Webbrekrytering och Rekryteringsmodulen Webbrekrytering finns inte i Hogia Personal för er som har löneprogrammet Hogia Lön. Webbrekryteringen ger dig möjlighet att själv på ett enkelt sätt bygga rekryteringsannonser på företagets hemsida. I programmet finns det flera möjligheter att anpassa utseendet utifrån företagets profil på webben. Den arbetssökande kan sedan själv registrera sin ansökan och bifoga CV och personligt brev via ett webb-gränssnitt, vilket leder till snabbare administration av ansökningar och färre fel. Via e-post kan du automatiskt meddela den sökande att ansökan nått fram. Rekryteringsmodulen består av tre delar; Administration, Ansökningar och Rapporter. I Administration registrerar du alla uppgifter om själva tjänsten, i Ansökningar finner du de sökande och under Rapporter kan du sända e-postmeddelanden till många sökanden samtidigt. I texten beskrivs hur du kan arbeta med Webbrekrytering och Rekrytering. Obs! Alla användare som använder Webbrekrytering och Hogia Personal måste ha ett uppdaterad virusskydd på sin dator. Rekryteringssteg I Register/Rekrytering administration skapar du de Rekryteringssteg ditt företag önskar. Klicka på Ny och skapa ditt register. De rekryteringssteg som registreras kommer du sedan att kunna koppla till respektive ansökan under Register/Rekrytering ansökningar på fliken Ansökan i kolumnen Status. Observera att numreringen i kolumnen Sort.ordn, sorteringsordning, styr ordningen som raderna sorteras i under Register/Rekrytering ansökningar på fliken Rekryteringssteg. 1
I Webbrekrytering kan du effektivisera arbetet än mer genom att koppla en inkommande ansökan till ett rekryteringssteg per automatik. Det innebär att om du exempelvis väljer Mottagen ansökan kommer alla ansökningar kodas med detta när de sparas ned i Hogia Personal vilket gör det lättare att söka och skilja ut ansökningar för t.ex. rapporter. Jobbstatus Nästa steg är att registrera jobbstatus. De registrerade alternativen återfinns sedan under fliken jobb, när du registrerar en ny tjänst. På så sätt ges en överskådlig bild över tjänstens status. Nedan finner du exempel på olika jobbstatus. Jobb Under jobb registrerar du lediga tjänster, klicka på Ny och fyll sedan i begärda uppgifter. I kolumnen Jobbstatus återfinner du de alternativ du registrerade under fliken Jobbstatus. På de fält som inleds med Webb anger du den information som ska vara tillgänglig för att kunna visas på hemsidan. Nedan finns exempel på registrerade lediga tjänster. 2
Tips! Namnge jobben med exempelvis Säljare okt -09, Liftvakt -09. Detta kommer att ge dig möjlighet sortera de olika tjänsterna i framtida rapporter. Det kan även vara bra att kunna kopiera en äldre annons vid skapandet av en ny och bara ändra väsentliga delar. Under fliken Jobb finns valmöjligheten att endast visa tjänster med en viss status, t.ex. position tillsatt. För att denna funktion ska fungera är det viktigt att fältet Jobbstatus uppdateras på tjänsten så fort som rekryteringen går in i en ny fas. 3
Webbrekrytering (tilläggsmodul) Inställningar för hur annonserna ska publiceras och vilka fält som ska visas finner du under Register/Webbrekrytering/Inställningar. Annonssida Under den första fliken Annonssida ställer du in vilka fält som ska visas i informationsrutan till vänster om annonsen på hemsidan. Börja med att gå till Register/Rekrytering administration och välj fliken Jobb. Genom att högerklicka och välja Systemnamn och Rubriker får du möjlighet att visa de fält som har med annonsen att göra. Fälten med prefixet Web är de som kan visas på annonssidan. 4
Markera Visa på alla fält som heter Web. De blir då valbara under Register/Webbekrytering/Inställningar. 5
En markering i kolumnen Visa gör att fältet visas på webben. Ansökningssida På nästa flik, Ansökningssida, ställer du in vilka uppgifter de sökande ska registrera på hemsidan. Valbara fält är de du tänt upp under Register/Rekrytering Ansökningar fliken Person. 6
En markering i kolumnen Visa gör att fältet visas på webben. För att göra ett fält obligatoriskt markerar du kolumnen Obl. Det gör fältet tvingande och den sökande kan inte sända in sin ansökan utan att ha fyllt i uppgiften. 7
Det går att byta namn på fältrubrikerna i kolumnen Fältrubrik på webbsidan. Under Kategori väljer du hur uppgifterna ska grupperas på ansökningssidan. Du kan gruppera fälten under Personlig information, Adress information, Kontaktuppgifter och Övrigt. Bilagor Här kan du öppna upp möjlighet för de sökande att bifoga bilagor såsom CV och personligt brev samt ställ in om det ska vara obligatoriskt. Det går även att ställa in hur stora de bifogade filerna får vara. Längst ner på fliken kopplar du ihop ansökan med ett rekryteringssteg. Välj Mottagen ansökan så kommer alla ansökningar kodas med detta när de sparas ner i Hogia Personal vilket gör det lättare att söka och skilja ut ansökningar för e-postmeddelanden. E-postbekräftelse På fliken E-postbekräftelse kan du välja att programmet direkt efter mottagen ansökan skickar ett e- postmeddelande om att ansökan har tagits emot. Om du vill göra detta måste du ställa in avsändaradressen som ska användas. Övriga inställningar för servern kan du få av den som administrerar e-postservern på ert företag. 8
I rutan skriver du sedan in det e-postmeddelande som du vill att den sökande ska få. Grafisk profil Under fliken Grafisk profil ställer du in utseendet på webbsidorna. Typsnitt Ställ in Typsnitt (10 talet alternativ), Storlek (du kan välja mellan Stor, Normal och Liten) och om det skall vara Fetstil eller inte. Sidrubrik är hela sidans rubrik, rubrik är underrubriker och normal innebär löpande text. Det går även ställa in Färger antingen genom fördefinierade färger genom Välj från lista eller att Ange egen färg genom att skriva in hexkoder. Bakgrunden är ramen bakom innehållet. Länkar är det man klickar på för att komma vidare och linjer är precis vad namnet säger linjer som visas på bilder. Bakgrunden kan du välja att tona genom att sätta ett kryss i rutan Tona. 9
Du kan välja att lägga in företagets egen logotype på webbsidorna. Notera att rekommenderad bildstorlek är 200*60 pixlar. Större bilder stretchas för att få plats inom tilldelat utrymme på webbsidan. Kontrollera att den bild du har valt är lämplig för publicering på webben vad gäller filstorlek och filtyp. Tillåtna filtyper är jpg, gif och png. Det går att välja en logotype som är generell för koncernen samt sedan en specifik för varje företag. I rullisten i kolumnen Arbetsgivare kan du välja Generell eller det företag som du vill knyta logotypen till. Övrigt För att du ska kunna förhandsgranska annonserna krävs det att du har fyllt i uppgifter till servern om vilken www-adress som annonserna kan förhandsgranskas på. Det ska vara en speciell sida enbart för förhandsgranskning. Här visas alla annonser både publicerade och ej publicerade. 10
Ta hjälp av den som administrerar er webbserver för att få rätt information. Annonser Gå till Register/Webbrekrytering/Annonser för att administrera annonserna. För att registrera en ny annons trycker du på knappen Ny. För att ändra en befintlig annons klicka antingen på annonstiteln eller markera annonsen och klicka Ändra. 11
När du lägger upp en ny annons eller ändrar en befintlig så kommer du till nedanstående bild. Börja med att ange annonsens titel som ska visas på hemsidan och ange sedan vilken tjänst annonsen ska kopplas till. Publiceringsperiod, fr o m styr när annonsen läggs upp på hemsidan och t o m styr när annonsen tas bort från hemsidan. Skriv sedan själva annonstexten i rutan. För att lägga till en rad eller ett stycke klickar du på och skriver sedan in texten. Det går även att kopiera in text. För att ta bort en rad eller ett stycke klicka på För att flytta stycke eller rad upp eller ner använd dig av knapparna och. När sista publiceringsperiods datum har passerats tas annonsen automatiskt bort från webbsidan. Om du vill förlänga en annons måste till och med datumet förlängas här i registret. Det går även lägga in en öppen annons utan något sista ansökningsdatum för t.ex. spontanansökningar. Då står det inget i rutan till och med datum i publiceringsperiod. Annonsen ligger då kvar tills du tar bort den. Klicka på Spara för att spara annonsen. Om du vill förhandsgranska annonsen kan du klicka på För att du ska kunna förhandsgranska annonserna krävs det att du har fyllt i uppgifter till servern under Register/Webbrekrytering/Inställningar fliken Övrigt. 12
Den sökande När den sökande går in på företagets hemsida för att titta på lediga tjänster så kommer han/hon först till en sida där alla lediga tjänster presenteras. Om du har valt att visa en generell logotype så är det här den visas. Tjänsterna visas alltid i publiceringsordning med den senaste överst. Genom att klicka på rubrikerna Tjänst, Publiceringsdatum eller Sista ansökningsdatum så sorteras de om. Den sökande kan här välja att läsa mer om tjänsten eller gå direkt till sidan där man lägger in sin ansökan. Nedan visas ett exempel på hur en annons kan se ut. Om du har valt en speciell logotype till företaget som denna tjänst tillhör så visas den här. Till höger visas själva annonsen och till vänster kontaktuppgifter och information om företaget. När den sökande trycker Ansök nu så kommer hon/han till nedanstående bild. 13
När den sökande sedan skickar information från hemsidan sparas uppgifterna och dokumenten ner i Hogia personal i Rekrytering Ansökningar. Efter ansökan är gjord skickas e-post till den sökande om att ansökan är mottagen. Rekrytering Ansökningar Med tilläggsmodulen Webbrekrytering sparas de sökandes uppgifter i registret per automatik. Arbetar du inte med Webbrekrytering får du manuellt registrera in uppgifterna. Gå till Rekrytering Ansökningar och gör önskade inställningar på respektive flik Person, Ansökan och Rekryteringssteg genom att högerklicka på rubrikerna och välja Systemnamn och rubriker. 14
För att registrera en ansökan klicka på fliken Person och sedan Ny. Registrera de begärda uppgifterna, klicka sedan på Spara. Du måste spara innan du kan fortsätta på de övriga flikarna. Om du har tilläggsmodulen Webbrekrytering finner du de sökande här, med registrerad information samt eventuellt bifogade bilagor. Nästa steg är att knyta personen till den/de sökta tjänsterna. Fyll i begärda uppgifter. Det är viktigt att fylla i JobbId då den är kopplad till Rekrytering Administration. När du har klickat på Spara, kommer du tillbaka till ursprungsläget. För att registrera vilket rekryteringssteg personen är på, markera den aktuella personen i vänster kolumn och klicka på Rekryteringssteg och Ny. Välj aktuellt steg exempelvis Kallelse till intervju 1. För att kunna ta ut rapporter är det viktigt att registrera det datum när aktiviteten utfördes eller är planerad. Tryck sedan på Spara. Om en person söker flera tjänster markerar du personen i vänster fält och klickar på Ansökan och sedan Ny. Registrera därefter den sökta tjänsten. Om du har tilläggsmodulen Webbrekrytering visas den tjänst som personen sökt och ansökan är knuten till det steg som är angivit i Webbrekryteringsmodulen, exempelvis Mottagen ansökan. Du kan när som helst ändra rekryteringssteg. När rekryteringen är avslutad kan du exempelvis ändra till nej tack, vilket underlättar när du ska sända e-postmeddelanden. Rekrytering Rapport Under Analys/Rekrytering Rapport kan du maila Kallelser, Tack för ansökan och Nej tack svar till många sökande samtidigt. Det går även att ta ut ett antal olika rapporter ur registret över jobb. Rekrytering, svarsbrev Börja med att göra det urval av sökanden du vill sända e-post till. I exemplet nedan vill vi sända Första kallelse till de som har sökt tjänsten Ekonomichef och som ligger på rekryteringssteget Intervju 1. 15
Ta fram rapporterna på bildskärm och klicka sedan på E-post. 16
17
Inställningar för E-post Ta hjälp av den som administrerar er e-postserver för att få korrekt information för att kunna sända e-post. Rekrytering, Register Rekryteringsstatus Här kan du exempelvis ta ut en rapport över vilka sökande som har blivit kallade till intervju 1. Jobb Här kan du få ut rapporter över de tjänster som är registrerade i modulen samt dess status. 18
Välj kolumnen Rekrytering, register. Välj rapporten Jobb. Här kan du få ut rapporter över de tjänster som är registrerade i modulen samt dess status. 19
Klicka OK och sedan Bildskärm för att få fram rapporten. 20
Rekryteringen är avslutad När rekryteringsprocessen är klar ändrar du först status på Jobb till Tillsatt under Register/Rekrytering administration. 21
Sedan kan du flytta den nyanställde till registret över personer genom att klicka på knappen Rekrytera. Att börja arbeta med Webbrekrytering För dig som är ny användare av Webbrekrytering och saknar Webbrekrytering under menyn Register måste först och främst ha en licensnyckel som berättigar till modulen. Licensnyckeln får du av Hogia via ett välkomstbrev med posten. I brevet framgår hur du raderar den gamla licensnyckel och läggar in den nya. Därefter måste du aktivera komponenterna Rekrytering administration, Rekrytering ansökningar, Webbrekrytering och Rekrytering Rapport på respektive användarnamn. 22
Gå till Verktyg/Komponentbehörighet. Välj användarnamn och klicka därefter på Ny, välj komponenten Rekrytering Administration, sätt en markering i kolumnen Skriv och klicka därefter på Spara. Lägg sedan till komponenterna Rekrytering ansökningar, Webbrekrytering och Rekrytering Rapport på samma sätt. 23