Heroma Klient 2011-04-19 1
Innehållsförteckning 3. Heroma Prod 6. Godkänna frånvaroärenden 7. Godkänna arbetsförändringsärenden 8. Registrera och godkänna frånvaroärenden 12. Registrera och godkänna arbetsförändring 16. Söka arkiverade ärenden 2011-04-19 2
Heroma Prod (Klient) Heroma Klient består av två versioner, Heroma med lön och Heroma. I versionen Heroma med lön registrerar man personer. Lägger in anställningsuppgifter, rörliga tillägg/avdrag, fasta tillägg/avdrag mm. I versionen Heroma finns schemahanteringen som i Heroma kallas Resushantering och det är i den versionen man registrerar frånvaro och arbetsförändringar från arbetsschema. De ärenden vi lägger in i självservice, frånvaro och arbetsförändringar, syns direkt på startsidan i Heroma och kan godkännas/avslås även därifrån. 1. Klicka på ikonen Heroma Prod (Klient) 2. Logga in med ditt användarnamn och lösenord 3. Rutan Val av person kommer upp, där ser du de anställda du har behörighet till. 2011-04-19 3
5. Om du vill se en persons anställningsuppgifter markera namnet och klicka på Lön i menyraden och sedan på Anställning. Bilden Anställning visas och där kan du se personens olika anställningar. Markera den översta anställningsraden och dubbelklicka på den raden eller klicka på Val och sedan Visa/Ändra. 2011-04-19 4
I bilden Ändring Anställning kan du se personens anställningsuppgifter. 6. För att komma till Heroma startsida där du kan behandla ärenden från Heroma självservice och registrera frånvaro och arbetsförändringar klickar du någonstans i fälten som tillhör versionen Heroma. Du kan även klicka på Heroma startsida längst ner på dataskärmen. 2011-04-19 5
Godkänna frånvaroärenden från Heroma självservice På startsidan i Heroma finns ärenden som gjorts i Heroma självservice av dina anställda. 1. Markera det ärende du vill behandla. Klicka på Visa/Öppna. Ärendet öppnas. 2. En personalöversikt med personens schema visas och där ärendet är inlagt. Granska ärendet och klicka på Beräkna 3. Är allt ok klicka på Godkänn. Om frånvaron inte är möjlig av någon orsak, t ex för lite bemanning, klicka på Avslå. Stäng Personalöversikten genom att klicka på krysset på den fliken. Gå tillbaka till Startsidan genom att klicka på fliken med ett Hus. Ärendet har nu försvunnit från din Startsidan och statusen har nu ändrats till Godkänd på den anställdes websida. Om du avslagit ärendet är statusen Avslagen och ledigheten har tagits bort från den anställdes kalender. 2011-04-19 6
Godkänna arbetsförändringsärenden från Heroma självservice t ex övertid 1. Markera det ärende du vill behandla och klicka på Visa/Öppna 2. En personalöversikt med personens schema visas och där ärendet är inlagt. Granska ärendet/övertiden. 3. Om ersättningarna är ok klicka på Godkänn. Om du vill ändra ersättningslönearter klicka på den lilla pilen till höger i ersättningsfältet och välj den löneart det ska vara. Om du ändrat måste du klicka på Räkna om innan du klickar på Godkänn. 2011-04-19 7
Registrera och godkänna en frånvaro i version Heroma 1. Klicka på Resurshantering i menyn till vänster och sedan Personalöversikt. En tom personalöversikt öppnas. 2. För att komma åt de personer du har behörighet till klicka på pilen vid Mina personer i menyraden (längst upp till vänster). Markera Mina personer och klicka på de fyra gröna strecken. 3. Din personal läses då ner och deras schemarader visas. Du kan ändra tidsperiod genom att klicka på uppåt och neråt pilarna eller genom att klicka på den större pilen vid datum och där välja via kalendern. Du kan också välja hur lång tidsperiod du vill se, 3, 7, 14 dagar eller M=månad. Väljer du de tre strecken ser du den period som personerna har sitt schema rullande på, t ex 14-dagars rullande schema, 21-dagars rullande schema etc. 2011-04-19 8
4. För att lägga in en frånvaro på en person markerar du den dagruta då frånvaron ska starta (på den personens schemarad), Klicka med höger musknapp så visas en meny. Klicka på Nya processer och sedan den frånvaroorsak som frånvaron gäller, i exemplet sjukfrånvaro. 5. En ny bild öppnas. Om frånvaron är endast en dag klicka på Beräkna och sedan Godkänn. Om frånvaron gäller flera dagar ändra till och med datumet till det rätta, antingen genom att skriva datumet eller använda kalendern. Klicka på Beräkna och sedan Spara som pågående. 2011-04-19 9
6. För att godkänna ärende gällande frånvaro flera dagar: Klicka på Frånvaroöversikt under Resurshantering/Person och markera den aktuella frånvaro, klicka på Visa/Ändra och sedan på Godkänn i den nya bilden. 7. Om första dagens frånvaro gäller del av dag klickar du på Del av dag, anger sedan i nästa bild de klockslag som frånvaron gäller. Ange om rast ingår i frånvarotiden genom att klicka på Ja eller Nej i den rutan och sedan OK. Klicka på Beräkna och sedan Godkänn. Du måste sedan göra en till frånvaroregistrering för efterföljande dagar enligt punkt 4-6. 2011-04-19 10
8. För att kolla en inlagd frånvaro kan du ta fram frånvaroöversikt för gällande person. 9. Klicka på Resurshantering- Person- Frånvaro översikt. Klicka på Mina personer i menyraden (längst upp till vänster), dessa personer finns sedan i namnlisten. Klicka på den lilla pilen till höger om namnet och en lista med dina personer visas. Markera den person du vill se en frånvaroöversikt på och klicka på det gröna strecket till höger om namnet. 10. I frånvaroöversikten ser du de frånvaroärenden som finns på gällande person. Du kan ta bort en frånvaro som är fastställd men ännu inte löneberäknad genom att klicka på Ta bort. Du kan också ändra t ex till och med datum på en frånvaro som inte är löneberäknad. Klicka på Visa/Ändra och ändra till och med datum i bilden som kommer upp, klicka på Beräkna och sedan Fastställ. 2011-04-19 11
Registrera och godkänna en arbetstidsförändring i version Heroma t ex övertid 1. Klicka på Resurshantering i menyn till vänster och sedan Personalöversikt. En tom personalöversikt öppnas. 2. För att komma åt de personer du har behörighet till klicka på pilen vid Mina personer i menyraden (längst upp till vänster). Markera Mina personer och klicka på de fyra gröna strecken. 3. Din personal läses då ner och deras schemarader visas. Du kan ändra tidsperiod genom att klicka på uppåt och neråt pilarna eller genom att klicka på den större pilen vid datum och där välja via kalendern. Du kan också välja hur lång tidsperiod du vill se, 3, 7, 14 dagar eller M=månad. Väljer du de tre strecken ser du den period som personerna har sitt schema rullande på, t ex 14-dagars rullande schema, 21-dagars rullande schema etc. 2011-04-19 12
4. För att lägga in en arbetstidsförändring t ex övertid på en person markerar du den dagruta då övertiden ska registreras (på den personens schemarad). Klicka med höger musknapp så visas en meny. Klicka på Nya processer och sedan på övertid. 5. En ny bild öppnas. Skriv in klockslagen för övertiden i rutan där det står Ange tider t ex 17-20. Tryck sedan Enter. 6. Välj ersättningsmodell och klicka på Räkna om. 2011-04-19 13
7. Kontrollera att ersättningarna stämmer enligt avtal och sysselsättningsgrad och ändra eventuellt genom att klicka på pilarna i rullisten och välja en annan ersättningslöneart. Om du ändrar måste du klicka på Räkna om. När du kontrollerat och ev ändrat klicka på Godkänn. 8. Du kommer nu tillbaka till personalöversikten och kan se att övertiden lagt sig i anslutning till det ordinarie schemapasset. 2011-04-19 14
9. För att kolla en inlagd arbetsförändring kan du ta fram en översikt för gällande person. 11. Klicka på Resurshantering- Person- Arbetsförändring översikt. Klicka på Mina personer i menyraden (längst upp till vänster), dessa personer finns sedan i namnlisten. Klicka på den lilla pilen till höger om namnet och en lista med dina personer visas. Markera den person du vill se en arbetsförändringsöversikt på och klicka på det gröna strecket till höger om namnet. 12. I översikten ser du de arbetsförändringar som finns på personen. Du kan ta bort en arbetsförändring som ännu inte är löneberäknad genom att klicka på Ta bort. Du kan också ändra på en arbetsförändring som inte är löneberäknad. Klicka på Visa/Ändra och ändra t ex ersättningslöneart, klicka sedan på Fastställ. 2011-04-19 15
Söka Arkiverade ärenden För att se de ärenden som blivit arkiverade i Personalportalen klicka på Person/Person/Sök ärende i menyn till vänster. Välj period för händelser och ärendetyp. Om man vill se arkiverade ärenden är det viktigt att bocka i Sök även bland arkiverade 2011-04-19 16