Sida 1
Om projektorganisation en beskriver fördelningen av ansvar och befogenheter mellan olika roller inom projektet. Här beskrivs även överenskommen fördelning av ansvar mellan projektet och basorganisationen. En projektorganisation med tydliga roller, tydlig beslutsgång och hög grad av delegering eftersträvas. Att arbeta i ett projekt betyder att man under en avgränsad tidsperiod går in i en tillfällig roll med ansvar för ett resultat. För att vi skall lyckas producera rätt resultat, avstämt mot kundens behov och förväntningar, är alla roller nödvändiga och viktiga. Alla roller finns i alla projekt, stora som små. Däremot varierar bemanningen av rollerna. Dels beroende på projektets storlek men den kan även variera över projektets varaktighet i kalendertid. Lagroller och bemanning behandlas i en särskild färdighet i PPS. Tydliga roller behöver vi för att underlätta - inte för att minska - samverkan inom projektet och med projektets omvärld. PPS har färdiga rollbeskrivningar att utgå ifrån, med ansvar och befogenheter definierade. De skall alltid stämmas av och anpassas till aktuellt projekts förutsättningar och behov. De för projektet överenskomna rollerna beskrivs i projektets projektplan. Projektledning innebär många arbetsuppgifter. I PPS har vi olika roller för skilda delområden inom projektledningen. Delvis för att tydliggöra arbetsinnehållet, men även för att underlätta vid ev bemanning av projektledningen med fler än en person. Organisationens utformning ska kommuniceras och förankras hos alla berörda vid varje eventuell förändring. Sida 2
, syfte Organisationen tydliggör vem som gör vad roller med deras ansvar och befogenheter hur vi samlar in och sprider information T Ä N K P Å ens roller definieras i projektplanen (ansvar och befogenheter) Sida 3
, egenskaper Roller tillfälligt ansvar för resultat istället för permanenta befattningar prestigelöst och revirfritt Skräddarsydd för ändamålet resultatinriktad så att arbetsinnehållet syns bemanning ändras efter behov T Ä N K P Å Håll isär begreppen roller, bemanning och möten Sida 4
Resursägare för förvaltare Ansvar i basorganisationen Analysera påverkan Förbereda för förändring Förvalta resultat Resursägare för användare Analysera påverkan Förbereda för förändring Använda resultat Resursägare för projektmedarbetare Stödja medarbetare, anvisa arbetsmetoder och standards Beställare Bedöma Finansiera Säkerställa verksamhetsförändring Realisera nytta Projektägare Förhandla Besluta om ändring Bedöma Prissätta Säkerställa projektändring Utvärdera projekt BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 Sida 5
Nivåer och roller Beställare Projektägare Resursägare Beslut Ledning Styrgrupp Projektledning Analysgrupp Förankring Användare Referensgrupp användning Referensgrupp förvaltning Förvaltning / underhåll Produktion Delprojekt / arbetsgrupp / projektmedarbetare Sida 6
Delprojekt En del av projektet som producerar ett överenskommet resultat Ett delprojekt leds av en delprojektledare som rapporterar till projektledningen har inte egen styrgrupp eller egna beslutspunkter kan ha egna referensgrupper I ett projekt kan antalet delprojekt variera kalendertid och resursbehov variera mellan olika delprojekt Sida 7
, arbetsgång Utgå från definierade rollbeskrivningar 1. Tydliggör rollerna på besluts- och ledningsnivån 2. Tydliggör rollerna på produktionsnivån, utgå från kompetensbehov och arbetsområde enligt projektplaneringen 3. Tydliggör rollerna på förankringsnivån, referensgrupper för användning och förvaltning 4. Rita nivåindelat organisationsschema T Ä N K P Å Behovsanpassa PPS generella rollbeskrivningar Tydliggör om referensgrupperna är rådgivande eller beslutande i olika frågor, roller Sida 8
Roller och bemanning Megaprojekt en roll bemannas av en eller flera personer Miniprojekt en person bemannar en eller flera roller T Ä N K P Å Behov av alla roller finns i alla projekt Bemanning av rollerna anpassas efter behov och möjlighet Bemanningen varierar normalt över tiden Sida 9
Köpa resurser eller köpa delresultat? Projektet kan nyttja olika strategier Köpa resurs? bemanna och leda produktionsarbetet? Köpa resultat? specificera och köpa färdiga delar? Resurs Resultat T Ä N K P Å Projektets strategi och eventuell påverkan på ansvarsförhållanden dokumenteras i projektplanen Sida 10
Beställare Kundroll, initierar och finansierar framtagningen av ett resultat och säkerställer att resultatet bidrar till verksamhetens effektmål Definiera och ansvara för ett effektmål Värdera behov av förändring och hantera konsekvenser i den verksamhet som påverkas Beställa och finansiera framtagningen av resultat som bidrar till effektmålet Upprätta eventuella avtal Mäta, utvärdera och rapportera status för nyttorealiseringen Utfärda förfrågan och ingå avtal Hantera eventuell affärsrelation Äga, förvalta, underhålla och vidareutveckla projektets resultat Sida 11
Projektägare Leverantörsroll, startar och säkrar finansieringen av ett projekt och säkerställer överenskommelsen med beställaren Bedöma och ansvara för nyttan för leverantörens organisation Säkerställa finansieringen av ett projekt Starta och säkerställa ett projekt som motsvarar beställarens förväntningar Upprätta eventuella avtal Utvärdera och ta hand om konsekvenser i leverantörens organisation Utvärdera erfarenheter av projektet Hantera garantiåtaganden Utfärda projektdirektiv Utfärda offert och ingå avtal Starta projektet Hantera eventuell affärsrelation Sida 12
Resursägare för projektmedarbetare Leverantörsroll, säkerställer tillgång, kompetens och kvalité för berörda resursslag Säkerställa överenskommen tillgänglighet för projektmedarbetare Säkerställa överenskommen kompetens för projektmedarbetare Säkerställa överenskommen tillgänglighet och kvalité för övriga resursslag och arbetsprocesser Stödja projektmedarbetare Ta hand om konsekvenser i den egna organisationen Föreslå/tilldela projektmedarbetare Godkänna åtagandebeskrivningar Sida 13
Resursägare för användare och förvaltare Kundroller, säkerställer tillgång, för berörda resursslag och hanterar förändring Förbereda för och ta hand om konsekvenser i den egna organisationen Löpande stödja referensgruppsarbetet Säkerställa överenskommen tillgänglighet för personal i en referensgrupp Säkerställa överenskommen kompetens för personal i en referensgrupp Säkerställa överenskommen tillgänglighet och kvalité för övriga resursslag och arbetsprocesser Hantera verksamhetsförändring Föreslå/tilldela personal i en referensgrupp Delegera befogenheter till personal i en referensgrupp Godkänna åtagandebeskrivningar Sida 14
Styrgrupp Projektets högsta beslutande forum, formellt förmedlande länk mellan projekt och basorganisation(er) Styra projektet och fatta beslut, BP1-BP8, inom överenskomna ramar Säkerställa att projektets resultat bidrar till effektmålet Tillföra de resurser som krävs Stödja projektledningen, säkerställa att den har full kontroll och att projektet kommer att nå målet Kontinuerligt hålla sig informerad om projektets status Ta beslut om förändring av projektet Tillsätta projektledning och analysgrupp Godkänna och ändra - projektplanen - kravbeskrivningen - lösningsbeskrivningen Initiera projektanalyser Godkänna leverans och överlämning Avsluta projektet Sida 15
Roller inom projektledning T R E R O L L E R Projektledare ansvarar för att samtliga åtaganden som projektet gjort uppfylls verkar utåt och med bra framförhållning Biträdande projektledare leder produktionen verkar inåt och operativt i nuet Projektadministratör stödfunktion för planering, uppföljning och administration T Ä N K P Å Projektledningen behöver ha kompetens inom områdena resultat, resurs och relation Rollerna kan ha olika benämning i olika verksamheter Fler roller kan etableras inom projektledningen, t.ex. för kravhantering, kvalitetssäkring och kommunikation Sida 16
Projektledare, PL Ansvarar för samtliga åtaganden som projektet gjort Genomföra projektet med resultat inom ramarna för projektdirektiv och projektplan samt enligt krav- och lösningsbeskrivning Säkerställa att organisationen och arbetssättet är ändamålsenliga, dokumenterade och tydliga Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet Rapportera och informera om projektläget Föreslå ändring av projektets åtagande Avtala om resurser till projektet inom överenskomna ramar Styra tilldelade resurser Vid behov ändra projektets organisation Initiera projektanalyser Förhandla med beställaren - om detta delegerats av projektägaren Sida 17
Biträdande projektledare Leder produktionen av projektets överenskomna resultat Planera, leda, följa upp och styra produktionsarbetet Säkerställa att överenskomna metoder och verktyg används Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Godkänna inleveranser Säkerställa att alla resultat har den kvalité som överenskommits för att mottagande organisation skall kunna - använda det - ta över ansvaret Fatta beslut om resultatets funktionella egenskaper Fatta beslut om tekniska lösningar Nyttja och styra av projektledaren tilldelade produktionsresurser Organisera erfarenhetsseminarier Avvisa inleveranser som avviker från överenskommet innehåll och kvalitet Sida 18
Sammanställa och strukturera tidplaner efter underlag från projektledning/projektmedlemmar Sammanställa och rapportera projektstatus avseende resultat, tidplan och kalkyl Sammanställa och strukturera åtgärdslistan Signalera avvikelser till projektledningen Följa upp projektets beroenden Upprätta och underhålla projektbiblioteket Projektadministratör, PA Stödfunktion för planering, uppföljning och informationsspridning I samråd med projektdeltagare och berörda föreslå och införa rutiner (inkl teknisk miljö) för - planering och uppföljning - informationsspridning - hantering av risker - ändringshantering Hämta in uppgifter för att planera och följa upp projektet Föra in och lämna ut informationen till och från projektbibliotek Sida 19
Delprojektledare Ansvarar för samtliga åtaganden som delprojektet gjort Genomföra delprojektet med resultat inom ramarna för direktiv och projektplan (eller motsvarande) samt enligt krav- och lösningsbeskrivning Säkerställa att organisationen och arbetssättet är ändamålsenliga, dokumenterade och tydliga Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet Rapportera och informera om delprojektets läge Föreslå ändring av delprojektets åtagande Avtala om resurser till delprojektet inom överenskomna ramar Styra tilldelade resurser Vid behov ändra delprojektets organisation Sida 20
Genomföra projektanalyser på överenskommet sätt Identifiera och dokumentera egenskaper/avvikelser i resultat och arbetssätt Bedöma om organisation och arbetssätt är lämpliga för projektet Rapportera analysresultatet till styrgruppen, projektledningen (och basorganisationen) Behandla känslig information med diskretion och enligt gällande säkerhetsföreskrifter Analysgrupp Extern objektiv verifiering av projektets resultat och arbetssätt Genomföra projektanalys med tillgång till - projektledningen - nyckelpersoner - dokumentation Bedöma om projektets arbetssätt leder till att projektidé och projektmål förverkligas Föreslå eventuella förbättringar i arbetssättet till metodansvariga Sida 21
Referensgrupp användning Bedömer/beslutar om resultatets innehåll, egenskaper och möjlig användning Vara rådgivande avseende resultatets funktionella innehåll och kommande användning Successivt förankra resultatet i användarorganisationen Ansvara för resultatets funktionella innehåll och kommande användning Successivt förankra resultatet i användarorganisationen Rådgivande... eller beslutande Ge råd och förslag till resultatets utformning inom ramen för kravbeskrivningen Fastställa resultatets funktionella utformning Sida 22
Referensgrupp förvaltning Bedömer/beslutar om resultatet motsvarar överenskomna uppbyggnads- och underhållskrav Vara rådgivande avseende resultatets inre struktur och uppbyggnad Successivt förankra resultatet i förvaltningsorganisationen Rådgivande... eller beslutande Ge råd och förslag till resultatets inre struktur och uppbyggnad inom ramen för gällande metoder och verktyg Ansvara för resultatets inre struktur och uppbyggnad Successivt förankra resultatet i förvaltningsorganisationen Fastställa resultatets inre struktur och uppbyggnad Sida 23
Projektmedarbetare I delprojekt eller arbetsgrupp Ta ansvar för egna åtaganden För egna åtaganden tydliggöra resultatet, dvs - vad som efterfrågas - vad klart innebär För egna åtaganden förstå - varför det efterfrågas - vem som efterfrågar - vem som skall använda det Flagga i tid vid eventuell försening Söka och föreslå möjligheter till förbättringar av produktionsarbetet Komma överens med uppdragsgivaren om åtagandets mål, resursbehov och osäkerhet Förfoga över tilldelade resurser Sida 24
, checklista Är rollerna beställare och projektägare tydliga för projektets affärsnivå? Är skillnaden mellan förankring med användare respektive med förvaltare av resultatet tydliggjorda? Är referensgrupperna rådgivande och/eller beslutande? Har ställning tagits till uppdelning i delprojekt? Är motivet till uppdelning i delprojekt tydligt? Är eventuella delprojekts åtaganden tydligt avgränsade? Finns oklarheter mellan referensrespektive delprojekt/arbetsgrupper om ansvarsfördelningen? Har ställning tagits till behov av analysgrupp? Är analysgruppens åtagande tydliggjort? Har ställning tagits till eventuella avvikelser mot PPS definitioner av respektive roll? Har PPS definitioner av respektive roll diskuterats, anpassats vid behov, fastställts och dokumenterats i projektplanen? Sida 25