SourceTech Tellus R2 Webklient Användarhandbok
Copyright SourceTech AB 2008 Innehållet i denna manual är skyddat enligt upphovsrättslagen och får varken helt eller delvis kopieras utan uttrycklig tillåtelse av utgivaren. Stor noggrannhet har lagts vid att all information i manualen skall vara korrekt, men inget ansvar kan tas för eventuell felaktig eller utelämnad information. Vi förbehåller oss rätten att göra förändringar i produkten. 1
Innehållsförteckning INLOGGNING 4 Logga in i systemet 4 Glömt lösenordet inget problem! 5 Automatisk inloggning 5 Inloggad Vad gör jag nu? 5 WEBBKLIENTENS UPPBYGGNAD 6 Övre delen av webklienten 6 Undre delen av webklienten 6 HÄNVISNING 7 Lägga till en hänvisning 7 Hur fungerar telefonstyrningen? 9 Hur kan jag ange ett datum? 9 Hur skriver jag in ett klockslag? 9 När hämtas standardtider för hänvisningarna från systemet? 9 Ändra en hänvisning 10 Radera en hänvisning 10 Läsa informationstexten på en hänvisning 10 MEDDELANDEN 11 Läsa meddelanden 11 Ändra status på ett meddelande 11 Skicka meddelande 13 Skicka från meddelande menyn 13 Skicka från sökresultat samt Mina grupper 14 PROFILER 15 Växla profil 15 2
SÖKA EFTER PERSONER 15 Använda Snabbsök 15 Avancerad sökning 15 Kombinationssökning 16 Vad är Fonetik? 16 SCHEMA 17 Mitt schema 17 Redigera schema 17 ANVÄNDARGRUPPER 18 Mina grupper 18 Att skapa/ändra en grupp 18 BOKNING 19 Att skapa en bokning 19 Hantera bokningar 19 Förklaringar till ikoner 20 BESÖK 21 Lägga till ett besök 21 Lägga till flera besökare/skapa gruppbesök 23 3
Inloggning Tellus systemet är uppbyggt kring användare. Samtliga användare med en aktiv licens ges tillgång till systemet. För att kunna få tillgång till all den funktionalitet som systemet erbjuder, behöver systemet kunna identifiera användaren. För webklienten sker identifieringen med hjälp av inloggningen. Logga in i systemet Det första man möts av när man ska logga in i systemet är inloggningsdialogen. Här anger man sitt inloggningsnamn och lösenord och trycker på knappen för att logga in. 1. Texterna i dialogen sätts till det språk som är förvalt i din webbläsare. Hittas inte ditt förvalda språk bland de språk som finns tillgängliga i ert Tellus system så kommer systemet automatiskt välja engelska. Förfarandet för att ställa in föredragna språk skiljer sig mellan olika webbläsare. Bilden illustrerar hur det ser ut i Internet Explorer 7. 2. Knappen som visar språkegenskaperna. 3. Valda språk sorterade i den ordning som man föredrar att se webbsidor. 4
Glömt lösenordet inget problem! Om man har glömt sitt lösenord så kan man klicka på länken för Glömt lösenord? Då kommer man till en dialog där man anger sin e postadress. Systemet kommer att skicka ett e postmeddelande med ditt inloggningsnamn och ett nytt slumpat lösenord under förutsättning att e postadressen finns i systemet. Automatisk inloggning Det går att välja om man ska bli automatiskt inloggad. Inställningen för detta hittar man under Mina inställningar i administrationsmenyn. Autoinloggningen kräver att cookies är tillåtna i webbläsaren, kontakta it ansvarig om du är osäker. Inloggad Vad gör jag nu? När man har loggat in i systemet så kommer meddelande sidan att visas automatiskt om man har nya meddelanden. (Du kan läsa mer om meddelanden på sidan 10). I annat fall så kommer man till hänvisnings sidan där man administrerar sina hänvisningar. (Mer information om hänvisningar finns på sid 7). 5
Webbklientens uppbyggnad Webklienten är uppbyggd i två delar, den övre delen har funktioner för att kunna byta profil, snabbsöka och ett menysystem. Den undre delen visar olika innehåll beroende på vilken funktion man har aktiverat i klienten. Övre delen av webklienten Den övre delen av webklienten används för att navigera och aktivera olika funktioner i systemet. 1. Här växlar man profil. (Denna rullgardinsmeny finns bara om profiler är aktiverade för användaren.) 2. Textruta för snabbsök. Sökningen sker på namn eller nummer beroende på första tecknet. Är det första tecknet en bokstav så görs sökningen på namn, är det en siffra så görs sökningen på nummer. Systemet söker i första hand på förnamn, vill man söka på efternamn så slår man mellanslag och sen efternamnet. 3. Knapp för att aktivera en sökning baserat på det som står i textrutan. 4. Namnet på den som är inloggad. 5. Tryck på X för att logga ut ur systemet. 6. Menyrad, här finns alla val som är tillgängliga för användaren. (Tillgängliga val beror på vilka komponenter som är licensierade i systemet.) 7. Den del i menyn som för närvarande är aktiv visas med en annan färg. Undre delen av webklienten Den undre delen visar innehåll beroende vilken funktion som är vald. 6
Hänvisning Att sköta sina hänvisningar innebär i praktiken ökad tillgänglighet för dina kundkontakter och kollegor. Telefonisternas arbete underlättas och kunderna får korrekt information. Dessutom minskar din egen stress om telefonen inte ringer mitt i lunchen, mötet eller under semestern. Lägga till en hänvisning Det ska vara lätt att hänvisa sig! Tellus systemet erbjuder flera sätt att göra en hänvisning via webklienten, telefon, SMS, kalender, passersystem, och via ett röstbrevlådesystem. Dessutom kan även telefonisterna eller en kollega göra det om du har missat eller av någon anledning inte har möjlighet att göra det själv. Återkommande hänvisningar kan dessutom läggas in i schemat. man väljer en hänvisning från rullgardinsmenyn.) 1. Visar aktuell status, namn och aktiv profil. 2. Rullgardinsmeny med hänvisningstyper. 3. Datum och tid för aktivering av hänvisning. 4. Datum och tid för deaktivering av hänvisning. (Denna tid sätts automatiskt när 5. Här väljer man hur telefonerna skall styras under tiden hänvisningen är aktiv. (Visas enbart om man har en eller flera telefoner associerade med sig Se förklaring på nästa sida.) 6. Om man sätter ett kryss i denna ruta så blir hänvisningen tillsvidare och måste deaktiveras manuellt. (Raden för deaktivering av hänvisningen kommer att försvinna när det sitter ett kryss här.) 7. Knapp för att lägga till hänvisningen. 7
Man börjar oftast med att välja vilken typ av hänvisning man vill göra. När man valt en hänvisning så kommer webbläsaren att hämta standardvärden för just den hänvisningen och fylla i tider för återkomst. Detta görs inte om man har gått in och ändrat i datum eller tidsangivelserna. 8
Hur fungerar telefonstyrningen? 1. Textruta där man skriver in destination för medflyttning. (Visas endast när val 7 är aktivt.) 2. Rullgardinsmeny som fälls ner när man klickar på den. 3. Ingen uppdatering skickas till telefonväxeln. 4. Följ profil Inställningarna som är satt på den aktiva telefonen kommer att användas. 5. Öppna, en order om att öppna telefonen kommer att skickas till telefonväxeln. 6. Stäng Telefonen kommer att stängas. Vanligtvis så innebär det att samtalen omdirigeras till telefonist. 7. Medflyttar telefonen till det nummer som skrivs in i textrutan som kommer att visas till höger. 8. Ikonen indikerar att en profil som tillhör en anknytning i telefonväxeln skall aktiveras. 9. Ikonen indikerar att en profil som tillhör en telefon som inte ingår i telefonväxeln ska bli aktiv. Hur kan jag ange ett datum? Man kan välja datum på flera sätt, antingen genom att trycka på kalenderknappen som visar upp kalendern här till höger, eller genom att placera sig på t.ex. månaden och pila upp och ner med piltangenterna för att byta månad. Piltangenterna fungerar att bläddra datum och år med. Hur skriver jag in ett klockslag? Systemet försöker att tolka det du skriver in i textrutan som ett klockslag. T.ex. så kommer texten 9, 09, 0900, 09 AM och 09:00 tolkas på samma sätt d.v.s 09:00. Ska man ange tiden 17:15 så kan man alltså skriva in 1715, 17:15, 515 PM och 0515 PM Den generösa tolkningen av de värden man skriver in i textrutorna för klockslag gör att det är enkelt att ange en tid. När hämtas standardtider för hänvisningarna från systemet? Tiderna som är angivna i systemet hämtas när du väljer en hänvisningstyp från rullgardinsmenyn. Om du har värde i något datum eller tidsfält så kommer inte tider att hämtas från systemet. 9
Ändra en hänvisning De hänvisningar man lagt till finns listade längst ned på hänvisningssidan. De är uppdelade på aktiv hänvisning och kommande hänvisningar. För att ändra en hänvisning så klickar man bara på symbolen för att redigera. 1. Visar aktiv hänvisning. (Om det finns någon.) 2. Visar inaktiva hänvisningar. 3. Klicka här för att ändra en hänvisning. 4. Hänvisningen kommer då att läsas upp i fältet så att man kan göra sina ändringar. 5. Klicka på uppdateraknappen när du är klar. Sidan kommer då att laddas om, så att du ser att hänvisningen är uppdaterad med ändringarna. Radera en hänvisning Klicka på ikonen för att radera en hänvisning. Läsa informationstexten på en hänvisning För att läsa informationen som är inskriven på en hänvisning så placerar man muspekaren ovanför ikonen några sekunder. så kommer texten att visas under 10
Meddelanden Meddelanden som telefonister och användare skickar kan alltid läsas i webklienten, detta gör att meddelanden aldrig går förlorade. Men meddelanden kan även skickas som SMS (Tilläggsmodul) och e post! Läsa meddelanden 1. Om det finns nya meddelanden så kommer knappen att visa antalet nya meddelanden innanför parentesen. 2. Här listas alla meddelanden upp, för att läsa ett meddelande så klickar man på det. 3. Information om det meddelande som man för tillfället läser. 4. För att skriva ett nytt meddelande klicka här. Ändra status på ett meddelande När du har läst ett meddelande så blir det automatiskt markerat som läst nästa gång du laddar upp meddelandesidan. Vill man ändra status på sina meddelanden så väljer man ett eller flera meddelanden och klickar på knapparna ovanför, för att markera som nytt, markera som läst eller flytta valda meddelanden till Raderade meddelanden som går att nå via katalogen. 11
meddelanden. Meny för att visa Inkorgen, Skickade meddelanden eller Raderade De meddelanden som raderats kommer att ligga kvar under Raderade meddelanden tills dess att systemet tömmer dessa vid midnatt. Det går inte att återskapa ett raderat meddelande efter det att systemet har rensat dessa. 12
Skicka meddelande Det går att skicka meddelanden från flera platser i Tellus. Från meddelande menyn. Via ett sökresultat på användare från Tellus databasen Från Mina grupper. Skicka från meddelande menyn 1. För att skicka ett meddelande så väljer man typ av meddelande (SMS, e mail eller meddelande till Tellusanvändare)från de val som finns tillgängliga, beroende på vilka licenser man har. 2. Här fyller man i mottagaren till meddelandet. Klicka på plus tecknet för att söka upp och välj en eller flera användare. 3. Ämnesrad. Denna används om meddelandet är av typen e post eller Tellusmeddelande. För SMS används den inte. 4. Meddelandetexten (Obligatoriskt) 5. Klicka på Skicka. 13
Skicka från sökresultat samt Mina grupper Skickar man meddelande från ett sökresultat väljer man Skicka meddelande i menyraden och skriver meddelandet precis som i exemplet på föregående sida. Om man vill skicka ett meddelande från Mina grupper har man två olika alternativ: 1. Klicka på brevsymbolen 2. Kryssa i allas eller aktuella användares rutor och klicka på Skicka meddelande 14
Profiler En profil är per definition en telefon där man för närvarande är tillgänglig. Man måste vara associerad med minst två telefoner som är konfigurerade som profiler innan man kan få några profiler att växla mellan. Denna konfiguration görs av administratörerna i systemet. Växla profil Man ser om man har profiler genom att titta i den övre delen av webklienten. 1. Denna användare har inte några profiler. 2. Profiler finns tillgängliga. Genom att byta profil så kommer samtalen till de anknytningar som är kontrollerbara från hänvisningssystemet att medflyttas till den aktiva profilen. Söka efter personer Det finns två typer av sökningar i Tellus webbklient. Högst uppe i webklienten så finns en textruta som alltid är tillgänglig för att kunna göra snabb sökning. För mer avancerade sökningar finns det ett speciellt val på menyn. Använda Snabbsök Snabbsökningen finns alltid tillhands, den söker enligt Namn/Nummer principen vilket innebär att systemet tittar på det första tecken som skrivits in i textrutan. Är det en siffra så kommer systemet söka efter anknytningar. Är det en bokstav så letar systemet på förnamn. I de fall det är ett mellanslag som första tecken och det andra tecknet är en bokstav, så tittar systemet efter en person med ett efternamn som stämmer med sökkriteriet. Avancerad sökning Den avancerade sökningen kommer man till genom att välja Sök på menyn. Där kan man i en rullgardinsmeny välja mellan olika sökkriterier, t ex; företag, ärende, titel osv. 15
Det går även att välja namn eller nummer, dessa kan användas till sökningar på namn som börjar med en siffra eller ett nummer som börjar med en bokstav. Kombinationssökning Det går även att kombinera sökningen med fler samtidiga sökkriterier. Detta kommer att ge ett bättre sökresultat. Samtliga sökkriterier som man lagt till måste vara uppfyllda för att en person ska komma med i sökresultatet. 1. Rullgardinsmeny där man kan välja mellan de olika sökkriterierna. 2. Söktyp, det går att välja samma flera gånger för att t.ex välja bort vissa personer. 3. Söktext, som det framgår av bilden så räcker det att skriva en del av ett ord eller nummer. I detta exempel så returneras personer med ett efternamn som börjar på And och arbetar på ett företag som börjar på Sou (Vid sökning på Namn i kombinationssökningen så gäller samma logik som för den vanliga namnsökningen; börjar texten med ett mellanslag så kommer Tellus leta efter ett efternamn som börjar på söktexten.) 4. Sätter man ett kryss i denna ruta så kommer de personer där sökkriteriet inte stämmer att returneras. Om det i exemplet på bilden hade suttit ett kryss i sökkriteriet för Namn så hade alla personer på de företag som börjar på Sou men som inte har ett efternamn som börjar på And returnerats. 5. Klicka på dessa ikoner för att redigera eller radera ett sökkriterium. 6. Länk för att lägga till en ny rad med sökkriterier. 7. Knapp för att starta sökningen. Vad är Fonetik? Med hjälp av fonetik så kan man hitta personer med hjälp av alternativ stavning. I Tellus används två typer av fonetik vid sökning. Den automatiska fonetiken som gör en jämförelse på hur någonting låter. T ex Karlsson och Carlsson låter likadant och därför så kommer sökresultatet innehålla personer som stavar med både K och C. Den fonetiska sökningen skiljer sig från den avancerade sökningen. När man använder Snabbsök så görs en fonetisk sökning med en ljudigenkänningsteknik. I den avancerade sökningen så används speciella fonetikfält. Detta innebär att sökresultaten från de båda söktyperna kan skilja något. 16
Schema Ett Schema visar arbetstider och automatiska hänvisningar. Det finns två schematyper i Tellus Gemensamma scheman och personliga scheman. Ett gemensamt schema kan bara de som är adminstratörer ändra. Ett personligt schema kan skapas utifrån ett gemensamt schema, men kan därefter enbart administreras av användaren själv. Ett schema kan definiera arbetstid och en eller flera hänvisningstyper. Man måste ha minst ett schema associerat, men det går naturligtvis att tillhöra ett schema som enbart innehåller arbetstid för att likna ett hänvisningssystem som inte har schemafunktionalitet om man så önskar. Mitt schema Den finns på menyraden och heter Mitt schema. Det första man ser är en grafisk presentation av den vecka som för närvarande är aktuell, och med hjälp av pilarna kan man bläddra mellan de olika veckorna. Från denna meny kan man även administrera scheman. För att redigera ett schema klickar man på redigera schema knappen. Om man befinner sig någon annanstans i webklienten kan man också gå in under inställningar på menyraden och klicka på mitt arbetsschema. Då visas en sida med alla tillängliga scheman. Härifrån kan man sedan välja vilka scheman man vill redigera och aktivera genom att klicka på dem. Redigera schema När man valt vilket schema man vill redigera så kommer man att hamna på en helt ny sida med olika funktioner. 1. Dina arbetstider. 2. Schemats namn. 3. Lägg till ny vecka. 4. Lägg till ny automatisk hänvisning. 5. Ta bort automatisk hänvisning. 6. Lägg till arbetstid. 7. Ta bort schema. 8. Lägg till hänvisning. 17
Användargrupper Grupper kan skapas för olika ändamål. Gruppmedlemmar kan tillhöra olika organisationer vilket gör att man t.ex. kan skapa en projektgrupp där man på ett enkelt sätt kan nå de personer som ingår i ett visst projekt. En grupp kan vara publik eller privat. En publik grupp kan ses av alla i systemet, medans en privat grupp enbart ses av dessa medlemmar. Mina grupper Om man tillhör en grupp eller har rättigheten att skapa grupper så finns valet Mina grupper på menyn. När man tar upp gruppsidan så ser man de grupper som man själv är medlem i, och man ser snabbt statusen på alla medlemmar. Man kan även använda grupperna till att skicka meddelanden och att hänvisa gruppmedlemmar. Att skapa/ändra en grupp Om man har rättigheten att editera grupper så gör man det från Mina grupper med hjälp av länkarna skapa/redigera grupp. 1. Gruppens namn. (Obligatoriskt fält) 2. En beskrivning av gruppen. 3. Anger om gruppen är publik eller privat. 4. Anger om jag själv ska ingå i gruppen som ska skapas. 5. Knapp för att skapa/uppdatera en grupp. 18
Bokning Bokningen kan användas till att boka gemensamma resurser/objekt, som delas in i olika områden/areor. Till exempel så kan en area vara ett kontor och under det kontoret så har man lagt in konferensrum som går att boka. Att skapa en bokning För att komma till bokningar går man in på Bokningar på menyn. Det första man ser är hur ens egna vecka ser ut. Den dag som är aktiv visas med en egen färg, i detta exempel är färgen gul. Till vänster om bokningsschemat finns olika areor och objekt. En area kan tex vara ett företag, och då kan objektet i detta fall vara ett särskilt konferensrum. Det finns två sätt att skapa en bokning; Antingen genom att klicka på skapa bokning knappen (1) eller genom att direkt klicka på schemat (2). Båda alternativen kommer att leda dig till sidan Hantera bokningar. Hantera bokningar 1. Bokningens ämne. 2. Bokningens tid. 3. Val att repetera bokning. 4. Så här kan det se ut om man har valt att repetera en bokning varje vecka. 5. Var bokningen skall äga rum. 6. Beskrivning av bokning. 19
Förklaringar till ikoner Visa bokningar i separat fönster Bläddra mellan veckor Översikt på hela månaden Visa endast en dag Visa hela veckan Visa hela månaden 20
Besök I besökshanteringen kan man enkelt boka in sina besökare. Man kan välja att registrera en enskild besökare eller en hel grupp. Då besöket anländer så checkas denne in i receptionen, antingen via besöksterminal eller genom telefonisten. Man kan automistisk få ett meddelande skickat till sin mail eller ett sms till sin mobil då besöket anlänt och checkat in. Lägga till ett besök 1. Gå in på Besök fliken i webbklienten. 2. Beroende på om du har några besökare inlagda etter inte så ser bilden lite olika ut. Om du inte har några besök registrerade ser bilden ut enligt nedan. För att registrera en ny besökare klickar du på lägg till ett besök eller nytt besök. 21
Om du redan har ett besök registrerat ser bilden istället ut såhär: Där texten lägg till besök tidigare fanns står nu besökaren presenterad istället. Texten nytt besök som står till höger på bilden finns dock kvar och här kan du klicka om du vill registrera ytterligare ett besök. Då du klickat på nytt besök är det dags att skriva in kontaktuppgifter för besökaren. 1. Klicka på plustecknet för att lägga till ett nytt besök. 2. Om besökaren varit hos er tidigare kan du söka upp denne genom att klicka på förstoringsglaset och skriva in namnet. 3. Om du klickat på plustecknet öppnas en ruta där du fyller i 22
kontaktuppgifter för besökaren. Det är obligatoriskt att fylla i för och efternamn. Om du kryssar i rutan Dold så kommer besökaren inte att vara sökbar i webbklienten då du eller andra användare i framtiden ska boka besök. 4. Tryck på Skapa besökare då du fyllt i alla uppgifter. 5. Ange när besökaren ska komma respektive förväntas gå. 6. Skriv till ev. tilläggsinformation. 7. Bocka i rutan om du vill att systemet automatiskt skickar ett meddelande till dig då din besökare checkat in. Meddelandet kan komma som ett sms eller e mail beroende på hur ert system är konfigurerat. 8. Klicka på registrera besök då du är klar. Lägga till flera besökare/skapa gruppbesök Om du vill lägga till fler än en besökare/ skapa gruppbesök så trycker du återigen på plustecknet och skriver in ytterligare en besökare. Då dyker det upp en till rad upp på bilden: Skriv in ett namn på gruppen. Då du skrivit in samtliga besökare och namngivit gruppen trycker du på Registrera besökare. Nu är din grupp skapad. 23
24