl leverantörer) - Gör nerbrytningar av konkurrenters produkter Tre gånger så stor andel som systematiskt: Samarbetar med leverantörer för att reducera kostnader Benchmarking Leaders vs Average Cost savings är dubbelt så stora för Leaders jmf med Average Cost avoidance är 5 ggr större för Leaders än för Average Leaders lägger 50% mer resurser på strategisk inköp än Average (inköpsanalys, inköpsstrategier, leverantörsutveckling) 80% av Leaders har en grupp av inköpsanalytiker för strategiskt inköp; för Average är siffran 5 % 4. Hantera behov Mål och behov Reducera komplexitet och styra/kontrollera behov Inköps roll Budgetkonsult, Money Manager, Internal Relationship Manager, Stakeholder Management Verktyg CRM approach Koppla budgetprocess till upphandlingsprocess Styra och tydliggöra behoven Forma behoven (spend planning): Senarelägga, Jämna ut, Öka (när rätt tillfälle ges) KPIer Andel inköp gjorda med tidig medverkan från inköp Kundnöjdhet enkät Skillnad Leaders vs Average Dubbelt så stor andel som systematisk förenklar produktspecifikationen - Går mot branschstandard - Designar om egen produkt Benchmarking Leaders vs Average 1/3 av alla Leaders överträffar internkunders förväntningar; för Average är siffran 1/5 För Leaders så är 75% av alla förbättringsprojekt inom inköp kopplade till organisationens förbättringsprojekt; för Average är siffran ca 30% Leaders lägger i snitt 30% mer tid på kompetensutveckling jmf med Average 8

9 5. Skapa värde Mål och behov Ökat värde från spenden (inte bara reducera kostnader) Inköps roll Respekterad rådgivare till organisationen Förändringsledare Verktyg Design for supply Sustainability Driva innovation från leverantörsbasen Make/buy av hela processer (vad är core? Vad kan läggas ut?) KPIer Inköps mäts i samma KPIer som organisationen som helhet! Ex ROI, TTM, TTC Inköps påverkan på: Resultaträkning, Balansräkning, Likviditetsräkning Skillnad Leaders vs Average Leaders är som regel alltid aktivt medverkande i framtagning av Corp eller BU strategier; för Average sker det bara i hälften av fallen Benchmarking Leaders vs Average Ca 60% av Leaders söker systematiskt efter innovationer i leverantörsbasen; för Average är siffran ca 30% Ca 20% av Leaders har outsourcat någon del av inköpsverksamheten; för Average är siffran ca 5% Ca 60% av Leaders möter eller överträffar målen för TTM jmf med ca 30% för Average Ca 80% av Leaders möter eller överträffar målen för leverantörers bidrag till innovation jmf med ca 40% för Average Utvecklingstrappa för inköp hitta nya affärsvärden i leverantörsbasen Ökande värde från inköp 5. Skapa värde Ökande krav på förmåga Skapa konkurrensfördelar från leverantörsmarknaden reducera komplexitet och varians reducera totalkostnad (inte bara leverantörens marginal) 4. Styra behov 3. Totalkostnadsfokus Styra internkund Kostnadsmodeller och till rätt pris Rätt vara vid rätt plats och rätt tid 2. Prisfokus 1. Säkra försörjning Förhandla Lägga order Place & chase KPIerna används för att ge fokus åt det som är väsentligt för att ta nästa steg 9

10 % Plan vs genomförda förbättringar Inköps påverkan på resultat Produktivitet Supply chain risk Sustainability Innovation Skillnader i bruk av KPIer Traditionella KPIer Nya KPIer Leaders Average Leaders Average Sammansättning av personal Chefer 20 Strategiska inköpare Operationell inköpare 40 % färre FTE per spend volym för Leaders jmf med Average! Leaders Low performer 10

11 Några avslutande tankar Förstå var du är idag på utvecklingstrappan, både var gäller värdeskapande och förmågor; var uppriktigt mot dig själv och din organisation Skapa en vision om var du vill vara men ta också in var organisationen vill att du ska vara Bryt ner visionen till flera väl avgränsade förbättringsprojekt med tydliga leveranser Var beredd på att det tar tid och ork att utveckla förmågorna Se till att KPIerna belyser de nyutvecklade förmågorna! Mätning av inköp: teori och praktik Daniel Knudsen, Tek Dok. Head of Procurement Business Support E.ON Sverige 11