Self-Billing NCC. Fakturering och Internationell Handel Branschgemensamt seminarium Ebba Lonaeus NCC AB

Transkript

1 Self-Billing NCC Fakturering och Internationell Handel Branschgemensamt seminarium Ebba Lonaeus NCC AB

2 Nordens ledande byggoch fastighetsutvecklingsföretag Ca anställda Omsättning cirka 45 Mdr SEK Tusentals projekt såväl stora som små Noterat på Stockholmsbörsens O-lista Börsvärde cirka 6 Mdr SEK 2

3 Bakgrund ~ fabriker som kommer och går under ett år ~ 1 million leverantörsfakturor; 20/80 ~ leverantörer; 20 % byts varje år Samlingsfakturor ganska vanliga 3

4 Projekt Elektronisk Handel Treårigt verksamhetsutvecklingsprojekt Initierat av Koncernledningen Målsättning att minska de administrativa kostnaderna (öka lönsamheten) självfaktura e-rabatter högre kvalitet på såväl information som leveranser 4

5 Avropsprocessen Faktiskt behov (ritning, inköps- och leveransplan, verklighet) Hantera Avrop 1. Hantera avropsbekräftelse 2. Hantera leveransavi 3. Hantera leverans 4. Hantera betalningsunderlag 5. Utföra Betalning 6. 5

6 Inköp Kontoret /Byggbod Bygget Finans/ekonomi (1) Beställning/ Avrop (3) Accept av leveransavi (5) Kontroll av avsändningsavi (6) Godsmottagning och kontroll (7) Betalning Mottagningsrapport Prislista Avrop Betalningsavi Föravisering Avsändningsavi Kollietikett Kolli- Kollietiketetikett Marknad Säljavdelning Säljarens lager Ekonomiavd. (2) Accept av avrop (4) Packning, märkning, avisering (8) Bevakning Källa: Framtidens Leveransprocess/BEAst 6

7 Byggarbetsplatsen (1) Beställning/ (3) Accept av Avrop leveransavi (5) Kontroll av avsändningsavi (6) Godsmottagning och kontroll Antal mot aviserat antal Ev. skador Ev. fel artikel Finans/ekonomi (7) Betalning Mottagningsrapport Prislista Avrop Pris Antal Pris Ev. tillägg Antal Betalningsavi Säljavdelning Säljarens lager Ekonomiavd. (2) Accept av avrop (4) Packning, märkning, avisering (8) Bevakning Föravisering Avsändningsavi Kollietikett Kolli- Kollietiketetikett Källa: Framtidens Leveransprocess/BEAst 7

8 Platschef Platschef Affärschef Affärschef Expedition Expedition Region/KK Region/KK Ekonomi/ Ekonomi/ Indata Indata NBS NBS Ekonomi Ekonomi -IT -IT Faktura Bankgiro Bankgiro Närarkiv Närarkiv Slutarkiv Slutarkiv Närarkiv Närarkiv Rensning Rensning Rensning Rensning Bokning Bokning Attest/Kontroll Attest/Kontroll Pris/Kvantitet* Pris/Kvantitet* * I vissa situationer kontrolleras priset av ansvarig inköpare och kvantitet av ansvarig på arbetsplatsen (platschef) vilket då innebär ytterligare en station på vägen Attest Attest Kostnad Kostnad Kontroll Kontroll Fakturaflöde Dagsläge Attestregistrering Attestregistrering Kontroll Kontroll av av uttagsuppgift uttagsuppgift Betalningskörning Betalningskörning Betalning Betalning Leverantör Arkivering Arkivering 8

9 Platschef Affärschef/ Inköp Inköp Avtalansvarig Expedition Region/KK Ekonomi/ Indata NBS Ekonomi -IT Bankgiro Närarkiv Slutarkiv Rensning Slutarkiv Närarkiv Rensning Attest kostnad/pris* Attest/Kontroll Pris mot avtal (Avtalat pris gäller) Prislista Avrop Avrop Avropsbekräftelse Avropsändring (endast vid makulering av hel rad eller helt avrop) Kontroll att Attest och obligatoriskinfo finns OK - betala Flöde Självfaktura Leveransavisering Leverans Mottagningsbekräftelse (endast vid avvikelser) *Attest sker i samband med registrering av avrop ** Kontroll sker i samband med leveransmottagning, företrädesvis av annan än attestansvarig Kontroll av uttagsuppgift Inläsning Lev Resk Attest/Kontroll av kvantitet och kvalitet** Leveransmottagning Betalningskörning (på Betalningsdag) Betalning Tyst Accept om ingen reaktion före betalningsdag Elektronisk Arkivering Leverantör 9

10 Prislistan Attest/Kontroll av erhållen prislista Pris ur prislistan (NCC's system) gäller Förenkla rabattstrukturer och tilläggstjänster Fastställ gemensam prisenhet (primärenhet) Varugruppering Artikelidentitet per enhet Säkerställ uppdatering 10

11 Kollietikett Bygg Leveransavi + Kollietikett = Effektiv leveransmottagning för självfakturabetalning 11

12 Handdatorn Säkerställa kvaliteten i leveransmottagningen så att betalning kan ske mot självfaktura Förenkla leveransmottagningen Leveransmottagning - Läsa av Kollietikett - Läsa av Artikel 12

13 Självfaktura? leverantörer Avtalet reflekterar arbetssättet; affärs- och EDI-avtal Leveransmottagningsrapport används vid avvikelser Rutin för godkännande finns i form av tyst accept Självfakturor har egen identitet i systemet Leveransdag = fakturadag i övrigt kommersiellt Faktura = Dokument eller informationsmängd? 13

14 Erfarenheter Många parter inblandade Samarbeta över gränserna från början Fördjupat samarbete mellan byggare och leverantör ny förhandlingsordning långa fastprisperioder enklare och enhetligare prissättning; rabattstrukturer; prisenhet kringkostnader som frakter, pallavgifter, emballage etc. Definition av affärsinformation/process nödvändig Identiteter; parter, artiklar, varugrupper Enheter och förpackningsstorlekar; primärenhet=pris Tydliga rutiner vid fel/avbrott krävs Omorganisation förändrar spelplanen Självfaktura? Förändringsarbete tar tid 14

15 Att utmana etablerade sanningar handlar mer om att förbättra processer än nya tekniska uppfinningar Att förändra processer kräver ledarskap 15

16 NCC AB Ebba Lonaeus