Inköp på Svenska kraftnät

Transkript

1 Inköp på Svenska kraftnät Konsult- och entreprenörsdagen 2015 Ulrika Hesslow, inköpschef

2 På gång på Inköp Inköpsplan Utvärderingskriterier Uppföljning lev Kontraktsmallar Rekrytering Kvalificering Kategoristyrning Styrdokum ent Program kontakt KU planer Kvartalsrapport Avtalshantering Inköpsdata Nyckel tal

3 På gång på Inköp Inköpsplan Kontraktsmallar Utvärderingskriterier Uppföljning lev Rekrytering Kvalificering Kategoristyrning Styrdokum ent Avtalshantering Program kontakt KU planer Kvartalsrapport Inköpsdata Nyckel tal

4 Inköpsplanen publiceras på svk.se

5 Inköpsplanen uppdateras 3 ggr/år

7 Inköp på Svenska kraftnät Från 1 dec Patrik Emanuelsson Luftledningar Ulrika Hedman Inköp Pelle Hovland Underhåll, IS/IT, Varor & tjänster för elberedskap Primärapparater Min Hou Konsulter Håkan Johansson AC Stationer, HVDC, DC kabel Från 1 dec Elsie Wallin AC kabel Topplinebyte, ledningsåtgärder Anna Andersson Verksgemensamt, direktupphandlingar, webbar, inköpsplan Fredrik Johansson Inköpssystem Anja Tollgård- Fagrell Inköpsutveckling Ulrika Hesslow Inköpschef

9 Varför kategoristyrning? > Förutsättning för strategiskt inköp och effektivitet. > Samlad kunskap om leverantörsmarknaden och behov. > Tydlig strategi per kategori. > Kategorianpassade kvalificeringskrav, utvärderingskriterier, prismodeller, kontrakt samt mallar. > Följa upp leverantörernas prestationer och initiera förbättringsaktiviteter. > Tydliga kontaktpersoner mot leverantörer och internt. > Ständiga förbättringar genom målsättningar för kategorin och uppföljning. > Kontinuerligt arbete även mellan upphandlingar. Leverantörsmarknad och leverantörer.

11 Kvalificeringssystem Varför? > Spar kalendertid - separat annonsering krävs inte > Effektivt - kategorier kvalificeras för flera upphandlingar > Uppdaterad och lättillgänglig leverantörsinformation Vad? > Kvalificeringssystemet och branschnätverket Sellihca > Används av energisektorn i Norden, bl a Vattenfall, E.ON, Statkraft, Statnett, Energinet > Mer info på

12 Exempel på prekvalificering i Sellihca Leverantörer anmäler sitt intresse för en kategori i Sellihca under olika koder Filtrerar i Sellihca på kategorikod, miljöcert, kvalitetscert, finansiell rating, omsättning. 21 leverantörer 10 leverantörer passar inte (felkodade, företagsbeskrivning). 11 leverantörer kvar Utskick av anbudsförfrågan till 6 leverantörer Utvärdering av inkomna anbudsansökningar. 6 leverantörer kvalificerade Prekvalificeringsinbjudan till 11 leverantörer. Kvalitets-, arbetsmiljö-, miljö- och elsäkerhetsdokument samt beskriva minst 3 relevanta projekt

14 Uppföljning av entreprenörer Datum Medel Utvärdering under projektet PROJEKT GENOMFÖRANDE Projektet bedrivs i enlighet med överenskommen tidplan ######### Rapporteringen av projektet sker korrekt och inom angiven tid enligt överenskommen rutin Arbeten som kräver avbrott är planerade och kommunicerade enligt överenskommen rutin samt genomförda i enlighet med plan ######### ######### Anmärkningar från förbesiktningar åtgärdas snarast och senast en månad efter besiktningens genomförande. ######### DOKUMENTATION/KOMMUNIKATION Bedöm prestation sedan förra byggmötet Leverans av kvalitetssäkrad dokumentation sker enligt plan Förändringar (tekniska, administrativa, personella mm) som påverkar projektet är omhändertagna i enlighet med överenskommen rutin Förebyggande dialog och kommunikation sker fortlöpande mellan parterna där syftet är att säkerställa projektets framdrivande. HÄLSA, MILJÖ, KVALITET OCH SÄKERHET Bedöm prestation sedan förra byggmötet Arbetsmiljöplaner efterlevs, uppdateras och är en integrerad del i det fortlöpande arbetet. Riskbedömningar och skyddsronder görs regelbundet. ######### ######### ######### ######### Rapportering och hantering av incidenter under perioden har gjorts enligt överenskommen rutin ######### Miljöplaner efterlevs, uppdateras och är en integrerad del i det fortlöpande arbetet. Riskbedömningar och miljöronder görs regelbundet. Kvalitetsplaner efterlevs, uppdateras och är en integrerad del i det fortlöpande arbetet ######### ######### Utvärdering under projektet, subtotal ##### Utvärdering vid överlämning och idrifttagning Allvarliga brister vid driftbesiktning Idrifttagning enligt överenskommen plan Leverans av dokumentation i enlighet med angiven tidpunkt Brister i slutbesiktningen Projektledarens sammanlagda bedömning av entreprenörens generella attityd, hantering av ÄTA, förmåga till anpassning, lyhördhet samt vilja att nå projektets uppsatta mål Överlämning och idrifttagning, subtotal 0 Total utvärdering #####

15 Uppföljning av resurskonsult Ansvar och initiativ 1 Inte alls väl 2 Inte särskilt väl 3 Medel 4 Väl 5 Mycket väl Effektivitet och leverans i tid 1 Inte alls väl 2 Inte särskilt väl 3 Medel 4 Väl 5 Mycket väl Kvalitet 1 Inte alls väl 2 Inte särskilt väl 3 Medel 4 Väl 5 Mycket väl Ev. kostnad för fel/sen leverans 1 Mycket hög konsekvens 2 Hög konsekvens 3 Låg konsekvens 4 Mycket låg konsekvens 5 Ingen konsekvens Motsvarande finns för projektkonsult

16 På gång på Inköp Inköpsplan Kontraktsmallar Utvärderingskriterier Uppföljning lev Rekrytering Kvalificering Kategoristyrning Styrdokum ent Program kontakt KU planer Kvartalsrapport Avtalshantering Inköpsdata Nyckel tal

17 Implementering av inköpssystem > Varför? > Veta vad vi köper, från vem, till vilken kostnad. Kunna mäta. > Modernt arbetssätt > Styrning och kontroll > Automatisk betalning om faktura matchar beställning > Effektiv hantering av avtal > Go Live slutet Q > Alla beställningar och avtal > Fakturareferens: Svenska kraftnäts ordernummer

18 På gång på Inköp Inköpsplan Kontraktsmallar Utvärderingskriterier Uppföljning lev Rekrytering Kvalificering Kategoristyrning Program kontakt KU planer Kvartalsrapport Styrdokument Avtalshantering Inköpsdata Nyckel tal

19 Inköpspolicy > Vi agerar affärsmässigt och står för god affärsetik. > Vi utnyttjar konkurrensmöjligheter. Strävar efter minst tre anbud och att upphandlingen utformas så att utbudsmarknaden inte begränsas. > Vi behandlar leverantörer likvärdigt och icke-diskriminerande. > Vi strävar efter låg totalkostnad ur ett livscykelperspektiv. > Vi ställer tydliga krav inom arbetsmiljö, miljö, säkerhet och kvalitet. > Våra kravspecifikationer är tydliga. Kraven ska vara noga övervägda och proportionerliga. > Våra leverantörers leveranser ska levereras i tid och uppfylla ställda krav > Vi strävar efter god dialog och gott samarbete med leverantörer. Vid behov inhämtar vi synpunkter från leverantörsmarknaden innan upphandling påbörjas. > Samtliga inköp sker i enlighet med gällande lagstiftning samt Svenska kraftnäts styrdokument och mallar.

20 Kultur Kultur Interna arbetssätt Interna arbetssätt Intresse nt Intresse nt Ägare Ägare Svenska kraftnäts målkarta En ledande roll för en Vi är en av hållbar Sveriges och mest säker attraktiva elförsörjning arbetsgivare. Vi säkerställer att elsystemet är robust samt drivs säkert och effektivt även vid framtida omvärldsförändringar. Vi bedriver en effektiv utveckling av stamnätet till nytta för elmarknaden. Säkert, kostnadseffektivt och miljöanpassat elsystem Långsiktigt uppnådda avkastningskrav Stamnätet möter elmarknadens behov Hög leveranssäkerhet och låga avgifter Väl fungerande elmarknad Ny och ökad produktion kan anslutas smidigt och miljöpåverkan minimeras Etablerad strategisk förvaltning Effektiv systemdrift Effektiv marknadsdesign Anläggningsprojekt genomförs strukturerat Tillförlitliga analyser, beslutsunderlag och planer för att kunna agera proaktivt Vi är effektiva och proaktiva. Standardiserade och dokumenterade arbetsflöden och verktyg Etablerat strategiskt inköp Ändamålsenliga metoder och verktyg för att styra och utveckla verksamheten En kultur av ständigt lärande. Vi är en av Sveriges mest attraktiva arbetsgivare. Arbetar som ETT SvK Rekrytera, utveckla och behålla rätt kompetens Utveckling, Ansvar, Effektivitet och Tydlighet

21 Uppföljning av utvecklingen mot strategiskt inköp genom ett score card Självskattningsverktyg för utveckling av inköpsverksamheten Poängskala Rubrik Underrubrik Vikt (poäng) 2014 (poäng) Mål 2015 (poäng) 1 poäng * 2 poäng * 3 poäng * Strategiskt inköp 4 poäng* Vi har inköpsstrategier för alla kategorier Strategier Kategoristrategier inköpsstrategier finns framtagna för 5 utvalda kategorier inköpsstrategier är implementerade för 5 utvalda kategorier inköpsstrategier finns framtagna samt implementerade för 70% av samtliga kategorier baserade på verksamhetens behov och leverantörsmarknaden. Inköpsstrategierna är framtagna i tvärfunktionella team och (max 28p) implementerade. Affärsmässiga och affärsfokus Affärsdrivande riktlinjer och mallar för direktupphandlingar framtagna och implementerade Affärsdrivande riktlinjer och mallar för beställning från ramavtal framtagna och implementerade Minst 3 anbud för 90%? av annonserade upphandlingar Vid inköp strävas efter lägsta total cost of ow nership för Svenska kraftnät God kunskap om marknadsprisnivån, om aktörer Kunskap om leverantörsmarknaden 2 0,5 1 3 God kunskap om leverantörsmarkaden för 5 kategorier God kunskap om leverantörsmarkaden för 50% kategorier God kunskap om leverantörsmarkaden för 70% kategorier på globala marknaden, hela leverantörskedjan, referenser hos Svk och relevanta kunder. Kunskap om nyckelleverantörers strategier och nuläge (ekonomi, marknadsposition) Leverantörsmarknad (max 20p) Följer upp leverantörers prestationer Ta fram process för vad vi ska följa upp, följer upp 30% av utvalda leverantörer med vilka, samt hur följer upp 70% av utvalda leverantörer systematisk uppföljning av samtliga väsentliga parametrar på våra viktigaste leverantörer Leverantörsutveckling Sporadisk uppföljning och dialog Regelbundna möten med 10 leverantörer Regelbundna möten med 20 leverantörer med förbättringsaktiviteter som med förbättringsaktiviteter som genomförs och systematiskt följs upp genomförs och systematiskt följs upp vilket kontinuerligt förbättrar affären för vilket kontinuerligt förbättrar affären för båda parter. båda parter. Regelbundna möten med de viktigaste leverantörer med förbättringsaktiviteter som genomförs och systematiskt följs upp vilket kontinuerligt förbättrar affären för båda parter. Har mandat och driver inköpsfrågor inom Svk Ledningens erkännande av inköpsenhetens och dess funktion Ledningens erkännande av inköpsenhetens betydelse Förväntningar från ledningen på att inköpsenheten Ledningens erkännande av inköpsenhet deltar och bidrar till Svk:s framgång och bevis på nödvändighet och dess strategiska roll att inköp får gehör för framlagda förslag. Inköps- mognad (max 28p) Tidig involvering, helhetsansvar för samtliga 25% av annonserade upphandlingar och 50% av annonserade upphandlingar och 75% av annonserade upphandlingar och inköpsaktiviteter (exempelvis kommersiella, Helhetsansvar för affären 2 0,5 0,5 2 större ramavtalsbeställningar enligt 4- större ramavtalsbeställningar enligt 4- större ramavtalsbeställningar enligt 4- juridiska, strategiska och granskning av tekniska poängsnivån. poängsnivån. poängsnivån. specifikationer, marknadsundersökning, förhandling, etc.) Stötta när problem dyker upp under avtalstiden, Stöd/förvaltning under Enkät på x nivå samt behovsanpassad Visst stöd ges Ta fram enkät samt nå nivå x förhandla med leverantörer (mäts genom enkät kontraktets löptid uppföljning där projektledare och avtalsanvändarna tillfrågas) Mål för inköpsverksamheten 2 0,5 1 2 Mål enligt verksamhetsplan och uppföljning kvartalsvis, Affärsinriktade mål för 5 kategorier som följs upp kvartalsvis. Affärsinriktade mål för 70% av nyckelkategorierna som följs upp kvartalsvis. Affärsinriktade mål samtliga nyckelkategorier som följs upp kvartalsvis. Standardiserat arbetssätt Fastställda styrdokument och mallar finns publicerade. Uppdatering av mallar och styrdokument är genomförd samt eventuellt ytterligare behov av mallar och styrdokument är identifierade. Rutiner för mall- och styrdokumenthantering finns framtaget och implementerat. Ständigt relevanta och publicerade mallar och styrdokument är publicerade och används. Beställarna inom Svk känner till vilka Intern informationsspridning Etablerad rutin för regelbunden utbildning Inköp publicerar en nyhet per månad på samt påbörja implementering intranätet. Kvartalsrapport till ledningen. leverantörsavtal som finns, hur avtalen ska användas samt vilka mallar som ska användas vid Processer & verktyg (max 24p) Planering & samordning Vi har en extern inköpsplan som är tillgänglig för leverantörer. Den sträcker Den externa inköpsplanen uppdateras 2 sig 2,5 år framåt i tiden och uppdateras 1 ggr/år. ggr/år. Vi har också en intern inköpsplan Vi samordnar likarartade behov mellan olika beställare. avrop och mindre upphandlingar. Vi har en extern inköpsplan som uppdateras 3 ggr/år. som uppdateras löpande. Informationssystem Vi har implementerat Inköpssystem är implementerat. Vi har beslutat om kvalificeringssystem kvalificeringssystem samt system för Systemen är integrerade till samtliga samt system för avtalsdatabas. avtalsdatabas. Förstudie genomförd och nödvändiga egna system och vid behov beslut fattat angående inköpssystem med leverantörer Relevanta inköp görs via systemet. Poäng av max 100p * För poäng på viss poängnivå ska kraven för denna poängnivå samt kraven för samtliga lägre poängnivåer vara uppfyllda.

22 På gång på Inköp Inköpsplan Utvärderingskriterier Uppföljning lev Kontraktsmallar Rekrytering Kvalificering Kategoristyrning Styrdokum ent Program kontakt KU planer Kvartalsrapport Avtalshantering Inköpsdata Nyckel tal

23 Tack för era idéer förra året!

26 Fokus för inköp 2016 Uppföljning av leverantörer Inköpssystem Kategoristyrning Samverkansentreprenad