Registerhantering för Excel 2003

1 (124) Registerhantering för Excel 2003 Med detta kursmaterial hoppas jag att du får en rolig och givande introduktion till hur du kan utnyttja Excel som ett registerprogram. Jag hoppas du kommer att upptäcka helt nya användningsområden i dagliga användandet av datorn med hjälp av det här kursmaterialet. Kursmaterialet är indelat i tre beståndsdelar: 1. Lästext 2. Övningar med steg för steg-hjälp 3. Fria individuella övningar För att kunna göra många av övningarna i kursmaterialet måste du ha tillgång till övningsfiler. Dessa övningar installerar du enklast från Internet på adressen www.datageni.se. En detaljerad beskrivning om hur du hämtar dessa finns efter innehållsförteckning i kursmaterialet. Mycket nöje! Stefan Ärlemalm STEFAN ÄRLEMALM Registerhantering för Excel 2003

2 (124) Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 HÄMTA ÖVNINGSFILER... 6 Vilka program ingår i Microsoft Office System 2003... 8 EXCELS HISTORIA... 9 NYHETER I EXCEL 2003... 10 Smarta etiketter... 10 Åtgärdsfönstret... 10 PERSONLIGT ANPASSADE MENYER... 11 Verktygsfält... 11 Skillnader mellan menyalternativ och verktygsknappar... 12 Använda menyn:... 12 Använda knappen:... 12 DIALOGRUTOR... 13 Textruta... 13 Kombinationsruta... 14 Listruta... 14 Rotationsruta... 15 Kryssruta... 15 Alternativruta... 16 Rullningslister... 16 Flikar... 17 Kommandoknapp... 17 LISTA/DATABAS... 18 BYGGA ETT REGISTER... 19 Vad man bör tänka på när man bygger ett register:... 19 Registervård... 19 Fältnamnen... 20 Övning 1... 20 Övning 2... 20 SORTERA... 21 Sortera med verktygsknappar... 21 Standardsorteringsordningar... 23 Övning 3... 23 Övning 4... 24 Övning 5... 24 Sortera via meny... 24 Övning 6... 25 Övning 7... 26 Övning 8... 26 Sortera med alternativ... 26 Sortera efter månad... 26 Övning 9... 27 Övning 10.... 27 Övning 11.... 27 Anpassa en egendefinierad lista... 28 Övning 12.... 29 Ta bort en anpassad lista... 31 Övning 13.... 32 Övning 14.... 32 Övning 15.... 32 AUTOFILTER/URVAL... 33 Övning 16.... 34 Visa alla... 35 Övning 17.... 35 Övning 18.... 35 Övning 19.... 35 FLERA URVAL... 35 Övning 20.... 35 INNEHÅLLSFÖRTECKNING STEFAN ÄRLEMALM

3 (124) ANPASSAT AUTOFILTER... 36 Övning 21.... 36 Övning 22.... 37 Övning 23.... 37 Övning 24.... 37 Kombinera villkor för samma fält... 37 Övning 25.... 37 Övning 26.... 38 Villkor av andra typer... 38 Övning 27.... 39 Övning 28.... 40 Övning 29.... 40 Högsta 10 elementen urval... 40 Övning 30.... 40 Redigera 10 högsta urval... 41 Övning 31.... 41 Övning 32.... 41 Övning 33.... 41 Övning 34.... 41 FORMULÄR... 42 Lägg till en post... 43 Övning 35.... 43 Knapparnas betydelse i ett formulär... 44 Ändra i en post... 44 Övning 36.... 45 Övning 37.... 45 Radera poster... 46 Övning 38.... 47 Sök i en lista... 47 Sökfunktion i listan... 47 Övning 39.... 48 Jokertecken... 48 Sök i formulär... 49 Övning 40.... 49 Övning 41.... 50 Övning 42.... 50 SKAPA, ÄNDRA OCH SKRIVA UT REGISTER... 51 Utforma registret i Excel... 51 NAMNGE LISTAN... 52 Övning 43.... 52 ÄNDRA REGISTRETS STRUKTUR... 53 Ändra ordning mellan fält... 53 Övning 44.... 54 Lägg till fält... 54 Beräknande fält... 54 Övning 45.... 54 SKRIV UT REGISTRET... 56 Förhandsgranska och ändra utskriftsformat... 56 Formatera i förhandsgranskiningen... 57 Övning 46.... 58 Sidhuvud och Sidfot... 58 Övning 47.... 59 Förhandsgranska sidbrytningar... 60 Övning 48.... 60 Utskriftsområde och utskriftsrubriker... 61 Övning 49.... 62 Övning 50.... 62 Välj fält för utskrift... 63 Skriv ut... 64 Övning 51.... 64 Övning 52.... 64 Övning 53.... 64 Övning 54.... 65 STEFAN ÄRLEMALM INNEHÅLLSFÖRTECKNING

4 (124) Övning 55.... 65 AVANCERAT FILTER... 66 Jämförelseoperatorer... 67 Utför filtrering på plats... 67 Övning 56.... 67 Kopiera urvalslistan till annan plats... 69 Övning 57.... 69 Övning 58.... 71 Övning 59.... 71 Övning 60.... 71 PIVOTTABELLER OCH PIVOTDIAGRAM... 72 Skapa pivottabell... 73 Ange data i tabellen... 74 Övning 61.... 75 Pivotera en Pivottabell... 78 Övning 62.... 78 Uppdatering av data... 80 Övning 63.... 81 Lägg till och ta bort flera fält i Pivottabellen... 81 Övning 64.... 81 Dölj data i ett fält... 82 Ta bort ett helt fält i en Pivottabell... 83 Övning 65.... 84 Lägg till data i sidfältet... 84 Övning 66.... 84 Verktygsfältet Pivottabell... 85 Verktygsknapparnas betydelse... 86 Övning 67.... 86 Övning 68.... 87 Övning 69.... 87 SKAPA DELSUMMOR... 89 Övning 70.... 89 Grupperingssymboler... 90 Övning 71.... 91 Övning 72.... 92 KONTROLLERA INMATNING... 93 Verifiering... 93 Övning 73.... 94 Övning 74.... 95 Övning 75.... 96 Begränsningar i verifieringsfunktionen... 96 KONSOLIDERING... 97 Konsolidera efter kategori... 97 Övning 76.... 97 Övning 77.... 99 Övning 78.... 99 Övning 79.... 99 Konsolidering från flera blad... 100 Övning 80.... 100 Övning 81.... 102 Övning 82.... 102 Övning 83.... 102 Konsolidera efter position... 103 Övning 84.... 103 IMPORTERA OCH EXPORTERA DATA... 106 Klippa ut och klistra in... 106 Övning 85.... 106 Textimportguiden... 109 Övning 86.... 109 Exportera till textfil... 111 Övning 87.... 111 Hämta uppgifter från webben... 112 Övning 88.... 113 INNEHÅLLSFÖRTECKNING STEFAN ÄRLEMALM

5 (124) Importera från databas... 116 Övning 89.... 116 Text till kolumner... 116 Övning 90.... 118 Övning 91.... 120 Övning 92.... 120 DFUNKTIONER... 120 Övning 93.... 122 Övning 94.... 122 Övning 95.... 124 Övning 96.... 124 STEFAN ÄRLEMALM INNEHÅLLSFÖRTECKNING

18 (124) Lista/Databas För att bearbeta större mängder information så har Excel några mycket användbara funktioner. I Excel kallas det för lista när man skriver in t ex ett adressregister. Ur en lista kan man göra urval, olika typer av beräkningar och omstruktureringar. En databas är en samling register. Det riktiga databasprogrammet i Office-paketet heter Access. Det är ett stort och mångsidigt program, som kräver mycket arbete om man verkligen vill behärska det. För de flesta av oss är det fullt tillräckligt att kunna arbeta med listor i Excel. Man kan skapa sina register där, hålla dem uppdaterade och göra nödvändiga sökningar oh göra urval för visning på skärm eller utskrift. Man kan också analysera registerdata på kors och tvärs med hjälp av t ex pivottabeller. Har man lärt sig grunderna i hur man hanterar enkla register är det också enklare att sedan bygga på med den kunskap som behövs för att hantera riktiga databaser (sammanlänkade register) i t ex Access. Register som du skapat som listor i Excel kan enkelt importeras till Access om det senare visar sig att du behöver dess funktioner. I Excel kan man bygga flera olika register. Excel är däremot inte en relationsdatabas. En relationsdatabas (t ex Access) kan relatera data till varandra d.v.s. göra kopplingar mellan register. Här visas en liten bild över databasen Access. De olika listorna sparas i en och samma databas. Möjlighet finns då att relatera listorna med en relation till varandra. REGISTERHANTERING FÖR EXCEL 2003 STEFAN ÄRLEMALM

19 (124) Bygga ett register Ett register är en samlig fakta ordnade på ett systematiskt sätt. Alla uppgifter som tillsammans beskriver ett objekt, t ex en person, en bil eller en bok kallas för post. De olika typerna av faktauppgifter som ingår i varje post kallas för fält. Innehållet i ett visst fält i en viss post kallas fältinnehåll eller instans. I Excel kallas ett register vanligen för lista. Begreppet databas används också, både för listor och för Accessdatabaser. Ett register i Excel kan innehålla maximalt 65 535 poster och en rad med fältnamn, eftersom ett kalkylblad består av 65 536 rader. Varje post kan innehålla maximalt 256 fält. Att bygga ett register i Excel är enkelt. Ett register kan se ut enligt nedanstående: Fältrubriker Post Fält Vad man bör tänka på när man bygger ett register: 1. Ett register får inte ha några tomma rader eller kolumner eftersom Excel då tolkar att registret slutar vid den tomma raden eller kolumnen 2. Fältrubrikerna skall stå överst i listan/registret och inte använda mer än en rad. (Att rubrikerna skall stå överst i listan innebär inte att det måste vara radnummer 1, väljer man att bygga listan fr.o.m. radnummer 15 i ett kalkylark så skall rubrikerna alltså finnas på rad 15). Registervård Värdet av ett register beror bl a på hur väl det beskriver den del av verkligheten det ska beskriva. Ett kundregister bör alltså innehålla uppgifter om alla kunder och alla adressuppgifter bör vara aktuella. Därför är registervård en vanlig arbetsuppgift för dem som använder register i sin verksamhet. Man måste regelbundet lägga till nya poster, ta bort inaktuella poster och ändra felaktigt fältinnehåll. Man måste också snabbt kunna söka rätt på de poster som ska ändras eller raderas även om registret är stort. STEFAN ÄRLEMALM REGISTERHANTERING FÖR EXCEL 2003

20 (124) Fältnamnen Innan man sätter igång och arbetar med en lista bör man kontrollera att utseendet på fältnamnen i översta raden skiljer sig från utseendet i de övriga raderna. Enklast är att markera fältnamnen och ge dem fet stil. På så sätt tolkar Excel översta raden som just fältnamn. Övning 1. Skriv in nedanstående hundregister och spara sedan arbetsboken under namnet Kennelklubben, genom att välja menyn Arkiv Spara som. Stäng sedan ditt register genom menyn Arkiv Stäng. Övning 2. Öppna arbetsboken Lista 1 och aktivera arbetsbladet Adresser. Komplettera listan med ditt eget namn på rad 17. När du vill använda poster som du har skrivit i tidigare i listan, kan du högerklicka i cellen och Välja i listruta den post du önskar. Tips Om du högerklickar i den cell du vill skriva in något kan du från snabbmenyn välja kommandot Välj i lista. Du får då upp en lista som innehåller det som redan är inskrivet i kolumnen och slipper då skriva in (i det här fallet ortsnamnen). Funktionen välj i lista fungerar endast om kolumnen innehåller text eller text med värden, dock inte om kolumnen bara innehåller siffror. REGISTERHANTERING FÖR EXCEL 2003 STEFAN ÄRLEMALM

28 (124) Anpassa en egendefinierad lista Utöver Excels förinställda listor för till exempel månader och veckodagar, kan du lägga till egna listor. Text i kombination med tal gör att talvärdet ökas med 1 från den cell man tar tag och drar i cellens nedre högra hörn (svart plustecken). Håll ned musknappen och dra nedåt eller till höger om du vill att talvärdet ska öka (vecka 16, vecka 17 osv.). Dra uppåt eller till vänster om du vill att talvärdet ska minskas (vecka 14, vecka 13 osv.). Du kan själv anpassa listor i Excel som du vill sortera efter, utan att det hamnar i stigande eller fallande sorteringsordning. Du kan anpassa listorna på två olika sätt; skriva in värdena manuellt eller importera listan i Excel, om du redan skrivit in dessa namn i celler. Börja med att välja menyn Verktyg - Alternativ - Anpassa lista. Skriv in listelement (det du vill att Excel ska fylla på med) i rutan Listelement, och tryck på Enter mellan varje listelement (se nedan). Klicka på knappen Lägg till och bekräfta slutligen med OK. Skriver du sedan ett av de ifyllda orden i en cell och kopierar ner ett antal celler, fyller Excel i de övriga namnen från listan till de kopierade cellerna. REGISTERHANTERING FÖR EXCEL 2003 STEFAN ÄRLEMALM

38 (124) När villkoret består av text kan? samt * användas. Frågetecken (?) motsvarar ett okänt tecken och Jokertecken (*) motsvarar ett obestämt antal okända tecken. Övning 26. Öppna arbetsboken Lista 1 och aktivera kalkylbladet Adresser 2. Filtrera fram alla som har ett efternamn som börjar på B. 1. Aktivera bladet Adresser 2 i arbetsboken Lista 1. 2. Välj Data Filter Autofilter och klicka på listpilen vid Efternamn och välj Anpassa och skriv in nedanstående: 3. Klicka på OK. 4. Stäng arbetsboken utan att spara. Villkor av andra typer Dialogrutan Anpassat autofilter kan också användas för att ställa andra typer av villkor än att posten ska vara lika med en viss följd av tecken (söksträng). Man kan också ta fram en lista på alla utom dem som bor i STOCKHOLM - Innehåller inte. REGISTERHANTERING FÖR EXCEL 2003 STEFAN ÄRLEMALM

73 (124) Det finns olika typer av pivottabellrapporter. En standardpivottabell kan se ut enligt ovanstående. Det går också att visa en indragsformaterad pivottabellrapport för att visa alla relaterade sammanfattningsresultat i en kolumn. Det går också att skapa en pivotdiagramrapport för att visa data grafiskt. Skapa pivottabell För att skapa en pivottabell väljer man Data Rapport för pivottabell och pivotdiagram och därmed startar pivottabell- och pivotdiagramguiden som innehåller 3 steg. I första steget anges källan. Vi utgår enbart från Exceltabeller, men även andra källor går att använda, t ex en databas skapad i Access. STEFAN ÄRLEMALM REGISTERHANTERING FÖR EXCEL 2003

81 (124) Övning 63. Klicka på bladfliken Försäljning för att gå tillbaka till den lista som din Pivottabell grundar sig på. 1. Högst upp i listan finns flera poster med Byströms försäljning av banktjänster. Ändra enheterna på första raden från 587 till 825 och försäljningen till 49 500 kr. Bekräfta sedan ändringen genom att trycka på tangenten Enter. 2. Gå sedan tillbaka till bladet med Pivottabellen. Där har inga förändringar skett. Genom att klicka på knappen Uppdatera data, kontrollerar Excel om några förändringar har skett i tabellen. Din Pivottabell hämtar in de nya värdena och lägger in dessa. Lägg till och ta bort flera fält i Pivottabellen Du kan lägga till flera fält i tabellen förutom de tre fält du redan har i Pivottabellen. Övning 64. 1. Ta tag i fältet Enheter från verktygsfältet och lägg det i fältet data i Pivottabellen d.v.s. lägg det grå fältet i vilken cell som helst som innehåller värden. Musmarkörens datafält skall vara mörkfyllt. STEFAN ÄRLEMALM REGISTERHANTERING FÖR EXCEL 2003