1.3 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag).

Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr (åberopas vid korrespondens) PVS-937-3672/12 Datum 2012-06-15 Ärendebeteckning 1297 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen Beställare HR-avdelningen, RPS Ansvarig upphandlare Jonna Enerskog E-post jonna.enerskog@polisen.se Upphandlingsförfarande Öppen upphandling Anbud senast 2012-08-31 Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, 102 26 Stockholm Anbudsgivaren skall vara bunden till sitt anbud t o m 2013-05-01 Avtalsform Ramavtal Avtalad Leveransdag Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Från och med det datum som avtalet är undertecknat av båda parter. Dock tidigast 2013-01-01 Förfrågan avser IT-baserat rekryteringsstöd till Polisen Två år från och med avtalets ikraftträdande 1 + 1 år 1 INLEDNING 1.1 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen är upphandlande myndighet. Mer information om Rikspolisstyrelsen och Polisens organisation återfinns i punkt 2.2. 1.2 Annonsering Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling och inbjuder till anbudsgivning. Annonsering sker i databasen Tendsign, www.tendsign.se, och i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 1.3 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). 1.4 Polisens upphandlarprofil Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar. Postadress Box 12256 102 26 STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon 114 14 E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se Org.nr 202100-0076 Hemsida www.polisen.se Telefax 010-56 34444

Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 22 augusti 2012. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlingsprofil. 1.5 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska språket och skickas till ansvarig upphandlare med e-post. Märk gärna ärenderaden med diarienumret, PVS-937-3672/12 för att underlätta hanteringen. Upphandlare Jonna Enerskog, jonna.enerskog@polisen.se Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 15 augusti 2012. Endast publicerade svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Observera att från och med vecka 28 till och med vecka 31 kommer inga frågor att behandlas. Eventuella frågor som inkommer under denna period kommer att behandlas efter 31 juli. 1.6 Förtydligande av anbud/komplettering Om Förfrågningsunderlaget upplevs som oklart eller tvetydigt är det viktigt att eventuella frågor ställs till ansvarig upphandlare innan sista datum för frågor passerats (se punkt 1.5). Rikspolisstyrelsen får medge anbudsgivare att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Rikspolisstyrelsen får enbart begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 2.1 Mål Införskaffandet av ett IT-stöd för rekrytering ska ge följande effekter: Effektivare rekryteringsprocess avseende tid, frigör resurser till mer värdeskapande aktiviteter Enhetligt stöd för Polisens nationella rekryteringsprocess Stärka Polisens varumärke som en professionell och modern arbetsgivare Kostnadseffektiv systemförvaltning och drift Polisens önskan är att rekryteringsstödet ska vara i full drift senast 1 maj 2013. 2.2 Orientering Polisens uppdrag är att skapa trygghet och förebygga brott. Polisen är en av de största statliga verksamheterna med 28 382 anställda, varav 20 398 poliser, och med ett totalt anslag på knappt 20 miljarder kronor (siffror från 2011 års redovisning). Polisen består av Rikspolisstyrelsen, 21 polismyndigheter och Statens kriminaltekniska laboratorium (SKL). Rekryteringsstöd Sida 2(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12

Rikspolisstyrelsen är central förvaltningsmyndighet och har tillsyn över Polisen. Rikspolisstyrelsens uppdrag är att arbeta för en enhetlig Polis, både när det gäller förhållningssätt och tjänsteutövande. Med gemensamma metoder blir Polisen effektivare och med samma mål för ögonen är det lättare att göra det självklara. 2.3 Bakgrund All kompetensförsörjning inom Polisen utgår ifrån Polisens uppdrag, mål och värdegrund. Arbetet och utvecklingen inom området följer också statsförvaltningens gemensamma inriktning för kompetensförsörjning. Ett effektivt sätt få detta tillstånd är att arbeta mot mer enhetliga och samordnade HR-processer inom Polisen. Polisen genomförde ca 6 000 rekryteringar år 2011. I dagsläget sker rekryteringen inom Polisen till stor del manuellt. Ett IT-stöd för rekrytering som stödjer den nationella rekryteringsprocessen är ett modernt och ändamålsenligt arbetsverktyg som effektiviserar hela rekryteringsprocessen och förenklar ansökningsproceduren för de som är intresserade av Polisen som arbetsgivare. Ett IT-stöd för rekrytering har lyfts fram av Polisens HR-chefer som det systemstöd inom HRM-området som skulle ge störst och snabbast nytta för verksamheten. För en fördjupad beskrivning av Polisens nationella rekryteringsprocess, se bilaga 1, Polisens rekryteringsprocess. 2.4 Karaktär Denna upphandling avser tillhandahållande av licens för IT-baserat rekryteringsverktyg och tillhörande tjänster för Polisen. Se bilaga 2, Kravspecifikation för de krav som ställs på systemet. 2.5 Omfattning Anbud lämnas på hela åtagandet. Upphandlande myndighet har för avsikt att tilldela kontrakt till maximalt en (1) anbudsgivare. 2.6 Avrop Avropande myndighet är Rikspolisstyrelsen som koordinerar införandet inom hela Polisen. Avrop görs genom tillämpning av villkoren i ramavtalet, se bilaga 3, Avtalsunderlag. 2.7 Volym Upphandlande myndighet garanterar inte några avropade volymer under avtalsperioden. Rikspolisstyrelsen rekommenderar samtliga myndigheter inom Polisen att använda rekryteringsverktyget, men det står varje myndighet fritt att själv fatta beslut om detta. Rikspolisstyrelsens bedömning är att det kommer att röra sig om totalt 3 000 användare i systemet och upp till 1 000 samtidiga användare. 2.8 Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknas av båda parter och gäller i två (2) år. Upphandlande myndighet äger rätt men har inte skyldighet att förlänga ramavtalet med ett (1) år i taget upp till två (2) år. Rekryteringsstöd Sida 3(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12

3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren och underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär (se bilaga 4), och fogar det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av kontraktet lämnas även underleverantörernas företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och bifogas anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara fria från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU. Som garanti för detta skall anbudsgivaren och eventuella underleverantörer underteckna sanningsförsäkran i bilagt Anbudsformulär och foga den till anbudet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren/underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga den del av sanningsförsäkran som avser underleverantörer. 3.3 Bolagsregistrering Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudsgivaren/underleverantörerna är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och eventuella underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. 3.4 Skatte- och avgiftsskyldigheter Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall ha fullgjort sina skatte- och avgiftsskyldigheter i Sverige. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivaren och eventuella underleverantörer har fullgjort sina skatte- och avgiftsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. 3.5 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningsår. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela. Rekryteringsstöd Sida 4(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12

Rikspolisstyrelsen kommer att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen sker med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat på uppgifter från det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala. I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (gäller exempelvis utländska företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska ställning genom att exempelvis bifoga anbudet sin årsredovisning från det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret; annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet; en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som har erhållit riskklass 3, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. Inlämnade handlingar får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud med undantag av inlämnade årsredovisningar som får omfatta det senast avslutade räkenskapsåret. 3.6 Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall ha tidigare erfarenhet av att arbeta gentemot offentlig sektor. Detta skall styrkas genom en förteckning över de leveranser som anbudsgivaren gjort de tre senaste åren och som haft offentlig sektor som mottagare med uppgift om mottagare, tidpunkt för leveransen och leveransens värde. Anbudsgivaren skall kunna uppvisa åtminstone två leveranser. Förteckningen lämnas förslagsvis i bilagt Anbudsformulär. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av bilaga 2, Kravspecifikation. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 5.1 Pris Anbudsgivaren skall ange efterfrågade priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Rekryteringsstöd Sida 5(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12

5.2 Beställningsuppgifter Anbudsgivaren uppmanas att i anbudet ange de uppgifter som är nödvändiga för att kunna göra avrop eller lägga beställningar, såsom telefonnummer, faxnummer, adress m.m. Förslagsvis lämnas dessa uppgifter i bilagt Anbudsformulär. 5.3 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av samtliga kommersiella villkor. 6 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande faser i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudet inkommit i rätt tid och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren enligt 10 kap. 1-2 LOU. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet fastställs genom tillämpning av nedan angiven metod och med hänsyn tagen till följande utvärderingskriterier. Post Kriterium Vikt 1. Bör-krav 35 % 2. Användartest 35 % 3. Pris 30 % 6.4 Utvärdering av bör-krav I bilaga 2, Kravspecifikation är ett antal bör-krav angivna och tilldelade en viss poäng (1, 5 eller 10). Ju högre poäng desto viktigare anser Rikspolisstyrelsen att kravet är. Maximalt kan 260 poäng erhållas. Den anbudsgivare som får sammantaget högst poängsumma efter summering av alla uppfyllda bör-krav erhåller tre (3) utvärderingspoäng. Övriga anbudsgivare erhåller procentuellt lägre utvärderingspoäng. Rekryteringsstöd Sida 6(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12

Exempel: Anbudsgivare A uppfyller bör-krav motsvarande 10 poäng medan anbudsgivare B uppfyller motsvarande 8 poäng. Anbudsgivare A erhåller då 3 utvärderingspoäng medan B erhåller 2,4 utvärderingspoäng. 6.5 Utvärdering av användartest Detta moment syftar till att utvärdera huruvida systemet fungerar som en helhet och följer Polisens rekryteringsprocess (se bilaga 1) utan att kompromisser behöver göras av användarna. I bilaga 5, Användarfall finns ett användarfall återgivet som beskriver hur en rekrytering skulle kunna gå till. Systemet kommer att bedömas utifrån hur väl det följer Polisens nationella rekryteringsprocess. Vid testerna kommer varje avvikelse att noteras och summeras. Anbudsgivaren med minst antal noterade avvikelser tilldelas tre (3) utvärderingspoäng. Övriga anbudsgivare erhåller procentuellt lägre utvärderingspoäng. För detta moment skall anbudsgivaren tillhandahålla en testversion som i så stor utsträckning som möjligt motsvarar Anbudsgivarens offererade produkt. Arbetsflödet i systemet ska vara det samma som den offererade produkten, men anpassningar av layout eller integrationer mot Polisens hemsida eller dylikt ska inte göras inför denna bedömning. Testerna ska göras i anbudsgivarens lokaler. Tid för test bokas på initiativ av Rikspolisstyrelsen och testerna kommer att ske under hösten 2012. 6.6 Utvärdering av pris Utvärderingen av pris baseras på prisuppgifterna lämnade i enlighet med punkt 7 i Anbudsformuläret. De lämnade prisuppgifterna kommer att viktas samman enligt nedan och summeras. Kostnadspost Införandeprojekt Månatlig licenskostnad Kundanpassning i efterhand Support Utbildning för användare Utbildning för supportpersonal Utvärderingsparameter 100 timmar 12 månader 10 timmar Genomsnittlig årskostnad av de tre offererade prisuppgifterna 3 tillfällen 2 tillfällen Anbudsgivarens offererade priser kommer att multipliceras med utvärderingsparametrarna ovan och summeras. Anbudsgivaren som offererat det sammantaget lägsta priset erhåller tre (3) utvärderingspoäng. Övriga anbudsgivare erhåller procentuellt lägre utvärderingspoäng. 6.7 Bedömning av ekonomiskt mest fördelaktiga anbud Utvärderingspoängen från 6.4, 6.5 och 6.6 viktas och vägs samman. Anbudsgivaren med sammantaget högst utvärderingspoäng har det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och kommer att antas. Rekryteringsstöd Sida 7(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12

7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan. 7.1 Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, skall upprättas skriftligen i ett (1) komplett exemplar. Anbudet lämnas på svenska, men exempelvis certifikat och intyg kan lämnas på annat språk. Hålat A4-papper bör användas. Pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande bör undvikas. 7.2 Anbudets disposition Anbudet bör disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga anbudet bör placeras sist i anbudet som särskild bilaga. 7.3 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 1 maj 2013, trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats enligt LOU. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av anbudets giltighetstid. 7.4 Anbudets undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som undertecknat anbud. 7.5 Anbudsförsändelse Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. PVS-937-3672/12 ANBUD Rekryteringsstöd 7.6 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 31 augusti 2012. Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbud kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. 7.7 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Rekryteringsstöd Sida 8(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12

7.8 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 7.9 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 7.10 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. 7.11 Avtalsspärr Avtal kan tecknas efter tio (10) dagar om tilldelningsbeslut har offentliggjorts med ett elektroniskt medel, alternativt 15 dagar om annat medel än ett elektroniskt har använts. Avtalet träder i kraft först då det är undertecknat av båda parter. Rikspolisstyrelsen kommer under avtalsspärren att sända avtalet till vald leverantör för påskrift, men detta är ingen garanti för avtalets ikraftträdande. 7.12 Besvärshänvisning Om en anbudsgivare eller annan part anser sig ha lidit skada eller kommer kunna lida skada till följd av det beslut som Rikspolisstyrelsen fattar avseende denna upphandling kan denna vända sig till Förvaltningsrätten i Stockholm för att ansöka om överprövning av beslutet. Ansökan om överprövning ska ha inkommit till Förvaltningsrätten i Stockholm innan avtalsspärren löper ut. Jonna Enerskog Rekryteringsstöd Sida 9(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12

Bilagor 1) Polisens rekryteringsprocess 2) Kravspecifikation 3) Avtalsunderlag, jämte bilagor a) Avtalad specifikation b) Säkerhetsföreskrifter c) Prisbilaga 4) Anbudsformulär 5) Användarfall: Rekryteringscase 6) Gallringsregler Rekryteringsstöd Sida 10(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12

Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen POLISENS REKRYTERINGSPROCESS Bilaga 1 Diarienr (åberopas vid korrespondens) PVS-937-3672/12 Ärendebeteckning 1297 BILAGA 1 POLISENS REKRYTERINGSPROCESS

1 (26) ÖVERSIKT Rikspolisstyrelsen Datum HR-avdelningen 2011-05-20 Polisens rekryteringsprocess Ett samlingsdokument för processens olika delar Rekryteringsprocessen - pdf samlingsdokument.doc

2 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Att rekrytera... 3 Att rekrytera - steg för steg... 4 Startmöte... 6 Kompetensprofil... 9 Kontrollpunkt 1... 12 Annonsering... 13 Urval... 15 Intervjuer... 17 Referenstagning... 20 Kontrollpunkt 2... 21 Förslag till anställning... 22 Beslut om anställning... 23 Återkoppling... 24 Överklagande... 25 Rekryteringsprocessen på Intrapolis... 26

3 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Att rekrytera Den som söker arbete hos Polisen ska mötas av ett gott bemötande och veta att all rekrytering görs på ett likvärdigt och rättssäkert sätt. Ett tydligt och väl fungerande arbetssätt för rekrytering bidrar till att stärka bilden av Polisen som en attraktiv arbetsgivare. Polisen ska sträva efter att bemanna organisationen med rätt kompetens utifrån verksamhetens behov, både på kort och lång sikt. Behovet styr vilken kompetens som ska rekryteras All rekrytering syftar till att de övergripande målen om minskad brottslighet och ökad trygghet uppnås. För att kunna leva upp till målen krävs ett systematiskt arbetssätt för kompetensförsörjning på såväl kort som lång sikt. När behovet av en ny medarbetare uppstår är det därför viktigt att först klargöra vilka behov myndigheten har. Kortsiktigt är målet att fylla en vakans. Långsiktigt måste hänsyn tas till Polisens utveckling och organisation samt utvecklingsmöjligheter hos den som anställs. Varje polismyndighet måste ha god kunskap om vilka kompetenser och egenskaper som behövs inom den egna organisationen. Arbetsverktyg för den som rekryterar Till hjälp för den som ansvarar för, eller på annat sätt deltar i en rekrytering, finns en nationell rekryteringsprocess att arbeta efter. Processen är ett verktyg som används för all slags rekrytering och som steg för steg går igenom de olika delar som en rekrytering består av. På Intrapolis (under Chefs- och ledarstöd/att rekrytera) finns processen som en klickbar modell. Genom att gå igenom modellen steg för steg får du konkreta tips och råd att använda i ditt rekryteringsarbete. Till flera av stegen finns även mallar och checklistor att ta del av. Dessa återfinns inte i detta dokument utan finns att hämta på Intrapolis. Var förberedd på att ta emot den nya medarbetaren I anslutning till rekryteringsarbetet är det viktigt att också planera för hur den nya medarbetaren ska introduceras för att känna sig välkommen och trygg på sin nya arbetsplats. En mall för hur introduktioner ska gå till bör finnas på varje myndighet. När behövs introduktion? vid nyanställning efter en lång tids frånvaro när medarbetare byter arbetsuppgifter eller arbetsplats. Vad består introduktionen av? praktiska detaljer såsom behörigheter, en plats att sitta på, passerkort, rundvandring mm. förberedelse på mottagande enhet så att mottagandet av den nyanställde blir så bra som möjligt.

4 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Att rekrytera - steg för steg Den här processen är till för dig som arbetar med någon form av rekrytering. Genom att följa den steg för steg får du en tydlig arbetsgång och kan känna dig trygg med att du följer de lagar och regler som gäller. Gemensam grund för all rekrytering Bilden ovan visar de arbetssteg som ingår i en rekrytering. Alla rekryteringar som Polisen genomför ska följa den här fastställda processen som tydligt följer de lagar och förordningar som gäller. Arbetet ska genomsyras av samverkan med de fackliga organisationerna och Polisens värdegrund ska ligga som grund för all rekrytering. Andra faktorer som ska beaktas är mångfaldsperspektivet och verksamhetsskyddet. Genom att arbeta enligt rekryteringsprocessen och följa det som står skrivet under varje moment, säkerställer du att även de områdena beaktas och följs. Rekryteringsprocessen gäller även för rekrytering av polisaspiranter. Vad säger lagstiftningen? Vid statlig anställning ska avseende fästas endast vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet, 12 kap. 5 regeringsformen (1974:152) (RF). Skickligheten ska sättas främst om det inte finns särskilda skäl för något annat, 4 2 stycket, lag (1994:260) om offentlig anställning (LOA). Till skickligheten räknas utbildning, arbetslivs- och yrkeserfarenhet samt personlig lämplighet. Det är endast vid lika eller vid i stort sett lika skicklighet som förtjänst, dvs tidigare tjänstgöring i staten, är utslagsgivande. Reglerna omfattar alla slags anställningar och oavsett om de gäller tills vidare eller är tidsbegränsade. Bestämmelserna om sakliga grunder för anställning har tillkommit för att garantera att offentliga funktioner utövas av de personer som är bäst lämpade för uppgiften. Det övergripande syftet är inte att skydda arbetstagarintresset utan se till samhällets och medborgarnas intresse av att tjänsterna tillsätts efter objektiva grunder. I 4 anställningsförordningen (1994:373) (AF) finns en regel om att anställningsmyndigheten utöver skickligheten och antal tjänsteår också kan beakta sådana sakliga grunder som stämmer överens med allmänna arbetsmarknads-, jämställdhets-, social- och sysselsättningspolitiska mål. Utöver detta finns speciella bestämmelser för polischefer som regleras bland annat i polisförordningen.

5 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Offentlighet och sekretess Alla sökande som så önskar har rätt att ta del av alla handlingar i ett anställningsärende. Om någon av de sökande vill att ansökningen ska behandlas konfidentiellt, ska myndigheten informera om att detta inte kan ske med hänsyn till reglerna om allmänna handlingars offentlighet. En rekrytering bör dock inte diskuteras med andra än de inblandade med hänsyn till de som har sökt anställningen. Dokumentation En viktig del i rekryteringsarbetet är att dokumentera det som sker i ärendet. Om det finns en noggrann dokumentation av varje steg i processen är det möjligt att i efterhand följa rekryteringen i dess helhet och se utifrån vilka överväganden arbetsgivaren valt att anställa en viss person. Detta blir än viktigare vid ett överklagande. Handlingarna i ett ärende ska sparas i två år eftersom rekryteringen kan bli föremål för ett ifrågasättande i till exempel diskrimineringshänseende. Handlingarna som rör den som fått anställning sparas under hela anställningstiden. Säkerhetsprövning och registerkontroll En säkerhetsprövning ska alltid göras innan någon deltar i Polisens verksamhet, oavsett om det gäller anställning, uppdrag eller annat deltagande. Omfattningen av säkerhetsprövningen kan variera men ska anpassas efter anställningens eller deltagandets art. När det gäller polisaspiranter ska säkerhetsprövning göras i samband med praktiken termin 5 samt på nytt vid anställning som polisassistent. Med säkerhetsprövning menas myndighetens sammantagna personbedömning av någons lojalitet, pålitlighet och lämplighet ur säkerhetssynpunkt. Det är främst intervjuer, referenser och utdrag ur belastningsregistret som utgör underlag i säkerhetsprövningen. Om myndigheten har beslutat att deltagandet i en del av verksamheten ska placeras i säkerhetsklass fungerar registerkontroll, enligt säkerhetsskyddslagen, som ett ytterligare underlag vid säkerhetsprövningen.

6 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Startmöte Startmötet är till för att klargöra behov, ansvarsfördelning och tidplan för den kommande rekryteringen. Mötet fungerar som en gemensam start för alla inblandade och deltar gör arbetsgivarföreträdare och fackliga representanter. Startmötet karaktäriseras av att alla parter som på något sätt ska bidra i arbetet med rekryteringen samlas, det vill säga arbetsgivarrepresentanter och fackliga företrädare. Startmötet kan ses som ett första steg i MBL/samverkan. Genom att berörda parter samlas tidigt skapas förutsättningar för en effektiv rekryteringsprocess och en god dialog inför det fortsatta arbetet. För att minimera risken för slentrianmässiga och subjektiva bedömningar ska rekryteringsgruppen så långt det går vara sammansatt av personer med olika kön, bakgrund och erfarenheter. Frågor att diskutera på startmötet Anställningen: Hur många ska anställas och till vilken funktion? Tillåter ekonomin att man anställer en ny medarbetare? (Både på kort och lång sikt) Är anställningen tidsbegränsad eller tills vidare? Vem undersöker företrädesrätten och bevakar omplaceringar? Finns det material från tidigare rekrytering till liknande funktion, erfarenhet av antal sökande till liknande funktion? Är tjänsten säkerhetsklassad? Har tjänsten specifika krav som är reglerade i FAP eller andra styrande dokument? BESTA-kod Lön Arbetsgruppen: Fastställ en tidplan. Vem är ytterst ansvarig för rekryteringen? Vilka personer ska ingå i rekryteringsarbetet? Vem ansvarar för vad i rekryteringsprocessen? Fastställ formen för samverkan med de fackliga företrädarna. Vem ombesörjer kontinuerlig information och samverkan med de fackliga företrädarna? Vem/vilka gör kompetensprofilen? Var ska annonseringen ske och vilka ska finnas med som kontaktpersoner i annonsen? Vilken urvalsmetod ska användas? Vilka ska vara med under intervjun (så få som möjligt)?

7 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Vem tar referenser? I samband med startmötet ska dokumentationen av rekryteringsprocessen påbörjas. Det som beslutas i startmötet dokumenteras och skickas ut till alla inblandade i rekryteringen. Tydliga urvalskriterier ökar mångfalden och jämställdheten Redan vid startmötet är det viktigt att beakta mångfalds- och jämställdhetsperspektivet. Tillsammans med rättssäkerheten, är det områden som främjas av en rekryteringsprocess som i sin helhet är transparent. Detta kan bland annat innefatta tydliga urvalskriterier för alla, det vill säga både för de som rekryterar och för de som söker en anställning. Det kräver förmåga till reflektion och ett genomtänkt förhållningssätt av ansvariga. Ju mer tid som ägnas åt reflektion och granskning av urvalskriterierna, desto större chans att mångfalds- och jämställdhetsmålen uppnås. Även tillgänglighetsperspektivet ska beaktas i detta sammanhang. Behovs- och arbetsanalys Deltagarna vid startmötet bör ingående diskutera frågan om det finns behov av att rekrytera ny personal eller om arbetsuppgifterna kan fördelas på de medarbetare som redan finns eller kompetensväxla befintlig personal. För att kunna bedöma den frågan behöver parterna genomföra en behovs- och arbetsanalys. Analysens syfte är att belysa verksamhetens behov och arbetsuppgifter både på kort och lång sikt. Rekryteringsgruppen bör noggrant överväga vilka faktorer som talar för respektive mot att anställningen återbesätts. Det är inte alltid självklart att en ledig anställning omedelbart ska ersättas med en person med en yrkesbakgrund som exakt motsvarar den som lämnar sitt arbete. I analysen av verksamhetens framtida behov ska sikte tas på verksamhetens inriktning i framtiden, till exempel organisationsförändringar, kompetensförsörjningsbehov och omvärldsfaktorer. Det handlar om att identifiera såväl verksamhetens omedelbara personalbehov som framtida behov. Genom att beakta dessa faktorer ökar möjligheten för att göra en framgångsrik rekrytering. Utifrån analysen är det sedan lättare att diskutera vilken kompetens som bäst behövs för att tillgodose kravet på en effektiv, rättssäker och väl fungerande polisverksamhet. Fördjupad beskrivning av arbetsanalysen. I arbetsanalysen görs en grundlig genomgång och analys av vilka arbetsuppgifter och situationer en person i denna anställning kommer att ha och hamna i. I arbetsanalysen analyserar man även vilket förhållningssätt och vilken kompetens som behövs för att utföra arbetsuppgifterna på bästa sätt. Arbetsanalysen kommer sedan att ligga till grund för kompetensprofilen, där kompetenserna man har identifierat finns presenterade med definitioner. Arbetsanalysen ska beskriva nuläget men också framtiden. Vidare ska den identifiera kritiska och särskilt krävande situationer för just denna anställning. Polisens värdegrund bör brytas ned och det bör tydligt framgå vad professionell genom att vara engagerad, effektiv och tillgänglig innebär i denna anställning. I analysen ska det tydligt framgå hur könsfördelningen på arbetsplatsen ser ut, varför det ser ut som det gör och vilka konsekvenser det får för verksamheten. Det är även viktigt att definiera hur allmänhetens behov ser ut för att Polisen ska kunna möta dem.

8 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Det ska tydligt framgå i analysen om det är möjligt att genom stöd och anpassningsåtgärder se till att en arbetssökande med funktionshinder kommer i en jämförbar situation med en person utan sådant funktionshinder. Utlysning genom intresseanmälan Om analysen visar att den efterfrågade kompetensen finns inom myndigheten och valet blir att utlysa funktionen genom intresseanmälan, kan man ändå följa Polisens rekryteringsprocess. Det ska då tydligt framgå av annonsen att det handlar om att lämna intresse för att bli omplacerad till arbetsuppgifter inom arbetsskyldigheten. Skulle det visa sig att arbetsuppgifterna inte kan anses ligga inom ramen för arbetsskyldigheten för den som erbjuds omplacering, är beslutet att betrakta som en ny anställning. Detta beslut kan då överklagas av andra sökande. Är det en omplacering inom arbetsskyldigheten avbryts rekryteringen och ett arbetsledningsbeslut tas. Detta beslut kan inte överklagas utan är ett beslut som arbetsgivaren ensidigt äger rätt att fatta. Arbetsgivarens beslut ska föregås av samverkan med de fackliga organisationerna.

9 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Kompetensprofil Kompetensprofilen ska innehålla de kompetenser som har identifierats som viktiga för tjänsten. En tydlig kompetensprofil underlättar det fortsatta arbetet i rekryteringsprocessen. Beskrivning av egenskaper Utifrån behovs- och arbetsanalysen skapas en kompetensprofil (inom Polisen tidigare kallad kravprofil). Genom att i kompetensprofilen ha en väl genomarbetad beskrivning av de egenskaper som söks, underlättas arbetet med att utforma annonsen, genomföra intervjuer och ta referenser på ett strukturerat sätt. Det gör också att en korrekt bedömning av de sökande i förhållande till verksamhetens behov kan göras. Vid ett överklagande eller en diskrimineringstvist prövas klagande bland annat mot kompetensprofilen. Så utformar du en kompetensprofil När en kompetensprofil utformas bör man tänka på hur beskrivningen av vilken bakgrund och vilka egenskaper/färdigheter som efterfrågas utformas. En alltför detaljerad beskrivning av likartade egenskaper kan göra kompetensprofilen svåröverskådlig. Är beskrivningen däremot för allmänt hållen finns å andra sidan en risk för att viktiga nyanser suddas ut. En kompetensprofil bör innehålla följande rubriker: Formell kompetens/utbildning Arbetslivserfarenhet Personliga egenskaper Meriter Eventuella särskilda krav (t.ex. svenskt medborgarskap) Kompetensprofilen bör även omfatta Polisens värdegrund och jämställdhets- och mångfaldsaspekten. Kompetensprofilen ska bara innehålla krav på kompetens som är relevant för att klara av att utföra arbetsuppgifterna på kort och lång sikt. Även säkerhetsrelaterade krav och önskemål avseende kompetens, erfarenheter och egenskaper ska ingå. Fördjupad beskrivning av kompetensprofiler. Kompetensprofilen bygger på arbetsanalysen och innehåller de kompetenser som har identifierats som viktiga för att kunna utföra arbetsuppgifterna, men även för att kunna hantera olika situationer. Kompetenserna ska definieras så att det tydligt framgår vad en kompetens innebär och vad det är man ska söka efter under rekryteringen. En kompetensprofil kan innehålla många kompetenser både på ska - och bör -nivå, där sedan

10 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 endast ett fåtal presenteras i annonsen. Den sökande ska dock kunna få ut hela kompetensprofilen om så önskas. Polisens definition av begreppet kompetens är att ha för uppgiften relevanta kunskaper, färdigheter, erfarenheter, egenskaper och attityder samt förmågan att omsätta dessa i handling i relation till situationen och sammanhanget. Definitionen kan ha individen, gruppen eller organisationen i fokus. Det är viktigt att man i kompetensprofilen endast har med kompetenskrav som är av relevans för anställningen. Att till exempelvis ha ett språkkrav då detta inte är relevant för att kunna utföra nuvarande eller framtida arbetsuppgifter kan vara ett urvalskriterium som kan komma att underkännas i ett eventuellt framtida överklagande. En kompetensprofil bör göras så smal som möjligt där endast ett fåtal kommer uppfylla alla formella krav. Det är lättare att senare utvidga för personer som inte uppfyller alla kraven, d.v.s. ska - och bör -kraven, framför att lägga till nya krav. Vill man lägga till ett nytt krav bör man annonsera på nytt. Skulle det visa sig att de som varit på intervju, prioritet 1- kandidaterna, inte uppfyller kraven för egenskaper och attityd, fortsätter man vidare till prioritet 2-kandidaterna. (Mer information om uppbyggnad av urvalsmallen finns i anslutning till processteget Urval). Urvalet ska genomföras konsekvent och alla som uppfyller satta krav i kompetensprofilen går vidare till nästa steg i rekryteringsprocessen, det vill säga att om nästa steg i rekryteringsprocessen är intervjuer så ska alla som uppfyller kraven intervjuas. Detta ställer höga krav på en väl genomarbetad arbetsanalys och kompetensprofil. Arbetsledningsbeslut eller extern rekrytering? Kompetensprofilen är också av betydelse för en bedömning om tillsättningen ska ske genom ett arbetsledningsbeslut, där arbetstagaren får förändrade arbetsuppgifter inom sin arbetsskyldighet, eller genom en extern rekrytering. Det är alltså viktigt att skilja på ett arbetsledningsbeslut om omplacering inom arbetsskyldigheten och ett beslut om anställning. I de fall myndigheten bedömer att tillsättningen av den lediga funktionen kan ske genom ett arbetsledningsbeslut, det vill säga att arbetsgivaren beslutar att omplacera en person inom dennes arbetsskyldighet, avbryts rekryteringen. Om det finns flera tänkbara kandidater kan information gå ut internt om att arbetstagarna kan anmäla intresse för den lediga funktionen. Eftersom poliser ofta har en mycket bred arbetsskyldighet blir möjligheten till beslut om omplacering inom arbetsskyldigheten större för dem än för övriga arbetstagare. Fördjupad beskrivning av arbetsledningsbeslut. Ett arbetsledningsbeslut om omplacering innebär att arbetsgivaren omplacerar en arbetstagare inom ramen för dennes anställning och arbetsskyldighet. Ett arbetsledningsbeslut om omplacering kan inte överklagas. Inför ett arbetsledningsbeslut om omplacering behöver arbetsgivaren inte göra en bedömning av arbetstagarens kvalifikationer utifrån förtjänst- och skicklighetsbegreppet. Arbetsgivaren ska naturligtvis se till att arbetstagaren har den kompetens som krävs för den nya funktionen, alternativt får nödvändig kompetens efter en kortare inlärningsperiod.

11 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Även om arbetsgivaren inte behöver ta hänsyn till förtjänst- och skicklighetsbegreppet, är det vanligt att arbetsgivaren använder sig av ett intresseförfarande. På så sätt kan de arbetstagare som är intresserade av den nya funktionen lämna en intresseanmälan. Ett sådant förfarande är inte att likna vid en rekrytering där arbetsgivaren måste göra ett urval av de sökande utifrån förtjänst- och skicklighetsbegreppet. Syftet är i stället att arbetsgivaren ska kunna få en uppfattning om vilka arbetstagare som är intresserade av att byta funktion. Om en rekrytering till en ledig anställning utmynnar i att arbetsgivaren har identifierat en arbetstagare som kan omplaceras ska rekryteringen avbrytas. Då en rekrytering avbryts ska de fackliga organisationerna informeras innan beslut fattats. Arbetsgivarens arbetsledningsbeslut om omplacering bör utgå från en planering av kompetensbehovet i verksamheten på kort och lång sikt. För alla polisanställda gäller att en individuell bedömning ska göras innan omflyttning/omplacering genom arbetsledningsbeslut. Generellt kan man dock säga att en omflyttning av polisassistenter, inspektörer och kommissarier mellan olika funktioner på respektive nivå, alltid är att betrakta som ett arbetsledningsbeslut om omplacering inom ramen för anställningen och arbetsskyldigheten. Det finns vissa undantag, framförallt då omflyttningen innebär en mer genomgripande förändring av bland annat arbetsuppgifter och ansvarsområde. Detta gäller nästan alltid för civilt polisanställda vilket gör en individuell bedömning nödvändig. Vad en genomgripande förändring är kan också variera och man bör därför bedöma varje situation för sig. Däremot är det alltid fråga om en ny anställning då exempelvis en polisassistent förordnas till inspektör eller en inspektör till kommissarie. Ett sådant beslut kan alltså överklagas.

12 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Kontrollpunkt 1 Omställningsarbete eller företrädesrätt till återanställning Innan man annonserar eller tar ett beslut om att anställa en person måste man undersöka om det finns personer som ingår i ett omställningsarbete, 7 2 stycket lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS). Att man undersöker detta flera gånger under en rekrytering beror på att bilden kan förändras över tid. Arbetsgivaren har ett omfattande ansvar för att bereda nytt arbete för personer som blir övertaliga inom ett område. Finns det en person som ingår i ett omställningsarbete måste förutsättningarna för denne undersökas innan man kan annonsera den lediga funktionen eller ta beslut om att anställa en annan person. Det kan dessutom finnas personer med företrädesrätt till återanställning, 25-27 LAS, 32 Lag (1994:260) om offentlig anställning (LOA) och 7-9 Avtal om Turordning för arbetstagare hos Staten (TurA-S). Företrädesrätt till återanställning har man bara till den egna polismyndigheten. Arbetsgivare kan välja att anställa denne utan att annonsera, detta är dock ingen skyldighet som arbetsgivaren har. Om arbetsgivaren väljer att anställa en annan person än den som har företrädesrätt är arbetsgivaren skyldig att förhandla före beslut, 32 LAS. Om den som har företrädesrätt avvisar ett skäligt erbjudande om återanställning förlorar denne sin återanställningsrätt.

13 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Annonsering När det är dags för annonsering är det viktigt att du formulerar dig tydligt och utgår från det som fastställts i kompetensprofilen. Tänk också på var du ska annonsera för att nå just den målgrupp du söker. Annonsen ska bygga på kompetensprofilen och främst visa vilka arbetsuppgifter som ingår i tjänsten, och vilka krav som ställs på den som ska utföra arbetet. Målet är inte att få så många som möjligt att söka, utan att få just de som passar in i kompetensprofilen att söka. Det gäller att hitta en realistisk nivå och varken överdriva eller underskatta kraven. Tänk på vilka du skriver annonsen för Fundera över var ni ska annonsera för att nå målgruppen, hur ni ska nå fram till just den gruppen och hur texten i annonsen kan uppfattas olika beroende på vilket kön, vilken bakgrund eller erfarenhet läsaren har. Det är viktigt att komma ihåg att annonsen och kompetensprofilen är olika saker. I många fall har man inte med hela kompetensprofilen i annonsen och de krav som ställs finns inte heller nedbrutna på nivåer. Ett exempel kan vara att det i annonsen står: många års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Detta är sedan nedbrutet i kompetensprofilen där det anges vad många års erfarenhet är och även vad liknande arbetsuppgifter innebär. Som kontaktperson ska du vara beredd att redogöra för kompetensprofilen och lämna ut den till den som vill ha den. Polisen ska arbeta aktivt för att öka jämställdheten och mångfalden inom all verksamhet. Många gånger kan man behöva förtydliga detta i annonsen för att få sökande med annan bakgrund eller erfarenhet. Ett exempel på en sådan text kan vara: Vårt arbete med jämställdhet och mångfald präglas av öppenhet och är inriktat mot att skapa en arbetsplats där skiftande erfarenheter och bakgrund tas till vara. Ta med det här i annonsen: om provanställning tillämpas, om anställningen är tidsbegränsad, om tester tillämpas, specifika krav, t.ex. svenskt medborgarskap, att det ställs krav på säkerhetsmedvetenhet och att sökandes bakgrund kommer att kontrolleras, om anställningen är säkerhetsklassad, kontaktuppgifter till lokala fackliga företrädare, annan relevant information, t.ex. startdatum om sådan finns och arbetstider.

14 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Alla ansökningar som kommer in till myndigheten ingår i rekryteringsunderlaget. Rekommenderad annonseringstid är 3 veckor, men det kan skilja mellan intern och extern annonsering. Vad säger lagstiftningen? Enligt 6 1 stycket anställningsförordningen (1994:373) (AF) ska myndigheten informera om den lediga anställningen på lämpligt sätt, så att de som är intresserade kan anmäla det till myndigheten. Det finns några få undantag från kravet på att informera om lediga anställningar. Enligt 6 AF behöver inte information om ledig anställning lämnas om särskilda skäl talar emot det. Undantag från skyldigheten att informera om en ledig anställning gäller till exempel: När en arbetstagare omplaceras enligt 7 2 stycket lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS). När man vill anställa en arbetstagare som har företrädesrätt till återanställning och har anmält att han eller hon vill använda sin företrädesrätt, se 25-27 LAS, 32 lag (1994:620) om offentlig anställning (LOA) och 7-9 i avtalet om turordning för arbetstagare hos staten (TurA-S). När en arbetstagare har företrädesrätt till en anställning med högre sysselsättningsgrad, 25 a och 26 LAS. Annonsen ska alltid sättas upp på myndighetens officiella anslagstavla eftersom alla, både inom och utom myndigheten, har rätt att söka en ledigförklarad anställning. Myndigheten kan aldrig hindra någon, varken internt eller externt, från att söka den ledigförklarade anställningen. Enligt 6 kap. 8 polisförordningen (1998:1558) ska information om en ledig polistjänst sättas upp både på Rikspolisstyrelsens och polismyndighetens anslagstavlor.

15 RIKSPOLISSTYRELSEN 2011-05-20 Urval I urvalssteget visar det sig om den kompetensprofil som har tagits fram, har gjorts tillräckligt snäv eller hållits för öppen. Alla som uppfyller de ska - och bör -krav som satts upp, går vidare i rekryteringsprocessen. Ett första urval av sökande ska göras utifrån de formella krav och den kompetensprofil som har satts upp. Om möjligt bör urvalet göras av fler än en person för att man sedan ska kunna föra en diskussion om vilka olika bedömningar varje person gjort. De sökande som inte uppfyller kraven ska här gallras bort. Placera de sökande i olika kategorier Urvalet och hanteringen av ansökningar ska göras strukturerat och konsekvent, och de sökande placeras in i olika kategorier beroende på hur de uppfyller kompetensprofilen. Om en person uppfyller samtliga ska - och bör - krav går vederbörande vidare till nästa steg i processen. Om det visar sig att det är många som uppfyller de formella kraven i kompetensprofilen börjar ett arbete med att skikta dessa. Detta arbete ska dokumenteras. Att skikta kompetenskraven När alltför många sökande uppfyller de krav man satt upp skiktar man dessa genom att höja eller definiera kraven tydligare inom kompetenskravet. Ett exempel kan vara att man söker någon som har arbetat inom rättsväsendet tidigare och då skiktar genom att ange hur länge, exempelvis 5 år, eller definierar exakt vad man ska ha arbetat med. På så sätt får man ned antalet sökande som går vidare till intervju. Fortfarande är det dock kompetensprofilen som ligger till grund och man kan därför inte lägga in helt nya krav i efterhand. En tillsättning bygger på saklig grund Tillsättning av anställningar inom staten ska enbart grunda sig på sakliga grunder såsom förtjänst och skicklighet. Detta innebär att man ska bortse från hänsyn som objektivt sett saknar betydelse för att bedöma en persons lämplighet för arbetet. Exempelvis ska man inte vikta ansökningarna genom att plocka ut de sökande som verkar mest intresserade av den lediga anställningen. Man får heller inte beakta grunder som kan vara diskriminerande. Antal intervjuer En riktlinje som är bra att följa är att för varje person som ska anställas, bör tre personer intervjuas. Vid en massrekrytering kan det dock innebära att det blir alltför många att intervjua och därför ska antalet ses just som en riktlinje. Det kan även finnas situationer där det inte finns så många som tre personer som uppfyller kompetensprofilen.