Voucher i Rebus 2016-06-15 Åbergs DataSystem AB Det finns flera sätt att skapa och skriva ut voucher från Rebus. Resebyrå-modulen, som den här manualen avhandlar, har en voucherhantering i bokningsrutinen där man kan göra både små och stora voucher för leverantörer på en beställning samt att det i Resebyrå-Back finns en fristående voucherhantering som inte är kopplad mot någon beställning. För att kunna använda voucherfunktionen från en beställning måste en leverantör registreras som är markerad att använda voucher samt även vilket voucherutseende som ska användas så att man får den information man vill ha specifikt för aktuell leverantör. Voucherutseende Om vi börjar med voucherutseendet så når man den rutinen från menyn Grunduppgifter i Resebyrå Back eller från menyn Rutiner i Grund-modulen. Här kan man lägga in hur många olika voucherutseenden man vill. Numrera dem från 1 till 9999. Dessa kopplar man sedan mot leverantörerna. I det här fallet är det en engelskspråkig voucher. Benämning Språk-ID Streckkod Ange en beskrivningstext som identifierar vouchern Viss information, t.ex. rumstyper, kan registreras på flera språk och här talar man om vilket språk som ska visas på vouchern. Det finns möjlighet att skriva ut streckkoder på vouchern. Vissa leverantörer kan läsa dessa med en streckkodsläsare, och den information som skrivs i streckkoden är leverantörens bokningsnummer. 1
I den stora textrutan för voucherutseendet kan man blanda vanlig text med fördefinierade koder som vid utskriften byts ut mot information från beställningen. När man står i voucherutseendets textruta kan man skriva fritext tillsammans med koder som sedan byts ut mot korrekt information från beställningen. Se rutan på föregående sida och voucherexemplet på nästkommande sidor. T.ex. kan man skriva: Bokningsnr: #37 Det byts vid utskriften ut mot korrekt information t.ex. Bokningsnr: AAA 2
Leverantörsregistret För att koppla ett voucherutseende mot en leverantör går man in i leverantörsregistret. Leverantörsregistret kan man komma till från många ställen i Rebus, bland annat i Grund-modulen, Resebyrå Back och Resebyrå Front. När man hämtat en leverantör går man till flik 2 för att markera att voucher ska skrivas ut när man använder den här leverantören. Man måste även välja ett voucherutseende som passar just den här typen av leverantör. Se de inringade fälten i bilden. 3
Blankettval För att voucher överhuvudtaget ska kunna skrivas ut måste en voucherblankett vara registrerad för det aktuella utskriftsalternativet. Det görs i Grund-modulens rutin Blankettval som finns i menyn Inställningar. I detta fall ser vi att om man väljer alternativ 1 Bekräftelse/Voucher så kommer en bekräftelse skrivas ut (blankett RB01) tillsammans med två varianter av voucherblanketter (RB03 och RB03TE3). Vi kommer att visa båda varianterna senare i manualen. 4
Beställningen För att kunna få med all information man vill från en beställning till en voucher måste de registreras på beställningen. Här visas flik 3 på en beställning. Leverantören är Londonhotellet som är kopplad till det voucherutseende vi har skapat. Via knappen Hotell/Hyrbil lägger vi in information om hotellet, datum och rumsinformation. Beställningen har två resenärer och vi lägger även in priset. Väljer man Skriv ut och väljer att granska vouchern (blankett RB03) så kan Rebus automatiskt skapa en voucher med den information som finns på beställningen som vi valt att ha i voucherutseendet. 5
All information man registrerat på beställningen kombinerat med voucherutseendet gör att en voucher kan skapas automatiskt. I normalfallet skapas automatiskt en voucher med alla resenärer på samma voucher. Vill man inte ha det finns det inställningar att göra som beskrivs efter det här. Så här kan hela utskriften se ut och man kan skriva ut vouchern på perforerat papper så att man enkelt kan riva av de olika talongerna. Samma princip med perforerat papper fungerar på presentkort och Plusgiro och Bankgiro-blanketter. Det finns också en mängd varianter av voucherblanketten som ser lite olika ut, t.ex. när man e-postar en voucher vill man inte ha en kopia. Blanketten för det heter RB03E och vilken som ska användas beror på vilket behov man har. 6
Inställning för privat eller affärs Det finns två varianter av inställningar för automatiska voucher. Det ena är mer gjord för privatresor och gruppresor och det andra mer för affärsresor. I det föregående fallet passade det bra att Rebus automatiskt skapade en kombinerad voucher för de två resenärerna men det finns fall där man hellre hade velat att automatiken skulle ha skapat två voucher med de olika resenärerna på varje. Om vi ställer om inställningen för att passa bättre för affärsresor gör vi det i Resebyrå-Back, Grunduppgifter och rutinen Generella data. Valet görs på fältet som är inringat i rött och vi kan välja mellan två val: 0 = Alla resenärer på samma voucher 1 = Alla resenärer på egen voucher För affärsresebyråer kan det vara bäst att välja Alla resenärer på egen voucher. Vi gör den ändringen, sparar, och startar om bokningsfönstret. Därefter gör vi en ny bokning och nya automatiska voucher för att se vad skillnaden blir. 7
I affärsresesammanhang kanske man oftare har följande scenario. Beställningens två personer får två olika bokningsnummer och läggs därför in på en dubblerad leverantör. Den första har bokningsnummer AAA och den andra har bokningsnummer BBB. För att automatiska voucher ska fungera i det här fallet och med den generella inställningen Alla resenärer på egen voucher måste prisraden vara kopplad mot den resenär som ska skrivas ut på vouchern. Här är resenär 1 (Göran) knuten och prissatt på leverantören med bokningsnummer AAA och resenär 2 (Agneta) knuten mot den dubblerade leverantören med bokningsnummer BBB. 8
När man väljer att skriva ut vouchern så skapar den automatiskt två voucher med varsin resenär. I detta fall har resenärerna olika bokningsnummer, därför gjorde man en dubblering av leverantörerna. Men om resenärerna har samma bokningsnummer behöver man inte dubblera leverantören. För att få två olika voucher i det fallet måste två priser läggas upp och kopplas mot resenär 1 respektive resenär 2. Resultatet blir ändå samma, två voucher skapas och skrivs ut men med samma bokningsnummer. OBS: Glömmer man att koppla priset mot någon resenär, d.v.s. priset är inställt på 0=Fördelas kommer ingen automatisk voucher att skapas. Ändra det och försök skriva ut en voucher igen. 9
Vi har även en variant av voucherblanketten (RB03TE3) som skriver ut upp till tre olika voucher på ett enda papper istället för att få ut tre papper. I det fallet skulle utskriften se ut så här där den tredje och nedersta i det här fallet är oanvänd. 10
Voucher-knappen Om inte automatiken fungerar perfekt och voucherutskrifterna inte ser ut som man vill så kan man alltid klicka på knappen Voucher på flik 3 i bokningen när man har rätt leverantör framme. Då kan man skräddarsy vouchers och koppla resenärerna som man vill. Att vi har två automatiska lägen beror på att man kanske i de flesta fall kan klara sig med automatiken så att man slipper ge sig in i voucher-knappen. Men det finns många saker man kan göra där inne som inte annars är möjligt med automatiken. 11
Här ska man först göra ett val. 1. Alla resenärer på samma voucher 2. Alla resenärer på egen voucher 3. Fördela resenärer på vouchers 4. Gruppvoucher Val 1 Alla resenärer på samma voucher Resenär Voucherrad Valuta Värde Välj vilken resenär som ska stå som referens på vouchern. Ange radnummer till den informationsrad som finns. Detta för att kunna få automatisk information om ankomstdatum, avresedatum och rumstyp. Har man inte registrerat någon informationsrad kan man inte få den informationen automatiskt. Om priset ska skrivas på vouchern kan det vara bra att ange valutan. Om priset ska skrivas på vouchern är det första beloppet bruttopriset (före eventuell rabatt) och används om man har skrivit koden #01 på voucherutseendet. Det andra beloppsfältet kan innehålla nettopriset (efter eventuell rabatt) om man av någon anledning vill ha det på vouchern. Det används om man har skrivit koden #21 på voucherutseendet. Vouchertext Här visas den text som kommer att skrivas på vouchern. Det aktuella voucherutseendet har använts och eventuella koder har bytts ut mot korrekt information. Ändra texten som ni vill ha den innan ni klickar på Spara-knappen. Skriver man ut vouchern med detta val kommer endast en voucher ut och alla resenärer är medräknade, i detta fall 2 vuxna/adults. 12
Val 2 Alla resenärer på egen voucher Med det här valet kan varje resenär få en egen voucher och man beskriver själv vad det ska stå på varje voucher. I nedanstående bild har voucher nummer 1 kopplats mot resenär 1 (Göran). Värdet på vouchern har satts till 2,200 kronor. Utskriften av den här vouchern ser då ut så här: 13
På voucherfältet kan man bläddra mellan vouchernumren med de röda pilarna (eller F11/F12). På voucher nummer 2 har man kopplat resenär 2 (Agneta) och värdet på vouchern har satts till 3,300 kronor. Utskriften av den vouchern ser då ut så här: 14
Val 3 Fördela resenärer på vouchers Med hjälp av det här valet kan man själv bestämma vilka resenärer som ska finnas på vilka voucher. Det kan vara bra om ett sällskap på t.ex. flera familjer eller vänner reser tillsammans och vill ha en voucher per familj. På fältet voucher ser man att voucher 1 har skapats och kopplats till Agneta som referens. Informationsrad 10 har knutits mot henne och även värdet på vouchern. Ett barn har lagts till på beställningen (Lille Gustafsson) och har också kopplats mot voucher 1 (utan voucherrad och värde). Utskriften av vouchern ser då ut så här där man ser 1 adult/vuxen och 1 child/barn. 15
Nästa voucher (voucher nummer 2) är kopplad mot Göran. Använd de röda pilarna för att bläddra mellan vouchernumren. Han blir ensam på den här vouchern. Så av de här tre personerna fick Göran en egen voucher och Agneta med ett barn fick en gemensam voucher. Med den här funktionen kan man koppla ihop vuxna och barn hur som helst bara de läggs in på samma vouchernummer och att en av resenärerna markeras som referens. 16
Val 4 Gruppvoucher Gruppvoucher kan användas om man endast har en resenär på beställningen i flik 2, t.ex. "Grupp på 50 personer" och endast 1 leverantör på flik 3. Med de andra vouchervalen kan man endast skapa och skriva ut en voucher. Det är så eftersom voucher är kopplad till leverantör och resenärsnummer. För att komma runt den begränsningen kan man välja val 4 (Gruppvoucher). Då kan man skapa hur många voucher man vill på leverantören som då inte är knutet mot något resenärsnummer. Men eftersom det inte finns resenärer/namn till alla voucher måste man i detta läge använda knappen Ange namn och antal manuellt för att skriva in ett eget namn manuellt per voucher. Se beskrivningen om knappen under rubriken Hjälpknappar. Leverantörsbank / Agenter Om man bokar hotellet via en agent (som är leverantören) istället för ett faktiskt hotell kan man välja hotellet via knappen Lev.bank. Man kan då lägga in och/eller plocka det faktiska hotellets uppgifter från leverantörsbanken. Man kan även hämta uppgifterna från en annan leverantör om man har hotellet upplagt i sitt leverantörsregister. Här kommer ett exempel på voucherutskriften. Leverantören/agentens uppgifter finns till höger (som contractor/booked through) och det bokade hotellet till vänster. 17
Varianten med den stora vouchern kan se ut så här. Då ser man vem som ställt ut vouchern (resebyrån), contractorn (det faktiska hotellet) och leverantören/agenten man bokat genom. 18
Hjälpknappar När man håller på att skapa en voucher finns det några hjälpmedel som kan vara bra att använda. Radera allt Om man vill radera hela voucherdefinitionen och börja om kan den här knappen användas. Radera resenär Om man bara vill radera en viss resenär från vouchern kan den här knappen användas. Kopiera resenärsnamn Ibland vill man skriva resenärernas namn i textrutan på vouchern. Då kan den här funktionen vara bra att ha för att slippa skriva in namnen för hand. Markera med de olika bockarna beroende på hur du vill att resenärsnamnen ska se ut och resultatet visas i mittenrutan. När det ser bra ut klickar man på Hämta-knappen. Då läggs resenärstexterna in i klippbordet så att man enkelt kan klistra in det i voucherns textruta. Klistra in kan man göra med Ctrl/V eller högerklicka och välj Klistra in. 19
Byt vouchermall Även om leverantören har ett visst voucherutseende inställt kan man med hjälp av den här funktionen byta utseende temporärt för just den här vouchern. Välj ett nytt voucherutseende och svara Ja på frågan om den ska användas så ändrar sig voucherns textruta. Ange namn och antal manuellt Ibland vill man ha en helt annan referens på vouchern än något av resenärsnamnen. Då kan man använda den här knappen. Detta används om man vill ändra på resenärsnamnet som skrivs på vouchern, framför allt om man arbetar med stora grupper där personen som ska ha vouchern inte finns som resenär på ordern. Därför kan man nu när man är inne i voucherfönstret och har tagit fram en voucher klicka på denna knapp. Oavsett vilken resenär man har kopplat mot vouchern kan man nu skriva in ett annat resenärsnamn, antal vuxna, antal barn och information om barns ålder. Om den informationen matas in är det den som används på voucherutskriften istället för originalnamnet. På det här viset blir det mycket lättare att få rätt information på gruppvoucher. Vill man återgå till originaluppgifterna måste man radera (blanka ut) det manuella namnet. 20
Stor voucher Det finns även en annan blankett för att Rebus ska kunna skapa stora voucher. Då måste man i rutinen Blankettval lagt upp blanketten RB04 istället för RB03 (eller någon av alla varianter av RB04 som finns). Väljer man Skriv ut på en stor voucher får man upp ett formulär där man ska skriva in information om vouchern. Om man inte vill ha värdet utskrivet på vouchern fyller man i fältet Ersättningstext. I exemplet är det ifyllt med texten Value as agreed. Som vanligt gäller leverantörens voucherutseende i textrutan men man kan själv skriva in vad man vill innan man klickar Spara-knappen och vouchern skrivs ut. 21
Som med alla andra blanketter finns det varianter av den här beroende på olika önskemål från våra kunder. Det går också att koppla till en namnlista som skrivs ut i samband med den stora vouchern. Det får plats 10-12 namn på vouchern och i vissa lägen finns det fler resenärer och då kan den separata namnlistan vara bra att ha. På nästa sida finns ett exempel. 22
För att kunna skriva ut namnlistan måste blanketten RB06 finnas registrerad på blankettvalet, placerad efter den stora vouchern RB04. 23
Fristående voucher Det finns även en rutin i Rebus för fristående voucher. Den har utskriftsfunktioner för både små voucher, stora voucher och namnlistor men de är inte kopplade mot någon beställning. Man registrerar voucherinformationen direkt i formuläret och skriver ut. Vid utskrift finns det två listval, ett för själva vouchern och det andra för namnlistor. Om utskriftsvalet för namnlistan finns kommer den ut direkt efter vouchern. 24
Avprickning fristående voucher Om man vill hålla koll på utnyttjade respektive outnyttjade fristående voucher kan man pricka av dem. Avprickningen görs inne i rutinen för Fristående voucher. Det finns en knapp för det. Ange ett avprickningsdatum och klicka OK. För att hålla koll på oavprickade fristående voucher finns det en rutin för det i Resebyrå-Back. Välj menypunkten Utskrifter, Avprickningsstatus och rutinen Oavprickade fristående voucher. Ange ett brytdatum och granska eller skriv ut listan. 25
Listan visar alla fristående voucher som ännu inte har prickats av. 26