Category Management. Jens Sundin ICA Sverige AB. Procurement Conference

Transkript

1 Category Management Jens Sundin ICA Sverige AB Procurement Conference

2 Innehåll 1. Inledning 2. Kort om ICA 3. Vad är Category Management? 4. Fördelarna med Purchasing Category Management 5. Hur fungerar Purchasing Category Management? 6. Frågor

3 Innehåll 1. Inledning 2. Kort om ICA 3. Vad är Category Management? 4. Fördelarna med Purchasing Category Management? 5. Hur fungerar Purchasing Category Management? 6. Frågor

4 Stort butiksnät i fem länder Region Antal butiker Sverige Norge 578 Estland 80 Lettland 108 Litauen 47 TOTALT *Antal butiker per den 31 december 2010.

5 Affärsmodellen ger intjäning från flera håll Butiksverksamhet 42% Bankverksamhet 1% ICA AB Fastigheter 2% Varu- och tjänsteförsörjning 55%

6 ICAs bolag ICA Sverige Leverantör till ICA-handlare i Sverige Driver försäljning, etableringar, marknadskommunikation och logistikdrift Omsättning 2010: MSEK ICA Norge Leverantör till norska ICA- och Rimi-butiker Driver försäljning, etableringar, marknadskommunikation och logistikdrift Omsättning 2010: MSEK

7 ICAs bolag (forts.) Rimi Baltic Driver butiker i Baltikum Centraliserade inköp, logistik och distribution Omsättning 2010: MSEK ICA Banken Finansiella tjänster som ska förenkla vardagen för ICAs kunder Brett erbjudande av tjänster till privatpersoner ICA Fastigheter Äger och förvaltar fastigheter Merparten av hyresintäkterna från ICA-butiker

8 Organisation Royal Ahold N.V. Hakon Invest AB (60%) (40%) ICA AB CFO COO ICA Sverige ICA Norge RIMI Baltic ICA Banken ICA Fastighet ICA Special HR Group & ICAskolan IMS Not: Enligt aktieägaravtal har Royal Ahold och Hakon Invest ett gemensamt bestämmande inflytande i ICA AB.

9 ICAs Koncerninköp har idag ägarskap för fem kategorier, ytterligare en kategori är på gång. Comp consultants Utilities ICAs koncerninköp för omkostnadsinköpen startade Består idag 1 av 4 FTE. Supply Chain Development Professional services Telecom IMS Koncern HR Printed matter Inom ICA finns totalt 16 kategorier för inköp av indirekt mtrl & tjänster. Dessa etablerades hösten IMS Koncerninköp har idag ägarskap för kategorierna Resurskonsulter, Travel mgmt, Facility Services, Fleet mgmt Rekryterings- & Omställningstjänster,. Publicity Equipment & Maintenance Strukturerat arbete i enlighet med Category Management-metodiken av kategorin Mediaförsörjning (Utilities) är just påbörjad. Övriga kategorier hanteras ute i organisationen utan någon central styrning. Travel Facility Temp labour Stöd vid analyser sker från ICAs avdelning för Supply Chain Developement.

10 Innehåll 1. Inledning 2. Kort om ICA 3. Vad är Category Management? 4. Fördelarna med Purchasing Category Management 5. Hur fungerar Purchasing Category Management? 6. Frågor

11 Vad är Category Management?

12 Category Management-begreppet kommer ursprungligen från detaljhandeln Category Management startade i slutet på 1980-talet inom detaljhandelsindustrin för att fokusera på kundernas behov i syfte att skapa maximal försäljning. Category Management som begrepp är ursprungligen relaterat till inköp av produkter och är ett arbetssätt för leverantörer och detaljister att analysera och fastställa sitt sortiment med utgångspunkt från att slutkunden /konsumenten är i fokus. Category Management ur försäljningsperspektivet innebär att man startar från kundens behov (köptillfället) och går vägen bakåt till produktframställan samt alla tänkbara led som finns däremellan.

13 Det här är Category Management ur ett inköpsperspektiv! Ett (1) arbetssätt att få ut det mesta värdet för de pengar ett företag spenderar på inköp. Tvärfunktionellt arbete Category Managementprocessen sammanför olika verksamheter med gemensamma behov och ger möjlighet till både kostnadsbesparingar - och mervärden! Helhetssyn drivs utifrån verksamhetens behov samt ger en helhetsbild på totala behovet/volymen inom hela företaget/koncernen. En process för att systematiskt etablera försörjningsstrategier utifrån det egna företagets förutsättningar.

14 Purchasing Category Management är en affärsprocess och inte en inköpsprocess! Upptäckt Strategisk sourcing Sökning Förväntningar Svårigheter Supplier Management Beräkna Utveckla Analysera & utvärdera Spend Leverantörskapacitet Processkapacitet Marknader Kundbehov Teknologiutveckling Konkurensförmåga Förmåga/färdigheter Resurser Urval Planera Kategori Strategi Styra Investera Kontinuerlig förbättring Supply base managment Leverantörsprestanda Ändrat beteende Kompetensutveckling Teknologi stöd Processer & policies Roller & ansvar Organisation Källa. McKinsey Leverera Verkställ Utförande/planering Prioritera Prioriteter Avveckla Resultat Verksamhetens planering

15 60-80% av den totala besparingen skapas i analys- och strategiarbetet innan upphandling % Potentiell besparing Hög Analys av funktion / affärsvärde Alternativa produkter och lösningar Konsolidera volymer Global sourcing / Low Cost Sourcing Utveckla leverantörer och förändra leverantörsrelationer Öka konkurrensen Förhandlingsstrategi & kompetens Inköpskort Elektroniska avrop & Attester Samfakturering Låg 60-80% av potentiell besparing Automatisk fakturamatchning Analys & varugruppsstrategi Upphandling & skriva avtal Avropa/Beställa och processa faktura & betalning Kriterier Tvärfunktionell process Inköpsexpertis Processeffektivitet Fokus på Totalkostnad Pris Transaktionskostnad

16 Innehåll 1. Inledning 2. Kort om ICA 3. Vad är Category Management? 4. Fördelarna med Category Management 5. Hur fungerar Purchasing Category Management? 6. Frågor

17 Purchasing Category Management hjälper till att leverera stora kostnadsbesparingar och mervärden Besparingar Riskeliminering Risker i supply chain identifieras och hanteras. Innovation Betydande kostnadsbesparingar och kostnadseffektiviseringar Konkurrenskraftiga fördelar via förhöjd innovationsförmåga Effektiviseringar Effektiviseringar, förbättringar, utveckling, process

18 Purchasing Category Management bidrar också till. Företagets övergripande mål Linjerar med företagets mål och visioner Processäkert Fakta och data ger rätt beslutsunderlag för att arbeta processorienterat Koordinerat Gemensamt arbetssätt och terminologi Konkurrenskraft Snabbt, enkelt, billigt och effektivt

19 Med en strukturerad kategorihantering kan en kontinuerlig kostnadsreduktion och/eller ökat värde på ca 3-6% förväntas per hanterad kategori år efter år Besparing/värde 3-6 % 3-6 % 3-6 % Årliga besparingar/värdeökningar via professionell kategorihantering 3-6 % Initial besparing via strategisk upphandling År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 År 7 Strategisk Upphandling Kategorihantering Källa. Accenture, 2010

20 Category Management = Strukturerat arbetssätt! Analysera inköpsvolymer Analysera marknaden Analysera företagets behov Definiera Strategi Identifiera och prioritera projekt Implementera och utvärdera

21 Innehåll 1. Inledning 2. Kort om ICA 3. Vad är Category Management? 4. Fördelarna med Purchasing Category Mangement 5. Hur fungerar Purchasing Category Management? 6. Frågor

22 Purchasing Category Management är uppbyggt på tre fundament och fyra principer Dessa fyra pelare är nödvändiga principer för ett lyckat Category Management-arbete Think-out-of-the-box Helhetsperspektiv Tvärfunktionella team Faktabaserat Dessa tre beståndsdelar är en förutsättning för att leverera värde Förändringsarbete Behov & Marknad Strategic Sourcing

23 Purchasing Category Management behöver också ett strukturerat arbetssätt som alla kan förhålla sig till Breakthrough thinking Think-out-of-the-box Customer Focus Helhetsperspektiv Cross functional teams Tvärfunktionella team Facts and data Faktabaserat För att lyckas behövs en robust process som kombineras med ett fokuserat förändringsarbete med beprövade inköpsverktyg. Förändringsarbete Behov & Marknad Strategic Sourcing

24 Hur fungerar Purchasing Category Management? All spend inom företaget/koncernen kategoriseras utifrån samma kriterier. A B C Global X Reg. X Kategorikarta (Category Map) Tvärfunktionella team ( Kategoriråd ) koordinerar och beslutar om inköpsaktiviteter & strategier. Kategoriplanen beskriver kategorin utifrån gjorda analyser samt beskriver strategi och fortsatt arbete (prioriterade projekt). Kategoriansvarig från Inköp Lead Kategoriteam/-råd Sponsor Medlemmar från berörda områden Kategori Plan Spend analys Sourcing strategier på Kategori - och Subkategorinivå Leverantörssegmentering och andra analyser Prioriterade aktiviteter/projekt med identifierade besparingar Analyser bryts ned och förfinas på sub-kategori nivå. Kategoriplaner på subkategorinivå skapas vid behov. Sourcing Strategi Sub-kategori nivå Sourcing Strategi Sub-kategori nivå Sourcing Strategi Sub-kategori nivå Tvärfunktionella team & projekt driver och implementerar inköpsprojekt. Implementeringsplaner och projektetablering Implementeringsplaner och projektetablering Implementeringsplaner och projektetablering

25 Purchasing Category Management-processen - från start till mål Definition av kategori Spend Management Demand Mgmt Market analysis Team & Stake holder mgmt TCO/Cost Mgmt Supplier Mgmt Risk Management Nuläge och förberedelse Porfolio Mgmt Strategy generation Project Mgmt Strategic sourcing Contract Mgmt Planering & vägval Genomförande Implementation och uppföljning

26 Hur får man Purchasing Category Mgmt och kategorier att få genomslagskraft? Workshops Individuella möten med viktiga stake holders Strukturerade Kommunikationsplaner iscensätts Fokusera på lågt hängande frukter i början för att nå s.k. quick wins Broschyrer & -utskick Marknadsför Best Practises & Success stories Förankrings strukturer, t ex inköpspolicy Support från ledningen Skapa övergripande beslutsforum ( Category Team s ) Inköparna måste få rätt förutsättningar I ett större kategoriarbete med efterföljande inköpsprojekt är det ca 70-80% förändringsarbete och ca 20-30% inköpsrelaterade aktiviteter

27 FRÅGOR?

28

29 Category Management in Purchasing