Metoder för att tänka efter före erfarenheter och metodboken

Transkript

1 Metoder för att tänka efter före erfarenheter och metodboken Lars Carlsson Programägare MT vård och FoU Karolinska Universitetssjukhuset Linda Andersson Partner, Ansvarig för Government & Public Sector Advisory, EY Nordics ARKITEKTILLUSTRATION Arkitektillustration CHOPIN; White Arkitekter, förkortad programhandling 1

2 Grad av förädling Utveckling och innovation krävs för att möta sjukvårdens framtida utmaningar Gapet mellan vårdens behov och samhällets betalningsförmåga riskerar att fortsätta att öka Vårdbehov Innovation är ett av de verktyg som hälso- och sjukvården behöver för att överbrygga gapet mellan betalningsförmåga och vårdbehov Innovation Betalningsförmåga Utveckling Pengar Kunskap Kvalitet Nytta Pengar direkt Annat mervärde Forskning Pengar Kunskap Kvalitet Utveckling inom hälso- och sjukvården Pengar Kunskap Innovationen är resultatet av en innovationsprocess och kan vara nya framgångsrika produkter, tjänster eller processer - en innovation kan också innebära att man applicerar en befintlig lösning eller teknik på ett nytt problem 2

3 Upphandlingsprocessen består av fyra delar och framgångsfaktorn är att följa dessa processteg för en lyckad upphandling Funktionskrav Avtal och uppföljning Tilldelningskriterier och anbudsunderlag Mål och behovsanalys 3

4 Karolinska Universitetssjukhuset har utvecklat olika metodiker för upphandling beroende på när i tiden innovationen är tänkt att uppkomma Incitament för innovation Innovation direkt över tid Kravställning kan ske genom funktionskrav eller skallkrav Välj förfarande med omsorg Via t ex en betalningsmekanism kan skapas incitament för innovationer över tid. Tänk på dialog med marknaden! Innovationspartnerskap för innovation över tid Ett partnerskap som innebär ett gemensamt åtagande mellan beställare och leverantör Tänk på dialog med marknaden! Direkt kravställning i FFU Överenskommelse om samarbete 4

5 Innovationsupphandling är ett verktyg för Karolinska Universitetssjukhuset att nå sina målsättningar och vision Sjukvården Upphandling Näringslivet Akademin 5

6 Definitionen av innovationer följer Vinnova och i programmet kategoriseras innovationerna utifrån flera aspekter Ska ha tagits i bruk Befintlig teknik men ny för oss! Inte en uppfinning Framgångsrika resultat Spana ut mot andra branscher! Radikala eller ej? Kategorisera efter konsekvenser positiva och negativa När i tiden? Välj metod och förfarande utifrån skärpa I kraven och tidsperspektiv SLL och Karolinska Universitetssjukhusets syfte med utveckling av innovationer och innovationsupphandling är att skapa initiala såväl som kontinuerliga mätbara resultatförbättringar avseende såväl ekonomi och kvalitet, dvs. att generera mer vård för pengarna. 6

7 Grad av involvering Genom en nära och tidig samverkan med verksamheten och marknaden kan kvaliteten på upphandlingen, liksom måluppfyllnaden ökas, samtidigt som uppföljningskraven minskar RFI Anbud Låg Hög Funktionkravsremiss Mål och behovsanalys Funktionskrav Tilldelningskriterier och anbudsunderlag Avtal och uppföljning Traditionell upphandlingsmetod Innovationsupphandling Verksamhetens involvering 7

8 Output Fokus Input Exempel på metod för genomförande av behovsanalys enligt vår metodbok Övergripande mål Fokusintervjuer Verksamhetsplaner Verksamhets- och Flödesanalys Dokumenterade verksamhetsbehov Innovationsmetodik Innovationskatalog Marknadsanalys 1 Workshop Nuläge & Behovsanalys 2 3 Workshop Innovationspotential Workshop Prioriterade Innovationer Mål Verksamhetsbehov Innovationskatalog Prioriterade Innovationer Mål Mål 8

9 Innovationsupphandling behöver bedrivas tillsammans med verksamhetsutveckling för att tillgodogöra sig innovationerna och förändra sitt sätt att arbeta MT & IKT nkh Byggnadstekniska Förutsättningar & Behov Verksamhetsutvecklingsprojekt Upphandling / Försörjning Paket Paket Paket Paket Paket Paket Paket Paket Andra projekt inom SLL 9

10 En förstudie inför en innovationsupphandling kan brytas ned i flera olika delmoment 01 Vision och målformulering 06 Föra dialog med marknaden 02 Styrning och roller 07 Innovation, partnerskap och paketering 03 Gränssnitt, beroenden och intressenthantering 08 Upphandlingsförfaranden 04 Riskhantering 09 Finansiell analys 05 Identifiera behov & innovationer 10 Framtida kontraktshantering FOKUS FÖR DAGENS WORKSHOP 10

11 Projekt- och förankringsstrukturen i form av den s.k. omvända Melittan syftar till att involvera verksamheten 02 Lagledare är ansvariga för att formera grupper med erforderlig kompetens och för förankring inom organisationen 11

12 Output Fokus Input Behovsanalysen utgörs av en workshopserie där verksamhetens behov samt innovationspotential analyseras 05 Övergripande mål Fokusintervjuer Verksamhetsplaner Verksamhets- och Flödesanalys Dokumenterade verksamhetsbehov Innovationsmetodik Innovationskatalog Marknadsanalys 1 Workshop Nuläge & Behovsanalys 2 3 Workshop Målbilder & lösningar Workshop Prioriterade Innovationer Mål Verksamhetsbehov Innovationskatalog Prioriterade Innovationer Mål Mål 12

13 Under behovsanalysen genomförs en marknadsdialog för att skapa förståelse för leverantörers kapacitet och förmåga att möta behov, det finns flera olika typer av marknadsdialoger Marknadsundersökning Request for Information (RFI) Syfte: Finna lösningar på de utmaningar/behov/ målbilder som verksamheten identifierat Svenska och utländska MT & IKT-mässor Syfte: Få förståelse för vilka aktörer som finns på marknaden samt vilka generella lösningar som finns 3 4 Studiebesök hos leverantörer från andra industrier Syfte: Få förståelse för generella lösningar utanför vårdsektorn men som kan vara relevanta Studiebesök hos vårdleverantörer Syfte: Få förståelse för generella lösningar relevanta för vården Ta vara på möjligheten att ha denna typ av dialoger med marknaden innan upphandlingen startar - det ger en möjlighet att ge en tydlig utmaning till marknaden samt rikta upphandlingen åt rätt håll 13

14 Behovsanalys och marknadsdialog resulterar i fastställande av innovationsgrad som avgör val av upphandlingsförfarande 08 FoU Bidrag Förkommersiell upphandling Förf om inrättande av innovationspartnerskap Konkurrenspräglad dialog Upphandlingsinslag Förhandlat förfarande Öppet förfarande Selektivt förfarande LoU Innovationsgrad Projekttävling Hög osäkerhet om framtida lösning Osäkerhet kring vissa delar av vad som önskas upphandlas Låg osäkerhet kring marknadens mognad samt beställarens förmåga att beskriva objektet Hög komplexitet Odefinierad eller outvecklad marknad Hög potential men även hög risk Låg komplexitet Utvecklad marknad Begränsad potential låg risk 14

15 Resultaten hittills visar att innovationsupphandling är ett verktyg för att nå långsiktiga mål, skapa värde och reducera kostnader Förberedelser Upphandlingsfas Kontraktsperiod Traditionell upphandling Innovationsupphandling (Programmet) Kostnad för förstudie Kostnad för upphandling Initial investering Årlig kostnad 1. Reducering investering ~x % 2. Reducering årlig kostnad för service mm ~y % Total nytta över tid 3. Monetära mervärden > z MSEK 4. Andra mervärden 5. Kunskap till Karolinska och SLL 16

16 Komplexitet & Resursbehov Lärdomar Framgångsfaktorer och utmaningar Behovsgap Gränssnitt mot andra projekt Avtalsuppföljning Gränssnitt mot SLL Svagaste länken Komplexitet Kommunikation & kunskapsöverföring God kommunikation mellan projekt och verksamhet Robusta beslutsprocesser Befogenhet Informerade beslut Stort som smått Dag för dag Planering & uppföljning Antal förändringar Bra sätt att veta vad som händer & hur man påverkar man varandra Rum för rum 17