Information inför helårsbokslutet och några övriga nyheter. Ekonomienheten

Information inför helårsbokslutet 2005-12-31 - och några övriga nyheter Ekonomienheten 050524

Bokslutsträffens innehåll Bokslut Information Tidplan Leverantörsbetalningar Internfakturering Externfakturering Huvudboken Löneperiodiseringar Inkomstperiodiseringar Utgiftsperiodiseringar Checklista Avstämning av balansposter Rapporter tillg belopp Övrigt EFH/EI Varför EFH/EI? Vad är EFH? Vad är EI? EFH/EI- rutinbeskrivning Prel tidplan Löpande semesterkostnad Semesterrätt Semesterlön Semesterersättning Semesterhantering idag Semesterhantering 2006 Bokföringsex 2005 Bokföringsex 2006 Effekter av förändring Bild 1-19 Bild 20-41 Bild 42-60

Ekonomienheten har i två Pengaktuellt informerat om tidplanen mm Vilken information har gått ut om helårsbokslutet? I Pengaktuellt nr 214 4 okt Övergripande tidplan I Pengaktuellt nr 215-30 nov Tidplan för helårsbokslutet samt förtydliganden kring vissa rutiner och händelser

Några nedslag i tidplanen Vi kommer i år att göra några nedslag i tidplanen för att fästa uppmärksamheten på några saker. Den kompletta tidplanen återfinns i Pengaktuellt nr 215. Bokslutsarbetet sträcker sig fram till den 22 februari 2006 då universitets årsredovisning ska lämnas in till regeringen. För institutionerna sker större delen av arbetet fram till den 12 jan 2006 med bokföring, avstämning mm. Under perioden (14) 16 18 jan görs det avslutande arbetet med inkomstperiodiseringarna. För områdena och Ekonomi- och Planeringsenheten 19 jan-22 febr 2006 avslutande arbete med inkomstperiodiseringar och årsredovisning.

Leverantörsbetalningar Sista betalningssändningen före 31 dec avseende plusgiro, bank och utlandsbetalningar är onsdagen 28 december. Betalningsgodkännande ska ha skett senast kl 10.00. Bidragsutbetalningar avseende 2005 måste vara registrerade och betalningsgodkända senast den 28 december kl 10.00. Period 01-06 i leverantör öppnar först den 11 januari.

Internfakturering Sista dag för utställande av internfakturor gällande 2005 är den 16 december. Om osäkerhet föreligger kring exakt belopp för 2005, gör accontodebitering i dec och slutreglera under 2006. Sista dag för godkännande av internfakturor gällande 2005 är den 10 jan 2006 (vid godkännande efter detta datum kommer transaktionen att bokföras 2006). Första dag för utställande av internfakturor gällande 2006 är den 11 jan 2006.

Externfakturering Sista dag för utställande av externa icke-statliga fakturor avseende 2005 är den 10 januari 2006. För utställande av kundfakturor till andra statliga myndigheter gäller för LU att dessa bör vara utställda senast den 31 dec så att de når mottagaren senast den 10 jan 2006. Är du sent ute ta telefonkontakt och meddela att faktura är på väg! Detta för att den inomstatliga koncern- /motpartsavstämningen ska fungera. Fakturor avseende 2006 kan ställas ut med början den 11 januari 2006.

Huvudboken Sista dag för kostnadsställe att registrera i huvudboken period 12-05 är torsdagen den 12 jan 2006. Vid registrering i huvudboken 11-12 jan 2006 av transaktioner som ska registreras på 2005, så måste perioden ändras då perioden 01-06 öppnar den 11 jan 2006. Beräkning av LU:s internränta för 4e kvartalet 2005 sker den 4 jan 2005. Fördelning av verksamhetsgren 91 för dec månad sker den 13 jan.

Löneperiodiseringar I detta helårsbokslut kommer följande löneperiodiseringar att bokföras upp: Ny semesterlöneskuld per 051231 bokas upp på respektive kostnadsställe. Förändring av semesterlöneskulden jämfört med 041231 påverkar resultatet (kostnadsökning eller minskning) Upplupna löner dec 2005, dvs löner och tillägg som utbetalas i jan 2006 men som avser dec 2005. Bokföring på respektive kostnadsställe Fordran lönebidrag Länsarbetsnämnden LAN-medel. (Endast för de kst som har sådan fordran)

Inkomstperiodiseringar Förberedelser nov/dec Vilka vg-akt ska periodiseras? Vid behov samla underlagsinformation från projektledare och dyl. Ta fram Ekonomirapport: INST-UNDERLAG PER/RES i Orfi. I per/res-verktyget fylla i konto, koncernkod, finansiärkod, kontraktsinfo för nytillkomna kodkombinationer som ska periodiseras (belopp 0,00 så länge). Ta bort ev gammal periodiseringsinformation (raderaknappen) samt vid behov redigera övrig info (redigeraknappen). Det som lagts in i tidigare bokslut finns kvar, men med belopp 0,00 ( nollställs 1/12). Om upplupen intäkt ( underskott ) hur stort belopp väntas in? Ange gärna i kontraktsinformation eller i den frivilliga noten. Särskilt om det är en kollega som ska göra slutbearbetningen. Fånga upp eventuella felaktigheter respektive problem för korrigerande bokföring respektive för utredning.

Inkomstperiodiseringar Slutbearbetning 14-19 jan 2006 Alla intäkter och kostnader är bokförda. Går nu att fastställa slutligt belopp på samtliga aktiviteter. OBS fr om 13 januari går det att fastställa slutligt belopp för alla aktiviteter utom KST+99996. Orfi stängt pga tömning av vg 91 13 jan men per/res-verktyget är tillgängligt. 19-20 jan 2006 Uppföljning gjorda inkomstperiodiseringar av respektive område 23-24 jan 2006 Bokföring av inkomstperiodiseringarna i huvudboken.

Inkomstperiodiseringar KST+99996 periodisera eller resultatavräkna? Fördelningsaktiviteten KST+99996 är undantagen från regeln om att interna intäkter måste förbrukas först Om du är osäker: o periodisera överskott de kommer att utnyttjas till framtida gemensamma kostnader. OBS kontrollera att överskottet står i proportion till periodiserade förutbetalda bidrag. o resultatavräkna underskott - OBS! om man inte med kontrakt lätt kan styrka att finansiering kommer efter bokslutet och att periodiserade förutbetalda bidrag tagits i beaktande. Konto-koncernkod-finansiärkod? o Utgå från hur det ser ut på alla andra aktiviteter på v-grenen ifråga: o En dominerande finansiär sätt hela beloppet med det kontot osv. o Flera stora finansiärer proportionera beloppet på flera rader med olika kto-kk-fk.

Inkomstperiodiseringar Uttaxering av gemensamma kostnader- översikt Aktivitet 1 vg 35 Bidrag 350000-1 350 (Inbetalning i december) Omkuttag 991010 350 Överskott - 1000 Aktivitet 99996 vg 35 Täckning 991990-350 Gem kostn 990XXX 100 Överskott - 250 Hur hanteras överskottet på aktivitet kst+99996 i bokslutet? Periodisera en förutbetald intäkt på 350 dvs hela omkuttaget.

Utgiftsperiodiseringar I de fall leverantörsfakturor överstigande 50.000 kr som avser 2005 ankommer efter den 10 jan 2006 tag omgående kontakt med Ekonomienheten för bokföring av utgiftsperiodisering I vissa fall betalas utgifter som avser 2006 redan under 2005. I de fall beloppet som avser 2006 överstiger 50.000 kr tag kontakt med Ekonomienheten före den 12 jan 2006 för utgiftsperiodisering. OBS ovanstående utgiftsperiodiseringar görs endast inom sådan verksamheter som ska resultatavräknas (anslag/uppdrag).

Checklista för årsbokslutet En uppdaterad och kompletterad checklista finns nu framtagen för helårsbokslutet 20051231 Checklistan återfinns på Ekonomienhetens hemsida under Funktioner/Moduler Redovisningsfunktionen På checklistan finns länkar till specifikationsblanketter t ex utredningskontot

Avstämning av balansposter Ekonomienheten tog till delårsbokslutet 2004-06-30 fram ett material kring avstämning av balansposter. Materialet återfinns i EA-handboken bokslutskapitel 8 avsnitt 8.3 Bokslut på institution.

Rapporter tillgängligt belopp 1 januari tom ca 23 januari -aktuell tillg belopp kan ej visas Precis som vid förra helåret kommer man inte att kunna ta fram det aktuella tillgängliga beloppet i januari förrän periodiseringar och resultatavräkning bokförts i Orfi. Denna bokföring görs ca 23 januari. I LUPP kommer vi att lägga in särskild information om detta under denna tid. I Orfi kommer rapporterna Tillgängligt belopp aktivitet och Tillgängligt belopp verksamhet/aktivitet att visa saldo per 2005-12-31, det kommer inte vara möjligt att beställa dessa rapporter med datum i januari 2006. Vill man under denna tid ha dagsaktuell information om tillgängligt belopp ska de sk projektrapporterna tas ut.

Tillkommande bokslutsinformation Det kan bli aktuellt med tillkommande information och vissa enstaka förändrade tidpunkter gällande bokslutet. Uppgifter kring detta meddelas via följande: På Ekonomienhetens hemsida och avisering via driftmeddelande Orfikalendern under den administrativa portalen (här återfinns uppgifter om betalningssändningar, stängning och öppning av perioder, driftstopp mm)

Elektronisk fakturahantering (EFH) och elektroniska inköp (EI) Projektledare Agneta Sjöfors Agneta.Sjofors@eken.lu.se

Varför EFH och EI? Bättre affärer (mer värde för pengarna!)

Varför EFH och EI? Bättre affärer (mer värde för pengarna!) Spar tid

Varför EFH och EI? Bättre affärer (mer värde för pengarna!) Spar tid Kvalitetsvinster

Varför EFH och EI? Bättre affärer (mer värde för pengarna!) Spar tid Kvalitetsvinster Omvärldstryck

Vad är EFH? Den interna hanteringen av fakturor sker i ett elektroniskt arbetsflöde. Fakturorna kan både vara elektroniska eller pappersfakturor som har skannats in.

Elektronisk fakturahantering Leverantörer av varor och tjänster Lunds universitet

Elektronisk fakturahantering Leverantörer av varor och tjänster Elektronisk fakturahantering Lunds universitet

Elektronisk fakturahantering Leverantörer av varor och tjänster pappersfakturor Skanning Elektronisk fakturahantering Lunds universitet

Elektronisk fakturahantering Leverantörer av varor och tjänster elektroniska fakturor Skanning pappersfakturor Elektronisk fakturahantering Lunds universitet

Elektronisk fakturahantering Leverantörer av varor och tjänster elektroniska fakturor Skanning pappersfakturor betalning Elektronisk fakturahantering Orfi Lunds universitet

Vad är EI? Hela processen, från behov / beställning till betalning sker i ett elektroniskt flöde.

Elektronisk fakturahantering och elektroniska inköp Leverantörer av varor och tjänster Beställning görs via nätet eller på traditionellt sätt och i samband med detta skapas en inköpsorder som godkänns och konteras helt eller delvis redan i samband med beställningen. inköpsorder elektroniska fakturor Skanning pappersfakturor betalning Obs! Avrop mot avtal alt. upphandling Elektroniska inköp Elektronisk fakturahantering Orfi Lunds universitet

Elektronisk fakturahantering och elektroniska inköp Leverantörer av varor och tjänster Vid leverans av varan eller tjänsten sker leveransattest. inköpsorder leverans elektroniska fakturor Skanning pappersfakturor betalning Elektroniska inköp Elektronisk fakturahantering Orfi Lunds universitet

Elektronisk fakturahantering och elektroniska inköp Leverantörer av varor och tjänster När fakturan anländer matchas den mot inköpsorder och leveransattest och om allting är klart och matchar så går den direkt till betalningsbevakning. inköpsorder leverans Elektroniska inköp elektroniska fakturor Skanning pappersfakturor betalning matchning Elektronisk fakturahantering Orfi Lunds universitet

Beställare Leverantörer av varor och tjänster Beställning inköpsorder leverans elektroniska fakturor Skanning pappersfakturor betalning Kontering (0-100%) Leveransattest Elektroniska inköp Elektronisk fakturahantering Orfi Lunds universitet

Prefekt/enhetschef Leverantörer av varor och tjänster Utbetalningsorder inköpsorder leverans elektroniska fakturor Skanning pappersfakturor betalning Kontering (0-100%) Elektroniska inköp Elektronisk fakturahantering Orfi Lunds universitet

Administratör Leverantörer av varor och tjänster Kontering (0-100%) inköpsorder leverans elektroniska fakturor Skanning pappersfakturor betalning Komplettering/ kontroll Elektroniska inköp Elektronisk fakturahantering Orfi Lunds universitet

Aktivitets-/tidplan (preliminär!) Upphandling av system/tjänst (pågår) Tester och pilotinstallationer (våren 2006): rutiner, processer användarvänlighet teknisk funktion Genomgång roller, rutiner, processer (vår/höst 2006) Utbildning / information (vår/höst 2006) Införande för alla (hösten 2006)

Hur? Traditionell projektorganisation - bl a referensgrupper Synpunkter på bemanning av dessa välkomnas! prefekter beställare godsmottagare ekonomiadministratörer Till Agneta.Sjofors@eken.lu.se

Semesterrätt ALFA 5 kap 3 En arbetstagare har rätt till det antal semester-dagar för helt kalenderår som anges i följande sammanställning Antal semesterdagar till och med det år arbetstagaren fyller från och med det år arbetstagaren fyller 29 år 30 år 40 år 28 31 35

Semesterlön ALFA 5 kap 13 Semesterlönen utgörs av den för arbetstagaren aktuella fasta lön som gäller under semestern plus semestertillägg semestertillägget utgörs av 0,44 procent för varje betald semesterdag av den för arbetstagaren vid semestertidpunkten aktuella fasta lönen per månad För en deltidsarbetande arbetstagare gäller de lägre belopp som svarar mot tjänstgöringens omfattning

Semesterersättning ALFA 5 kap 15 Semesterersättning utbetalas om en arbetstagare slutar sin anställning vid myndigheten innan han fått ut all betald semester som han har rätt till. Semesterersättning betalas ut med ett belopp som för varje outtagen betald semesterdag motsvarar 4,6% av den fasta lön per månad i anställningen som gäller vid anställningens upphörande plus semestertillägg enligt 13. Med fast lön per månad i anställningen avses lönen i heltids- eller deltidsanställningen utan reducering vid partiell ledighet.

Semesterhantering idag

Bokföring i Orfi 2005 Bokföring av semesterlöneskulden vid årsbokslut görs per kostnadsställe och V-gren på nollaktiviteten (kst+00000). Vid delårsbokslut bokförs semesterlöneskulden enbart på universitetsgemensam nivå.

Två modeller Sparade dagar t o m december 2005 kommer att hanteras enligt dagens modell ingen förändring Nya dagar intjänade fr o m 1 januari 2006 kommer att hanteras enligt ny modell löpande semesterkostnad

Semesterkostnad Grundprincip: Kostnad för semester uppkommer i samband med intjänandet och inte vid uttag. Kostnaden skall belasta den finansiär som bekostar lönen vid intjänandetillfället och inte den som bekostar lönen vid uttaget.

Semesterhantering 2006

Beloppet består av LBK (51,40%) = 10691 kr Sem.kostn. (månadslön x 8% x intjänad semdag) = 4786 kr 8% = månadslön x 5,04% x 1,5140 Uttag av 10 dgr semester Semesterlön Månadslön x 4,6% x 1,5140 x 10 dgr = 14485kr Semestertillägg Månadslön x 044% x 10 dgr = 915 kr Intjänad semdag är (31 x 35 / 365) = 2,8767 dagar

Kontering av löpande semesterkostnad 2006 Ett nytt kostnadskonto införs i Orfi - Konto 408000 U LÖPANDE SEMESTERKOSTNAD På kontot bokförs såväl intjänande som uttag av semesterdagar genom nettoredovisning.

Bokföringsexempel antaganden Vi antar följande förutsättningar gäller för en lönekontering: Månadslön 20.000 kr Lönebikostnader LU 51,40% 10.280 kr Semesterlönekostnad beräknas med 2,8767 dagars intjänande och 8% påslag till 4.603 kr Vid uttag av en semesterdag utgår semestertillägg med 0,44% dvs 88 kr. Vid 21 dagar 21 * 88 = 1.848 kr.

Bokföringsexempel 2005 Månad utan semesteruttag Kto 401800 U LÖN ÖVR 20.000 kr Kto 460000 U LÖNEBIKOSTN 10.280 kr Summa 30.280 kr Månad med semesteruttag 21 dagar Kto 401800 U LÖN ÖVR 21.848 kr Kto 460000 U LÖNEBIKOSTN 11.230 kr Summa 33.078 kr

Bokföringsexempel 2006 Månad utan semesteruttag Kto 401800 U LÖN ÖVR 20.000 kr Kto 408000 U LÖP SEMKOSTN 4.603 kr Kto 460000 U LÖNEBIKOSTN 10.280 kr Summa 34.883 kr Månad med semesteruttag 21 dagar Kto 401800 U LÖN ÖVR 21.848 kr Kto 408000 U LÖP SEMKOSTN - 27.445 kr (-32.048 + 4.603) Kto 460000 U LÖNEBIKOSTN 11.230 kr Summa 5.633 kr

Hur påverkas kostnadsstället 2006? I delårsbokslutet kommer årets intjänade icke uttagna semesterdagar och kostnaden för detta att synas per KST, V-gren och aktivitet. För bidrags-/uppdragsfinansierad verksamhet kan semesterlönekostnaden avräknas mot förutbetalda respektive upplupna intäkter redan i delårsbokslutet jämfört med 2005.

Kostnadsfördelning under året Genom införandet av löpande semesterkostnad kommer personalkostnaderna generellt att upplevas som högre (jämfört med tidigare år) under årets första månader. En motsatt effekt kommer att upplevas under andra hälften av året då större semesteruttag brukar ske. För året som helhet kommer ingen större skillnad att märkas vid normalt semesteruttag

Effekter av förändringen I princip ingen effekt jämfört med tidigare på projekt/verksamheter som löper över helt kalenderår. Påverkar främst kortare bidragsprojekt och uppdragsverksamheter (kortare än ett år), genom att kostnaden speglar nedlagd arbetstid. Ger kostnadsbelastning och tydliggör faktiska lönekostnader varje månad som semesterdagar tjänas in dvs. på rätt organisatorisk enhet och rätt verksamhet. Inga lönekostnader när semesterdagar tas ut.