NORSTEDTS BYRÅ ANVÄNDARMANUAL
Manual för Norstedts Byrå (1.2) Manual för Norstedts Byrå (1.2)... 1 Ord och begrepp i Byrå... 4 Snabbkommandon... 4 Ställa in moment och kontrollpunkter... 5 Anpassa momenten så att de passar kontorets rutiner 5 Skapa ett nytt moment 6 Koppla program... 6 Att koppla ett program till Byrå 7 Koppla ihop ett program med ett moment eller en kontrollpunkt 7 Ska programmet kopplas till ett moment eller en kontrollpunkt? 8 Lägga upp en ny klient... 8 Räkenskapsår... 8 Skapa ett nytt räkenskapsår 9 Ta bort ett räkenskapsår 9 Förkorta och förlänga räkenskapsår 9 Byta räkenskapsår 9 Lägga till räkenskapsår på flera klienter samtidigt 10 Skapa nytt räkenskapsår ute hos en klient (utan koppling till Byrå) 11 Klientkommunikation... 11 Var lägger jag till klientkommunikation? 11 Hur lägger jag till kommunikation? 12 Snabbt och enkelt, använd kommunikationsboxen på startsidan 12 Aktiviteter... 13 Hur lägger jag till en aktivitet? 13 Lägg till en aktivitet som inte är knuten till en specifik klient 14 Skicka meddelande till en kollega 14 Mappar... 14 Skapa en ny mapp 15 Infoga en befintlig mapp 15 Ta bort en mapp 15 Byta namn på en mapp 15 Nytt år 15 Dokument... 16 Lägg in ett existerande dokument i Byrå 16 Lägg in flera dokument i Byrå samtidigt 16 Skapa ett nytt dokument i Byrå 16 Word- och Excel-dokument 16 Norstedts Dokument 17 Koppla ytterligare handling till Klienten i Norstedts Dokument 17 Skapa ett nytt dokument utifrån ett existerande, t.ex. en mall 17 Arbeta med andra dokument och filer 18 Lägga till en mall i Word eller Excel 18 1
In- och utcheckning... 18 Checka ut en eller flera filer 19 Att arbeta med utcheckad fil 19 Att checka in 20 Mail/E-post via Microsoft Outlook... 20 Förutsättningar för att kunna använda mail-funktionen i Byrå 20 Skicka mail till en klient från Byrå 21 Bifoga ett dokument som finns i Byrå som e-post 21 Skicka mail till flera klienter Massutskick 21 Var hittar jag ett skickat mail? 22 Bifogade filer 22 Dra in ett mail alternativlösningen 22 Konflikthanteraren 23 Multi-Change: Att byta uppgifter på flera klienter samtidigt... 23 Markera flera klienter i en lista 23 Ändra grunduppgifter eller egendefinierade fält 23 Ändra moment eller räkenskapsår 24 Validera eller Kör? 24 Byte av klientansvarig på en handläggares alla klienter 24 Inaktivera... 25 Inaktivera en klient 25 Inaktivera en handläggare 25 Inaktivera en funktionär 25 Funktionärer... 25 Skapa en ny funktionär 26 Välj till en funktionär på en klient 26 Göra om funktionär till klient 26 Vilka poster innehar en viss funktionär? 27 Vilken kommunikation har funnits med en viss funktionär? 27 Ändra status på moment och kontrollpunkter... 27 Ändra status i Statuslistan 27 Ändra status i den förenklade statuslistan 28 Att se vem som slutförde något och när det gjordes 28 Skapa listor... 28 Vilka delar består en lista av? 29 Göra ett urval 29 Välja kolumner 30 Hur gör jag en ny lista? 30 Söka i och sortera listor... 30 Sortera utifrån en kolumn 30 Filter att välja ut ett visst värde i en kolumn 31 Tomma raden att söka i en viss kolumn 31 Byråsök 31 Om du behöver utöka din sökning 32 Sökruta 32 Hur hittar jag alla klienter med samma kundnummer? 32 Hur får jag fram alla klienter med räkenskapsår 0501-0430? 32 2
Att göra-listan... 33 Sortera i listan 33 Ta bort / Lägga till vad som visas i listan 33 Datum i Att göra-listan 33 Arbeta med andra program från Norstedts Juridik... 34 Lägg till ett nytt uppdrag/ett nytt moment 34 Konvertera en tidigare fil 34 Spara en fil 34 Skriva ut och exportera listor... 35 Förbered en lista för utskrift 35 Exportera en lista till ett annat format,( t ex PDF) 35 Anstånd... 36 Skapa ansökan 37 Leveransplan med inlämningsplan 38 SRU... 39 Vyinnehåll 39 Klarmarkering av fil 40 Skapa inlämning/export till Skatteverket 42 Inlämningen till Skatteverket 42 3
Ord och begrepp i Byrå Klienter Handläggare Privatperson Enskild firma Funktionär År Moment Kontrollpunkt Aktivitet Statuslista Förenklad statuslista Byråsök Navigeringspilar Egendefinierade fält Favorit Lokal fil Multichange Flik Kunder i Byrå kallas för klienter. Inloggade användare i Byrå. En fysisk person men inte enskild firma. Har alltid kalenderår. Enskild näringsverksamhet som inte är ett eget skattesubjekt. Har kalenderår men kan ha annat start- eller slutdatum. Personer med olika roller hos klienterna, t.ex. VD eller revisor. Kalenderår Arbetsprocesser som ska utföras för klienterna, t.ex. ett bokslut. En del av arbetsprocessen, t.ex. stämma av ingående balanser. Någon form av aktivitet med klienten, t.ex. ett möte eller inventering. Visar status (klar/ej klar) för valda moment och kontrollpunkter. Enklare version av statuslistan. Visar endast en klient i taget. Sökfältet högst upp till höger i Byrå. Snabbaste sättet att hitta en klient. Bläddrar bakåt och framåt mellan de olika vyerna som använts i Byrå. Fält som visas under klientens grunddata och som är sökbara. En favoritmarkering är sökbar och gör att klienten visas bland mina. Fil som är lagrad utanför Byrås filarkiv. Att byta, lägga till eller ta bort uppgifter på många kunder samtidigt. En eget fönster som är dockat till ett huvudfönster t.ex. klientlistan. Snabbkommandon Ctrl + S Ctrl + A Ctrl + C F11 Spara Markera alla i en lista Kopiera markerat område Öppna en kund i en egen flik 4
Ställa in moment och kontrollpunkter Moment och kontrollpunkter är grunden i Norstedts Byrå och när du installera programmet kommer du att få ut ett antal färdiga moment med tillhörande kontrollpunkter. Dessa är framtagna av Norstedts Juridik och grundar sig på vår rekommendation såväl som REKO. Dessa moment som är medskickade går inte att radera och ej heller de tillhörande kontrollpunkterna. Däremot kan du välja att inaktivera kontrollpunkter eller ett helt moment. För att lägga till egna eller ändra på befintliga väljer du att gå till Meny och Byråadministration. Välj Momenttyper Till vänster i vyn finns en lista på existerande moment. I mitten visas hur det markerade momentet är inställt och vilka kontrollpunkter som ingår. Anpassa momenten så att de passar kontorets rutiner För att inaktivera ett helt moment trycker du på knappen som finns längst upp till höger. En likadan knapp finns för varje kontrollpunkt. Genom att välja vilka kontrollpunkter som ska vara aktiva går det att styra så momentet passar företagets egna rutiner. Saknas det kontrollpunkter läggs dessa till genom knappen ny kontrollpunkt. Här skrivs information kring kontrollpunkten och eventuell koppling görs. För närmre förklaring av kopplingar, se avsnittet Koppla program. Se till att de moment som är aktuella för er byrås arbetssätt är aktiva, inaktivera resterande för att slippa få allför långa listor och inaktuella valmöjligheter i resten av programmet. De moment som inaktiveras kommer endast att synas här under fliken Momenttyper på Byråadministrationssidan. I de fall som egna moment eller kontrollpunkter skapats går det att välja mellan att inaktivera eller ta bort. Ett eget moment tas bort genom att trycka på det röda krysset som finns bredvid momentnamnet i listan till vänster. 5
Skapa ett nytt moment Längst upp till vänster finns knappen Ny momenttyp. Genom att trycka på denna skapas ett nytt moment som sedan går att sätta upp så som företaget arbetar. Detta är ett bra alternativ om de standardmoment som medföljer programmet inte täcker företagets gällande rutiner. Om du bara vill ha t.ex. en mindre version av momentet Bokslut är vår rekommendation att du högerklickar och väljer att skapa en kopia av det. Då behålls alla kopplingar till Norstedts Bokslut men med den fördelen att du kan radera de kontrollpunkter som du inte vill ha med samt att du kan byta namn på både moment och kontrollpunkter. Kommando: här anges vad som ska hända när man dubbelklickar på en cell som tillhör momentet eller klickar på den blå momenttexten. Använd förstoringsglaset för att komma till inställningsrutan. För närmre beskrivning utav detta, se koppla program. Period: Ställ in vilken period momentet ska löpa över. För t.ex. månadsbokslut ställs perioden Månad in. Är det ett moment som görs en gång per år väljs alternativet År. Att göra är en inställning för Att-göra listan. Läs vidare under avsnitt Att-göra listan Om Endast en förekomst per period är påslagen innebär det att momentet bara kan läggas upp en gång för varje räkenskapsår. Detta gäller exempelvis bokslut som endast görs en gång per år. Finns det andra saker som kan ske flera gånger, t.ex. preliminärdeklaration, men som inte är knutna till en viss period, låter du denna vara avslagen. Momentet finns då kvar i listan även efter att det är valt och kan därför läggas till flera gånger under ett och samma räkenskapsår. Periodiseras efter kalenderår är en inställning om du vill att ett moment alltid ska följa kalenderåret oavsett vilket räkenskapsår en klient har. Det kan t.ex. gälla moment som avser kvartalsmoms där tillfällena är fasta oavsett vilket räkenskapsår som klienten har. Efter att dessa grundläggande inställningar är gjorda ska momentet sparas. Sedan läggs kontrollpunkter som ska vara delar av momentet till. Se ovan. Koppla program De program från Norstedts Juridik som är integrerade med Byrå är: Norstedts Skatt, Norstedts Bokslut, Norstedts Dokument, Norstedts Revision, Norstedts Tidbok, Norstedts Koncern och Norstedts Transaktionsanalys. Utöver dessa går det även att koppla andra program. Ett kopplat program knyts till ett moment eller en kontrollpunkt och när man sen ska arbeta med momentet eller kontrollpunkten startas det program som är associerat dit. Skillnaden mellan program från Norstedts Juridik och andra program av samma karaktär är att man inte automatiskt kommer in på klientens fil. Dock kan det fortfarande vara en fördel att koppla programmen för att konsekvent kunna arbeta från Byrå. När ett program ska kopplas sker detta i två steg. Först ska programmet kopplas mot Byrå sedan ska kopplingen knytas till ett moment eller en kontrollpunkt. Detta sker på två olika flikar på administrationssidan. 6
Att koppla ett program till Byrå Under fliken inställningar i Byråadministrationen som du når i menyn, finns en lista med de program som är kopplade till Byrå på den specifika datorn. Program från Norstedts Juridik kopplas automatiskt. För att koppla ett annat program används knappen Koppla nytt program. I dialogrutan som visas anger du namnet och sökvägen till programmet. När uppgifterna fyllts i och sparats dyker programmet upp i listan. Det är nu klart för steg två: att knyta kopplingen till ett moment eller en kontrollpunkt. Koppla ihop ett program med ett moment eller en kontrollpunkt När programmet är kopplat till Byrå väljer du fliken Momenttyper igen under Byråadministrationen. Först ska det aktuella momentet markeras i listan över moment till höger. Inställningarna för momentet syns då överst och nedanför dessa listas de kontrollpunkter som momentet består av. Är det en specifik kontrollpunkt som ska kopplas, klickar du på kontrollpunktnamnet för att få upp inställningarna till denna. Både bland inställningarna till momentet och bland inställningarna till kontrollpunkten finns ett fält som heter Kommando. Tryck på förstoringsglaset bredvid fältet för att ställa in vilket program som ska vara kopplat. Här finns listan över program som är inkopplade till Byrå. Det är samma lista som finns under fliken inställningar. För programmen från Norstedts Juridik ges möjligheten att välja vilken sida programmet ska startas på. Det väljs här. När det är ifyllt och uppgifterna sparade kommer det kopplade programmet att startas när du klickar på momentet eller kontrollpunkten för att jobba med den. 7
Ska programmet kopplas till ett moment eller en kontrollpunkt? Om ett program kopplas till ett moment gäller kopplingen för alla kontrollpunkter på momentet. Undantag från detta är endast om någon av kontrollpunkterna har en egen koppling på sig, då är det denna som gäller. När ett program kopplas till en kontrollpunkt gäller kopplingen endast den specifika kontrollpunkten. Lägga upp en ny klient För att lägga upp en ny klient används knappen Ny klient som finns uppe till höger på sidan med Klientlistan. Här väljs bolagsform. För att kunna spara den nya klienten krävs det att alla rödmarkerade fält är ifyllda. Vissa fält kan bli rödmarkerade om uppgifterna fylls i på ett felaktigt sätt. Exempelvis ska mailadresser skrivas med namn@adress.se och hemsidor med www.hemsida.se. Under fliken verksamhet måste räkenskapsårstyp anges. Det är viktigt att det fylls i korrekt då synkningen med andra program från Norstedts Juridik påverkas av vald räkenskapsårstyp. Anståndstyp ska också fyllas i här. Byråanstånd sätts som standard på nya klienter, önskas annan anståndstyp måste det ändras manuellt eller via multichange. Moment och momentansvariga läggs upp under fliken Moment. För att kunna lägga upp moment på en ny klient behöver först ett nytt räkenskapsår skapas. För mer information kring detta, se avsnittet Räkenskapsår. Knappen Redigera moment ger både tillgång till att sätta ansvarig för moment och kontrollpunkter samt möjlighet att sätta datum för när momentet och/eller kontrollpunkterna ska göras. Hur en mappstruktur sätts upp för den nya klienten beskrivs i avsnittet Mappar. Räkenskapsår Räkenskapsår skapas och styrs endast i Byrå. Andra program från Norstedts Juridik synkroniseras med det i Byrå satta räkenskapsåret såvida inte filen redan är skapad. Se Byta räkenskapsår på redan skapad/kopplad fil. För att hantera en klients räkenskapsår letar du upp klienten och öppnar administrera år. Knappen finner du längst upp till höger på kundkortet. Dialogrutan som kommer upp ger möjlighet att skapa nya räkenskapsår, ta bort räkenskapsår samt förlänga respektive förkorta räkenskapsår. 8
Skapa ett nytt räkenskapsår För att skapa ett nytt räkenskapsår framåt i tiden används knappen Nytt år. För att skapa ett nytt räkenskapsår bakåt i tiden används knappen Tidigare år. Det räkenskapsår som skapas utgår från räkenskapsårstypen som är inställd under klientens verksamhetsflik. Vad händer vid nytt räkenskapsår? 1. En ny årsakt under fliken handlingar skapas för klienten. Hade du skapat egna mappar under årsakterna skapas dessa upp för nya årsakten också 2. Momenten som var upplagda föregående år läggs upp för det nya året. 3. Har du lagt till medarbetare på moment/kontrollpunkter kopieras dessa över till nya årets moment/kontrollpunkter* 4. Start- och slutdatum kopieras över till de nya momenten* *Denna kopiering styrs av en inställning under Byråadministration/Inställningar Ta bort ett räkenskapsår Det röda krysset till höger om ett räkenskapsår används om ett räkenskapsår ska raderas. Det är endast det första och det sista räkenskapsåret som kan tas bort. Förkorta och förlänga räkenskapsår Bredvid start och slutdatumen på första och sista räkenskapsåret finns små kalenderikoner. Genom att klicka på ikonen finns det möjlighet att ändra datum och på så sätt förkorta eller förlänga ett räkenskapsår. När ett nytt räkenskapsår skapas via Nytt år utgår det från när föregående räkenskapsår slutat. Slutdatumet för det nya räkenskapsåret sätts utifrån räkenskapsårstypen och till den sista i månaden. Detta gäller inte för privatperson där det alltid är kalenderår. Dock kan räkenskapsår för enskild näringsverksamhet förkortas eller förlängas. Byta räkenskapsår För att byta räkenskapsår på en klient behöver det göras i två steg. Först byts räkenskapsårstypen under klientens verksamhetsflik till den nya räkenskapsårstypen. Sedan förkortas eller förlängs räkenskapsåret under Administrera år och det nya räkenskapsåret läggs till. Byta räkenskapsår på redan uppskapad/kopplad fil För att ändra räkenskapsår på en fil, t.ex. en bokslutsfil, som är kopplad till Norstedts Byrå måste du göra följande steg: 1. Välj att i Byrå gå in på Administrera räkenskapsår och ändra aktuellt räkenskapsår. 2. Gå in på Handlingar på klientkortet i Byrå och starta den bokslutsfil som du vill ändra räkenskapsår i. 3. I Bokslut väljer du "Spara som" med alternativet spara lokalt för den aktuella filen. 4. Därefter ändrar du aktuellt räkenskapsår i Bokslut till det önskade (det som du satte i Byrå). 5. Välj därefter "Spara som" med valet spara till Byrå med ett nytt filnamn som har det nya räkenskapsåret. 9
Lägga till räkenskapsår på flera klienter samtidigt Sök ut de klienter som ska ha ett nytt räkenskapsår i klientlistan med hjälp av urval, filter eller annan sökning. Högerklicka i listan med de klienter som ska ha ett nytt räkenskapsår och välj alternativet Ändra moment för grupp. På vänstra sidan finns frågan Vad vill du göra? Välj alternativet lägga till räkenskapsår genom att dubbelklicka på det och välj sedan slutår för det nya räkenskapsåret. Validera innebär att Byrå testar om ändringen är möjlig för de markerade klienterna i övre rutan. När du väljer Kör görs den ändring du valt att göra. I kolumnerna Status och Kommentar går det att se resultatet av valideringen eller körningen. 10
Skapa nytt räkenskapsår ute hos en klient (utan koppling till Byrå) Vid klientbesök eller liknande när du inte är kan vara uppkopplad mot ditt nätverk där du når Norstedts Byrå behöver du först checka ut filen från Norstedts Byrå eller spara ned den lokalt på din hårddisk. För en fil som är sparad lokalt finns möjlighet att skapa ett nytt räkenskapsår inne på filens bassida som du ska arbeta med (t.ex. en bokslutsfil). Norstedts programvaror känner av om den har åtkomst till Byrå eller inte och anpassar möjligheterna utifrån detta. När det nya räkenskapsåret är skapat i filen kan du arbeta som vanligt. Då arbetet avslutas sparas filen lokalt på datorn. Vi rekommenderar att du arbetar med funktionen in- och utcheckning av filer och då lagras den lokala filen i mappen Byrå lokalt. När du har åtkomst till Byrå i ditt nätverk måste du göra följande: 1. Öppna Byrå och gå in på klienten. 2. Skapa ett nytt räkenskapsår på klienten, dvs samma räkenskapsår som skapades i filen. 3. Lägg in filen i Byrå genom att dra in den eller använd Lägg till dokument -knappen. Filen lägger sig i mappen handlingar. Du kan därefter dra och släppa den på det nya året Klientkommunikation Du sparar enkelt din kommunikation med dina klienter. Var lägger jag till klientkommunikation? Det finns tre olika platser att lägga till klientkommunikation i Norstedts Byrå 1. På klienten, under fliken klientkommunikation (se bilden ovan). 2. Startsidan, den svarta boxen som heter lägg till klientkommunikation. 3. När en aktivitet läggs till, se bilden till höger. 11
Hur lägger jag till kommunikation? När du klickar på någon av knapparna på kommunikationsfliken kommer du att få upp en dialogruta, se bild. Här finns olika fält att fylla i beroende på vad för information som ska sparas. Under typ anges vilken typ av kommunikation som ska loggas (dessa motsvaras av de olika knapparna), se nedan. Det går att knyta en kontaktperson till kommunikationen. Finns en eller flera kontaktpersoner inlagda på klienten visas dessa upp som alternativ i droplistan. För att knyta kommunikationen till en ny kontaktperson som inte finns klickar du på det gröna plustecknet bredvid droplistan. Klientkommunikationen är alltid knuten till en handläggare. Som standard knyts den till den handläggare som lägger upp kommunikationen, men det går även att byta genom att välja någon annan i listan. Nere till vänster i dialogrutan finns en knapp Skapa aktivitet. Vid behov skapar du en aktivitet i samband med kommunikationen. Rubriken i kommunikationen följer då med in i aktivitetsrutan. När du fyllt i all information som ska sparas klickar du på OK för att spara kommunikationen på klienten under fliken klientkommunikation. Snabbt och enkelt, använd kommunikationsboxen på startsidan På startsidan finns en svart box längst ner till höger Lägg till klientkommunikation. Detta är det enklaste sättet att lägga till klientkommunikation om du inte redan är inne på klienten. Här skriver du den texten som ska loggas (eller början av det). Här väljer du att skriva in klienten. Ange klientnamn eller klientnummer. När du skrivit in tre tecken visas en lista på förslag upp med de klienter som matchar det skrivna. Välj den klient som kommunikationen gäller och tryck på skapa. Noteringen behöver inte vara färdigskriven. Det går att fortsätta skriva när kommunikationsrutan visas. Detta är samma ruta som vi beskriver i avsnittet hur lägger jag till kommunikation?. När meddelandet sparas flyttas det från startsidan till klientkommunikationen hos vald klient. 12
Aktiviteter En aktivitet är något som görs med/för en klient t.ex. ett klientmöte, en inventering eller en golfrunda. Aktiviteter går att skapa på flera ställen i Byrå. Det finns två olika dialogrutor för att spara aktiviteter. Den ena är knuten till både en klient och en handläggare, den andra är endast knuten till en handläggare. Alla aktiviteter som är inlagda på en klient finns på Klienten under fliken Aktiviteter. De aktiviteter som finns inlagda på handläggaren går att se under Menyknappen\Handläggare och fliken Aktiviteter. De dyker också upp på respektive handläggares Att göra-lista. Det finns i huvudsak tre olika platser att lägga till aktiviteter på 1. På klienten, under fliken aktiviteter (se bilden ovan). 2. I Att göra-listan med knappen Ny aktivitet. 3. När en kundkommunikation läggs till, se bilden till höger. Hur lägger jag till en aktivitet? När en aktivitet läggs till kommer denna ruta upp. Här fyller man i de uppgifter som är relevanta att spara och väljer vilken handläggare som är ansvarig för aktiviteten. Den handläggare som lägger in aktiviteten väljs automatiskt som ansvarig, men detta går att ändra genom att välja någon annan i listan. Det går också att ange en prioritet för aktiviteten. Denna syns under klientens aktivitetsflik. Längst ner till vänster finns en knapp Skapa ny kommunikation där du kan skapa en kommunikation samtidigt med aktiviteten. När all information är ifylld klickar du på OK för att spara Aktiviteten. Då flyttas informationen till klienten under fliken Aktiviteter och på den ansvarige handläggarens Att göra-lista. 13
Lägg till en aktivitet som inte är knuten till en specifik klient Aktiviteter som inte är knutna till en specifik klient kan läggas upp i Att göra-listan. Dialogrutan här intill ser i jämförelse likadan ut som dialogrutan på föregående sida. Skillnaderna är att det inte går att välja handläggare. Aktiviteten blir automatiskt knuten till den inloggade handläggaren. Fältet klienter är tomt men du kan välja att knyta aktiviteten till en klient om du önskar. Om klient inte fylls i innebär det att aktiviteten endast är knuten till handläggaren. Skicka meddelande till en kollega Det går att använda aktiviteter för att skicka meddelanden till en kollega, då dessa dyker upp på Att göra-listan. 1. Fyll i en aktivitet, antingen knuten till en klient om det gäller en specifik klient, eller via Att göra-listan om det inte gäller en specifik klient. 2. Välj kollegan som ansvarig handläggare och spara. 3. Aktiviteten dyker nu upp i kollegans Att göra-lista. Det går inte att skapa påminnelser för en aktivitet. Det är därför viktigt att titta i sin Att göra-lista regelbundet oavsett om det ligger aktiveteter som meddelanden eller inte. Mappar För varje klient finns en flik som heter Handlingar. Här syns en mappstruktur till vänster och till höger visas innehållet i den markerade mappen. Filer från andra typer av program än från Norstedts Juridik kan sparas här och möjligheten finns att samla alla dokument och filer som hör till klienten. För att ha ordning på filer och dokument går det att skapa en mappstruktur genom att skapa nya mappar eller infoga befintliga mappar. 14
Skapa en ny mapp För att skapa en ny mapp markeras först den plats i mappstrukturen där mappen ska hamna. Om en undermapp till Handlingar ska skapas markeras den nya mappen Handlingar. Om en undermapp till mappen Årsakter ska skapas markeras Årsakter. När detta är gjort används knappen Ny mapp. En dialogruta visar var mappen kommer att skapas. Fyll i det önskade namnet på mappen och tryck på OK och den nya mappen skapas upp i mappstrukturen. Infoga en befintlig mapp För att infoga en befintlig mapp behöver du öppna datorns utforskare. Lägg denna sida vid sida med Byrå och leta upp platsen i utforskaren där mappen som ska bifogas ligger. Se också till att ha fliken Handlingar öppen i Byrå för den klient där mappen ska infogas. Ta tag i mappen som ska flyttas och dra in den i Byrå. Släpp den i mappstrukturen på den plats där mappen ska ligga. Mappen dyker nu upp i strukturen. Ta bort en mapp Om en mapp av någon anledning behöver tas bort måste innehållet tömmas först. Flytta eller radera innehållet i mappen genom att dra och släppa eller högerklicka på filen och välj ta bort. Det går också att trycka delete när filen är markerad. När du har tömt mappen så markerar du den och trycker på delete, eller genom att högerklicka på den och välja Radera mapp. Byta namn på en mapp Högerklicka på den mapp som ska byta namn och välj Ändra namn. Ändra till det nya namnet och tryck på ok. Nytt år När du skapar ett nytt år på en eller flera klienter skapas en ny mapp upp för det nya året under årsakter. Hade du skapat undermappar till årsakterna kommer det även skapas upp likadana under det nya året. 15
Dokument Under fliken Handlingar på klienten finns möjligheten att samla alla dokument och andra filer som tillhör klienten. Härifrån kan också nya dokument skapas. I avsnittet Mappar beskrivs hur mappstrukturen anpassas till byråns eller klientens behov. Lägg in ett existerande dokument i Byrå Befintliga dokument går att lägga in på två sätt. 1. Antingen används knappen Lägg till dokument 2. Eller så drar man och släpper dokumentet i mappstrukturen från utforskaren eller skrivbordet. För att dra in ett dokument tar man tag i dokumentet där det ligger (t.ex. på skrivbordet eller i utforskaren), drar och släpper sedan dokumentet på den mapp i Byrå där man vill att det ska ligga. När en fil eller ett dokument läggs in i Byrå är det viktigt att komma ihåg att det är en kopia som läggs dit. Det är därför viktigt att ta bort ursprungsdokumentet för att undvika sammanblandning och arbete i fel dokument. Lägg in flera dokument i Byrå samtidigt För att lägga in flera dokument behöver de dras in. Öppna datorns utforskare och leta fram filerna. Se också till att ha fliken Handlingar öppen för den klient som filerna ska läggas in på. Lägg fönstren sida vid sida. Markera sedan alla de filer i utforskaren som ska läggas in i Byrå (håll in ctrl-tangenten samtidigt som filerna markeras med musen.) När de är markerade tar man tag i dokumenten med musen och drar dem in i Byrå och släpper dem på den mapp där de ska ligga. Skapa ett nytt dokument i Byrå När ett nytt dokument för en klient skapas inifrån Byrå hamnar det direkt i klientens handlingar. Det går att skapa Word-dokument, Excel-dokument samt dokument från Norstedts Dokument direkt från Norstedts Byrå. Det gör du från fliken Handlingar på den aktuella klienten. Word- och Excel-dokument När Nytt Word dokument eller Nytt Excel dokument väljs namnges dokumentet direkt och hamnar i den mapp som var markerad när knappen trycktes på. Efter att namnet på dokumentet är angivet öppnas Word alternativt Excel och dokumentet kan användas. Efteråt behöver dokumentet inte sparas med namn (sparas som ) eftersom detta gjordes redan från början. Spara dokumentet som vanligt med Spara-knappen. 16
Norstedts Dokument När du klickar på Norstedts Dokument startas programmet. Uppgifter om den aktuella klienten tas med in i dokumentfilen. Uppgifterna om klienten såsom grunduppgifter samt funktionärer finns åtkomliga under fliken Uppgifter i Dokumentprogrammet. Uppgifterna går att dra och släppa till inmatningsfälten eller genom att markera den text du vill flytta in i ett inmatningsfält och klicka på knappen Överför. Koppla ytterligare handling till Klienten i Norstedts Dokument Om du väljer att skapa upp ytterligare en handling i Dokument till vald klient så kommer du att få en fråga om du vill koppla dokumentet till klienten. Markera klienten i listan och klicka Koppla. Om du inte vill koppla dokumentet till klienten väljer du Ingen koppling. Skapa ett nytt dokument utifrån ett existerande, t.ex. en mall Vid behov kan du redigera ett dokument och spara ändringarna som ett nytt dokument. För att få detta att fungera ihop med Byrå görs på följande vis: 1. Markera dokumentet som ska öppnas och ändras. Högerklicka och välj Skapa kopia. 2. Högerklicka på kopian och välj Ändra namn. Skriv in namnet på det nya dokumentet. 3. Dubbelklicka på det nya dokumentet för att öppna och redigera det. När dokumentet ska sparas väljer du Spara, inte Spara som. 17
Arbeta med andra dokument och filer Det går att lägga till dokument och filer i klientens Handlingar oavsett vilket program de är skapade i. När dokumentet eller filen sedan öppnas känner datorn av vilket program som ska startas på samma sätt som om filen legat i utforskaren eller på skrivbordet. Finns inte något program som är associerat med filändelsen installerat på din dator får du upp en windowsdialog. Här kan välja vilket program du vill öppna med, alternativt söka efter ett lämpligt program. Lägga till en mall i Word eller Excel Har ni på byrån egna mallar för era processer är det bra att lägga dessa nåbara från Byrå. För att arbeta med mallar läggs en mall till i Word eller Excel. När dessa program sedan öppnas från Byrå ges en möjlighet att välja vilken mall som ska användas. För närmre beskrivning av hur mallar läggs till i Office, se följande länkar: Skapa en ny mall: http://office.microsoft.com/sv-se/word-help/skapa-en-ny-mall- HA010030754.aspx Spara ett word-dokument som en mall: http://office.microsoft.com/sv-se/word-help/spara-ett-worddokument-som-en-mall-ha101868862.aspx In- och utcheckning I Norstedts Byrå kan du arbeta med in- och utcheckning av filer. Fördelen att välja denna funktion är att filerna på servern är låsta så att ingen av misstag är inne och arbetar på en fil som du sparat ned lokalt. Dina kollegor kan dock öppna filen och t.ex. skriva ut men inte spara eventuella ändringar. 18
Checka ut en eller flera filer För att checka ut en fil från handlingar drar du filen och släpper filen på utcheckningsikonen. Du kan även ta en hel mapp och släppa på utcheckningsikonen. Då får du med dig allt i mappen såväl som undermappar. Det finns en räknare som visar hur många filer du vill checka ut. Det är viktigt att du checkar ut filen genom att klicka på ikonen Checka ut för det är först då de filer du valt checkas ut och läggs lokalt enligt sökväg som återfinns på handläggaren. Det är endast den inloggade handläggaren som kan ändra på sin sökväg. När du checkat ut filen så sätts det ett hänglås framför filen i handlingar och ikonen för incheckning tänds. Att arbeta med utcheckad fil När du vill arbeta med din utcheckade fil öppnar du mappen Byrå lokalt som du hittar på ditt skrivbord (enligt standard). I mappen Byrå lokalt ser du en mapp med kundnamn och kundnummer. När du går in i den du vill arbeta med finns en likadan struktur som du har i Byrå med årsakter och räkenskapsår. 19