Så blir framtidens inköp

Transkript

1 Whitepaper Så blir framtidens inköp En mer strategisk yrkesroll, ökade hållbarhetskrav och kraftfullare system det är några förändringar inköpare kan vänta sig i framtiden. Läs mer på visma.se/proceedo

2 Stora förändringar är att vänta inom inköpsområdet framöver. Frågan är vad som kommer att förändras och hur, samt hur utvecklingen påverkar inköpsavdelningarna. För att få insikt om detta frågade vi tre inköpsexperter: Helena Brynolfsson vd på ProSourcia och tidigare inköpschef på bland annat PostNord, Björn Axelsson, Sveriges första professor i inköp samt Daniel Knudsen, Senior Procurement Advisor på Eon. Här är några av de trender som de tror kommer att påverka inköp i framtiden. En mer strategisk roll för inköparna Inköpare behöver förbereda sig på att deras roll kan komma att genomgå en stor förändring i framtiden. Den traditionella rollen som inköpsadministratör kommer i allt högre grad att omvandlas till en mer strategisk funktion. Den traditionella rollen som inköpsadministratör kommer i allt högre grad att omvandlas till en mer strategisk funktion. En relativt sett större andel av de som arbetar med inköp kommer att syssla med strategiska frågor. Den del av jobbet som handlar om rutinfrågor, uppföljningar med mera kan istället göras av datorprogram. Strategiska inköpare kommer att få en mer framträdande roll. Det kommer att finnas en efterfrågan på personer som har det affärsmässiga drivet, personer som kreerar något och som inte nöjer sig med att enbart administrera ett jobb, säger Björn Axelsson. En framgångsrik inköpare kommer att i framtiden behöva arbeta på ett annat sätt än vad den traditionella bilden av en inköpare föreskriver. Det kommer att behövas ett relativt dynamiskt arbetssätt där man inte enbart nöjer sig med att titta på prisbilden på det som köps utan också börjar jobba litegrann som Ikea och andra för att se om vi kan driva ut kostnader ur den här processen på något sätt. Det kan vara att vi gör produkten på ett annat sätt, att vi kombinerar ihop produkter, att vi väljer material som kan användas i flera produktfamiljer och så vidare, säger Björn Axelsson. Hur snabbt omvandlingen kan gå är emellertid en annan fråga. Jag önskar att inköparna skulle få en mer strategisk roll. Det går också åt det hållet, men jag tycker att det går mycket långsamt. Det är förbluffande att vi inte kommit längre, säger Helena Brynolfsson. 2

3 Faktabaserade inköp Att det blir vanligare att arbeta faktabaserat med inköp är en annan utveckling som kommer att förändra inköparnas arbete. Istället för att förlita sig på att marknaden erbjuder korrekt pris kommer inköparna att bryta ner kostnaderna för att själva skapa sig en uppfattning om vad det exempelvis kostar att producera en vara och vad ett rimligt pris borde ligga på. Idag är det vanligt att man frågar några leverantörer efter offerter och sedan försöker förhandla ner anbuden. Har du fakta bakom dina beslut och underlag och vet vad köpet borde kosta har du helt andra möjligheter att komma ner prismässigt, säger Daniel Knudsen. Detta ger inköparna ett starkt verktyg som förstärker deras position vid förhandlingar med leverantörer. Det finns många metoder att få fram fakta. Ett exempel kan vara att bryta ner produkten rent fysiskt, mäta och väga och titta på materialkostnader och tillverkningskostnader för att sedan få en uppfattning om vad produkten borde kosta ute på marknaden, säger Daniel Knudsen. Dessutom ger faktabaserade inköp inköpsavdelningen bättre möjligheter att arbeta proaktivt och hjälpa verksamheten att se nya möjligheter. Dessutom ger faktabaserade inköp inköpsavdelningen bättre möjligheter att arbeta proaktivt och hjälpa verksamheten att se nya möjligheter. Inköpsavdelningen ska ta fram fakta till sina kollegor så att de fattar informerade beslut. Det kan till exempel handla om att visa produktionsteamet att om de väljer en viss produktkonfigurationen på de egna produkterna hamnar inköpskostnaden på en viss nivå, men ändrar man specen lite kan inköpskostnaderna också bli annorlunda. Inköp kan inte styra verksamheten men däremot skapa underlag för att värdera olika alternativ mot varandra både kostnadsmässigt och intäktsmässigt, säger Daniel Knudsen. Mer fakta bakom inköpen innebär också att behovet av analytiker i inköpskåren kommer att öka. Det är när man kan standardisera behoven och använda köpkraften i hela företaget som det blir riktigt bra. För att lyckas med det behövs fakta och analytiker. Därmed behövs det fler analytiker än vad som finns på inköp generellt idag. Annars köper man ungefär samma sak från ett flertal leverantörer, och så ser det ju fortfarande ut inom många organisationer, säger Helena Brynolfsson Företag kommer även att behöva bättre möjligheter att ta fram nyckeltal och mäta resultat, och då inte enbart för att visa hur stora besparingar som gjorts. Förhoppningsvis kommer det att finnas mätetal och system för att beräkna resultat på slutraden, men även för det som driver försäljning, säger Helena Brynolfsson. 3

4 Andra kompetenser Att arbeta mer strategiskt och faktabaserat kommer att kräva delvis andra kompetenser hos inköparna. Det är inte säkert att en traditionell inköpare är den som passar bäst för det nya arbetssättet. Bland de som försöker ta steget från ett operativt arbetssätt till ett mer strategiskt kan det finnas ganska många som inte klarar den transformationen. Då behöver man ofta ta in en hel del nytt folk med en bredare erfarenhet från andra branscher och affärsskapande i allmänhet och kanske med högre utbildning inom inköp, säger Björn Axelsson. Vi behöver människor som är duktiga kommunikatörer och projektledare, människor som är innovativa och bra analytiker. Och då behöver vi skapa en högre utbildning som attraherar så att fler vill jobba som inköpare, säger Helena Brynolfsson. Här kan också en förändrad yrkesroll underlätta när det gäller att få fler med högre utbildning att söka sig till inköpsyrket. Ju längre man kommer med att omvandla inköp i en strategisk riktning desto lättare blir det att få nya människor att söka sig den karriärvägen. Om bilden är att inköp i grunden är ett helt och hållet administrativt arbete är det många som inte lockas att söka sig den vägen. Men om fler och fler företag kan visa att de arbetar med inköp på ett strategiskt och spännande sätt kommer allt fler att blir intresserade av yrket, säger Björn Axelsson. Den utbildningen behöver inte nödvändigtvis vara en specialiserad inköpsutbildning utan här finns möjligheten att bredda rekryteringsbasen och locka grupper som normalt kanske inte ser inköp som en karriär. Jag tycker man borde kunna läsa exempelvis ekonomi- och ingenjörsutbildningar med inriktning mot supply management i Sverige. Högre status En stötesten när det gäller att få fler personer med högre utbildning att söka sig till inköpsområdet är att statusen på inköp fortfarande är tämligen låg. Att vara exempelvis marknadschef anses ofta ha högre status än att vara inköpschef. För att inköp ska kunna locka nya kompetenser i framtiden gäller det därmed att statusen på yrket höjs. Ett företag kan ha ambitiösa, drivna och framåtriktade inköpschefer som redan levererar hundratals miljoner, men med rätt positionering skulle det gå att komma så mycket längre, säger Helena Brynolfsson. Här skulle det underlätta om fler inköpschefer än idag fick ta plats i ledningsgruppen. Här skulle det underlätta om fler inköpschefer än idag fick ta plats i ledningsgruppen. En stor del av ett företags kostnader består av skatter, personalkostnader samt inköp. Skatter och personal är ganska regelstyrt och går att ha bra kontroll på, men inköp kan svänga en hel del och har med all säkerhet stor påverkan på företagets resultaträkning. Därför tycker jag att inköpschefen förtjänar en plats i ledningsgruppen, säger Daniel Knudsen. Det gäller också för inköparna att bli bättre på att visa vad de kan och ta för sig mer. När man pratar om yrkesidentitet inom inköpsområdet finns en sorts offermentalitet på många håll med uppfattningen att Vi uppskattas inte efter förtjänst och vi får inte de roller vi borde ha. Men det kanske är så att man inte alltid får det serverat utan måste ta för sig själv, säger Björn Axelsson. 4

5 Närmare samarbete med leverantörerna Att förhålla sig till leverantören som en nära samarbetspartner är en trend som troligtvis kommer att finnas kvar även fortsättningsvis men som dock kanske inte kommer att vara aktuell i alla lägen. Jag tror att vi kommer att se mer av ett differentierat arbetssätt. Behöver du mycket innovation och snabba cykler där det är viktigt att komma ut snabbt med egna produkter kan det vara viktigt att få in leverantörerna tidigt. I en mogen bransch å andra sidan där inköparna vet hur produkterna och tjänsterna är sammansatta finns det ingen direkt vinst med att involvera leverantören extra tidigt, säger Daniel Knudsen. Björn Axelsson är inne på samma tankegång: Vissa affärer vill man göra med ett mer partnerinriktat arbetssätt på grund av att det finns mycket synergier att hämta hem i samverkan, framför allt om det är produkter där man vill se en kontinuerlig utveckling. Men det kan också finnas andra affärer där det inte finns något värde i att arbeta nära vissa utvalda leverantörer och där man istället kan förlita sig på marknaden, säger Björn Axelsson. Detta är idéer som egentligen har funnits länge, men som inte riktigt slagit igenom på allvar tidigare. Det här sa Kraljic redan på talet när han tog fram sin matris för att kategorisera leverantörer. Men vi har fortfarande inte nått hela vägen än, säger Daniel Knudsen. Ett närmare samarbete mellan inköp och leverantör underlättar i de fall inköpen är mer komplexa, vilket kan komma att driva utvecklingen mot en ökning av den typen av samarbeten. Ett närmare samarbete mellan inköp och leverantör underlättar i de fall inköpen är mer komplexa, vilket kan komma att driva utvecklingen mot en ökning av den typen av samarbeten. Ju mer integrerat, komplext och brett sammansatt ett affärsupplägg är desto viktigare är det med ett samarbete med leverantören. Du köper till exempel inte enbart postgång och städning du köper att kontoret ska fungera. Då driver det verksamheten mot mer av partnering. Så jag tror att man kommer att se en större relativ andel av partnering och samarbeten, säger Björn Axelsson. 5

6 Automatisering Hittills har en stor del av inköpsarbetet skett manuellt, men i framtiden kommer systemen i hög grad att automatiskt kunna hantera mycket av det många inköpare tragglar med idag. Vi kommer att få se mycket mer av arbetsunderlättande automatisering som ersätter rutinarbetet i hög grad. Systemen kommer att kunna sortera bort mycket av det enklare jobbet medan inköparna inriktar sig mer på det strategiska arbetet, säger Björn Axelsson. Purchase-to-pay, P2P, är ett exempel på lösningar som kommer att bli ännu vanligare ute på företagen. Automatisk påfyllnad (replenishment) kommer att dyka upp på allt fler områden. Istället för att en inköpare ska bevaka olika lagerpunkter och beställa när det börjar ta slut kan inköpssystemet automatiskt beställa nytt när det behövs. Detta gäller även i hög grad för periodiska tjänsteköp. Till exempel hanteringen av löpande abonnemang lämpar sig väl för att automatiseras. Bil- och klädindustrin jobbar redan idag med extern integration. Så skulle många andra företag också kunna arbeta och även applicera detta på indirekt material, säger Helena Brynolfsson. Redan idag är det möjligt att automatisera mycket med de verktyg som finns. Det är med andra ord till viss del en fråga om inställning. Hur mycket som kan automatiseras beror till stor del på vilken typ av inköp det handlar om. Rena flöden av varubeställningar är till exempel mer lämpade att automatisera än komplexa upphandlingar Redan idag är det möjligt att automatisera mycket med de verktyg som finns. Det är med andra ord till viss del en fråga om inställning. På Eon har vi mycket byggnadsprojekt och det inkommer mycket ändrings- och tilläggsarbeten. Detta innebär att det vi lägger på inköpsordern inte är exakt det som kommer på fakturan, utan det tillkommer tillägg av olika slag och sådant är svårt att automatisera. Med andra ord är det förutsättningarna för inköp som avgör hur automatiserat du kan få det, säger Daniel Knudsen. 6

7 Kraftfullare och mer lättanvända system Inköpssystem och verktyg för exempelvis spendanalys har hittills ofta varit dyra och komplicerade. I framtiden lär de bli både kraftfullare och mer lättanvända. Idag kan det fortfarande vara ganska komplicerat att göra även förhållandevis enkla saker. Jag tror att inköpssystemen kommer att bli ännu mer intuitiva. Det kommer att se ut mer som det gör på konsumentmarknaden idag där du inte behöver gå en kurs för att beställa en bok på Adlibris. spendanalyser. Det lägger grunden för mycket av det strategiska arbetet du får ordning och reda på vad du köper och hur du köper det, och du kan även få fram bra statistik. Spendanalys är en sådan grundläggande sak som fortfarande kommer att vara mycket viktig för att visa vad vi ska rikta in oss och vad vi ska kraftsamla emot. Kan den göras enklare och bättre är det ett viktigt steg framåt, säger Björn Axelsson. Tekniken har varit för dyr och komplicerad tidigare, men nu börjar det bli mer praktiskt användbart att utföra spendanalyser. Ofta är det rätt basala åtgärder du utför i systemen och dessa åtgärder bör gå att hantera enklare i framtiden, säger Helena Brynolfsson. Samtidigt som systemen blir enklare att använda kommer de också att bli mer kraftfulla. Spendanalys kan vara exempel på ett område där det kommer att bli enklare att få fram bättre information än idag. Tekniken har varit för dyr och komplicerad tidigare, men nu börjar det bli mer praktiskt användbart att utföra Ökade hållbarhetskrav Hållbarhet kommer att bli allt viktigare för företag i framtiden, både avseende ökad hänsyn till miljö och sett till sociala frågor (CSR). Idag är det till största delen företag som har produkter riktade mot konsumentmarknaden som arbetar med CSR på allvar. I framtiden kommer krav att ställas på allt fler företag att när det gäller arbetet med att öka hållbarheten i leverantörskedjorna. Hållbarhet kommer att bli en överlevnadsfråga även för alla organisationer som inte jobbar aktivt med det idag. Hållbarhet kommer att bli en överlevnadsfråga även för de som inte jobbar aktivt med det idag. De företag som inte har koll på sina leverantörskedjor CSRmässigt och som inte arbetar proaktivt med denna fråga kommer heller inte att vinna slaget om kunderna eller klara sig i media, säger Helena Brynolfsson. 7

8 Sammanfattning Mer strategiskt arbete, mer fakta, mer automatisering, närmare leverantörssamarbete och delvis andra kompetenser hos inköparna. Så skulle en sammanfattning kunna vara av vad vi kan förvänta oss gällande inköpsfunktionen den närmaste framtiden. För inköparna innebär det ett mer spännande jobb och för inköpscheferna betyder det att delvis annan kompetens måste säkras. Bland annat kommer det att krävas fler analytiker. Det närmaste decenniet kommer att vara intressant när inköpsorganisationen blir tvungen att hantera de kommande förändringarna. 5 stora förändringar Mer strategisk roll Fler inköpare kommer att arbeta strategiskt medan rutinuppgifter kommer att skötas av inköpssystemen. Inköparna kommer att behöva ha ett affärsmässigt driv och vara beredda på att jobba mer dynamiskt. Faktabaserade inköp Inköparna kommer i allt högre grad att skaffa sig fakta om det de behöver köpa. Det kan handla om att exempelvis bryta ner en produkt, undersöka materialkostnader och tillverkningskostnader för att få en uppfattning om vad produkten borde kosta. Andra kompetenser För att kunna arbeta mer strategiskt och faktabaserat krävs det att inköparna stärker sin kompetens. Det handlar om vidareutbildning, men även om att inrätta inköp som en inriktning på till exempel ekonomi- och ingenjörsutbildningar för att bredda rekryteringsbasen. Kraftfullare lättanvända system Inköpssystem och verktyg för spendanalys kommer att bli enklare att använda samtidigt som de blir allt mer kraftfulla. Det kommer att ge allt fler tillgång till avancerade analyser och underlätta det vardagliga arbetet med inköp. Automatisering Mycket av rutinarbetet som inköparna sitter med idag kommer att skötas automatiskt i inköpssystemen i framtiden. Det handlar om lösningar som purchase-to-pay, automatisk påfyllnad, automatisering av periodiska inköp med mera. Rutinuppgifterna försvinner och frigör mer tid till det strategiska arbetet. 8

9 Om Visma Proceedo Vill du veta mer om hur Visma kan hjälpa er med att effektivisera hela processen från inköp till betalning kontakta Visma på: Dela detta whitepaper på: