INBETALNINGAR Hanteringen av inbetalningar hittar du under rubriken Reskontra/Inbetalningar i programmets vänsterkant. Flödet för inbetalningar sker vanligtvis enligt följande mönster: Inbetalningarna inkommer till dig via antingen en fil (OCR-inbetalningar, E-avier & autogiro) eller i pappersform. Därefter ska dessa matchas mot de betalningsposterna som redan finns i HogiaFastighet för dina respektive hyresgäster/medlemmar så att din utestående fordran minskas i systemet. När dessa moment är avklarade så återstår det endast att bokföra transaktionerna vilket du gör genom att ta ut en inbetalningsjournal med all kontering.
Manuella inbetalningar För att utföra en manuell inbetalning så klickar du på knappen Manuella inbetalningar kommer resultera att följande vy visas: som då Sök fram avin: Första steget är att söka fram avin du vill boka inbetalningen mot. Detta gör du genom att först markera cirkeln framför det formatet du vill söka fram avin med. Skriv sedan in sökinformationen i något av textfälten till höger för att genomföra sökningen. Betala: Om föregående steg genererade några träffar listas avierna i periodordning i vyns nedre del. Därefter högerklickar du på den avin som du vill betala och väljer alternativet Betala i menyn.
Kontrollera att betaldatum och belopp stämmer överens med de uppgifter du har om inbetalningen. Klicka sedan på för att slutföra inbetalningen. Observera: Endast avier som fortfarande är oreglerade syns i vyn för manuella inbetalningar. Information om exempelvis fullbetalda avier hittar du under reskontraknappen:
Inbetalningar via filinläsning Registreringen av inbetalningar till HogiaFastighet kan med fördel göras via filinläsningar vilket både sparar tid och minimerar risken för att du skulle knappa in felaktiga uppgifter. Filinläsningen är i dagsläget baserad på OCR-formatet och har stöd för både plusgirot och bankgirot. Observera: Det finns även stöd för det utökade OCR-formatet Bankgiro Inbetalningar men då krävs en tilläggsmodul i HogiaFastighet. Starta inbetalningsprocessen genom att klicka på knappen filinläsning rubriken Reskontra/Inbetalningar i programmets vänstra kant. som du hittar under Följande vy kommer då att visas i programmet: Första steget är att öppna och tolka inbetalningsfilen som du hämtat hem och sparat ned lokalt på din dator från din bank. För att göra det klickar du på knappen och letar dig fram till din sparade fil med inbetalningsinformationen. När detta är gjort kommer programmet automatiskt att visa information om filen i mitten av dialogrutan så att du kan säkerställa att du valt rätt fil. Välj därefter att klicka på Läs in fil för att öppna upp filen.
Därefter kommer du att skickas till följande vy för bearbetning av inbetalningarna: Hämta betalfil: Om det skulle visa sig att du läst in fel fil eller har ytterligare en inbetalningsfil som du vill pricka av kan du klicka på denna knapp för att komma tillbaka till dialogrutan för filinläsningen. Tolka inbetalningar: När filen öppnas kommer programmet att tolka informationen om inbetalningarna och försöka matcha OCR-numren från filen mot de uppgifter som skapades i samband med aviseringen. Om matchningen går igenom kommer raden att se ut som den översta raden i följande bild och statusen kommer vara satt till OK. Om raden däremot ser ut som den understa raden med status Ej matchad har programmet misslyckats med att koppla ihop inbetalningen med rätt avi. I dessa fall måste du manuellt matcha ihop inbetalningen med en avi vilket du gör genom att högerklicka på den omatchade inbetalningsraden och sedan välja Sök efter matchande avi. Här letar du reda på rätt avi i listan och klickar sedan på välj för att matcha den mot inbetalningen.
Tips: Listan kan sorteras fritt efter de fyra olika kategorierna genom att du klickar på rubrikerna så att du exempelvis på ett enkelt sätt kan få fram avierna efter vilken månad de avser. (Fungerar i version 211.1.1 och senare) Läs in inbetalningarna: Efter att du kontrollerat statusen på dina inbetalningsrader så är det dags att genomföra avprickningen mot avierna i HogiaFastighet. Funktionerna för detta hittar du i högerkanten på OCR-vyn: Avprickningen genomförs här genom att du antingen klickar på knappen att läsa in samtliga betalningsposter som kan matchas mot avier eller använder dig av för om du endast vill pricka av ett mindre urval av de inlästa betalningsposterna. Tips: Du kan givetvis välja att först läsa in alla matchade för att sedan gå igenom och manuellt koppla de inbetalningsrader som programmet inte klarat av att tolka mot motsvarande avi.
Inbetalningsjournal När inbetalningarna är avprickade återstår det endast att godkänna dessa och skapa ett bokföringsunderlag. Detta görs genom att ta ut en inbetalningsjournal via knappen under fliken Reskontra/Inbetalningar i vänsterkanten. Det första du möts av är sedan denna dialog där du väljer alternativet Ja för att skapa en ny inbetalningsjournal. Tips: Skulle du behöva öppna upp en gammal inbetalningsjournal väljer du istället alternativet nej och anger numret på den inbetalningsjournal du vill se. Inbetalningsjournalen består av två separata avsnitt där det första utgörs av en förteckning över inbetalningarna, katalogiserat per fastighetsägare och fastighet. I slutet av varje delavsnitt hittar du även en summering av de olika belopp som är avprickade.
Det andra avsnittet är konteringsdelen som innehåller uppgifter om alla bokföringsposter som skapats i samband med aviseringen. Det är sedan denna del som du ska använda dig av som underlag när det är dags för dig göra redovisningen. Nästa steg är att skriva ut inbetalningsjournalen och när detta är gjort kommer du få upp följande dialogruta: Preliminär : Om du väljer att preliminärboka inbetalningsjournalen så kommer den att ligga öppen i fastighetssystemet. Om du sedan prickar av fler inbetalninger efter att du preliminärbokat inbetalningsjournalen kommer även uppgifter om dessa avier att läggas till i samma journal. Definitiv : Vid definitivbokning stängs inbetalningsjournalen för ytterligare uppgifter och journalnumret låses. Det är först nu som konteringsuppgifterna godkänns och du kan genomföra en bokföringstransaktion till ditt ekonomisystem eller ta ut en SIE-fil med dessa uppgifter.