Den Goda affären - hur Trafikverket upphandlar samhällsutveckling. Katarina Norén Trafikverket

Transkript

1 Den Goda affären - hur Trafikverket upphandlar samhällsutveckling Katarina Norén Trafikverket

2 Vi levererar samhällsnytta varje dag... Tåg i rätt tid Framkomliga vägar Aktuell trafikinformation Säkrare transportsystem för alla Energieffektivare transportsystem Infrastruktur för människa o natur Förarprov på 139 platser 38 färjeleder över hav o sjö

3 Det här är våra största projekt ERTMS (nationellt projekt) Kostnad: 30 miljarder (2012) Marieholmsförbindelsen Trafikstart: 2021 Kostnad: 4,8 miljarder (2009) Västlänken Trafikstart: 2028 Kostnad: 20 miljarder (2009) Göteborg- Borås Kostnad: 15 miljarder (2012) E4 Sundsvall Trafikstart: 2015 Kostnad: 4,1 miljarder (2009) E18 Hjulsta-Kista Trafikstart: 2015 Kostnad: 4 miljarder (2009) Norra länken Trafikstart: 2014/2019 Kostnad: 15,5 miljarder (2011) Förbifart Stockholm Trafikstart: 2023 Kostnad: 28 miljarder (2009) Citybanan Trafikstart: 2017 Kostnad: 16,8 miljarder (2007) Mälarbanan Trafikstart: 2015/2022 Kostnad: 10,7 miljarder (2010) Ostlänken Trafikstart: 2028 Kostnad: 30 miljarder (2008) Hallandsås Trafikstart: 2015 Kostnad: 10,8 miljarder (2008)

4 Nya förutsättningar ger nya möjligheter

5 Varför bildades Trafikverket? Ett trafikslagsövergripande synsätt Ett tydligare kundperspektiv Stärkt regional förankring En effektivare organisation Stödja innovation och produktivitetsförbättring i anläggningsbranschen

6 Trafikverkets strategiska utmaningar Ett energieffektivt transportsystem Väl fungerande resor och transporter i storstadsregionerna Effektiva transportkedjor för näringslivet Robust och tillförlitlig infrastruktur Trafikverket en modern myndighet Mer nytta för pengarna

7 Övergripande organisationsstruktur Styrelse Internrevision Generaldirektör GD Kansli Ekonomi och styrning Bo Friberg Inköp och logistik Katarina Norén Strategisk utveckling Agneta Wargsjö Juridik och planprövning Charlotta Lindmark Centrala funktioner Personal Wiveca Dahl IT Mathias Persson Kommunikation och informationshantering Christer Hårrskog Resultatenheter Samhälle Torbjörn Sunesson Trafikledning Caroline Ottosson Underhåll Jan Pettersson Investering Stefan Engdahl Stora projekt Per Sjöstrand Förarprov Anders Borglund Järnvägsskolan Jan Nilsson Verksamhetsområden Färjerederiet Anders Werner Sweroad Jonas Hermansson Trafikverkets museer Robert Sjöö Förvaltning av järnvägsfordon

8 Fördelning inköpsvolym ,5 MSEK Totala kostnadsutfallet för entreprenader utgör MSEK, Tekniska konsulter och forskning MSEK samt MSEK administrativa tjänster Källa: Kostnadsutfall Agresso

9 Trafikverkets största leverantörer Trafikverkets 10 största leverantörer utgör MSEK

10 Genomsnittligt antal antal anbud anbud per trafikslag för järnväg och väg Ökning andra året i rad! Järnvägsentreprenad ökat från 2,9 till 3,4 anbud per upphandling och Vägentreprenad har ökat från 3,4 till 3,8 anbud per upphandling * omfattar: avslutade objektspecifika upphandlingar inom entreprenad

11 Trafikverket gör goda affärer! Överenskommelser mellan två parter där båda parter gynnas, konkurrensen främjas och marknaden utvecklas! Affären ska bygga på: Ett livscykelperspektiv Hög etisk hållning Hållbarhet Vi känner extra stort ansvar som myndighet!

12 Trafikverket utvecklar en Renodlad beställarroll ett förhållningssätt med fyra beståndsdelar En renodlad beställarroll är ett förhållningssätt som medför nya förändrade arbetssätt där vi skapar förutsättningar för marknaden att

13 Potentialen i ökad produktivitet och innovationsgrad är stor! Målsättningen är ett systematiskt produktivitetsarbete med: 1,3 mdr kr i frigjorda medel 2013 och 3 mdkr kr 2014 (klart!) 2-3% årligen Renodlad beställarroll en resa från egen regi till en beställarorganisation

14 Hur åstadkommer vi detta?

15 Målbilden är klar! Totalentreprenader: upphandlad volym ska minst uppgå till: Ej klart % % % Klart (projekt mkr)! Utredning och projektering: upphandlad volym till fast pris ska minst uppgå till: % % % Klart!

16 Leverantörerna behöver: Hantera ett större åtagande ex-vis totalentreprenader. Bidra till : rimlig riskfördelning krav på egenskap och funktion alternativa lösningar och seriell produktion Vara innovativa och ta vara på de möjligheter som funktionskrav och fast pris innebär. Utveckla sin egenkontroll

17 Trafikverket behöver: Överlämna ett större åtagande till leverantörerna. Bli mer affärsmässiga som beställare. Upphandla mer på funktionskrav. Utveckla leverans- och leverantörsuppföljningen. Följa upp, analysera och synliggöra resultaten av affärsmodeller. Öka framförhållningen i inköpsplaneringen

18 För att förverkliga målbilden 2016 behöver alla samarbeta och fokusera Effektivitet/ Kumulativa besparingar DECENTRALISERAD Funktionellt fokus TRV 2012 CENTRALT LEDD Tvärfunktionellt fokus 2016! 2013 Sammanhållen värdekedja, kontroll i alla led Proaktivt arbete med beställaren (före, efter inköp) IL påverkar behoven (före inköp) Avtalsförvaltning på hög nivå (efter inköp) Utveckling tillsammans med leverantörer (team) TRV 2010 TRV Nationell leverantörsuppföljning - Anläggningsforum - Leverantörsdagar - m.m Transaktionsorientering Kommersiellorientering Koordinering av inköp - Intern integration Extern integration Integration av värdekedjan Org. Mognad Karakteristika Reaktivt Administativt Operativt Inköpsstategi saknas Dålig insyn i exakt vad man köper Inköp centralt placerat Gemensamma policies, system Tvärfunktionell koordination Avtalstrohet Formulering av inköpsstrategi Tvärfunktionell problemlösning Tvärfunktionella team Totalkostnadsfokus Integrerade inköpssystem Mätning av inköpsprestanda

19 Hur utvecklar vi våra interna inköpsprocesser? Centralledd organisation (klart) Inköpsplanering för god framförhållning till marknaden och Kompetensutveckling av inköpare till affärsstöd (pågår) Automatisering/digitalisering/ensning av processer/arbetssätt (delvis klart) Översyn ambitionsnivå sociala krav, miljökrav och säkerhetskrav (pågår) Nationella kategoriteam/kategoristrategi (pågår) Nationella leverantörsteam och leverantörsuppföljning (pågår) Systematisk uppföljning och utvärdering av inköp (pågår) Innovationsupphandling (pågående regeringsuppdrag) Optimering av lager (pågår)

20 Många frågor om Trafikverkets upphandlingar nu! Är totalentreprenad verkligen effektivt? Varför är det så få anbud på underhållsmarknaden? Köper Trafikverket bara på lägsta pris? Ställer vi (tillräckligt höga) krav på säkerhet, miljö och sociala hänsyn? Gör vi det svårt för småföretag när vi blir renodlad beställare?

21 Hur ställer vi krav på miljöhänsyn? Gällande krav: Krav på ett systematiskt miljöarbete Avgaskrav i fordon och maskiner Anläggningskrav, varukrav, produktkrav Krav på transporttjänster Specifika krav eller incitament per projekt Under utveckling: Klimatkalkyl för byggande, drift och underhåll av infrastruktur för att kunna göra en klimatdeklaration för varje projekt som kan följas upp. Klimathandlingsplan för Trafikverket

22 Säkerhetskrav i upphandlingar Gällande krav: Säkerhetstyrningssystem enligt Järnvägslagen Krav på kompetens (godkända utbildningsplaner) Projektspecifika krav Under utveckling: Utveckla säkerhetskulturen (exv stand-down, utbildningar, temadagar) Översyn av el- och trafiksäkerhetskraven Kraftigt ökat antal oanmälda kontroller Kraftigt höjda viten Samarbete med branschen Krav på kompetens genom certifiering

23 Hur ställer vi krav på sociala hänsyn? LOU/LUF: bör-krav EU/ILO Regeringens CSRstrategi m.m. Nuvarande situation: Antidiskriminering Minimilön Uppförandekod Viss kontroll av att ILO:s konventioner följs Under utveckling: Samarbete med Skatteverket för justa villkor Helhetsgrepp samordning av krav Riktlinjer för krav på sociala hänsyn vid handel från utlandet

24 Är det bara lägst pris som gäller?* Upphandlingsfas Miljökrav, arbetsmiljökrav, sociala krav, finansiella krav, säkerhetskrav, kvalitetskrav, leveranskrav e t c Kontraktsregleringsfas Bonus om ex-vis tid, miljökrav, genomförandekvalitet, innovation e t c överträffas. Förfrågnings underlag Lägst pris Ekonomiskt mest fördelaktiga Minimikrav Mervärde/ Utvärderings kriterier Kontrakt Uppföljning av kontrakt och mervärden Bonus/viten Mervärde vid utvärdering om minimikrav på ex-vis tid, genomförandekvalitet överträffas. Viten om ej i tid, om arbetsmiljökrav, diskrimineringskrav, leveranskrav m.m. inte uppnås

25 Små och medelstora företag vinner ca 15 % av våra entreprenadkontrakt (1,7 mdr kr 2012) % 1% 1% 8% 7% 28% Byggande (väg): Mark o bro Föreb. underh (väg): Beläggning Föreb./avhj underh (väg): Övrigt 9% Byggande (jvg): BEST Byggande (jvg): Mark o bro 13% 15% Föreb./avhj underh (jvg): Övrigt Avhjälp. underh (väg): Baskontrakt 15% Byggande (jvg): Tunnel Byggande (väg): Tunnel Föreb./avhj underh (jvg): Baskontrakt

26 Kategoriorganisation Inköp & Logistik (1/3) KATEGORIFAMILJER Kategoriteam Direkta varor och tjänster Christer Hagberg Indirekta varor och tjänster Johan Åbom Entreprenader Catarina Sundberg Tekniska konsulter Karin Öberg Johnsson 27 kategoriteam varor Bemanning Baskontrakt väg Planering & projektering IT Möten & resor Baskontrakt bana Projektadministration Info & kommunikation Beläggning Specifika tekniska kompetensområden Facility management Byggnadsverk Färjerederiet BEST (bana, el, signal, tele) Infra system Mark

27 % Potentiell besparing Kategoriarbete handlar om att skapa ett tvärfunktionellt samarbete tidigt i inköpsprocessen med syfte att identifiera besparingar Besparingskurvan Hög Analys av funktion / affärsvärde Alternativa produkter och lösningar Standardisering Konsolidera volymer Global sourcing / Low Cost Sourcing Utveckla leverantörer och förändra leverantörsrelationer Öka konkurrensen Förhandlingsstrategi Inköpskort Elektroniska avrop & attester Samfakturering Låg 60-80% av potentiell besparing Automatisk fakturamatchning Analys & kategoristrategi Upphandling & skriva avtal Avropa/Beställa och processa faktura & betalning Kriterier Tvärfunktionell process Inköp- och upphandlingsexpertis Processeffektivitet Fokus på Totalkostnad Pris Transaktionskostnad 60-80% av den potentiella besparingen skapas i det strategiska inköpsarbetet

28 Trafikverkets process för att utarbeta och implementera kategori-strategier bygger på åtta utvecklingssteg följt av implementering Svärdet kategoriprocess för Inköp och Logistik 2 Analysera historiska och framtida inköpsvolymer SVÄRDET 1 Etablera kategoriteam 3 Analysera ingående produkter eller tjänster inom kategorin Identifiera och Analysera Sammanställ och kvantifiera Utveckla en leverantörsmarknaden kategoriprofil dokumentera besparingspotentialer kategoristrategi Implementera kategoristrategin Mät och följ upp leverantörs- och kategoriprestanda 4 Bygg totalkostnadsmodell Externa förutsättningar Strategi och besparingar Interna förutsättningar

29 Prioriteringsområden NLI vad är viktigast att förbättra? Trafikverkets modell för leverantörsuppföljning Trafikverkets egen förmåga att driva innovation och produktivitetsförbät trande åtgärder inom de olika branscherna Leverantörernas möjligheter att vara innovativa och kreativa i upphandlingarna

30 Hur kommunicerar /samarbetar vi med våra leverantörer? Leveransuppföljning (VO/CF) Byggmöten (IV, PR) Uppdragsmöten (CF) Företagsmöten (UH) Leverantörsuppföljning (IL) Möten 1-2 ggr per år Leverantörsteam (A) Kontaktpersoner (B) Informationsutbyte (IL samordnar) Leverantörsdagar Mässor m.m. Strategiskt förbättringsarbete (GD) Anläggningsforum Styrgrupp BI/STD Projektgrupper BI/STD FIA-dagen

31 Inom leverantörsuppföljning görs en leverantörsbedömning som maximalt består av nio bedömningsområden Områden i bedömningsmallar Tid Bedömningsmallar finns över o Material o Utförandeentreprenad o Totalentreprenad Miljö Kvalitet o Byggskede o Projekteringsskede o Baskontrakt väg o Baskontrakt järnväg Trafik Leverantörsuppföljning Ekonomi Beroende på frågornas relevans viktas de till ett slutresultat Utvärdering görs på nio områden, dessa är samma för samtliga mallar men bara de relevanta områdena tas upp i respektive mall Säkerhet Teknik och utveckling Samarbete och kommunikation Dokumentation Områdena är generiska för samtliga mallar vilket skapar en gemensam struktur inom hela Trafikverket

32