ImBox Manual v.2.0
Innehållsförteckning 1. Log in 2. Home 3. My online visitors 4. Active chat 5. Settings
1. Log in Första gången du startar ImBox behöver du verifiera ditt användarnamn och lösenord. ImBox kommer sedan att spara dina inloggningsuppgifter för framtiden. Tänk på att du automatiskt blir mottaglig för chattar vid inloggning. Vi rekommenderar dig därför att läsa igenom hela kom-igång-guiden innan du loggar in. 1. Ange den e-postadress och det lösenord som du fick tillsammans med välkomstmailet. Om du vill byta lösenord kan du klicka på Arkiv och välja Change password efter att du loggat in. Tänk på att vi av säkerhetsskäl endast mailar ut borttappade lösenord och i första hand till vår kontaktperson som i sin tur får ta det vidare. 2. Vänligen kontakta er kontaktperson på ImBox för hjälp med konfiguration av dessa inställningar. 3. Om detta alternativ är markerat kommer ImBox automatiskt logga in dig nästa gång du startar klienten.
2. Home Efter inloggning hamnar du automatiskt under fliken Home. Här visas den statistik som är tillgänglig för hela gruppen. Statistiken uppdateras varje gång du startar om klienten.
1) Om du klickar på Online och ändra din status till Away kommer en besökare som redan skrivit till dig fortfarande att kunna skriva, men du kommer inte längre vara synlig för nya besökare. Du kommer heller inte vara synlig för dem som sett din chattruta, men som ännu inte valt att skriva. Ändra t.ex. din status till Away 10 minuter innan du slutar ditt pass. På så sätt hinner du slutföra pågående chattar utan att nya besökare kan skriva till dig. Om du går på lunch, går hem m.m. rekommenderar vi att du loggar ut och stänger ImBox. 2) Du kan enkelt välja vilken statistik som skall visas genom att bocka i eller ur de olika alternativen under Show/Hide. 3) Detta är er gemensamma konvertering för startade chattar, d.v.s. hur många besökare som har sett chattrutan och sedan valt att skriva. 4) Tabellerna visar hur många chattkonversationer du har haft i förhållande till dina kollegor. Håll muspekaren över en tabell för att se detaljerad information. 5) Med Hourly chat distribution får du full koll på vilka tider besökarna är mest benägna att chatta. Tänk på att vi endast kan mäta detta under tiden ni faktiskt är inloggade och har status Online. 6) Här ser du vilka av era undersidor som genererar flest chattar. 7) Här ser du vilka trafikkällor, t.ex. Google eller Facebook, som leder till flest chattar. 8) Om du vill ändra tidsintervallet kan du välja önskad period i kalendern och godkänna med Apply. Egna noteringar
3. My online visitors Under fliken My online visitors ser du de besökarna som just nu är inne på er webbplats och som har sett din chattruta. Om ni är flera inloggade kommer ni alltså inte att se samma besökare.
1. Om du har taggat en tidigare besökare kommer det att synas här, annars genereras ett unikt identifikationsnummer. Det krävs dock att besökaren använder samma webbläsare som vid föregående besök för att taggen skall visas. 2. För att du enkelt skall se vart i världen besökarna befinner sig visar ImBox ort och land. Ibland framgår dock inte ort och då visas enbart land. Tänk på att IP-lokaliseringen inte alltid stämmer. 3. Källan som skickade besökaren till er webbplats, t.ex. Direct eller Google. 4. Visar den webbläsare och det operativsystem som besökaren använder. 5. Antal gånger som besökaren besökt er webbplats. Det krävs dock att besökaren använder samma webbläsare som vid föregående besök för att denna siffra skall påverkas. 6. Visar vilken undersida besökaren befinner sig på just nu. 7. Om besökaren sitter bakom en IP-adress som är registrerad på ett företag/en organisation och denna IP-adress finns registrerad hos ImBox visas företaget/organisationen här. 8. Visar den tidpunkt då besökaren kom in på er webbplats. Egna noteringar
4. Active chat På bilden nedan får du en överblick över de funktioner som ImBox erbjuder under en pågående chattkonversation. Tänk på att du inte kommer att se allt på bilden på samma gång. Tips! Varje gång en besökare skickar ett meddelande kommer du att få en notifikation med ett ljud uppe till höger på ditt skrivbord. Kontrollera därför alltid så att ljudet är påslaget då detta minimerar risken för att missa inkommande chattar. Tänk på att du behöver aktivera Display notifications when ImBox has focus under dina inställningar om du önskar få notifikationer och ljud då ImBox ligger i fokus.
1. Klicka på förstoringsglaset för att söka efter tidigare chattkonversationer. Starta sökningen genom att bekräfta med Enter. Du kan söka på taggar samt specifika ord från en konversation. 2. Här listas alla dina aktiva konversationer. Nya konversationer hamnar alltid överst. Svart konversation: Besökaren är fortfarande aktiv på er webbplats. Blå konversation: Du har konversationen i fokus. Grå konversation: Besökaren har lämnat sidan. 30 sekunders fördröjning. I det fall du har flera konversationer igång samtidigt kommer du att få en notifikationssymbol på de chattar du inte har i fokus varje gång en besökare skickar ett nytt meddelande. För de konversationer som inte är i fokus kan du som operatör se en förhandsgranskning av vad besökaren skriver i realtid/det senast skickade meddelandet. Om du har avslutat en konversation kan du enkelt rensa den från listan genom att klicka på krysset för att frigöra en s.k. slot. 3. Klicka här för att se dina inloggade kollegor (grupp, namn, bild och status). Om inga kollegor är inloggade eller om alla inloggade kollegor har status Away visas siffran noll. I annat fall visas det antal som är inloggade och har status Online. Dubbelklicka på en kollegas bild om du önskar starta en intern chatt. 4. I de fall besökaren t.ex. har lämnat sitt kundnummer kan du tagga besökaren för framtida konversationer genom att klicka på pennan. Nästa gång besökaren kommer tillbaka eller skriver syns taggen här och under My online visitors. Det krävs dock att besökaren använder samma webbläsare som vid föregående besök för att taggen skall visas. 5. För att enkelt skilja besökarens frågor från dina svar är besökarens meddelanden vänsterjusterade, medan dina meddelanden är högerjusterad. Som operatör kan du även se vad besökaren skriver och suddar i realtid innan besökaren har skickat sitt meddelande. Tänk på att besökaren inte vet att du kan se vad hen skriver i realtid. Håll därför alltid koll på cirklarna före texten och svara först då besökaren faktiskt har skickat sitt meddelande. 6. Visar vilken undersida besökaren befinner sig på just nu. 7. I detta fält skriver du ditt svar till besökaren. För att infoga ett snabbsvar (för att lägga till snabbsvar se kap. 5), skriv # och välj det alternativ som stämmer överens med ditt önskade svar. Du kan bläddra med piltangenterna och infoga genom att trycka Enter eller välja direkt med muspekaren. För att göra radbrytningar använder du Shift + Enter. 8. Klicka här för att infoga en smiley.
9. Tilläggstjänst, vänligen se bifogad bilaga för mer information. 10. Om du t.ex. behöver skicka ett dokument till besökaren kan du klicka på Send file och navigera fram till den önskade filen. Besökaren kan sedan enkelt och säkert ladda hem filen. Om du inte vill navigera fram till filen går det också bra att dra och släppa filen direkt i klienten. 11. Klicka på Email conversation och ange en mailadress och ett eventuellt ämne för att skicka en kopia på konversationen, exempelvis till besökaren eller till en kollega. Tänk på att konversationen skickas i befintligt skick. 12. Med Redirect visitor kan du skicka besökaren till en vald undersida utan att besökaren behöver röra på muspekaren eller tangentbordet. Ange den URL dit du vill skicka besökaren, t.ex. http://www.demosida.se/om-oss, och bekräfta med Enter. Tänk på att alltid be besökaren om lov innan du använder Redirect visitor. 13. Får du en fråga som du inte kan besvara och har en kollega som är bättre lämpad? Då kan du klicka på Transfer chat och sedan dubbelklicka på en kollega som är online. Besökaren skickas då, tillsammans med hela chatthistoriken, till din kollega som kan ta vid där du slutade. Även profilbilden för besökaren uppdateras. Tänk på att alltid tala om för besökaren att hen kommer att hamna hos en ny medarbetare. Meddela även din kollega att du tänkt vidaresända en chatt. 14. Om en besökare inte uppför sig kan du stänga av besökaren från chatten under 30 dagar. Du kan även skicka en rapport till oss genom att klicka på Send report. Vi kommer då att granska besökarens aktivitet och eventuellt stänga av hen från chatten permanent. Tänk på att om du som operatör bannar en besökare så sätts denna regel endast i besökarens cookie, d.v.s. om besökaren tömmer sina cookies och kommer tillbaka så kommer chatten att visas igen. 15. Har du fått telefonnummer, e-post eller någon annan information från besökaren? ImBox ger dig möjlighet att tagga upp viktig information (besökaren ser ej dina taggar) för framtida konversationer. Det krävs dock att besökaren använder samma webbläsare som vid föregående besök för att taggarna skall visas. Här visas även samma information som under My online visitors.
5. Settings General 1. För att komma åt inställningarna kan du antingen klicka på din profilbild eller klicka på Online och välja Settings. 2. Här kan du, beroende på uppsättning, ändra din personliga hälsningsfras. Bekräfta ändringen genom att klicka på Update. Egna noteringar
5. Settings Application 1. Klicka här för att slå på eller av önskad inställning. 2. Om detta alternativ är påslaget kommer ImBox starta tillsammans med datorn. 3. Finns det en tillgänglig uppdatering kommer ImBox be dig att installera denna nästa gång du startar klienten, förutsatt att detta alternativ är påslaget. 4. Vill du inte se vilka undersidor besökaren befinner sig på under en pågående chatt kan du stänga av denna inställning här. 5. Med detta alternativ påslaget kommer du att få en notifikation varje gång en ny besökare kommer in på er webbplats. Tänk på att låta denna inställning vara avstängd om ni har hög trafik. 6. Om du önskar få notifikationer och ljud även då ImBox ligger i fokus skall du slå på denna inställning.
7. Välj hur många sekunder en notifikation skall visas innan den automatiskt rensas eller tills du klickar på den. I början kan det vara bra att ställa in notifikationslängden till 45-60 sekunder. Minska sedan succesivt. 8. Med Enable Auto Away påslaget kommer ImBox automatiskt ändra din status om du varit inaktiv vid datorn. På så sätt undviker du att chatten triggas för en besökare då du inte har möjlighet att svara. När du sedan kommer tillbaka kommer ImBox automatiskt att logga in dig igen. 9. Välj efter hur många minuter den automatiska statusändringen skall ske. Tre till 7 minuter brukar vara lagom. 10. Om du inte önskar se vad besökaren skriver och suddar i realtid kan du stänga av det här. Egna noteringar
5. Settings Rapid responses 1. Klicka på Add för möjlighet att lägga till ett snabbsvar. Ange därefter den hashtag som du vill att ditt snabbsvar skall ha, t.ex. #oppettider, i fältet överst. I fältet under skriver du sedan in snabbsvaret. För att spara, klicka på Add response. Tänk på att undvika Å, Ä och Ö samt specialtecken i en hashtag. Använd istället A och O. 2. Behöver du ändra eller radera ett snabbsvar kan du göra det här. Egna noteringar
5. Settings Sound 1. Här kan du välja vilket ljud som skall spelas i samband med notifikationen som visas då en besökare skriver eller kommer in på er webbplats.
5. Settings Styles 1. Du kan ändra till valfri storlek på texten i konversationerna här. 2. Ändrar bakgrunds- och textfärg för de meddelanden som skickas från besökaren. 3. Ändrar bakgrunds- och textfärg för den text som besökaren skriver i realtid. 4. Ändrar bakgrunds- och textfärg för dina meddelanden. Tänk på att bakgrunds- och textfärgen enbart ändras i din klient, d.v.s. chattrutan för besökaren påverkas inte. Egna noteringar