Malmö stad Stadskontoret 1 (1) Datum 2015-03-16 Vår referens Mats Hansson Budgetchef mats.r.hansson@malmo.se Tjänsteskrivelse Nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för Finansförvaltning -ekonomisk redogörelse STK-2015-362 Sammanfattning Förslag till nämndsbudget och intern kontrollplan för finansförvaltning Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna nämndsbudget och intern kontrollplan 2015 för finansförvaltning Beslutsunderlag G-Tj skriv Nämndsbudget Intern kontroll Finansförv 2015 Beslutsplanering KS Arbetsutskott 2015-03-23 Kommunstyrelsen 2015-04-01 Ärendet Finansförvaltning är en förvaltningskod inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Finansförvaltningen bedriver ingen egen verksamhet. Förvaltningen är ett samlingsbegrepp för ett antal kommungemensamma kostnader och intäkter. I vissa fall används förvaltningen för att budgetera kommungemensamma anslag varifrån interna ersättningar eller kommunbidrag överförstill verksamheterna i andra förvaltningar, bolag och motsvarande. Ansvariga Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör SIGNERAD 2015-03-18
INTERN KONTROLLPLAN 2015 Finansförvaltning
2
För att ytterligare förbättra den interna kontrollen bör dokumentationen av vissa väsentliga rutiner förbättras. Detta får också till följd att sårbarheten vid frånvaro och vakanser minskar samt att risken för att fel ska uppstå vid handläggning ytterligare kan minimeras. Det finns också en del åtgärder som bör vidtas för att förbättra efterlevnaden av regelverken kring attest och verifikationer. Åtgärdsplan 2015 Åtgärd Ansvarig Åtgärdas senast Återrapportering till Internbanken - rutinbeskrivningar Upprätta rutinbeskrivning som säkerställer att posterna i finansrapporten också överensstämmer med redovisningen Upprätta rutinbeskrivning över hur den totala likviditetsprognosen skapas Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef Stefan Bille DR 2, 2015 Finanschef Upprätta rutinbeskrivningar i kassafunktionen Utses av redovisningschef DR 2, 2015 Redovisningschef Internbanken - behörigheter Se över attestförteckning m.a.a. några fall där attestering av utbetalning avseende förfall och ränteswap attesterats endast av finansekonom Internbanken - organisation Förtydliga i avsnittet "Operativa risker och intern kontroll" i finanspolicyn vilka affärstransaktioner som ska kontrolleras av medarbetare som inte är underställda finanschefen Internbanken - avstämning Utred uppmärksammade differenser mellan finansrapport och Raindance Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef Utses av finanschef DR 2, 2015 Finanschef
Internkontrollplan 2015 - fv99 Finansförvaltningens granskningsplan 2015 Kontroll nr Granskningsområde Kontrollmoment och syfte 1 Granskning huruvida betalning via internetbank kan göras av en (1) person. Syftet är att granska om det finns risk för felaktiga utbetalningar. 2 Granskning huruvida utbetalningsrutin följs och om det finns brister i utbetalningsrutinen. Syftet är att se om det finns risk att vi betalar med felaktigt underlag och/eller till fel mottagare. 3 Granskning av borgensförteckning, rutin för hantering av borgensåtaganden och huruvida hantering av underlag och beslut följer rutinen. Syftet är att undersöka om det finns risk att det finns eller uppstår fel i borgensförteckningen och om det finns risk för oavsiktliga borgensåtaganden. Omfattning Metod/frekvens Resultat rapporteras till Uppföljning rapporteras till Kassan Kassan Internbanken Genomgång av rutiner/en gång under året Genomgång av rutiner och stickprov/en gång under året Genomgång av borgensförtecking och rutin/en gång under året Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen 4 Granskning av rutiner och ansvarsförhållanden kring utbetalningar av personalförsäkringar och pensioner. Syftet är att skapa underlag för framtida riskbedömning då det i nuläget inte finns någon samlad bild av de moment som ingår i processen, vem som gör vad etc. 5 Granskning av rutiner avseende hantering av social investeringsfond och hur dessa följs. Syftet är att undersöka huruvida det finns brister som kräver åtgärder. Personalförsäkringar och pensioner Sociala investeringar Intervjuer med berörda Förvaltningschef handlläggare inom /en gång under året Genomgång av rutiner/en gång under året Förvaltningschef Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen
NÄMNDSBUDGET 2015 Finansförvaltning -ekonomisk redogörelse
2
HELA FÖRVALTNINGEN, tkr 80 350 212 934 Totala intäkter 80 350 212 934-409 841-354 429 Övriga kostnader -581 333-414 727-20 288-114 Totala kostnader -1 011 462-769 270 Nettokostnad -931 112-556 336-15 810 982-15 220 820 11 608 200 10 735 800 4 694 000 4 449 300 765 800 745 646 Övriga finansiella kostnader -325 894-232 549 KB & finansiella poster 931 124 477 377 Resultat efter KB & fin poster 12-78 959 Resultat 12-78 959 Förvaltning 99 Finansförvaltning bedriver ingen egen verksamhet. Förvaltningen är ett samlingsbegrepp för ett antal kommungemensamma kostnader och intäkter. I vissa fall används förvaltningen för att budgetera kommungemensamma anslag varifrån interna ersättningar eller kommunbidrag överförs till verksamheterna i andra förvaltningar, bolag och motsvarande. Nämndsbudgeten är uppställd per kostnadsställe vilka också är uppföljningsobjekt i den löpande uppföljningen i utfallsprognoser och delårsrapporter. I följande avsnitt redovisas resultaträkning per kostnadsställe per den 31 mars 2015:
1325 Räntor och utdelningar Övriga kostnader -4 000-4 000 Totala kostnader -4 000-4 000 Nettokostnad -4 000-4 000 765 800 745 646 Övriga finansiella kostnader -294 528-229 014 KB & finansiella poster 471 272 516 632 Resultat efter KB & fin poster 467 272 512 632 Resultat 467 272 512 632 Kostnadsstället innefattar kommunens externa in och utlåning från finansmarknaden. Utdelningar från kommunens bolag ingår. Här ingår också räntekostnader för den pensionsskuld som intjänats från och med 1998. Internräntor som debiteras förvaltningarna intäktsredovisas här. 2869 och generella statsbidrag Övriga kostnader Totala kostnader 0 0 Nettokostnad 0 0 11 608 200 10 735 800 4 694 000 4 449 300 Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster 16 302 200 15 185 100 Resultat efter KB & fin poster 16 302 200 15 185 100 Resultat 16 302 200 15 185 100 Kommunens intäker från skatter o generella statsbidrag redovisas här. na har budgeterats utifrån SKL:s prognos från oktober 2014.
3516 Bolag och kommunalförbund 80 350 78 200 Totala intäkter 80 350 78 200 Övriga kostnader -340 518-326 532 Totala kostnader -340 518-326 532 Nettokostnad -260 168-248 332 Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster 0 0 Resultat efter KB & fin poster -260 168-248 332 Resultat -260 168-248 332 Bolag och kommunalförbund innefattar basfinansiering enligt skatteväxlingsavtalet med Region Skåne. Bidragen till Malmös regionala kulturinstitutioner kostnadsförs här. Basfinansieringen och bidragen har räknats upp med 2,75 %. Därtill har bidraget till Malmö Stadsteater ökats med 1.750 tkr för Unga Teatern. Bidraget till Medeon AB räknas upp med 3,5 % enligt särskilt avtal. Bidraget till Malmö Incubator har räknats upp med 2,8 %. Medlemsavgiften till Räddningstjänsten Syd fastställs av kommuanlförbundet. 4331 Kommungemensamma kostnader o intäkter 134 734 Totala intäkter 0 134 734 Övriga kostnader -686-1 222 Totala kostnader -686-1 222 Nettokostnad -686 133 512 Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster 0 0 Resultat efter KB & fin poster -686 133 512 Resultat -686 133 512 Budgeterade kostnader 2015 är avrundning från budgetarbetet År 2014 omfattade kostnadsstället de statsbidrag som kommunen erhöll som kompensation för maxtaxa i förskolan. Från år 2015 budgeteras dessa statsbidrag hos förskolenämnden.
4540 Fördelade kommunbidrag Övriga kostnader Totala kostnader 0 0 Nettokostnad 0 0-15 810 982-15 220 820 Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster -15 810 982-15 220 820 Resultat efter KB & fin poster -15 810 982-15 220 820 Resultat -15 810 982-15 220 820 De kommunbidrag som kommunfullmäktige beslutat om för att finansiera nämndernas nettokostnader utbetalas och kostnadsförs på detta kostnadsställe. 5031 Anslag till KS förfogande -39 545 Övriga kostnader -168 125-25 229-20 174 Totala kostnader -227 844-25 229 Nettokostnad -227 844-25 229 Övriga finansiella kostnader -26 898 KB & finansiella poster -26 898 0 Resultat efter KB & fin poster -254 742-25 229 Resultat -254 742-25 229 Kommunfullmäktige har på detta kostnadsställe avsatt medel till kommunstyrelsens förfogande där kommunstyrelsen under året kan överföra kommunbidrag till nämnder efter särskilt beslut. Per den 31 mars återstår 254 742 tkr att fördela till följande ändamål: FN Investeringar Klagshamns sporthall 4 206 FN Hyllie IP omklädnad 1 542 FN Ridanläggning Kvarnby (helår 4.100 tkr) 2 107 FN Ridanläggning Klagshamn (Helår 4.900) 3 778 FN Hylliebadet (helår 36000) 28 200 FN Konstgräsplan Tygelsjö IP 400 FN Konstgräsplan Kroksbäcks IP 600 FN Rosengårds ishall Ombyggnation 300 FN Bäckagårds IP utökning av omkldningsutrymme (helår 640 tkr) 320 KS Driftkostnader Malmö Live (Helår 56 812 tkr) 38 936 KS Kostnader för information Malmö Live 411
KS Kostnader för invigning Malmö Live 6 682 KS Kostnader för utvidgat uppdrag Malmö Live 4 000 KN Konstutsmyckning Malmö Live driftkonsekvenser 488 FskN/GrN/GyVN Permanent skolsatsning 10 000 SkolFam reserv om anslaget var tänkt att ökas från 2050 till 4100 2 050 Anslagsökning 5 000 E-arkiv 650 Ensamkommande flyktingbarn avrop 10 100 Mötesplatser områdesprogrammen 5 000 Koncernbildning -10 000 Resultat av lägre kostnader för ekonomiskt bistånd 30 000 Reserv för lägre befolkning 1 november 10 000 Kompensation för höjd arbetsgivaravgift ungdomar 25 000 SRN LSS-utbyggnad 3 632 TN Utbyggnadsinvesteringar TN 67 245 TN Skateevenemang 947 TN Malmö City Horse Show 2 629 TN Konstutsmyckning Malmö Live driftkonsekvenser 519 5579 Personalförsäkringar och pensioner -370 296-329 200 Övriga kostnader -4 800-4 800 Totala kostnader -375 096-334 000 Nettokostnad -375 096-334 000 Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster 0 0 Resultat efter KB & fin poster -375 096-334 000 Resultat -375 096-334 000 Kostnader för arbetsgivaravgifter och avtalsförsäkringar redovisas här. Kommunens samlade pensionskostnader (exklusive ränta på skulden) ingår också i kostnaderna. Verksamheterna debiteras ett personalomkostnadspålägg för att täcka de kostnader som inte är direkt lön eller arvode. Summan av detta po-pålägg (cirka 2,7 miljarder) minskar kostnaderna på detta kostnadsställe.
6406 Lokaler och anläggningar Övriga kostnader -63 204-69 215-114 -114 Totala kostnader -63 318-69 329 Nettokostnad -63 318-69 329 Övriga finansiella kostnader -4 468-3 535 KB & finansiella poster -4 468-3 535 Resultat efter KB & fin poster -67 786-72 864 Resultat -67 786-72 864 Här redovisas kostnader som servicenämnden har för att förvalta kommunens så kallade utvecklingsfastigheter. Dessa är fastigheter som undantagits från det ordinarie lokalförsörjningsarbetet i avvaktan på ett nytt utvecklingsområde. Fastigheterna är Forskaren 2, Pildammskolan, Lärarhögskolan, Rönnen, Segepark, Heleneholm och ambulansstationen Kostnader för markutfyllnader i hamnen samt några hamnanläggningar redovisas också här. Kostnader för att åtgärda eftersatt underhåll i kommunens lokaler budgeteras här. 6939 Sociala investeringar Övriga kostnader -8 958 Totala kostnader 0-8 958 Nettokostnad 0-8 958 Övriga finansiella kostnader KB & finansiella poster 0 0 Resultat efter KB & fin poster 0-8 958 Resultat 0-8 958 Kommunstyrelsen har fattat beslut om fem åtgärder för vilka förvaltningarna kan avropa ersättning under året: Barnfamiljer på Almgården SkolFam Gränsöverskridande team Hela familjen Lärande hela dagen