LINKAN ANDROID 1
2 Innehåll 1 Installation... 4 1.1 Installera applikationen i Android... 4 2 Registrera grunduppgifter i Scrollan... 5 2.1 Mobildator Linkan... 5 Sökväg till LinkService... 5 Kundnummer EDI... 5 Välj prisnivå... 5 Typ av kommunikation... 5 Uppdatering av orderlista... 5 Exportera till EDI... 5 Registrera montörer... 6 2.2 Prislista... 7 2.3 Lönearter... 9 3 Registrera grunduppgifter i Linkan Android... 9 3.1 Inställningar... 10 3.2 Exportera register från Scrollan... 10 Kunder... 10 Prislista... 10 Montörer... 11 Lönearter... 11 Firma... 11 Snabbtexter... 11 Utför exporten... 11 3.3 Importera register till Linkan... 12 3.4 Koppla lönearter till artiklar... 12 Koppla... 12 Ta bort... 12 3.5 Skapa snabbartiklar... 12 Skapa... 12 Ta bort... 12 Visa detaljer... 12 3.6 Skapa snabbtexter... 12 Ny snabbtext via order... 13
3 Ny snabbtext via listan för Snabbtexter... 13 4 En arbetsdag med Linkan... 13 4.1 Skapa order i Scrollan och skicka till Linkan... 13 4.2 Skapa order i Linkan och skicka till Scrollan... 13 Skapa order... 13 Lägg till artiklar på order... 15 Jag är klar... 16 Jobbet klart för fakturering?... 16 Synkronisera ordern... 16 4.3 Skicka till annan montör... 16
4 1 Installation 1.1 Installera applikationen i Android Skapa ett konto hos Google Mail via din Android så att du kan ladda ned applikationen via Google Play. Du ska även erhållit inloggningsuppgifter via e-post för din inloggning till EDI servern. Dessa uppgifter matar du in under inställningar via startvyn -> systemmeny -> Inställingar. Du behöver lägga till inloggningsuppgifterna för att kunna använda tjänsten. 1.2 Installera webbtjänst och bryggan i Microsoft Windows För att installera webbtjänsten Linkan Service och Brygga Service i Microsoft Windows finns en ytterligare manual. Installationen av webbtjänsten görs oftast av driftsättare från Scrollan eftersom det oftast krävs bearbetning av konto för EDI tjänsten. 1.3 Att uppdatera Linkan Android Google Play Tryck på Sök-ikonen på och skriv in Linkan Android. Tryck in dig på Linkan Androids sida och tryck på knappen Uppdatera. Starta Linkan Android och fortsätt arbeta. Obs! Om det står Avinstallera på knappen ska du först synkronisera in alla order och tidsedlar innan du gör denna uppdatering. Står det avinstallera så måste du avinstallera applikationen först och sedan installera den igen. Orders och tidsedlar försvinner vid avinstallation av applikationen. Du kommer vid installationen ha möjligheten att få välja automatiska uppdateringar. Efter detta måste du skicka över alla register på nytt från Scrollan och importera dem i Linkan Android. Du behöver även inloggningsuppgifterna till hands! För att skicka ut register på nytt se kapitel 3.2. 1.4 Om applikationen visar ett felmeddelande - kraschrapport Alla applikationer kan generera felmeddelanden. I Android så kan du efter att ett felmeddelande visats i en applikation välja att skicka en kraschrapport till utvecklarna. Detta görs inte inifrån applikationen utan från Start, Meny och sedan tryck på Hantera appar. Alternativt öppna appen Inställningar och tryck på Appar -> Hantera Appar. När du trycker på en tjänst, app eller process så kan du välja att skicka rapport till utvecklaren. Kraschrapporten gör det möjligt för utvecklarna att felsöka och snabbt avhjälpa eventuella problem för andra användare av appen på marknaden. Vi på Scrollan kan då felsöka och eventuellt ha en rättning till nästa uppdatering.
5 2 Registrera grunduppgifter i Scrollan 2.1 Mobildator Linkan Välj Mobildator/Linkan i Scrollans huvudmeny följt av fliken parametrar. Sökväg till LinkService Bläddra fram till och välj mappen med kundnummer som namn. Kundnummer EDI Skriv in kundnumret i fältet. Välj prisnivå Vilka prisnivåer du vill ta med dig över till Linkan bestämmer du i rutorna för prisnivåer. Vill du bara ha Cirkapris så ändrar du till, inget pris, för prislista 1,2 och 4. Typ av kommunikation För att kunna skicka till Linkan Android ska Linkan Webservice markeras. Uppdatering av orderlista Kryssa i att du vill att orderlistan ska uppdateras vid import. Detta gäller för alla våra mobila program. Exportera till EDI För att kunna exportera till EDI så måste följande ruta markeras. Välj därefter Linkan Mobile som mottagare.
6 Registrera montörer Montörer ska läggas till för att de ska kunna logga in i Linkan. Inloggningen i Linkan behövs därför att ni ska kunna se vem som har skickat in en order. Listan på montörer behövs även för att ni ska kunna välja montör när ni skickar ut en order från Scrollan eller skicka vidare order till en annan montör i Linkan. Uppgifterna används också till att binda montören till ett anställningsnummer om ni använder er av tidsedlar. Börja med att trycka på knappen F2 Ny montör och skriv sedan in uppgifterna för montören. Skriv in terminalnummer, namn, kod (lösenord för inloggning) och anställningsnummer. Anställningsnumret hittas och skapas i personalregistret i lönesystem. Sätt en bock i rutan för, till mobildator, för den eller de montörer som ni ska skicka uppgifter och inloggningsuppgifter till. Obs! Vid terminalnummer väljer du en nummerserie. Välj en fyrsiffrig nummer serie. Börja förslagsvis på 1001 och öka därefter antalet (se exempel i bilden ovan). Använd inte terminalnummer 9999. Detta används av Scrollan i kommunikationen. Tips! Använd anställningsnummer för montörerna i terminalnumret. Om montören har anställningsnummer 113 så kan ni välja terminalnummer 1113 eller 2113. Om montören klar markerar skall ordern ej klarmarkeras Om ni markerar denna ruta så blir jobbet klart i Linkan så kommer inte ordern markeras som att arbetet är slutfört i Scrollan. Om ni väljer att inte markera rutan och montören väljer i Linkan att ordern är klar för fakturering, så kommer ordern markeras enligt bilden med ett F på ordern. Den blir då markerad som att arbetet är slutfört. Tips! Vill ni ändra att en order är markerad som att arbetet är slutfört. Gör så här; Markera ordern i Lista order, välj Visa alla och tryck sedan på F7 Status.
7 Om ni markerar denna så kommer inte ordern i Scrollan klarmarkeras. Jobbet är bara färdigt för montören. 2.2 Prislista Du kan skapa en egen prislista med eget sortiment i en Internlista. Sortimentet kan bestå av artiklar från flera grossister. Uppdatering av priser sker sedan automatiskt i samband med att ni läser in ordinarie prisuppdateringar från grossist. Förutsatt att ni har bockat för Rabatt för denna prislista ska uppdateras. Vi rekommenderar att ni använder en intern prislista med frekventa eller märkta artiklar i. Optimalt är cirka 5000 artiklar. Välj Prislista-Import-Standard. Markera Internlista 1 och skriv in ett nytt namn om ni önskar byta namn på prislistan. Klicka sedan på, F6 Spara. Om ni vill att egna prislistor ska uppdateras automatiskt när ni uppdaterar grossisternas prislistor ska du markera grossist som ska uppdatera internlistorna. Bocka för rutan för Egna prislistor ska uppdateras. Sätt även en bock under Rabattbrev för denna prislista ska uppdateras om även rabatterna ska uppdateras. Innan uppdatering är aktuellt måste du importera de artiklar du vill ha i Linkans prislista. Du kan importera priser på tre olika sätt. 1) Har du fakturerat med Scrollan kan du enkelt göra en egen lista genom Import av frekventa artiklar. Välj först Internlista 1 Gå in under Artikelregister, välj Arkiv och Importera frekventa artiklar. Se till att du har valt Internlista 1 i huvudmenyraden. Alla artiklar som finns på dina orderrader letar Scrollan rätt på. Även artiklar med antal 0. Såvida du inte satt annat Minimum antal (se bild). Välj vilken tidsperiod du vill plocka fram artiklar från genom att välja datum i fälten för Omsättningsperiod fr.o.m./t.o.m. Tryck F7 Skapa förslag. Eventuellt tidigare förslag raderas när du skapar ett nytt.
8 Tryck slutligen F9 Start import av frekventa artiklar. 2) Genom import från annan prislista Gå in under Artikelregister, välj Arkiv och Importera från annan prislista. Se till att du har valt Internlista 1 i huvudmenyraden. Välj vilken prislista du vill importera från och välj artikelnummer att starta med samt sluta med. Tryck slutligen F9 Starta import från annan prislista. 3) Genom import från annan prislista men endast märkta artiklar Gör precis som under 2) ovan och klicka i rutan för Endast märkta artiklar. På så vis kan du välja ett större artikelnummerintervall och få med endast de artiklar som du har märkt Till egen prislista i artikelregistret för den prislista du valt att importera från. Märkning av artiklar kan du göra i artikelregistret, artikel för artikel. Tips! Om du som många har gjort en inventering på en order så kan du få dessa artiklar automatiskt märkta till egen prislista när du importerar den till Scrollans inventerings program. Du kan sedan också importera dina rabattbrev, annars ser du ju inte dina inköpspriser. Välj Prislista i Scrollanmenyn följt av Rabattbrev och se till att du har valt Internlista 1. Välj därefter Arkiv samt Importera från annat rabattbrev.
9 2.3 Lönearter Gå till Program-Lönesystem-Register-Lönearter och markera Till handdator inne på de lönearter du vill skicka till Linkan. Obs! Några lönearter är redan markerade som standard. 3 Registrera grunduppgifter i Linkan Android Starta Linkan i Android genom att trycka på ikonen för Linkan. Att jobba med Linkan generellt Huvudsakligen använder du ett finger för att interagera med Linkan Android. Det finns följande händelse mönster: Dra med fingret uppåt eller nedåt i en lista. Svep med finger från höger till vänster Tryck en gång på ikonen eller för att markera ett inmatningsfält. Tryck och håll ned fingret en stund för att få åtkomst till extra funktioner. Exempelvis för att radera eller kopiera objekt i listor.
10 3.1 Inställningar Inloggningsuppgifterna skall nu registreras i Linkan Android. Tryck på huvudmenyn för att visa panelen där du kan gå in på Inställningar. När inloggningsuppgifterna är registrerade är det dags att exportera samtliga register från programmet Scrollan. Hur du gör detta kan du läsa om under del 3.2. 3.2 Exportera register från Scrollan Nu är det dags att föra över montörer, kunder, lönearter, firmauppgifter, snabbtexter och en egen prislista. För att exportera register från Scrollan till Linkan öppnar du Mobildator i Scrollanmenyn och väljer Linkan. Kontrollera att du står på fliken Till/Från Mobildator. Kunder Sätt en bock i rutan som bilden visar nedan och välj sedan vilka kunder du ska skicka med. Detta gör du via rullgardinsmenyerna Fr.o.m. och T.o.m. Du kan även välja att inkludera arbetsplatser med varje kund eller att exportera endast märkta kunder. För att märka en kund för export till Linkan går du till Register i scrollanmenyn och väljer sedan Kunder. Redigera de kunder du vill märka. Du märker kunden genom att sätta en bock i rutan enligt bilden. Prislista Markera att du vill skicka med prislista. Välj sedan vilken prislista du vill exportera. Välj sedan Fr.o.m. och T.o.m. den artikel du ska skicka. Om du endast vill skicka märkta artiklar bockar du för alternativet Endast märkta.
11 Om du inte vill skicka med priser så sätter du en bock i rutan Sänd ej priser. Montörer Precis som tidigare markerar du kryssrutan så att det står, ja, med tydlig text i fältet för montörer. Välj Fr.o.m. och T.o.m. montör. Om du endast vill skicka med märkta montörer kryssar du i rutan endast märkta. Du märker montörer via fliken Montörer genom att bocka i rutan för Till mobildator. Lönearter Lönearter ska exporteras om du har för avsikt att använda till exempel tidssedlar. Firma Vid första tillfället när du ska importera till Linkan så måste firmauppgifterna vara med! Andra tillfällen så behöver du inte markera att uppgifterna ska sändas. Snabbtexter Om ni har snabbtexter som kan skickas till Linkan så markera även här att ni vill exportera dem. Det går även att klicka på knappen Editera snabbtexter för att skapa snabbtexter. Utför exporten När du markerat de register som ska exporteras så klickar du på F8 Utför. Svara Ja på om du vill starta exporten. Programmet frågar sedan som du önskar att lägga till fler artiklar innan prislistan kopieras. Svara Nej och fortsätt med att svara Ok på att artiklarna är klara för överföring. När programmet sedan konstaterar att filerna har sparats väljer du Ok följt av ännu ett Ok på att exporten är klar.
12 3.3 Importera register till Linkan I startvyn väljer du Importera via huvudmenyn. Markera de register som ska importeras och tryck sedan på knappen Importera. 3.4 Koppla lönearter till artiklar Koppla Tryck på Lönearter i startvyn och sedan väljer ni löneart följt av Ny koppling via huvudmenyn. Välj sedan artikel i artikellistan så läggs den till i löneartens lista för Kopplingar till artiklar. Ta bort För att ta bort artikeln trycker du en liten stund på den kopplade artikeln och väljer sedan Ta bort i menyn. 3.5 Skapa snabbartiklar Skapa Välj Artiklar i startvyn, välj artikel genom att hålla kvar fingret en stund. Därefter väljer du att Skapa snabbartikel via menyvalet för artikeln. Ta bort För att ta bort snabbartikeln går du till Snabbartiklar via startvyn. Tryck en stund med fingret på artikeln du vill ta bort och välj Ta bort. Visa detaljer Gör precis som ovan när ni tar bort en snabbartikel men välj istället Visa detaljer. 3.6 Skapa snabbtexter Det finns två vägar att lägga till ny snabbtext.
13 Du kan i snabbtexten välja att lägga till taggar som sedan blir dagens datum eller aktuellt klockslag när snabbtexten läggs till på i exempelvis en arbetsordertext. De taggar som finns tillgängliga är #D (datum) och #K(klockslag). Ny snabbtext via order Jobbar du på en order kan du trycka på knappen Infoga snabbtext i fliken Order. Välj där Lägg till via huvudmenyn. Ny snabbtext via listan för Snabbtexter Gå in på Snabbtexter i startvyn och välj Lägg till via huvudmenyn. 4 En arbetsdag med Linkan 4.1 Skapa order i Scrollan och skicka till Linkan Välj F2 Ny i Scrollans orderlista. Välj kund och lägg till eventuella orderrader. Notera även de uppgifter som behövs för ordern, exempelvis arbetsplatsadress, telefon, portkod och arbetsordertext. Kryssa i Skicka denna order till Mobildator, välj montör från montörslistan. Välj datum för när arbetet ska utföras. Kryssa sedan för Skicka orderrader om dess ska med till montören. Klicka sedan på knappen Skicka till externt system. 4.2 Skapa order i Linkan och skicka till Scrollan Skapa order Välj Ordrar i startvyn och sedan Lägg till i huvudmenyn. I kundlistan väljer du kund. I Order fliken kan du välja att hämta Ordernummer genom att trycka på knappen där det står Tmp följt av ett nummer. Du presenteras två val. Välj Hämta från Scrollan om du vill hämta direkt från Scrollan eller Ange manuellt om du vet vilken order som du ska synkronisera till. Innan du hämtar kan du redigera kunden i kundfliken. Ange arbetsordertext i fältet Arbetsordertext från Linkan om du vill notera något angående jobbet. Detta läggs till med datum och från vem arbetsordertexten kommer ifrån på ordern i Scrollan.
14 Lägg till ny kund (Alternativ) När du visas listan över kunder så kan du även välja att lägga till en ny kund. När du gör detta presenteras du med en dialog där du skriver in ett kundnummer och namn. När du lagt till den nya kunden på ordern som du skapar så hamnar du automatiskt på Order fliken där du kan fortsätta bearbeta ordern. Redigera kund (Alternativ) För att redigera och lägga till fler uppgifter om kunden måste du trycka på fliken, kund och sedan välja redigera i aktivitetsmenyn. Du kan i detta redigeringsläge lägga till telefonnummer. Detta gör du genom att trycka på ikonen med det gröna pluset. Du väljer då en telefontyp och sedan skriver du in kundens nummer.
15 Lägg till artiklar på order Tillägg av artikel Lägg till artiklar genom att välja Lägg till via huvudmenyn. Notera Antal, Á pris, rabbatt. Sedan kan du spara artikeln. Tillägg av egen artikel Om du inte hittar din artikel i registret finns valet överst i listan att lägga till en egen artikel. Du visas en dialog där du noterar artikelnummer och benämning. När artikeln skapats så kan du precis som i bilden till höger ange antal, À pris, rabatt och om priset ska låsas och eller döljas. Visa detaljer för orderrad Tryck på en orderrad och håll nere fingret en kort stund så visas en meny. Översta valet är att visa detaljer. Detaljläget är det samma som när du lägger till en artikel på ordern. Ta bort orderrad Orderraden/artikeln raderas från ordern. Kopiera till ny Skapa en kopia på orderraden så behöver du inte hämta den igen från artikelregistret.
16 Tillägg av snabbartikel Lägg till snabbartiklar genom att välja Snabbartikel via huvudmenyn. Notera precis som tidigare Antal, Á pris, rabbatt. Sedan kan du Spara artikeln. Tillägg av snabbtext Välj Snabbtext via huvudmenyn för att välja en snabbtext i listan. Snabbtexten läggs till som en orderrad i artikellistan. Tillägg av artikel som är kopplad till löneart Om du lägger till en artikel som är kopplad till en löneart så kommer du efter att du sparar uppgifterna för artikeln att ange ett datum för när arbetet utförts. När du valt datum så trycker du på Ställ in. Vid redigering av orderrad Vid redigering av orderraden kan du välja att både låsa pris och dölja kostnad. Låst pris: innebär att det blir ditt valda pris även när ordern skickats till Scrollan. Dold kostnad: När ordern har skickats till Scrollan blir kostnaden för artikeln dold. I Linkan döljs endast rabatten från totala summan. Obs! Redigering av orderrad kan bara göras så länge orderraden inte har synkroniserats. Du kan heller inte redigera en orderrad som är kopplad till en löneart. Jag är klar När du är klar med jobbet så kan du kryssa för Jag är klar inne på fliken Order. Jobbet klart för fakturering? När du kryssat för Jag är klar kommer du att tillfrågas: Vill du markera jobbet som klart för fakturering? Om jobbet verkligen är klart för fakturering svara du Ja på denna fråga, annars Nej. Synkronisera ordern Gå tillbaka till orderlistan genom att trycka på tillbaka pilen i huvudmenyn. Välj sedan Synkronisera via huvudmenyn. Om ordern har markerats som Jag är klar, så försvinner den från orderlistan. 4.3 Skicka till annan montör För att skicka order till annan montör så markerar du ordern en stund och välj Skicka till annan montör i menyn som visas. Välj vilken montör du ska skicka till så markeras ordern sedan i orderlistan med en blå pil. På så sätt håller du koll på vilka ordrar du har skickat vidare.
17 Detta arbetssätt innebär att du måste ha mottagit flera montörer vid importen av register till Linkan. Om du inte har flera montörer kan du skicka ut fler montörer genom att endast välja att exportera montörerna i Scrollan. 4.4 Skapa Tidssedlar Period Du kan via knappen för period välja vilken för vilken period du vill se tidsedlar. Det finns ett par förinställda val som underlättar att ange en tidsperiod. Om din period ligger utanför de förinställda tidsperioderna så kan du ange en period manuellt. Du kommer då få ange ett start och slutdatum. Skapa tidsedel Montör: du kan här välja en montör från montörslistan. Datum: Sätt för vilket datum tidsedeln gäller. Standard datum är dagens datum. Löneart: Koppla tidsedeln till en löneart. Antal: Notera antalet timmar du har jobbat alternativt antal timmar av annan löneart (se listan för lönearter). Status: Standard är ej godkänd eftersom tidsedeln inte är färdig. Du godkänner tidsedeln via menyn i tidsedel listan. Debiterbar: Markera om din tid är debiterbar eller inte. Standard är att din tid är debiterbar. Ordernummer: koppla tidsedeln till en specifik order. Notering: Notera något som är värt att komma ihåg angående tidsedeln till exempel. Projektnummer: koppla tidsedeln till ett projekt. Produktionsdel: koppla tidsedeln till en produktionsdel. När du noterat dina uppgifter för tidsedeln så kan du trycka på spara knappen så sparas uppgifterna.
18 Godkänn och synkronisera tidsedlar Godkänner tidsedlar gör du via huvudmenyn. Du kommer då att kunna sätta ett datum till när raderna ska godkännas. Så även om du idag har skapat tidsedlar så kan du godkänna alla tidsedlar fram till igår. De tidsedlar som är godkända markeras med en grön sköld. Tidsedlar som inte är godkända bär en orange sköld. Obs! Tidsedeln kan därefter importeras in i Scrollan via tidsedelmodulen. Obs! Dra i ringen om du vill se sammanställningen.