Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2016:07 Sida 1 (7) 2016-03-21 Nämnd Servicenämnden Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 5 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) att handlingarna ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp i bilagan. Beslutet gäller retroaktivt. Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 2011:17 upphör att gälla i och med detta beslut. Datum för beslut Stockholm den 21 mars 2016 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie
Sida 2 (7) Bilaga Information under verksamhetsområde 1. Styra, redovisa och kommunicera verksamheten 1.1.3 Organisera och fördela arbete och ansvar Attestkort 10 år efter avslutad anställning ok Information under verksamhetsområde 2. Ge Verksamhetsstöd 2.2 Hantera personal- och löneadministration 2.2.1 Rekrytera Testresultat vid rekrytering, ej anställd på tjänsten 2 år efter tillsättning 2.4 Hantera lokalfrågor och säkerhet 2.4.1 Hantera lokalfrågor Hyresavtal 10 år efter upphört avtal Kvalitetskontroll enligt städavtal Besiktningsintyg, original Blankett för utlämnande av inpasseringskort Hyres-, leasing- och serviceavtal, original I samband med att städavtalet upphört 2 år efter att lokalansvar upphört I samband med att kortet återlämnats 10 år efter upphört avtal
Sida 3 (7) 2.5 Hantera IT och telefoni 2.5.1 Hantera IT Behörighetsblanketter - LISA - Övriga IT/ verksamhetssystem t.ex. Infotorg, Paraplyet, Utfärdaren, Bosko 10 år efter att behörigheten upphört gälla 2.5.1 Hantera telefoni Orderbekräftelser på abonnemang 2 år efter att abonnemanget är installerat 2.6 Hantera allmänna handlingar 2.6.1 Registrera allmänna handlingar Fullmakter för postöppning Vid avslutad anställning Information under verksamhetsområde 3. Ge verksamhetsstöd till Stockholms stads förvaltningar, bolag och stiftelser 3.1 Tjänster inom ekonomiadministration 3.1.1 Hantera stadens leverantörsfakturor Handlingar rörande kontroll av ny leverantör, t.ex. - Skatte- och momsregistrerings bevis - Kopior av fakturor - Information från hemsida 10 år efter att leverantör upphört som leverantör
Sida 4 (7) 3.1.9 Hantera stadens filialnummer Brev till Transportstyrelsen om ändring av filialnummer för fordon 1 år 3.1.10 Hantera stadens Lednings- och informationssystem (LIS) Behörighetstilldelning - LIS 1 år efter upphörd behörighet 3.2 Tjänster inom löne- och pensionsadministration 3.2.1 Hantera underlag inom stadens lönesystem Anställningsuppgifter för utbetalning av lön 3 år Handlingar rörande hantering av CFARoch arbetsställenummer 3 år CFAR-nummer är unikt 8-siffrigt nummer som tilldelats varje arbetsställe av Statistiska Centralbyrån (SCB) 3.2.3 Hantera underlag av sjukersättning Informationsbrev om framtida utbetalning av tjänstepension När den anställde går i pension
Sida 5 (7) 3.3 Tjänster inom upphandling 3.3.1 Upphandla på uppdrag 3.3.2 Upphandla på utökat uppdrag Fullmakter från bolag och stiftelser Fullmakter från nämnder (vidaredelegation) Gästlicens till TendSign Kundmeddelanden rörande upphandlingar 2 år efter avslutad upphandling 2 år efter avslutad upphandling 1 år efter avslutad upphandling och att licens upphört 2 år 3.5 Tjänster inom gemensam Telefoniservice 3.5.1 Hantera kravställningar på stadens gemensamma växel SLA-bilagor 2 år Avser rapporter från leverantören om hur kraven i avtalen uppfyllts. 3.6 Tjänster inom systemstöd för stadens synpunktshantering 3.6.1 Förvalta systemstöd för stadens synpunktshantering Uppgifter om behöriga beställare till KCH Behörigheter i KCH 2 år efter att behörigheten upphört att gälla 2 år efter att behörigheten upphört att gälla
Sida 6 (7) Information under verksamhetsområde 4. Hantera allmänhetens frågor om kommunala tjänster 4.1 Hantera frågor som rör tekniska förvaltningar och bolag. 4.1.1 Hantera frågor om parkeringstillstånd för rörelsehindrade 4.1.2 Hantera frågor om parkeringstillstånd för boende- och nyttoparkering 4.1.3 Hantera frågor om avfall (OBS utgår maj 2015) 4.1.4 Hantera frågor om tillfälliga försäljningsplatser 4.1.5 Hantera frågor om miljö- och hälsoskydd 4.1.6 Hantera frågor om tomträtt och arrende 4.1.7 Hantera frågor om serveringstillstånd för alkohol 4.1.8 Hantera frågor om företag och evenemang 4.1.9 Hantera frågor om stadens e-tjänster 4.2 Hantera omsorgsfrågor 4.2.1 Hantera frågor inom förskola och skola 4.2.2 Hantera frågor inom äldreomsorg 4.2.3 Hantera frågor inom funktionsnedsättning 4.2.4 Hantera frågor inom sommarkoloniverksamhet 4.2.5 Hantera frågor inom överförmyndarskap, förvaltare och god man 4.2.6 Hantera frågor inom kulturskolan 4.3 Hantera tjänsten för stadens synpunktshantering 4.4 Hantera allmänna frågor om Stockholms stad Handlingstyp/ handlingsslag Inkommande ärenden till Kontaktcenters ärendehanteringssystem Frist 2 år efter ärendets avslut Kommentar Följande ärendeuppgifter kan registreras i ärendehanteringssystemet (för närvarande KCH): - Vad ärendet gäller (t.ex. ärendetyp, tjänst, kategori) - Kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress, telefonnummer, personnummer) - Handläggning (innehåller uppgifter om de olika handläggningsalternativen) - Beskrivning (beskrivning av ärendet i fritext) forts nästa sida
Sida 7 (7) Handlingstyp/ handlingsslag Inkommande ärenden till Kontaktcenters ärendehanteringssystem Frist 2 år efter ärendets avslut Kommentar Följande ärendeuppgifter kan registreras i ärendehanteringssystemet (för närvarande KCH), forts: - Detaljer i ärende fönstret (t.ex. ärendets huvudman, ärendets ursprung, uppföljningsdatum, ärendestatus) - Anteckningar/bifogade filer - Administration (t.ex. ärendenummer, prioritet, diarienummer) - Historik (ägare, skapat den, skapat av, ändringar) - Ärendestatus Statistiksammanställningar per verksamhetsområde m.m. bevaras.