Kommunstyrelsens sammanträdesrum för sammanträde Måndag 9 mars 2015 kl 13.30

Kommunstyrelsens KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Teknikutskott 4 mars 2015 Tid och plats Kommunstyrelsens sammanträdesrum för sammanträde Måndag 9 mars 2015 kl 13.30 Sammanträdet inleds med en presentation av Gata-Park- och lokalvårdsenheten inom Teknik och Service verksamhetsområden Ärenden 1. Val av justerare 2. Årsbokslut 2014 3. Upphandling av slamsugning samt högtrycksspolning 4. Upphandling av elarbeten - ramavtal 5. Upphandling av tekniska konsulter - ramavtal 6. Motion om boendeskola 7. Anmälan av projekt 8. Rapport/Information 9. Övriga ärenden

TEKNIKUTSKOTT Verksamhet Kostnader Intäkter Netto Budget Redovisning Budget Redovisning Budget Redovisning Budgetavvikelse Teknikutskott 26 16 0 0 26 16 10 Inköp/upphandling 1 248 1 193 0 0 1 248 1 193 55 Bibliotek 4 036 4 088-118 -125 3 918 3 963-45 IT-enhet 8 757 9 416-771 -788 7 986 8 628-642 Kostenhet 22 499 22 399-1 934-2 101 20 565 20 298 267 Lokalvårdsenhet 11 609 12 150-745 -1 272 10 864 10 877-13 Fastighetsenhet 68 927 68 661-27 225-27 142 41 702 41 519 183 Administration TK 7 340 7 475-1 715-1 827 5 625 5 648-23 Idrott o fritidsenhet 4 508 4 297-750 -881 3 758 3 416 342 Gata-park verksamhet 34 441 38 454-16 592-21 294 17 849 17 160 689 Netto Skattefinans 163 390 168 148-49 849-55 431 113 541 112 718 823 Vatten o avloppsverks 31 060 31 926-31 060-32 653 0-727 727 Renhållningsverksamhet 12 082 12 419-12 082-12 400 0 19-19 Netto Avgiftsfinans 43 142 44 345-43 142-45 053 0-708 708 Totalt 206 532 212 493-92 991-100 484 113 541 112 010 1 531 KOMMENTARER TILL ÅRETS RESULTAT Skattefinansierad verksamhet Teknikutskottet redovisar ett överskott om 1 531 tkr. Skattefinansierad verksamhet redovisar ett överskott om 823 tkr och avgiftsfinansierad verksamhet redovisar ett överskott om 708 tkr. Inköpsenhet Enheten redovisar ett litet överskott om 55 tkr. beroende på högre löner än budgeterat samt ej nyttjade budgetmedel gällande övriga kostnader o tjänster. Biblioteksenhet Enheten redovisar underskott på -45 tkr. beroende på högre personalkostnader på arkivsidan, där vi var utan personal i 9 månader och därför fick sätta in extra personaltimmar för att komma i fatt med eftersläpande arbete. Kostnader i samband med rekrytering av ny personal har också påverkat resultatet. Jämfört med 2013 har besöken på biblioteket i Filipstad minskat. De totala utlånen har minskat både vad gäller Filipstad, Lesjöfors samt bokbussen. IT-enhet Data: Extra kostnader för datakommunikation inom kommunen och till övriga Värmlandskommuner via Qadracom, enligt gemensamt beslut i Värmland. Avtalet gäller t.o.m. 2015-06-30, kostnad årsbas 400 tkr. vilket inte är reglerat i 2014 års budget. Ökade licenskostnader p.g.a. att antalet användare ökat samt dubbla licenser vid övergången från Novell till Microsoft under de 5 första månaderna. Extra licenser och omkostnader centralt i serverhallen p.g.a. skolornas IT-satsning. Kapitalkostnader 227 tkr lägre än budgeterat. Repro: Ökade kostnader i samband med byte av postbil. Högre lönekostnad i samband med omplacerad personal. Telefoni: Ökade kostnader för förhyrda teleledningar med ca 200 tkr vilket ej budgeterats. Ökade kostnader beroende på att flera enheter lagts in under kommunens växel. Investeringar: IT-investeringar har utförts enl. budgeterade medel. Inga investeringar gjorda gällande Repro-enheten. Kostenhet Kostenheten redovisar ett överskott om 267 tkr. främst beroende på högre intäkter samt lägre personalkostnad. Lokalvårdsenhet Utfall redovisas i stort sett i nivå med budget.. Budgetmässigt har en negativ påverkan skett bl.a. p.g.a. minskning av materialbudget samt högre sjukfrånvaro. Vi har haft högre kostnader och intäkter än budgeterat. Städkostnad/timme netto är 2,64 lägre än budgeterat

Fastighetsenhet Fastighetsenheten redovisar ett överskott om 183 tkr. Drift genererar ett överskott om ca: 2 mkr. främst beroende på lägre kostnad för fjärrvärme ca: 1,2 mkr. samt lägre kapitalkostnader om 800 tkr. Underhåll redovisar ett underskott om ca: 1,8 mkr. Beslut togs under året att använda beräknat driftöverskott för att täcka de stora underhållskostnader som uppstod i samband med flera akuta takomläggningar. Idrott o fritidsenhet Enheten redovisar ett överskott om 342 tkr. beroende på lägre underhållskostnader på Skogsryd samt högre intäkter på Spångbergshallen. Gata-Park enhet Gata-park, som driver drygt 30 olika verksamheter redovisar ett överskott om 689 tkr Större avvikelseöverskott gällande vinterväghållning, ej nyttjat underhållsbidrag samt parker o planteringar. Större avvikelseunderskott inom verksamheterna beläggningsunderhåll, gatubelysning, lekplatser. En del smärre över/underskott inom ett flertal verksamheter. Avgiftsfinansierad verksamhet Vatten och avlopp Enheten redovisar ett överskott om 708 tkr beroende på högre intäkter från industrin samt lägre kapitalkostnader. Avfallshantering Enheten redovisar ett resultat i nivå med budget efter att avsättning gjorts till ny återvinningscentral (ÅVC) med 1 200 tkr. Ingen ytterligare avsättning är gjord för återställande av deponi då befintlig avsättning beräknas vara tillräcklig. Matavfallsinsamlingen har ej införts i planerad takt. MÅL Övergripande mål till KF Skattefinansierad verksamhet Inköpsenhet Inköpsverksamheten ska effektivisera upphandlingar genom att öka antalet avtal samt att förbättra köptroheten gentemot tecknade avtal. Måluppfyllelse: Genom punktinsatser internt så har förståelsen för bl.a. ramavtal förbättrats och vissa verksamheter har genom detta börjat arbeta mer med skriftliga beställningar som gör det lättare att följa upp utfört arbete. Biblioteksenhet Samverkan: Fortsätta och utöka samarbetet med övriga bibliotek i Värmland, inom ramen för Bibliotek Värmland, för att därigenom åstadkomma en bättre service för kommuninvånarna Filipstad. Förbättra servicen till äldre och handikappade. Läs stimulering: Arbeta med bokprat, riktat mot i första hand grundskoleelever. Målsättning är att årskurserna 4 och 7 inom grundskolan skall erbjudas minst ett bokprat/besök på biblioteket per läsår. Vi skall vid inköp av media ta stor hänsyn låntagarnas egna önskemål. Måluppfyllelse: Samverkan: Fortsätter; diskussioner förs om att så långt som möjligt samordna lånevillkor och avgifter, för att därigenom underlätta för besökarna/låntagarna. Vi jobbar vidare med information om vår service till äldre och handikappade. Lässtimulering: Fortsätter planenligt med klassbesök. I stort sett 100 % av låntagarnas egna önskemål om litteraturinköp uppfylls. IT-enhet IT skall nyttjas effektivt och ekonomisk fördelaktigt sätt genom samverkan med övriga Värmlandskommuner såväl inom teknik som upphandlingar där så är möjligt. Måluppfyllelse: Samverkan har skett genom en gemensam upphandling av operatörstjänster för fast- och mobil telefoni. Gemensamt införande av e-tjänster och säker inloggning mot dessa. Teknik o Fastighetsenhet Gemensamma mål: Vårda och underhålla kommunens fastigheter och andra tillgångar väl. Ha en god framförhållning i den fysiska planeringen och ha en effektiv organisation. Hålla kostnaderna på en långsiktigt låg nivå. Fortsätta med energibesparande åtgärder för att hålla kostnadsnivån på en så låg nivå som möjligt. Arbeta med att göra Filipstad attraktivt som bostads- och arbetsort. Måluppfyllelse: Åtgärder för största möjliga nyttjande samt uthyrning av kommunens lokaler pågår kontinuerligt. Avyttring av fastigheter som inte behöver ingå i den kommunala förvaltningen pågår kontinuerligt. Ett par fastigheter utreds för närvarande angående ev. försäljning. Energibesparande åtgärder utförs kontinuerligt. Målet att konvertera bort beroendet av olja för värme och varmvatten är i stort sett uppfyllt. Pelletsanläggningarna i Lesjöfors och Nykroppa har installerats under året. Energieffektiviseringsåtgärder har också gjorts på kommunens anläggningar inom ventilation, belysning, styr- och regler, pumpbyten, inreglering m.m. vilket gett och ger minskade driftkostnader genom bl.a. byte av uppvärmningssystem från olja till andra energieffektiva system. Utbyte av belysningsarmaturer till mindre energikrävande sker kontinuerligt. Under året har 14 500 m 2 gator och vägar belagts med ny asfalt.

Blomsterplanteringar har iordningsställts och flerfaldigats i olika modeller och utseende runtom i kommunen vilket uppskattas av såväl kommuninnevånare som besökare. Avgiftsfinansierad verksamhet Vattenförsörjning och avloppshantering Dricksvattnet ska vara av god kvalitet. Inga vattenanalyser ska visa otjänligt. Vattenanalyser som visar tjänligt med anmärkning ska inte överstiga 20. Vattnet ska alltid finnas i kranen. Få antal avbrott, högst 100 drabbade hushåll och inga drabbade verksamheter. Avloppssystemen ska ha låg störningsnivå: Högst 25 avloppsstopp och 4 översvämningar i källare. Avloppsvatten ska tas om hand på ett miljöriktigt sätt: Inga miljörapporter från avloppsreningsverk ska föranleda anmärkningar från tillsynsmyndighet. Inläckage från regn- och dräneringsvatten skall minskas. Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt. Avfallshantering Ökad källsortering. Mängden osorterat hushållsavfall per innevånare ska minska. Mängden omhändertaget farligt avfall ska öka. Tömma våra kunders avfallskärl enligt tömningsschema. Mängden hushållsavfall som transporteras till Karlskoga för förbränning ska minska. Detta ska åstadkommas genom att graden av utsorterat återvinningsbart avfall ska öka. Insamling av matavfall från hushåll och storkök påbörjades under 2013. Under 2014 ska resterande villahushåll erbjudas matavfallsinsamling. Måluppfyllelse: Målet delvis uppfyllt. Samtliga resterande hushåll kommer att kunna erbjudas matavfallsinsamling under 2015. Mål till TU Skattefinansierad verksamhet Inköpsenhet Inköpsverksamheten skall effektivisera upphandlingar där så är möjligt. Måluppfyllelse: Målet uppfyllt Biblioteksenhet Samverkan: Fortsätta och utöka samarbetet med övriga bibliotek i Värmland, inom ramen för Bibliotek Värmland, för att därigenom åstadkomma en bättre service för kommuninvånarna Filipstad. Förbättra servicen till äldre och handikappade Läs stimulering: Arbeta med bokprat, riktat mot i första hand grundskoleelever. Målsättning är att årskurserna 4 och 7 inom grundskolan skall erbjudas minst ett bokprat/besök på biblioteket per läsår. Vi skall vid inköp av media ta stor hänsyn låntagarnas egna önskemål. Måluppfyllelse: Samverkan: Fortsätter; diskussioner förs om att så långt som möjligt samordna lånevillkor och avgifter, för att därigenom underlätta för besökarna/låntagarna. Vi jobbar vidare med information om vår service till äldre och handikappade. Lässtimulering: Fortsätter planenligt med klassbesök. I stort sett 100 % av låntagarnas egna önskemål om litteraturinköp uppfylls. IT-enhet IT skall nyttjas effektivt och ekonomiskt fördelaktigt sätt genom samverkan med övriga Värmlandskommuner såväl inom teknik som upphandlingar där så är möjligt. Övergång till Microsoft-plattform under 2014. Måluppfyllelse: Samverkan har skett med övriga Värmlandskommuner genom en gemensam upphandling av operatörstjänster för fast- och mobil telefoni. Införande av e-tjänster samt säker inloggning till dessa. En övergång till Microsoft-plattform har skett under året. Kostenhet Gästerna ska vara nöjda med vår service och uppleva maten som god. Maten ska vara hälsosam, och ha det näringsinnehåll som fastställts. Kostpolicy för Filipstads kommun antagen och skall implementeras i verksamheten med början hösten 2013 Måluppfyllelse: Genom matråd i skolorna har vi följt upp hur skolans matgäster upplever vår service och mat. Matsedeln är utformad enligt Livsmedelsverket och Svenska näringsrekommendationer (SNR) för att vara hälsosam och ha det näringsinnehåll som fastställts. Kostpolicy för Filipstads kommun är antagen år 2013 och implementeringsarbetet kvarstår fortfarande. Lokalvårdsenhet Våra uppdragsgivare i verksamheterna ska vara nöjda med den kvalitetsnivå vi håller. Systemet Insta 800 för kvalitetsmätning av daglig städning ska vara implementerat i verksamheten, så att vi objektivt kan verifiera att vi håller överenskommen kvalitetsnivå. Vi ska arbeta med periodiskt underhåll på ett systematiskt sätt i den dagliga verksamheten. Ett system ska implementeras med avprickning per rumsenhet av kontinuerliga åtgärder för periodiskt underhåll. Vi ska vara sparsamma och klara att hålla kostnaderna också i ett flerårigt perspektiv, samt peka ut lokaler där vi bedömer att slitaget är onormalt/oönskat stort liksom lokaler där våra insatser kan minskas utan att påverka livslängd eller daglig användning negativt. Måluppfyllelse: Målet uppfyllt.

Fastighetsenhet Enheten ska: Avyttra fastigheter som inte betjänar kommunens verksamheter I möjligaste mån medverka till maximalt utnyttjande av lokaler för kommunens verksamheter Inrymma kommunens verksamheter från externt hyrda lokaler till kommunens fastighetsbestånd Öka intäkterna genom att hyra ut tomma lokaler och lägenheter Med lönsamma investeringar och energioptimeringar minska driftkostnaderna Måluppfyllelse: Fastighet har under 2014 verkat aktivt för att maximera kommunens lokalytor. Arbetet kommer att fortsätta under 2015 och framåt. I dagsläget pågår diskussioner med externa aktörer för att hyra ut flera lokaler samt pågående arbete om interna lokaler och dess utnyttjandegrad. Pelletsanläggningar har installerats i Lesjöfors och Nykroppa. Idrott o Fritid Badvattnet i simhallen ska hålla hög kvalitet: Vattnet ska klara alla normala tester utan anmärkning. Badet ska vara väl utnyttjat. Nuvarande besöksnivå är cirka 37 000 besök årligen vilket med det nyligen färdigställda leklandskapet samt bubbelpool beräknas öka. Inga barn ska sluta årskurs fem utan att ha klarat kraven för simkunnighet. Idrotts- och motionsanläggningar ska vara välutnyttjade och uppskattade samt väl underhållna. Måluppfyllelse: Målen uppfyllda Gata-Parkenhet Gatunätet ska hålla en god standard, dvs. gator, gångoch cykelbanor har en acceptabel beläggning, framkomlighet och belysning: Antal olyckor och tillbud i anläggningar och mark som kommunen ansvarar för ska understiga 5 st. per år. Parker, rekreationsområden och andra allmänna platser ska inbjuda till utnyttjande. Vi ska vara lätta att få kontakt med, samt vara sparsamma och klara att hålla kostnaderna också i ett flerårigt perspektiv. Enheten ska förse våra uppdragsgivare med beslutsinformation som är relevant för att överblicka kostnaderna på lång sikt. Måluppfyllelse: Underhållsreparationer har skett under sensommar/höst. 14 500 m2 väg har belagts. En fallolycka har rapporterats under året. Blomsterplanteringar har iordningsställts och flerfaldigats i olika modeller och utseende runtom i kommunen vilket uppskattas av såväl kommuninnevånare som besökare. Avgiftsfinansierad verksamhet Vattenförsörjning och avloppshantering Dricksvattnet ska vara av god kvalitet. Inga vattenanalyser ska visa otjänligt. Vattenanalyser som visar tjänligt med anmärkning ska inte överstiga 20. Vattnet ska alltid finnas i kranen. Vi ska ha få avbrott, högst 100 drabbade hushåll och inga drabbade verksamheter. Avloppssystemen ska ha låg störningsnivå: Högst 25 avloppsstopp och 4 översvämningar i källare. Avloppsvatten ska tas om hand på ett miljöriktigt sätt: Inga miljörapporter från avloppsreningsverk ska föranleda anmärkningar från tillsynsmyndighet. Inläckage från regn- och dräneringsvatten skall minskas. Måluppfyllelse: Målet uppfyllt Avfallshantering Ökad källsortering. Mängden osorterat hushållsavfall per innevånare ska minska. Mängden omhändertaget farligt avfall ska öka. Vi ska tömma våra kunders avfallskärl enligt tömningsschema. Mängden hushållsavfall som transporteras till Karlskoga för förbränning ska minska Detta ska åstadkommas genom att graden av utsorterat återvinningsbart avfall ska öka. Insamling av matavfall från hushåll och storkök påbörjades under 2013. Under 2014 ska resterande villahushåll erbjudas matavfallsinsamling. Måluppfyllelse: Målet delvis uppfyllt. Samtliga resterande hushåll kommer att kunna erbjudas matavfallsinsamling under 2015. ÅRETS VIKTIGASTE HÄNDELSER Inköpsenhet Beslut om att upphandla avtalsuppföljningssystem. Biblioteksenhet Fr.o.m. 1/3 2014 erbjuder vi möjlighet för besökarna att själva låna/återlämna. Vi har även larmat all media. Under sommaren tillkom ytterligare 4 kommunbibliotek, i det gemensamma samarbetet kring bibliotekssystemet, vilket innebär att samtliga kommunbibliotek i länet ingår i det gemensamma systemet, vilket är positivt. IT-enhet Övergång till Microsoft-plattform. Nykroppa och Lesjöfors skolor inkopplade under kommunens växel. Kostenhet Under 2014 togs beslut om att Älvkullens kök byggs om från mottagningskök till ett tillagningskök. En livsmedelsupphandling genomfördes under 2014 vilket resulterade i prissänkning samt utökning av andelen ekologiska livsmedel.

Lokalvårdsenhet Nytt upphandlingsavtal gällande förbrukningsmaterial. Fortsatt utbyggnad av maskinparken. Fastighetsenhet Byggnation av nya förskolan Lyckan (Falken 5) påbörjades och skall vara klar under början av 2015. Ombyggnation av Nykroppa nya skola pågår för att utöka med två förskoleavdelningar. Under året köptes fastigheten Trasten 11, Vikgatan/Drottninggatan in och renovering påbörjades. Ersättningsbyggnad efter branden på Persbergs friskola invigdes. Pelletsanläggningar i Nykroppa och Lesjöfors har tagits i bruk. Gata-Parkenhet Andra etappen på Lilltorget färdigställt. Snobbrännan färdigställd. Ett stort antal lekplatser upprustade. Vatten-avloppsenhet UV-ljus installerat o klart på Filipstads vattenverk. Ny intagsledning vattenverket Filipstad klart. Luftrening reningsverket Filipstad installerat o klart. Avfallshantering Fortsatt införande av matavfallsinsamling. VERKSAMHETSMÅTT / NYCKELTAL Verksamhetsmått Redov Redov Budget Redov Avv.Mot 2012 2013 2014 2014 budget Utlån Bibliotek 96 500 94 999 90 000 84 868-5 132 Utlån/invånare 9,2 9,2 8,5 8,1-0,4 Besök Bibliotek F-d* 81 975 90 950 80 000 85 379 5 379 Besök Bibl. F-d/dag 305 325 300 304 4 Öppethållande - Bibliotek Filipstad 41 41 41 41 0 - Bibliotek Lesjöfors 4 4 4 4 0 - Bokbuss 8 8 8 8 0 Inköpta medier 3 813 3 109 2 500 2 758 258 Lunch ÄO/Handik.oms. 54,66 57,46 56,48 60,20-3,72 Lunch skolor 28,15 27,69 26,62 29,17-2,55 Lunch barnomsorg 29,19 28,57 26,42 27,35-0,93 Snittkostnad/städtimme 201,15 207,32 210,77 217,40-6,63 Toppbeläggning m 2 5 500 5 500 5 500 14 500 9 000 Kostnad per m 2 toppbel 146,00 169,51 152,88 88,07 64,81 Vinterväghålln. kr/m 23,97 20,17 25,21 8,02 17,19 Skogsareal ha 2 450 2 450 2 450 2 450 0 Nettointäkt per ha 740 903 691 701 10 Försäljning vatten m 3 893 913 890 900 10 Kostnad per m 3 va/avl 34,77 34,24 34,33 35,48-1,15 Intäkt per m 3 vatten 35,61 34,94 34,33 36,29 1,96 Hushållsavf.avgift per år 1 642 1 678 1 666 1 666 0 Fastighetsunderhåll/m 2 53,00 55,00 59,00 58,00 1,00 FRAMTID Inköpsenhet Upphandling av avtalsuppföljningssystem kommer att innebära att vi kan stämma av att kommunen anlitar rätt företag och att rätt vara/tjänst köps av företaget. Kommunen får även ett verktyg för att hitta nya områden som man bör införa ramavtal på. Dessutom kommer man kunna rapportera avtalstrohet per förvaltning/avdelning på ett mycket enklare sätt och då se vart utbildningsinsatser bör genomföras internt. Biblioteksenhet Eventuella prishöjningar kan påverka antalet inköpta media. Eventuella prishöjningar från systemleverantören samt leverantören av bibliografisk service, kan naturligtvis få viss negativ effekt på ekonomin som helhet. Samarbetet inom Bibliotek Värmland kommer förhoppningsvis fortsätta att utvecklas och kommer att ge ytterligare bättre service till kommuninnevånarna. Närmast planeras insatser inom läsfrämjande samt ev. marknadsföring. Det gemensamma biblioteksdatasystemet, kommer troligen att ge möjlighet till ytterligare utveckling inom IT-området. Vi jobbar vidare med att de publika evenemangen,

(författarbesök, barnteater etc.), för att därigenom öka bibliotekets attraktionskraft. IT-enhet En plan för ut/ombyggnad av IT-infrastrukturen har framtagits och skall genomföras i steg. En lösning för gemensam datakommunikation inom Värmland håller på att tas fram. Avfallshantering Arbetet ska fortskrida enligt de övergripande målen i avfallsplanen. Lokala mål ska revideras. Fortsatt arbete med införande av system för matavfallsinsamling. Kostenhet Under 2015 genomförs en omorganisation inom kostenheten, där en separation av skol och äldreomsorgsmat görs. All mat till äldre o handikappomsorg kommer att tillagas på Älvkullen och distribueras därifrån. Lokalvårdsenhet Fortsatt utbyggnad av maskinparken i avsikt att ytterligare effektivisera verksamheten. Fastighetsenhet Fortsatt renovering av fastigheten Trasten (Vikgatan/Drottninggatan) Projektering för konvertering av olja till pellets för återstående anläggningar. Färdigställande av Älvkullens tillagningskök. Etapp 2 i energieffektiviseringsprogrammet avseende spångbergsgymnasiet. Färdigställande yttre miljön på nya förskolan, Lyckan. Planerade rivningar av byggnader: G:a Nykroppa skola samt Parkhallen. Projektering tillsammans med Liv (Landstinget i Värmland) gällande ombyggnation av brandstationen i Filipstad. Renovering av lokalerna på Rosendahl till förmån för nya enheten (AIE). Fortsatt analys av kommunens outhyrda lokaler in syfte att få dem uthyrda. Gata-park Fortsatt upprustning av lekparker. Energieffektivisering gällande utbyte av gatljusarmaturer kommer att fortsätta kontinuerligt. Utbyggnad av gång och cykelvägar i Filipstad kommer att fortsätta. Spångbergshallen och övriga motionsanläggningar ska även i fortsättningen vara välskötta så skola, föreringsliv och allmänhet kan bedriva undervisning, träning, friskvård och rekreation. Avverkning och skogsvårdsåtgärder sker enligt gällande skogsbruksplan. Vatten-avlopp Sanering av VA-nätet kommer att fortsätta. Ny teknik- och personalbyggnad ska byggas vid Vattenverket i Filipstad.

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsens teknikutskott 9 mars 2015 3 Kommunstyrelsens teknikutskott 9 februari 2015 4 Tu 6 Tu 2 Dnr 2015/21 Upphandling av Slamsugning samt högtrycksspolning Filipstads kommun, Teknik och Service har tagit fram ett underlag för upphandling av ovanstående tjänster. Värdet per år ligger mycket högt och den kommer därför att annonseras ut som ett öppet förfarande. Enligt delegationsplan för inköp och upphandling för Filipstads kommun skall TU godkänna föreliggande förslag till förfrågningsunderlag när värdet bedöms högt. I underlaget kommer det tydligt framgå att upphandlingen kan komma att avbrytas på grund av politiska beslut och vi kommer därför att rapportera till er innan tilldelningsbeslut skickas ut för vidare dialog. TU föreslås godkänna föreliggande förfrågningsunderlag till upphandling av slamsugning samt högtrycksspolning. Teknikutskottet beslutar att återremittera ärendet till förvaltningen för att komplettera uppgifterna i föreliggande förfrågningsunderlag och återkomma i ärendet. Efter justering av texten i förfrågningsunderlaget föreslås teknikutskottet godkänna föreliggande förfrågningsunderlag till upphandling av slamsugning samt högtrycksspolning. Utdragsbestyrkande

Förvaltning TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-03-02 Diarienummer Sida 1(1) Upphandling av Slamsugning samt högtrycksspolning Filipstads kommun, Teknik och Service har tagit fram ett underlag för upphandling av ovanstående tjänster. Värdet per år ligger mycket högt och den kommer därför att annonseras ut som ett öppet förfarande. Enligt delegationsplan för inköp och upphandling för Filipstads kommun skall TU godkänna föreliggande förslag till förfrågningsunderlag när värdet bedöms högt. I underlaget kommer det tydligt framgå att upphandlingen kan komma att avbrytas på grund av politiska beslut och vi kommer därför att rapportera till er innan tilldelningsbeslut skickas ut för vidare dialog. Efter justering av texten i förfrågningsunderlaget föreslås TU godkänna föreliggande förfrågningsunderlag till upphandling av slamsugning samt högtrycksspolning. Helena Sköld Lövgren Upphandlingschef FILIPSTADS KOMMUN Tel vx: 0590 611 00 Org.nr: 212000-1876 Box 303 Fax: 0590 615 99 Internet: www.filipstad.se 682 27 FILIPSTAD E-post: kommun@filipstad.se Besök: Hantverksgatan 22

Datum Diarienummer Bilaga 2014-09-0-1426 1 Administrativa Föreskrifter 1. Allmän orientering 1.1 Upphandlingen avser Ramavtal Slamsugning och Högtrycksspolning 1.2 Begrepp/förkortningar Parterna Beställare Filipstads kommun Anbudsgivare Juridisk person som lämnar anbud enligt denna anbudsförfrågan. Entreprenören/ Juridisk person som tecknat avtal med ovanstående upphandlande leverantören myndighet som ett resultat av denna upphandling. LOU Lagen om offentlig upphandling Entreprenadens omfattning 1.2.1 Hämtning av slam från slamavskiljare och slutna tankar kopplade till hushåll. Entreprenaden omfattar ca 2000 hämtningar per år. Slammet skall transporteras till respektive kommuns mottagnings station och får vid avlämning ej överstiga TS 3%. Hämtning av slam från mindre kommunala avloppreningsverk samt tömning av egna fett och oljeavskiljare. Slammet skall transporteras till kommunens mottagnings station. Sugning av sand, grus etc från kommunala dagvattenbrunnar med tillhörande transport till kommunens avfallsupplag. Spolning rotskärning av kommunala ledningar och brunnar, entreprenören skall också utföra spolning och rotskärningar av privata brunnar och ledningar. 1.3 Leveransställe/Entreprenadplats 1.4 Förbehåll Upphandlingen kommer att fullföljas under förutsättning att erforderliga beslut fattas samt att anbuden ryms inom ramen för anvisade medel. Om upphandlingen avbryts utgår ingen ersättning till anbudsgivare. 1.5 Upphandlande myndighet Filipstads kommun 1.6 Avtalsform Avtal där samtliga villkor är fastställda. 1.7 Avtalstid 2015-09-01-2018-08-31 med möjlighet till förlängning 1 + 1 år Om förlängningsklausulen utnyttjas skall detta meddelas av kommunen skriftligen senast 3 månader före avtalstidens utgång. Sker ej detta upphör 1

Datum Diarienummer Bilaga 2014-09-0-1426 1 avtalet automatiskt. Vid eventuell förlängning upphör avtalet automatiskt att gälla vid förlängningsperiodens slut. Avtalstiden är på maximalt 5 år på grund av att antagen leverantör kan få höga investeringskostnader. 2. Upphandlingsföreskrifter 2.1 Upphandlingsform Förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 2.2 Reservationer Reservationer godkännes inte. 2.3 Alternativa anbud Alternativa anbud godkännes inte. 2.4 Anbudets form Anbudet skall: lämnas skriftligt på svenska språket vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren innehålla de uppgifter som efterfrågas i förfrågningsunderlaget Av anbudet skall framgå om samtliga krav enligt denna förfrågan accepteras. Anbud via fax eller e-post godkännes inte då sekretessen inte kan garanteras. Anbud skall även bifogas digitalt på cd-skiva eller USB-minne i de fall där inte elektroniskt anbud lämnas. 2.5 Priser i anbudet Priser i anbudet skall lämnas i svenska kronor (SEK) exkl. moms. Momsen redovisas separat. Priser skall anges på bifogad produktlista. 2.6 Kompletterande förfrågningsunderlag Finner anbudsgivaren att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart skall härav föranledd förfrågan ställas till beställarens ombud under anbudstiden. Förfrågan skall ske skriftligt till Visma TendSign eller E-postadress: inkop@filipstad.se Postadress: Box 303, 682 27 FILIPSTAD Fax: 0590-615 98 Eventuella frågor och svar kommer sedan att sändas till samtliga kända anbudsgivare. Frågor kan ställas fram till och med 2015-2.7 Förfrågningar Upphandlingstekniska och andra allmänna frågor: Helena Sköld Lövgren 2

Datum Diarienummer Bilaga 2014-09-0-1426 1 Tel: 0590-611 16 Mobil: 073-2703958 E-post: inkop@filipstad.se Annica Lundqvist Tel: 0590-611 21 E-post: inkop@filipstad.se 2.8 Anbudsmärkning/Anbudsadress Anbudet skall lämnas via Visma TendSign alternativt avlämnas i förseglat kuvert och märkas med "Slamsugning högtrycksspolning". Anbudet sänds till elektroniskt via Visma TendSign eller till: Filipstads kommun Inköpsenheten Box 303 682 27 FILIPSTAD 2.9 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara Filipstads kommun tillhanda, på nedan angiven adress senast 2015- Anbud som inkommer efter detta datum kommer inte att prövas. 2.10 Anbudets giltighet 90 dagar från anbudstidens utgång. 2.11 Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske snarast efter anbudstidens utgång. Plats: Filipstads kommun, Nämndhuset, Inköpsenheten, Filipstad. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppnandet av anbuden. Detta skall anmälas till Inköpsavdelningen senast en vecka innan anbudstidens utgång. 3. Anbudsprövning 3.1 Kvalificering och utvärdering Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av anbuden Steg 1 Kvalificering Steg 2 Utvärdering av de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. 3.2 Kvalificering formella krav Anbudsgivare som bryter mot LOU kap. 10 kap. 1 kommer att uteslutas. Anbudsgivare som bryter mot LOU 10 kap. 2 kan komma att uteslutas. Anbudsgivaren skall även vara registrerad för F-skatt eller motsvarande. För att visa på ovanstående skall anbudsgivaren intyga att han är fri från hinder enligt denna punkt genom underskrift av bifogad leverantörsförsäkran, bilaga 5. 3

Datum Diarienummer Bilaga 2014-09-0-1426 1 Kontroll av vald leverantör kommer att ske innan beslut tas. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga kraven eller bifogat begärda handlingar i ovan angivna kvalifikationskrav kan komma att uteslutas. Inhämtande av uppgifter från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten görs av beställaren. 3.3 Kvalificering ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha minst 40 poäng enligt kreditupplysningsföretaget Credit Safe eller liknande kreditupplysningsföretag. Om anbudsgivare inte uppfyller kravet på rating ovan ska anbudsgivaren i anbudet på annat sätt visa att anbudsgivaren har en ekonomisk ställning motsvarande den som följer av ratingkravet. Det ankommer alltså på anbudsgivaren att inför anbudsgivning kontrollera sin rating. Kravet på uppfyllande av ekonomisk ställning enligt ovan visas genom att till anbudet bifoga Leverantörsförsäkran, bilaga 5, undertecknad av behörig person hos anbudsgivaren. 3.4 Kvalificering förmåga och yrkesmässig kapacitet Leverantören skall ha erfarenhet av liknande projekt. Anbudsgivaren skall ha utfört liknande entreprenadarbeten under de tre senaste åren, alternativt styrka erfarenheten med personliga referenser av en av anbudsgivaren an. Uppgifter om referenser lämnas på blankett Företagsuppgifter bilaga 4. 3.5 Krav på anbudet Vidare kontrolleras att anbudet uppfyller samtliga "skall" krav samt att begärda handlingar bifogats anbudet innehållande alla efterfrågade uppgifter. Kontroll sker även av att anbudsgivaren accepterar de kommersiella villkoren/avtalsmallen. Med stöd av inlämnade uppgifter bedömer kommunen om anbudet är kvalificerat för steg 2 Utvärdering. Anbudsgivaren ska ha dokumenterade kvalitetssäkring- och miljöledningssystem som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att kraven på hög kvalitet, service och miljö uppfylls. Nystatade företag ska redovisa hur sådana system ska upprättas så att de kan tillämpas om avtal tecknas mellanbeställaren och anbudsgivaren. Kvalitetssäkrings- och miljöledningsarbetet ska bedrivas med stöd av hjälpmedel och/eller rutiner som möjliggör beställarens uppföljning. Anbudsgivaren ska ha tillstånd för transport av farligt avfall av de slag som uppdraget avser. Nystartade och utländska företag ska ha dessa tillstånd senast när avtalet träder i kraft. 3.6 Utvärdering Efter kvalificeringsfasen kommer återstående anbud att utvärderas enligt nedan: Pris 80% Lägst viktat pris ger 5 poäng. Övriga anbud erhåller prispoäng enligt följande formel Lägsta anbud x 5 p delat med aktuellt pris. Service 20% Utvärdering service: Geografisk belägenhet på företagets spolbil och maskinförare. Referenser, egna och andras erfarenhet av aktuell entreprenörs sätt att sköta liknande uppdrag 4

Datum Diarienummer Bilaga 2014-09-0-1426 1 Miljöpåverkan. Vid utvärdering av service kommer poäng att delas ut enligt följande: Poängskala 0-5 0poäng= Ej acceptabel nivå. 3poäng= God nivå. 5poäng=Mycket god nivå. Erhållen servicepoäng multipliceras med kriterievikten 0,2 för att erhålla viktad servicepoäng. Därefter summeras viktad prispoäng och viktad servicepoäng för respektive anbud. De anbud som erhåller högst viktad totalpoäng väljs som anbudsgivare. Om flera anbud hamnar på samma slutsumma kommer lottning att ske. 4 Kravspecifikation 4.1 Samarbete Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal som kommunen anser saknar erforderlig kompetens eller med vilken kommunen anser sig ha sammarbetssvårigheter. 4.2 Massmedia All kontakt med massmedia sköts av beställaren. Entreprenören har inte rätt att uttala sig i massmedia i uppdrag där Filipstads kommun är beställare. 4.3 Arbetstid Arbetet utförs i första hand under ordinarie arbetstid men akuta arbeten utanför ordinarie arbetstid kan förekomma. Vid akuta arbeten är inställelsetiden 45 minuter. 4.4 Försäkring Leverantören skall hålla Kommunen skadeslös för all den skada som åsamkas Kommunen av leverantören. Detta innefattar även kommunens anställda, uppdragstagare och annan tredje man. Leverantören är skyldig att under avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring som täcker person- och sakskada. Leverantörens maskiner/fordon skall även vara trafikförsäkrade. Leverantören skall tillställa Kommunen bevis om försäkringsskydd, vilket skall godkännas av kommunen. 4.5 Fakturering Beställaren ska tillställas faktura månadsvis. Transportsedlar lämnas till kommunens ansvarige arbetsledare för godkännande innan fakturering får ske. Fakturering skall ske senast 3 månader efter utfört arbete. Fakturaadress: Filipstads kommun Box 305 682 27 Filipstad Referenskod: 56520 5

Datum Diarienummer Bilaga 2014-09-0-1426 1 4.6 Betalningsvillkor 30 dagar netto från fakturadatum och godkänt arbete om inte annat överenskommits. Fakturan skall vara befriad från faktureringsavgifter och expeditionsavgifter eller liknande avgifter. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. 5. Tilldelningsbeslut/Avtalsspärr 5.1 Tilldelningsbeslut Då beslut om leverantör fattats kommer samtliga anbudsgivare så snart det är möjligt att meddelas skriftligt om resultatet genom ett s.k. tilldelningsbeslut via Visma TendSign. Anbudsgivare skall därför kontrollera status på sitt konto i Visma TendSign innan anbud lämnas för att säkerhetsställa att tilldelningsbeslutet kommer fram till rätt person. 5.2 Avtalsspärr Om underrättelsen skickats med ett elektroniskt medel får avtal ingås 10 dagar efter utskick av underrättelse. Om underrättelsen har skickats på annat sätt än med ett elektroniskt medel till en eller flera anbudssökande eller anbudsgivare, får avtal inte ingås förrän 15 dagar har gått från utskickandet. 5.3 Avtal Ingången överenskommelse ska dokumenteras i ett avtal som upprättas av beställaren i två exemplar. Avtalstiden gäller med förbehåll för överprövning och andra förhållanden vilka kan föranleda att upphandlingsprocessen försenas. Vid eventuell överprövning av del av anbudsförfrågan kommer avtal att tecknas på de delar som ej är överprövade. 6

Datum Diarienummer Bilaga 2012-10-03 1426 2 Kravspecifikation Slamsugning och högtrycksspolning Omfattning Arbetet avser högtrycksspolning av ledningar rottrådsbekämpning och rotavskärning samt slamsugning i samband med högtrycksspolning. Arbetet utförs under hela året. Akuta insatser skall kunna utföras omedelbart efter beställning. Spolutrustningens kapacitet skall vara minst 250l/min och utföras vid ett tryck motsvarande minst 4000 liter. Entreprenören skall före avstängning av gata/väg inhämta anvisningar från Filipstads kommun. Arbetsställen skall utmärkas enligt Trafikverkets riktlinjer. Entreprenören skall upprätta erforderliga handlingar över ledningssträckor som renats. Hur dokumentationen skall ske bestäms av beställaren. Entreprenören förbinder sig att vid maskinhaveri eller annat stillestånd snarast reparera eller hyra in likvärdig utrustning. Hämtning av slam från slamavskiljare och slutna tankar kopplade till hushåll. Fordon Entreprenören skall inneha minst två slam/spol-bilar under avtalstiden för tex vattenläckage. Fordon som ska ingå i uppdraget väljs så att de får köras på allmän väg med normal bärighet. Det åligger antagen anbusgivare att ställa sammafordonskrav på eventuella underentreprenörer som huvudentreprenören själv uppfyller. Bränslet till de fordon och maskiner som används i uppdraget är av bästa möjliga miljöklass. Utrustning Backningsvarnare Varningslykta som kan ge orangegult blinkande sken Fordonen skall även ha följande lös utrustning Mobiltelefon Digital kamera (för registrering av svåråtkomliga brunnar osv.) Brandsläckare Skyddsvästar med god synbarhet Saneringsutrustning för eventuellt oljeläckage Förbandsutrustning Sopborste och skyffel 1

Miljökrav Tunga fordon som används regelbundet varje vecka för detta uppdrag ska minst uppfylla emissionskraven EURO 5 miljöklass 2008. Övriga fordon ska minst uppfylla emisionskraven motsvarande EURO 4 miljöklass 2005. Fordon som byts under avtalstiden skall vara minst i nivå med det som motsvarar dagens Euro 5. Fordonet som används för uppdraget ska drivas med diesel/bensin av miljöklass1 (ett) eller miljömässigt bättre drivmedel. Däck Däck ska vara fria från HA-oljor om sådana finns att tllgå för fordonet i fråga. Däck med lågt rullmotstånd skall väljas. Vid vinterväglag ska vinterdäck användas. Entreprenören ska ha rikt/rutiner för att säkerställa att däck har minst lagstadgat mönsterdjup, rätt lufttryck och inte är skadade. Uttjänta däck ska lämna tillbaka till producenten. Följande miljökrav ska uppfyllas: Endast miljövänliga avfettningsmedel och rengöringsprodukter får användas. Använda spilloljor, filter med mera ska sändas till godkänd återvinning. Entreprenören ska ha tillsyn och underhåll av fordon och maskiner i den omfattning att läckage minimeras. Motor skall uppfylla Euro 4. Abonnentregister hämtningsjournaler Entreprenören erhåller innan entreprenadens påbörjande ett abonnentregister av beställaren. Entreprenören skall hålla förteckningen aktuell. Entreprenören skall för varje abonnet ange antal, typ och storlek på slamavskiljare som hämtas regelbundet, hämtningsintervall samt hämtningsdag. Förandringar i förteckningsen skall snarast meddelas beställa<ren. Aktuellt abonnentregister och övriga handlingar skall inom en månad från begäran överlämnas till beställaren. Undanröjande av hinder Kan entreprenören ej utan dröjsmål beredas erforderligt tillträde till brunn avskiljare etc. för slam som ska hämtas, ska hann såvida rättelse inte sker omgående efter tillsägelse till kund eller dennes ställföreträdare utan uppskov meddela förhållandet till beställaren Handlingar om rörelsen mm. Entreprenören är skyldig att på beställarens begäran överlämna handlingar som berör entreprenaderna såsom turlistor, förteckning över abonnenter och hämtningsställen, kartor etc., dock inte handelsböcker. Handlingarna skall lämnas till beställaren inom en månad från begäran. Av entreprenören utkvitterade nycklar skall omedelbart, i identifierat skick, överlämnas till den nya entreprenören efter det att den avtalsreglerade verksamheten upphört. 2

Mätningsregler för hämtningsställe Anbudsgivare skall kalkylera med förutsättningen att hämtningsstället är placerat inom 20 meter frånframkomlig väg och att sughöjden är maximalt 6 meter. En anläggning kan utan tilläggspris innehålla en eller två brunnar. Anbudsgivare skall i formulär till anbud lämna tilläggspris enl. nedan. Slamhämtningsintervallet är normalt 1 gång per år och slamavskiljare. Abonnentförteckning med redovisning av ungefärlig hämtningspunkt per abonnent kommer att överlämna till blivande entreprenör. Även slamtömning två till fyra gånger per år samt vartannat år tillämpas. För kommande avtalstid gäller att tidpunkt för slamhämtning per abonnent skall anpassas till de fungerande och accepterade slamtömningstillfällena som gäller för närvarande. Hämtning av slam från mindre kommunala avloppreningsverk samt tömning av egna fett och oljeavskiljare. Extra slamtömning Akut hämtning av slam skall utföras inom 24 timmar från beställning. Anbudsgivare skall i formulär till anbud lämna tilläggspris för utförandet av akut hämtning av slam från slamavskiljare och avlopp från sluten tank kopplad till villavlopp. Redovisning Entreprenören skall efter varje månad överlämna en redovisning av utfört arbete till beställaren. Redovisningen skall innehålla detaljerade uppgifter om entreprenadens utförande samt en sammanställning av entreprenörens utförda arbeten samt ersättning enligt a prislista. Följesedlar om utfört arbete per plats skall medfölja. Redovisning av utfört arbete skall utföras av entreprenören och tillställas beställaren inom två veckor från den gångna månadens utgång. Redovisningen utgör underlag för ersättning. Extra slamhämtning Akut hämtning av slam skall utföras inom 24 timmar från beställning, tilläggspris anges i svarsformulär. Personal och fordon Slamtömningsbilen skall vara av typ tankbil med släp. Fordon skall vara besiktade, godkända och uppfylla de säkerhetskrav som erfordras på grund av uppdragets art. Fordon skall vara bemannade med kompetent personal som har den utbildning som krävs för uppdraget. Om samma fordon används för transporter av oljor och kemikalier etc. som för konventionellt slam skall tanken rengöras vid övergång från den ena slamtypen till den andra. Vid tömning av fettavskiljare skall tanken rengöras innan. Entreprenören är skadeståndsskyldig för de skador som uppkommer på grund av otillräcklig rengjord tank. Fordon skall vara täckta och skall förvara slammet i ett slutet system. Entreprenören skall i sitt anbud redovisa vilka fordon man skall använda, vilket drivmedel och vilken utrustning fordon har. 3

Rensning dagvattenbrunnar Tömningssystem Vid hämtning skall dagvattenbrunnen totaltömmas, d.v.s hela volymen skall hämtas utan avvattning Hämtningsställe Beställaren tillhandahåller kartmaterial med uppgift om dagvattenbrunnarnas läge. Extra hämtning Akut hämtning av brunnsslam skall utföras inom 24 timmar från beställning. Pris regleras enligt á-prislista. Avlämning Sand grus etc. från dagvattenbrunnar skall transporteras till lokala återvinningscentralen, på därför avsedd plats. Avfall från kommunal dagvattenbrunnar får avlämnas utan avgift för entreprenören. Avlämnandet skall utföras enligt driftpersonalens anvisningar. Personal och fordon Fordon skall vara besiktade, godkända och uppfylla de säkerhetskrav som erfordras på grund av uppdragets art. Fordon skall vara bemannade med kompetent personal som har den utbildning som krävs ör uppdraget. Entreprenören skall redovisa vilka fordon man skall använda, drivmedel och vilken utrustning fordon har. Spolning och rotskärning Avlämning Sand, grus etc från rotskärning skall transporteras till lokala återvinningscentralen, på därför avsedd plats. Avfall från kommunal ledningar får avlämnas utan avgift för entreprenören. Övrigt debiteras enligt gällande taxor. Personal och fordon Fordon skall vara besiktade, godkända och uppfylla de säkerhetskrav som erfordras på grund av uppdragets art. Fordon skall vara bemannade med kompetent personal som har den utbildning som krävs ör uppdraget. Entreprenören skall redovisa vilka fordon man skall använda, drivmedel och vilken utrustning fordon har. Redovisning Entreprenören ersätts månadsvis i efterhand dvs. tidigaste före nästkommande månads utgång. Beställaren ersätter dock aldrig arbetet tidigare än inom 30 dagar från fakturadatum 4

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsens teknikutskott 9 mars 2015 4 Tu 7 Dnr 2015/41 Upphandling av Elarbeten - Ramavtal Filipstads kommun, Teknik och Service har tagit fram ett underlag för upphandling av ovanstående tjänster. Värdet per år ligger mycket högt och den kommer därför att annonseras ut som ett öppet förfarande. Enligt delegationsplan för inköp och upphandling för Filipstads kommun skall teknikutskottet godkänna föreliggande förslag till förfrågningsunderlag när värdet bedöms högt. Teknikutskottet föreslås godkänna föreliggande förfrågningsunderlag till upphandling av Elarbeten. Utdragsbestyrkande

Förvaltning TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-03-02 Diarienummer Sida 1(1) Upphandling av Elarbeten - Ramavtal Filipstads kommun, Teknik och Service har tagit fram ett underlag för upphandling av ovanstående tjänster. Värdet per år ligger mycket högt och den kommer därför att annonseras ut som ett öppet förfarande. Enligt delegationsplan för inköp och upphandling för Filipstads kommun skall TU godkänna föreliggande förslag till förfrågningsunderlag när värdet bedöms högt. TU föreslås godkänna föreliggande förfrågningsunderlag till upphandling av Elarbeten. Helena Sköld Lövgren Upphandlingschef FILIPSTADS KOMMUN Tel vx: 0590 611 00 Org.nr: 212000-1876 Box 303 Fax: 0590 615 99 Internet: www.filipstad.se 682 27 FILIPSTAD E-post: kommun@filipstad.se Besök: Hantverksgatan 22

Diarienummer Datum 1502 2015- Administrativa föreskrifter Bilaga 1 Ramavtal elarbete 1 Administrativa föreskrifter 1.1 Beskrivning av vara/tjänst Filipstads kommun/stiftelsen Filipstadsbostäder avser genom denna upphandling teckna ramavtal med leverantörer som avropas enligt rangordning. Upphandlingen avser utförande av löpande arbete gällande Elarbeten i köparens fastigheter, eller där kommunen bedriver verksamhet samt i de fastigheter där kommunen har kunder/brukare. Köparen äger/förvaltar fastigheter som har verksamhet inom bla. bostäder, administration, undervisning, omsorg, teknisk verksamhet, vattenverk, avloppsreningsverk samt kultur- och fritidsverksamhet. Samtliga byggnader finns inom Filipstads kommun. Arbetet kommer att till ca 80% att utföras inom Filipstads tätort, resterande ca 20% utförs i ytterområden som tex Lesjöfors, Nykroppa eller Brattfors. Kommunens fastighetsbestånd är på ca 100 000 kvadratmeter och består i huvudsak av fastigheter inrymmande skolor, daghem, äldreboende, fritid, industri och förvaltningslokaler. Fastighetsenheten förvaltar åt Stiftelsen Filipstadsbostäder 651 lägenheter på totalt ca 42 000 kvadratmeter samt lokaler på ca 5 000 kvadratmeter. 1.2 Avtalsperiod Avtalet beräknas gälla från 2015-07-01 till 2017-06-30 med rätt till 1 plus 1 års förlängning. Om förlängningsklausulen utnyttjas skall detta meddelas av kommunen skriftligen senast 3 månader före avtalstidens utgång. Sker ej detta upphör avtalet automatiskt. Vid eventuell förlängning upphör avtalet automatiskt att gälla vid förlängningsperiodens slut. 1.3 Beräknad årsvolym 2014 års volym på både material och arbete uppgick till ca 2 700 000 för både Filipstads kommun och Stiftelsen Filipstadsbostäder. 1.4 Förbehåll Eftersom volymen kan variera från olika år skall angiven summa ses som en vägledning då köparen ej garanterar några volymer. Entreprenören förbinder sig att leverera det verkliga behovet. Beställaren förbehåller sig rätten att antaga fler än en entreprenör/leverantör 1.5 Upphandlande enheter Filipstads kommun Inköpsenheten Box 303 682 27 Filipstad 1

Diarienummer Datum 1502 2015- Bilaga 1 Stiftelsen Filipstadsbostäder Box 302 682 27 Filipstad 1.6 Beställarens ombud under upphandlingstiden Upphandlingstekniska frågor: Helena Sköld Lövgren Telefon 0590-61116 Mobil 073-2703958 E-mail inkop@filipstad.se Annica Lundqvist Telefon 0590-611 21 E-mail inkop@filipstad.se 1.7 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som öppet förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling,( LOU). Anbudsgivare skall beakta förfrågningsunderlagets frågor, vad som skall styrkas genom bifogande av intyg eller motsvarande samt tekniska och kommersiella krav. 2 Anbud 2.1 Anbudets form och innehåll Anbud skall vara skriftligt och till alla delar på svenska. Anbud med samtliga bilagor skall lämnas i ett originalexemplar. Anbudet skall följa förfrågningsunderlagets struktur och redovisa efterfrågade uppgifter för att granskning och utvärdering av anbuden skall kunna ske på ett effektivt och rättvisande sätt. Anbud avgivet utan angivna förutsättningar kan komma att förkastas. Reservationer mot förutsättningarna i förfrågningsunderlaget kommer ej att accepteras. 2.2 Anbudstidens utgång Anbud skall vara Filipstads kommun tillhanda senast 2015- på nedan angiven adress. Anbud skall läggas i förseglat omslag/kuvert som märks väl med Elarbeten Anbud skickas elektroniskt via Visma TendSign eller till : Filipstads kommun Inköpsenheten Box 303 682 27 FILIPSTAD 2

2.3 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande i 90 dagar från anbudstidens utgång. Diarienummer Datum 1502 2015- Bilaga 1 2.4 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Vi besvarar gärna frågor från anbudsgivarna med anledning av förfrågningsunderlagets utformning och innehåll. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering skall vara upphandlande enhet tillhanda senast 7 dagar innan anbudstidens utgång. Om förfrågningsunderlaget behöver förtydligas/kompletteras med anledning av inkomna frågor till den upphandlande enheten eller av någon annan anledning, lämnas skriftligt förtydligande/komplettering till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare. Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande enheten måste själv kontrollera om några kompletteringar har distribuerats. Frågor ställs via Visma TendSign eller till: Filipstads Kommun Inköpsenheten Box 303 682 27 Filipstad 2.5 Anbudsöppning Anbud kommer att öppnas på Filipstads kommunhus snarast efter anbudstidens utgång. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare, på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppnandet av anbuden. Detta skall anmälas till Inköpsenheten senast en vecka innan anbudstidens utgång. 2.6 Sekretess Fullständig sekretess gäller under hela upphandlingsprocessen till dess att tilldelningsbeslutet offentliggörs. Därefter blir anbuden och övriga dokument normalt offentliga handlingar. Undantag kan göras i två fall: om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs om det av särskild anledning kan antas att enskild som trätt i affärsförbindelse med Filipstads kommun lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs. 3