TELE2 DIRECT BRUKSANVISNING FÖR ADMINISTRATÖRER TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 1 (50)
TELE2 DIRECT...3 NYTTIG INFORMATION... 3 OM TELE2 DIRECT-PORTALEN...3 ADMINISTRATION...5 BYT LÖSENORD CHANGE PASSWORD... 5 FÖRETAGSPROFIL PROFILE... 5 ADMINISTRATÖRER ADMINISTRATORS... 6 AVDELNINGAR DEPARTMENTS... 9 SEMESTERSCHEMA HOLIDAY SCHEDULE... 11 TIDSSCHEMAN TIME SCHEDULE... 12 ANVÄNDARINSTÄLLNINGAR USERS... 14 TILLGÄNGLIGA TJÄNSTER RESOURCES...18 NUMMER NUMBERS... 18 TJÄNSTER SERVICES... 19 TJÄNSTER EXISTING USER SERVICES... 20 TJÄNSTEADMINISTRATION SERVICES...21 TILLÄGGSTJÄNST - TALSVAR AUTO ATTENDANT... 21 CALL MANAGER COMMPILOT CALL MANAGER... 25 CALL PICKUP CALL PICKUP... 26 KONFERENSBRYGGA CONFERENCE BRIDGES... 28 PAUSMUSIK MUSIC ON HOLD... 36 SVARSGRUPP CALL CENTER... 38 RÖSTBREVLÅDA THIRD PARTY VOICE MAIL SUPPORT... 43 SAMTALSLISTOR CALLING PLAN...44 INKOMMANDE SAMTALSLISTA INCOMING CALLING PLAN... 44 UTGÅENDE SAMTALSLISTA OUTGOING CALLING PLAN... 45 ÖVRIGA INSTÄLLNINGAR UTILITIES...46 NUMMERVISNING CALLING LINE ID... 46 GEMENSAM TELEFONBOK COMMON PHONE LIST... 47 LISTA ÖVER INTERNA ANVÄNDARE GROUP DIRECTORY... 48 ANKNYTNINGAR EXTENSION DIALING... 49 TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 2 (50)
Tele2 Direct I denna bruksanvisning lär du dig administrera Tele2 Direct-tjänsten. Du sköter administrationen för dina Tele2 Direct-tjänster via webbportalen för Tele2 Direct. Nyttig information Kursiv stil I bruksanvisningen är de engelska namnen på funktioner skrivna i kursiv stil Om Tele2 Direct-portalen Användning I Portalen för Tele2 Direct gör du alla inställningar som behövs för att ert företag ska kunna utnyttja tjänsten till fullo. Tillgång till Tele2 Direct Portalen Du får tillgång till portalen genom ditt företags kontaktperson(er)/administratör(er) för Tele2 Direct i samband med att ni börjar nyttja Tele2 Direct-tjänsten. Användarnamn och lösenord Ditt användarnamn och lösenord får du från Tele2:s kundservice i samband med att du tecknat tjänsten. Logga in Logga in gör du på www.tele2direct. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 3 (50)
I Tele2 Direct Webbportalen väljer du i menyn under Options till vänster vad du vill göra I rutan längst upp i bild ser du namnet på kontot som är inloggat. Apply-knappen Sparar dina inställningar och du kan fortsätta på samma sida OK-knappen Sparar dina inställningar och stänger sidan TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 4 (50)
Administration Byt lösenord Change Password För att byta ditt portallösen så surfar du till portalens förstasida (www.tele2direct.se). 1. Surfa till www.tele2direct.se 2. Fyll i ditt nuvarande användarnamn och lösenord och klicka därefter på knappen Change Password. Företagsprofil Profile Under Profile kan du se och ändra ditt företags uppgifter. Ändra ditt företags inställningar 1. Välj länken Profile under profile TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 5 (50)
2. Du ser nu en bild med information. De som har vit bakgrund kan du ändra. 3. När du är nöjd med dina inställningar så väljer du OK eller Apply. Notera Notera Service provider Tele2 Group Ditt företagsnamn Default domain -? Group Name Namnet på ditt företag (ex. Företaget AB) Calling Line ID Group Name Contact Name Contact Phone Contact E-mail Time Zone På bilden ovan kan du också se det maximala antalet användare ditt företag kan ha och antal nuvarande användare Administratörer Administrators Under administrators kan du redigera vilka användare som ska vara administratörer för ditt företag. Det finns två typer av administratörer i Tele2 Direct, dels administratörer för hela ditt företag och dels avdelningsadministratörer som enbart kan administrera uppgifter och användare för den avdelning de blivit tilldelade. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 6 (50)
Ändra administratörer 1. Välj länken Administrators under profile 2. Du ser nu en bild med samtliga administratörer i ditt företag. Om de är avdelningsadministratörer så syns deras avdelning på denna sida, om den kolumnen är tom är de företagsadministratörer. 3. För att lägga till en administratör, klicka Add TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 7 (50)
3. Fyll i uppgifterna, välj språk för administratören samt välj om personen i fråga ska bli företagaadministratö r eller avdelningsdito. I det andra fallet behöver även vilken avdelning som personen ska administrera väljas. Om du skapar en företagsadministratö r så kan du via policy ställa in vilka rättigheter denna ska ha. Du kan välja mellan full (dvs. möjlighet att ändra), read (enbart läsa) eller none (kan inte ens läsa). För förklaring kring respektive del, se nedan. Group Profile Access Denna del behandlar om administratören ska ha rättighet att ändra företagsprofilen. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 8 (50)
User Access Administrator Access Denna del behandlar vilka rättigheter som administratören ska ha på enskilda användare. Rättigheterna sträcker sig från fulla rättigheter att kunna ändra allt (inklusive lägga till användare), kunna ändra användare (men inte lägga till nya) till inga rättigheter alls på användarenivå. Här kan man reglera om administratören som skapas ska kunna ändra och lägga till administratörer. Department Access Här kan man ställa in om administratören ska ha rätt att skapa och ändra avdelningar. Device Access Stycket behandlar Enhanced Services Instance Access Feature Access Code Access Detta stycke anger om administratören ska få administrera tjänster. Exempel på tjänster är samtalsgrupper, music on hold, konferenssamtal osv. Behandlar vilka rättigheter administratören har kring koder. OBS. Läsrättigheter gäller för samtliga. Phone number / extension access Set Service Access Denna del behandlar rättigheterna för telefonnummer och anknytning för användare och tjänster. Med enbart läsrättigheter kan administratörer inte tilldela nummer till olika tjänster. Denna del behandlar om administratören ska kunna tilldela tjänster till andra användare eller grupper. Avdelningar Departments Under Departments finns möjligheten att lägga till avdelningar för ditt företag. Avdelningar används i adressboken och för att gruppera användare. Du kan tilldela separata avdelningsadministratörer (se tidigare stycke). TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 9 (50)
Ändra avdelningar i ditt företag 1. Välj länken Departments under profile 2. Du ser nu en bild med de avdelningar som finns. 3. Vill du lägga till en avdelning använder du Add, om du vill ändra en befintlig använder du Edit till höger i bilden. 4. För att lägga till en avdelning skriver du i avdelningens namn och anger om den ska vara en underavdelning till en redan existerande avdelning TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 10 (50)
Semesterschema Holiday Schedule Holiday Schedule kan användas för att styra öppettider för till exempel talsvar och selektiva vidarekopplingar för användarna. En administratör kan skapa flera olika semesterscheman som sedan kan tilldelas tjänsterna. Slutanvändare kan inte skapa egna semesterscheman. Ändra semesterschema 1. Välj länken Holiday schedule under profile 2. Du ser nu en bild med de semesterscheman som finns. 3. Vill du lägga till ett schema så använd Add, om du vill ändra ett befintligt använder du Edit till höger i bilden. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 11 (50)
4. Fyll i namn på schemat du vill skapa. 5. Fyll i namn på högtiderna samt start- och slutdatum för dem. 6. Klicka Ok för att spara schemat. Tidsscheman Time Schedule Med hjälp av ett tidsschema kan du som administratör skapa, ändra och ta bort öppettider för företaget. Time schedule kan sedan användas på samma sätt som Holiday schedule för att styra öppettider för Talsvar och selektiva vidarekopplingar. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 12 (50)
Skapa Scheman 1. Välj länken Time Schedule under profile 2. Du ser nu en bild med aktuella tidsscheman. 3. För att skapa nytt schema välj Add. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 13 (50)
4. Välj namn på ditt schema, lägg in de start- och sluttider du önskar och välj därefter Ok för att spara ditt schema. Tidsformatet innebär att AM är morgon och PM är kväll. Exempelvis 1 PM är 13.00 och 1 AM är 01.00. Användarinställningar Users Som administratör kan du göra inställningar för de användare som finns i ditt företag. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 14 (50)
Hantera användare 1. Välj länken Users under profile 2. Klicka på search för att få upp alla användare. Du kan använda något av sökkriterierna om du vill begränsa din lista. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 15 (50)
3 Du ser nu en lista med användare. För att redigera en specifik användare trycker du på Edit till höger. 4. Administratörer kan inte lägga till användare, för att göra detta kontakta kundtjänst.. Redigering av användare 5. För att redigera en användare söker du och väljer edit enligt ovan. Du får då upp bilden till höger. I den inringade rutan ser du vilken användare du konfigurerar. I detta läge kan du göra alla inställningar en användare kan göra på sitt eget konto. Utöver detta kan du också tilldela tjänster. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 16 (50)
Tilldela tjänster För att tilldela en tjänst till en användare behöver du välja profile users assign services. Du ser då denna bild. För att tilldela en tjänst markerar du den i någon av rutorna till vänster och trycker på Add. För att ta bort en tjänst för en användare markerar du tjänsten till höger och väljer Remove. Notera: Vilka tjänster du ser beror på vilka tjänster som ditt företag har köpt. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 17 (50)
Tillgängliga tjänster Resources Under menyvalet resources kan du se vilka tjänster och tjänstepaket som är tillgängliga för ditt företag. Du kan också tilldela dem till olika användare. Nummer Numbers I detta stycke kan du se vilka nummer som tillhör de olika avdelningarna samt administrera detta. Hantera nummer 1. Välj länken Numbers under Resources 2. Klicka på search för att få upp alla nummer. Du kan använda något av sökkriterierna om du vill begränsa din lista. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 18 (50)
3 Du ser nu en lista med telefonnummer. 4. Du kan byta vilken avdelning ett telefonnummer ska höra till.. Tjänster Services I detta stycke kan du se vilka tjänster ni har tillgång till samt hur många licenser som används av respektive tjänst. Hantera tjänster 1. Välj länken Services under Resources TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 19 (50)
2. Samtliga tjänster som finns att tillgå finns listade. I den vänstra kolumnen syns hur många licenser ni har, i den högra hur många ni använder. Ni kan inte ändra på sidan, endast kundtjänst kan ändra antalet licenser. Tjänster Existing User Services I detta stycke kan du tilldela och ta bort tjänster från samtliga användare. Du kan också se vilka användare som utnyttjar vilka tjänster. Hantera tjänster 1. Välj länken Existing User Services under Resources TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 20 (50)
2. Samtliga tjänster som finns att tillgå finns listade. Du kan välja att tilldela dem till samtliga användare, ta bort dem från samtliga användare samt se vilka användare som använder vilken tjänst. Tjänsteadministration Services Under menyvalet Services kan du se vilka tjänster och tjänstepaket som är tillgängliga för ditt företag. Här administrerar du tjänsterna och du kan även tilldela dem till olika användare. Tilläggstjänst - Talsvar Auto Attendant Under denna sektion kan du administrera era talsvar. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 21 (50)
Hantera talsvar 1. Välj länken Auto Attendant under Services 2. Du ser nu en lista på existerande talsvarsgrupper. Du kan välja add för att lägga till fler eller edit för att redigera befintliga. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 22 (50)
Lägg till ett tallsvar 3 Fyll i ID, namn, telefonnummer samt calling line ID. 4. Välj om du vill utnyttja tidsscheman Med tidsscheman så kan du ange att ha ett standard-talsvar under kontorstid och ett annat utanför kontorstid. Om du väljer every day, all day som schema gäller ditt talsvar oavsett tidpunkt. 5. På samma ssätt fungerar det med semesterscheman. 5. När du valt ok ser får du upp bilden till höger (business hour menu definierar hur ditt talsvar fungerar under exempelvis dina öppettider) 6. Välj om du vill använda systemets standard-hälsning eller om du vill ladda upp en egen (i wav-format). Om du klickar i att du vill ladda upp en egen väljer du browser och letar sedan upp filen på din dator. 7. Välj vad som ska göras vid respektive knappval. I exemplet till höger gäller följande: 0 samtalet skickas till numret som anges till höger 1 låter den ringande koppla sig själv via anknytningsnummer 2 repetera menyn TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 23 (50)
8. Efter att du är nöjd med ditt talsvar under öppettiderna klickar du på OK. Du får då möjlighet att redigera hur ditt talsvar ska fungera utanför öppettiderna (eller under helgdagar). Konfigureringen görs på samma sätt som tidigare. Förklaring Transfer to operator Samtalet kopplas till numret som anges samtidigt som en röst meddelar att samtalet kopplas till telefonist Transfer with prompt Samtalet kopplas till numret som anges samtidigt som en röst meddelar att vidarekoppling sker. Transfer without prompt samtalet kopplas till numret som anges Name dialing möjlighet för den som ringer att koppla sig själv genom att knappa in namnet på den man söker Extension dialing möjlighet för den som ringer att koppla sig till rätt person genom att slå in dennes anknytning End call avslutar samtalet med en hälsning Repeat menu repeterar menyn --- - indikerar att inget utförs vid detta val TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 24 (50)
Tips: Det går utmärkt att koppla samman flera olika talsvar till talsvarsträd. Ett exempel ser du nedan. Här är det första talsvaret ett val mellan att kopplas till support, sälj eller upprepa menyn. Väljer man 2, sälj så får man i nästa talsvar välja mellan produkt A och produkt B. För varje produkt finns sedan ett talsvar med val att kopplas till olika säljare. Man kan givetvis också välja att koppla ihop ett talsvar till en svarsgrupp. Talsvar 1 Talsvar 2 Call Manager Commpilot Call Manager I detta stycke kan du konfigurera call managern för företagets användare. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 25 (50)
Hantera talsvar 1. Välj länken CommPilot Call Manager under Services 2. Du kan välja om grupp-fliken ska synas, vara dold eller bara fungera som sökfunktion.. Call Pickup Call Pickup Call Pickup innebär att en användare kan svara på samtal till andra användare. I denna sektion kan administratörer konfigurera grupper inom vilka detta är tillåtet. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 26 (50)
Hantera Call Pickup 1. Välj länken Call Pickup under Services 2. Du ser nu vilka Call Puickupgrupper som finns. Välj Add för att lägga till en ny eller Edit för att redigera någon av de befintliga. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 27 (50)
Lägga till: 3. Välj namn på gruppen 4. Klicka på Search för att få fram en lista på användare 5. Addera de användare du vill ha i din grupp. 6. Tryck OK för att spara. Konferensbrygga Conference Bridges I detta stycke kan du lägga till och konfigurera konferensbryggor för ditt företag. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 28 (50)
Hantera konferensbryggor 1. Välj länken Conference Bridges under Services 2. Du ser nu de bryggor som finns. Du kan välja mellan att redigera (edit) eller lägga till. (add). TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 29 (50)
Lägga till en brygga: 1. Fyll i informationen för konferensen (se nedan för förklaring). 2. välj att lägga till eventuell konferensadministrat ör (klicka på search för att få upp en lista) 3. Klicka på OK när du är nöjd. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 30 (50)
Förklaring Conference Bridge ID vilket ID din konferens ska ha Name namnet på konfensen Phone Number telefonnummer för konferensen Calling Line ID vad som står hos mottagande part vid utgående samtal Time Zone tidszon Line/Port Ska vara samma som telefonnumret du valt. Maximum Ports available - hur många tillgängliga linjer du har Allocated Ports To This Bridge hur många linjer du allokerar för konferensen (du behöver en per möjlig deltagare) On outcall, apply service profile of Vilken typ av policy för utgående samtal ska appliceras (en separate för bryggan eller policyn för användaren som ringer ut) Allow outdial in invitation innebär att en direktlänk till konferensen bifogas om den inbyggda funktionen för inbjudningar används Allow document download during presentation innebär att man kan ladda ner dokument tillhörande konferensen under presentationen. Redigera en konferens 1. Välj services conference bridges 2. Välj edit för den konferens du vill redigera 3. Du ser nu följande bild, notera att du ser din konferens i övre delen av rutan. 4. Välj profile och redigera det du vill ändra. Spara genom att välja OK. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 31 (50)
Administratör för konferenser Om man som vanlig användare fått en konferens tilldelad till sig kan man se följande bild. 1. Klicka på Conferencing conferences för att administrera din konferens. Du ser då bilden till höger. Om det finns aktuella konferenser ser du de i listan. Du kan också välja att lägga till en konferens (Add) eller att lägga till en konferens enligt förenklad modell (Quick Add). Du ser tre tabbar med konferenser. En för aktuella (dvs möjliga att ringa nu), en för framtida, samt en för de som redan varit. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 32 (50)
Quick Add Genom Quick Add kan du snabbt skapa en konferens. Du väljer vilken brygga du vill använda (troligen finns bara en tilldelad), vilket telefonnummer som ordföranden har samt vilket/vilka telefonnummer deltagarna har. Att fylla i namn på deltagarna samt debiteringskod är valfritt. När du valt ok så ringer konferensen ut till deltagarna som automatiskt kopplas in i konferenssamtalet. Lägga till konferens via Add 1. Fyll i namn på konferensen 2. Välj inställningar för konferensen (se förklaring nedan) 3. Välj om konferensen är av engångstyp, återkommande eller reservationslös 4. Fyll i när i tiden konferensen ska hållas 5. Ev debiteringskod är frivillig. Leader required en specifik ordförande för konferensen krävs. Announce callers en röst meddelar varje gång någon ansluter till konferensen Drop all participants on leader log out om en ordförande krävs så innebär detta val att samtliga övriga deltagare kopplas ner om ordföranden avslutar samtalet till konferensen. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 33 (50)
Redigera konferens När man klickat Ok på förra bilden kommer man tillbaka till utgångsläget. Om man där väljer edit för den nyss skapade konferensen ser man bilden till höger. Förutom de val du hade när du skapade konferensen ser du nu till höger Call controll, Documents och recordings. Dessa beskrivs separat nedan. Du ser också det telefonnummer konferensen har, samt vilka koder som ska distribueras till deltagare. Om du använder Outlook kan du genom att klicka på e-mail invitation bjuda bjuda in folk till konferensen.. Slutligen kan du också distribuera URL:en till deltagarna. Klickar man på en sådan får man upp bilden till höger och kan då välja att bli uppringd av konferensen eller ringa in enligt uppgifterna som visas. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 34 (50)
Call Control I fönstret call control kan du kontrollera en pågående konferens. Du kan bland annat spela in konferensen, ringa upp flera deltagare samt koppla ner deltagare. Documents Du kan ladda upp dokument som sedan kan delas till deltagarna i konferensen. Recordings Här kan du administrera de inspelningar som gjorts. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 35 (50)
Avancerade tjänster Förutom det som redan nämnts kring konferenser finns också Bridges och Reports. Bridges Under valet bridges kan du se vilka bryggor som är tilldelade dig. Du kan också välja att delegera ansvaret för en konferensbrygga vidare till någon. Reports Under reports kan du skapa rapporter på användadet. Pausmusik Music on Hold I detta stycke kan du administrera pausmusik. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 36 (50)
Hantera pausmusik 1. Välj länken Music on Hold under Services 2. Du ser nu de olika musikstycken som är konfigurerade. Man kan ha unik pausmusik för varje avdelning. Står inget i kolumnen department är musiken för hela företaget. Precis som vanligt kan du välja att redigera (edit) eller lägga till. (add). TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 37 (50)
Lägg till pausmusik: 1. Välj om det är för hela företaget eller för en avdelning som musiken ska gälla. 2. Välj om musiken ska spelas under Samtal väntar (call hold) och/eller parkerade samtal (call park) 3. Välj om du ska använda fördefinierad musik eller om du vill ladda upp egen (i wav-format) 4. Kryssa i None under device category 5. Spara genom att klicka Ok Svarsgrupp Call center Svarsgrupper tar automatiskt hand om och fördelar inkommande samtal till ett telefonnummer. Samtalen fördelas inom en grupp användare eller agenter. Svarsgrupp innehåller funktionalitet för att logga in och ut från svarsgruppen, köhantering och over flow control. Företaget kan ha flera svarsgrupper. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 38 (50)
Hantera svarsgrupper 1. Välj länken Call Center under Services 2. Du ser nu de olika svarsgrupper som redan finns. Du kan välja att redigera befintliga (edit) eller lägga till nya (add). TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 39 (50)
Lägg till en svarsgrupp 1. Fyll i de vita rutorna (de markerade med * är obligatoriska). 2. Välj ett lösenord för gruppen 3. Väl vilket ringmöster gruppen ska ha (se förklaring nedan) 4. Ställ in inställningarna för svarsgruppen. 5. Säll in svarsinställningar (tex vad som händer när ingen svarar) 6. Lägg till medlemmar i svarsgruppen. Det kommer ringa i den ordning du placerar medlemmarna. 5. Spara genom att klicka Ok TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 40 (50)
Förklaring: Ringmönster Cirkulärt samtalen kopplas i tur och ordning genom listan. När alla i listan fått ett samtal börjar man om från början igen. Regelbundet samtalen kopplas till nästa lediga medlem i svarsgruppen. Samtidigt samtalet ringer på samtliga medlemmars telefoner, när någon svara slutar det ringa hos samtliga Likformigt samtalet skickas till den medlem som varit utan samtal längst Viktat viktat innebär att du med procentsatser kan ange fördelningen mellan hur medlemmarna ska få samtal. Inställningar Que length kölängd, antal samtal som samtidigt kan vänta i kön, Time between messages tiden mellan kömeddelanden Allow agent logon/logoff tillåt agenter att själva välja när de är aktiva eller inaktiva i en svarsgrupp (dvs när de tar emot samtal) Enable music or video on hold for queued calls spela pausmusik för de som väntar i kön? Play comfort message spela upp meddelande för de som väntar i kön Enable guard timer for X seconds antal sekunder innan ett samtal kopplas till en ledig agent Svarsinställningar Skip to next agent after X seconds definierar efter hur många sekunder samtalet kopplas till nästa agent i ringmönstret om man inte får svar från den första Forward call after X seconds välj om du vill vidarebefordra samtal som inte besvarats efter X sekunder till något annat nummer Calls forward to om ovan är valt, definiera vilket nummer som ska få de vidarebefordrade samtalen Mera om svarsgrupper. 1. Om du väljer edit på en befintlig svarsgrupp kommer du till följande sida TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 41 (50)
2. Under profile kan du ändra inställningar för gruppen (se stycket lägg till en svarsgrupp) 3. Under password kan du ändra lösenord för svarsgruppen. 4. Under statistics kan du se statistik för din samtalsgrupp. Bland annat samtalslängd, antal samtal och vilka agenter som varit påloggade längst kan ses. Statistiken ges för aktuell dag samt gårdagen, men kan konfigureras att skickas ut automatiskt via e- post. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 42 (50)
5. Under Announcements kan du konfigurera röstpromptarna. Du kan välja mellan att använda standardmeddelande n eller ladda upp egna wav-filer. Röstbrevlåda Third Party Voice Mail Support Under denna sektion kan en administratör välja att slå av respektive på röstbrevlådan för samtliga användare. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 43 (50)
Hantera Röstbrevlåda 1. Välj länken Call Center under Services 2. Välj on om du vill aktivera röstbrevlåda och off om du vill inaktivera den. Samtalslistor Calling Plan Under menyvalet calling plan kan du se vilka samtalslistor som finns och konfigurera vilka nummer som ska kunna ringas.. Inkommande samtalslista Incoming calling plan Den inkommande samtalslistan hanterar vilken typ av inkommande samtal som tillåts. Inställningarna kan göras avdelningsvis eller på företagsnivå. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 44 (50)
Hantera inkommande samtalslistor 1. Välj länken Incoming calling plan under Calling Plan 2. För varje avdelning kan du välja om du ska tillåta, blockera eller tillåta transfer för samtal inom gruppen externa samtal samt samtal av typen mottagaren betalar. Utgående samtalslista Outgoing calling plan Den utgående samtalslistan fungerar på samma sätt som den ingående, fast hanterar utgående samtal. Hantera utgående samtalslistor 1. Välj länken Outgoing calling plan under Calling Plan TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 45 (50)
2. För varje avdelning kan du välja om du ska tillåta, eller blockera samtal inom gruppen, lokala samtal, gratissamtal, internationella samtal osv. Övriga inställningar Utilities Under menyvalet utilities hanteras företagets telefonbok, vilket nummer som ska visas när användarna ringer ut osv.. Nummervisning Calling Line ID Under menyn Calling Line ID kan du konfigurera vilket nummer som ska visas hos mottagaren när användare ringer ut. Hantera inkommande samtalslistor 1. Välj länken Calling Line ID under Utilities TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 46 (50)
2. Du kan välja att alltid visa exempelvis växelnumret oavsett vad användarna väljer. Det görs genom att du klickar i att group number alltid ska visas. Om rutan inte är ikryssad så visas användarnas egna nummer. Gemensam telefonbok Common Phone List Under menyn Common Phone list hanterar du företagets gemensamma telefonbok. Hantera den gemensamma telefonboken 1. Välj länken Common Phone List under Utilities 2. Du ser nu vilka som finns i telefonboken. Du kan välja att redigera befintliga poster (edit), lägga till enstaka poster (add) eller importera flera på en gång (via import) TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 47 (50)
Importera Du kan enkelt importera flera poster på en gång genom att ladda upp en CSV-fil. En CSV-fil är en kommaseparerad fil. I första raden skall det stå: Name, Phone Number Exempel: Name, Phone Number Lotta, 081234567 89 Per, 04012345678 9 Hanna, 07012345 6789 Lägga till en post Efter att du klickat på add ser du följande bild. Skriv helt enkelt in namn och telefonnummer (inkl riktnummer) och klicka därefter på OK. Lista över interna användare Group Directory Under menyn Group Directory hanterar du företagets interna telefonbok. Du kan enkelt lista vilka olika grupper och användare som finns. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 48 (50)
Hantera den interna telefonboken 1. Välj länken Group Directory under Utilities 2. Genom att klicka på search listas samtliga poster i ditt företag (dvs användare, svarsgrupper, osv). Vill du begränsa listan så använd sökkriterierna. Anknytningar Extension Dialing Under menyn extension dialing hanterar du företagets anknytningar TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 49 (50)
Hantera längden på anknytningar. 1. Välj länken Extension dialing under Utilities 2. Anknytningarna som används inom företaget måste vara lika långa. Här väljer du hur många siffror anknytningarna ska bestå av. TELE2 DIRECT Administrator revb.doc 50 (50)