Alternativ och kompletterande kommunikation (AKK)

Sid 1 (14) 2016-09-30 Dnr UPP 2016/233 Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag Alternativ och kompletterande kommunikation (AKK)

Innehållsförteckning Sid ANBUDSINBJUDAN 3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 1 Krav på leverantören 6 2 Krav på tjänsten 8 3 Anbudsutvärdering 10 4 Kommersiella krav 10 Bilagor 1. Förlaga skriftlig referens 2. Förlaga sanningsförsäkran 3. Begäran om kommersiell sekretess 2

ANBUDSINBJUDAN Orientering om upphandlingen Myndigheten avser att sluta ramavtal för konsultinsats inom området AKK (Alternativ och kompletterande kommunikation) för perioden 2017-04-01--2018-03-31. Vidare skall en ensidig förlängningsoption om maximalt två år ingå, med möjlig förlängning ett år i taget. Uppdraget omfattar konsultinsats och som beskrivs under avsnitt 2. Behovet beräknas till ca 70 timmar/månad under ca tio månader av ett kalenderår. Under sommarmånaderna minskar behovet betydligt. Inledning och bakgrund Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) är en rikstäckande myndighet för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor. Alla insatser syftar till att öka kunskapen hos dem som arbetar i kommunerna, så att barn, unga och vuxenstuderande med funktionsnedsättning kan få en utveckling och utbildning som präglas av likvärdighet, rätt till stöd, lika bemötande, full delaktighet, tillgänglighet och jämlika villkor. Vi driver specialskolor för vissa målgrupper, och fördelar vissa bidrag till utbildningsanordnare av vuxenutbildning för studerande med funktionsnedsättning. Vi har också en övergripande roll att främja utveckling och anpassning av läromedel för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning så att de får tillgång till läromedel som gör det möjligt för dem att uppnå kunskapsmålen i skolan. Huvudkontoret finns i Härnösand, verksamheten utgår från våra fem regioner med kontor och specialskolor i Härnösand, Örebro, Stockholm, Göteborg och Malmö. SPSM har för närvarande ca 1 300 anställda. Mer information om vår verksamhet och organisation finns på www.spsm.se. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt bestämmelserna i 15 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU), SFS 2007:1091. Observera att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Allmänna anbudsförutsättningar Anbud skall vara skrivet på svenska språket. Anbud skall lämnas skriftligen i två kompletta exemplar ett original och en kopia. Anbudet skall vara myndigheten tillhanda senast 2016-12-15. Anbudet skall vara gällande till 2017-06-30. Försändelsen skall vara neutral - utan företagsbeteckning - men försedd med texten "Anbud - AKK Dnr UPP 2016/233" som bekräftelse på att detta innehåller anbud. Anbudet skall lämnas i slutet kuvert. Observera att anbud via fax eller e-post ej accepteras. 3

Anbudet skall adresseras: Specialpedagogiska skolmyndigheten Registrator Box 1100 871 29 Härnösand I de fall anbud överlämnas personligen eller genom bud får vi informera om att receptionen stänger kl. 16.00. Notera att Specialpedagogiska skolmyndigheten saknar möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. Anbudets innehåll Anbudet skall innehålla samtliga efterfrågade dokument och redovisningar. Anbudsgivaren skall besvara samtliga frågor alternativt bifoga önskad dokumentation med anbudet. Anbudet skall ställas upp på samma sätt som förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren uppmanas att begränsa svaren att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas. Prövning av anbud Prövning av anbuden kommer att göras i tre steg. Först prövas om kraven på leverantören är uppfyllda. Därefter prövas om de angivna allmänna avtalsvillkoren accepteras. De anbud som därefter kvarstår utvärderas i enlighet med vad som anges i avsnitt 3. Avtalsvillkor Bifogade kommersiella villkor försedda med anbudsgivarens underskrift skall bifogas anbudet som bekräftelse på att ställda kommersiella villkor accepteras. Kommentar: I det fall anbudsgivarens anbud antas kommer originalavtal att tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som det bifogade men är då kompletterat med uppgifter (företagsnamn, kontaktperson, prisvillkor m. m.) som saknas i denna version. Anbudsgivaren skall i bifogade exemplaret - för hand - fylla i dessa uppgifter. Priser Pris skall anges som ett pris per timme exkl moms. Priset ska inkludera samtliga kostnader, t ex såsom förberedelsetid. Kostnader för resor och logi i samband med olika insatser får faktureras separat. Kostnaden för den arbetstid som går åt för resor m m ska ingå i det offererade á-priset enligt ovan. Frågor och kontaktperson Eventuella frågor ställs till kontaktpersonen Lena Jungheim. Frågor skall ställas skriftligen, gärna via e-post (lena.jungheim@spsm.se), och i så god tid att svar kan lämnas senast fem (5) arbetsdagar innan sista dag att lämna anbud. Frågor och svar som har betydelse för anbudslämnande kommer att publiceras via www.spsm.se. Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Det som sagts om frågor och svar gäller även 4

eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget. Meddelande om beslut/upphandlingskontrakt Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem/vilka som tilldelas kontrakt och skälen till det kommer upplysningar härom att tillställas samtliga anbudsgivare. Avtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den utförare som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt enligt avtalsförlagan i avsnitt 4. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal avseende upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Avtalet kommer att undertecknas av företrädare för Specialpedagogiska skolmyndigheten tidigast tio dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan Med vänlig hälsning Christer Fleur Regionchef 5

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 1 KRAV PÅ LEVERANTÖREN Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska tillhandahålla tjänsten. Nedan efterfrågade dokumentation skall där så angivits omfatta både anbudsgivande leverantör samt av denne utnyttjade underleverantörer. 1.1 Resurser och erfarenhet Anbudsgivande företag skall ha bedrivit kvalificerad och omfattande utbildningsverksamhet riktad till pedagogisk personal inom området AKK under minst fem år. Anbudsgivaren skall inneha dokumenterade resurser i form av kvalificerad personal, teoretisk och praktisk kompetens i form av publikationer och utbildningsmaterial och information riktad till pedagogisk personal samt erfarenhet att tillhandahålla utbildningstjänster inom AKK. Anbudet skall innehålla a) en redovisning som visar att ovan beskrivna verksamheten bedrivits i minst fem år, b) en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget (fakta om företaget, verksamhetens inriktning och kompetensresurser). 1.2 Personal och kompetens Uppdrag skall utföras av erforderligt antal personal med adekvat utbildning och erfarenhet av att utföra den här typen av uppdrag. De personer som ska utföra uppdragen skall - ha utbildning på avancerad nivå inom AKK-området och dokumenterad, kvalificerad mångårig erfarenhet av arbetsuppgifter av det slag som efterfrågas i denna upphandling ha dokumenterad erfarenhet av och utbildning inom området Generellt gäller att all personal muntligt och skriftligt skall utföra sina uppgifter på svenska. Anbudet skall innehålla: a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls b) namn på aktuella personer c) kompetens- och erfarenhetsbakgrund för aktuella personer. Redovisningen skall lämnas i form av Curriculum Vitae innehållande namn, teoretisk kompetens och konkret beskrivning av erfarenheter av undervisning inom specifika AKK-områden både på grund nivå och avancerad nivå. 1.3 Personalresurser och kontinuitet Anbudsgivare skall kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivares möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Anbudet skall innehålla a) Bekräftelse att ställda krav uppfylls b) En beskrivning över hur detta tillgodoses 6

1.4 Referensuppdrag Anbudsgivande företag skall efter den 1 januari 2014 ha utfört uppdrag för olika uppdragsgivare avseende AKK av motsvarande omfattning och innehåll som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag. Anbudet skall innehålla a) en kortfattad beskrivning av uppdragen som visar att de ovan ställda kraven är uppfyllda. b) minst ett av uppdragen ska styrkas av referens och vara undertecknad av uppdragsgivaren. Referensen ska innehålla information enligt bifogad mall (bilaga 1). 1.5 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m m Anbudsgivare och eventuella underleverantörer skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen. Anbudsgivare skall till anbudet bifoga följande handlingar avseende både anbudsgivarens företag och eventuella underleverantörer: a) Kopia på ett högst 6 månader gammalt registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet b) Intyg (bilaga 2) undertecknat ansvarig firmatecknare som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. Intyget skall omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet. 1.6 Antidiskrimineringskrav Anbudsgivaren skall vid utförande av den avtalade tjänsten/entreprenaden i Sverige följa för varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Om något framkommer som visar att anbudsgivare diskriminerat eller diskriminerar på så sätt som närmare anges nedan under senaste tre åren utesluts anbudet. o Företrädare för anbudsgivare eller anställd hos honom har i tjänsten och för anbudsgivarens räkning gjort sig skyldig till olaga diskriminering enligt 16 Kap 9 brottsbalken. o Anbudsgivaren har betalt skadestånd på grund av diskriminering i arbetslivet enligt följande diskrimineringslagstiftning. - 16-19 enligt lagen om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet - 11-15 lagen om förbud mot diskriminering på grund av sexuell läggning - 12-16 lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder - 25-26 jämställdhetslagen 7

2. KRAV PÅ TJÄNSTEN 2.1 Uppdragets innehåll Specialpedagogiska skolmyndigheten, Södra regionen, har ett upptagningsområde som omfattar Skåne, Blekinge, Kalmar och Kronobergs län. Södra regionens regionkontor är beläget i Malmö. Inom vår specialpedagogiska stödverksamhet ger vi specialpedagogisk rådgivning till personal och skolansvariga i kommunala och fristående förskolor och skolor. Detta gör vi i frågor som rör pedagogiska konsekvenser av olika funktionsnedsättningar. Kompetensutveckling för skolans personal är en viktig del i vår verksamhet. I denna ingår bl a kurser och distansfortbildningar, spridning av information till skolhuvudmän och föräldrar samt information om läromedel. Inom området alternativ och kompletterande kommunikation (AKK) behöver Södra regionen komplettera den egna kompetensen med teori och metodik i det specialpedagogiska stödarbetet kring elevernas lärmiljö. Därför behöver Södra regionen ett konsultstöd inom detta område. Anbudet omfattar enbart det behov som finns inom Södra regionen. Om behov finns inom andra delar av myndigheten ligger det utanför detta anbud. Offererad timtaxa kan dock användas om inget annat avtalas. I anbudet ingår inte heller deltagande i leverantörens eventuella ordinarie kursutbud. Då Södra regionens personal deltar i sådana kurser ska dessa faktureras separat och med den kursavgift som gäller för den särskilda kursen. 2.2 Uppdragets omfattning Generell beskrivning Vi önskar anbud på arbete i form av kompetensutveckling, rådgivning och handledning inom området AKK. I uppdraget ingår även omvärldsbevakning, att följa och vara uppdaterad i aktuell forskning och befintliga verksamheter både inom och utom Sverige samt att följa den erfarenhetspraxis som finns inom området. Behov Verksamhetens behov av konsult inom området AKK kan sammanfattas i följande delar: Rådgivning Kursverksamhet Nätverk Informationsmaterial Övrigt Leverantören skall kunna utföra uppdrag preciserade nedan: 1. Rådgivning Inom samtliga skolformer inom det offentliga skolväsendet medverka som ett dialogiskt stöd kring pedagogiska frågeställningar rörande kommunikation eller i form av kortärenden med samtal och rådgivning till skolpersonal. Tidsåtgången kan variera beroende på vilka förfrågningar som kommer in från skolhuvudmän. 8

2. Kursverksamhet Tillsammans med myndighetens rådgivare och självständigt planera och genomföra fortbildningsdagar och tematräffar för skolpersonal. Under 2017 kommer bland annat följande kurser att genomföras: Tvådagars Blisskurs, med uppföljningsdag Tvådagars grundkurs i AKK TAKK i förskolan, en kursdag Specialpedagogiska seminariedagar kring specifika AKK-områden riktade mot pedagogers arbete för goda lärmiljöer 3. Nätverk Tillsammans med myndighetens rådgivare planera och genomföra nätverksträffar för pedagogisk personal inom Blisskommunikation och andra specialområden inom AKK. Under 2017 planeras några nätverksträffar. Antalet träffar planeras och bestäms i samverkan mellan myndigheten och leverantören. 4. Informationsmaterial Leverantören ska framställa och revidera informationsmaterial kring AKK. Detta ska kunna användas inom Södra regionen vid kurser, i läromedelsutställningen, vid rådgivningsärenden samt vid samverkan med skolans huvudmän. 5. Övrigt Övrigt förekommande konsultinsats kan vara kompetensutveckling för regionens rådgivare och även andra anställda inom södra regionen. Under 2017 kan följande insatser komma att genomföras: Intern kompetensutveckling för personal inom området Introduktion av nyanställd personal Omfattning Behovet beräknas till ca 70 timmar/månad under ca tio månader av ett kalenderår. Under sommarmånaderna minskar behovet betydligt. Beräkningen har gjorts utifrån de senaste årens omfattning men ingen garanti kan lämnas om exakt omfattning. 2.3 Tjänstens genomförande Utvärdering av konsultinsats Efter konsultens första sex månader i verksamheten kommer insatsen att följas upp tillsammans med chef för specialpedagogiskt stöd. Uppföljningen ligger till grund för eventuella justeringar i insatsens omfattning och/eller arbetsuppgifter. Regelbundna avstämningsmöten genomförs även kvartalsvis då en uppföljning görs av gjorda insatser och en planering görs av kommande insatser. Södra regionens chef för specialpedagogiskt stöd kallar till dessa möten. 9

Det som leverantören utför tidredovisas i myndighetens system och enligt myndighetens gällande regler. Leverantören måste vara beredd att lämna underlag för denna tidredovisning. 3. ANBUDSUTVÄRDERING Prövning av inkomna anbud sker i tre steg. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställs under leverantören (avsnitt 1). Därefter prövas om de angivna allmänna avtalsvillkoren accepterats (avsnitt 4). De anbud som visar sig uppfylla dessa krav genomgår därefter en prövning av de ställda kraven på tjänsten (avsnitt 2). Sammantaget finns sex skall-krav under Kapitel 1 Krav på leverantören, vilka alla måste beaktade vid inlämnande av anbudshandlingen, till grund för kvalificeringen av anbud. Bland dessa anbud som kvarstår kommer skolmyndigheten att anta det lägsta anbudet utifrån kriteriet pris, med avseende på angivet pris per timme. 4. KOMMERSIELLA KRAV - AVTALSVILLKOR Allmänt Följande avtalsdokument utgör tillsammans med kraven på tjänsten (avsnitt 2) och kraven på leverantören (avsnitt 1) underlag för det slutliga avtalet med Specialpedagogiska skolmyndigheten. Observera att avtalet skall skrivas under av anbudsgivande företag redan när anbudet lämnas in. Anbudsgivaren uppmanas kontakta Specialpedagogiska skolmyndigheten om anbudsgivaren anser att avtalet innehåller någon oklarhet. Eventuella förtydliganden av formuleringar i avtalets lydelse som anbudsgivaren vill påtala skall lämnas med anbudet tillsammans med det undertecknade avtalet. Avstår anbudsgivaren från att skriva under avtalet eller lämnar omformuleringsförslag tolkas detta som att kraven i avtalet inte kan uppfyllas eller accepteras. Detta innebär att anbudsgivaren inte blir aktuell som leverantör till skolmyndigheten. Vi vill åter igen påpeka att upphandlingslagen inte medger förändringar av i förfrågningsunderlaget ställda krav, samt ber Er kontrollera att samtliga Skall-krav beaktats. 10

Avtalsförlaga Mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten, organisationsnummer 202100-5745 och. (nedan kallat Företaget), organisationsnummer.., med adress..., har följande avtal slutits. Omfattning Företaget förbinder sig att åta sig uppdraget i den omfattning och på de villkor som anges nedan. Företagets åtagande ska utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i krav på leverantören samt kravspecifikationen (avsnitt 1 och 2). Avtalsperiod Villkoren i avtalet gäller från det att avtalet tecknas till och med 2018-03-31. SPSM har ensidig rätt att utnyttja en förlängningsoption om 2 år och med 12 månader i taget. Eventuellt utnyttjande av förlängningsoptionen skall skriftligt meddelas Företaget senast tre månader före avtalsperiodens utgång. Specialpedagogiska skolmyndigheten äger rätt att när som helst under avtalstiden säga upp avtalet till omedelbart upphörande i det fall Företaget, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Företaget är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap 1-2, Lagen om offentlig upphandling. Uppdragets utförande Företaget ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Specialpedagogiska skolmyndigheten har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. Kontaktpersoner Specialpedagogiska skolmyndigheten: Lena Jungheim Företaget.., tfn:010-4735385 tfn. Tjänster och priser Pris per: - Timme.. SEK Mervärdesskatt Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Prisjustering Priserna gäller fasta under avtalsperioden. 11

Sekretess/tystnadsplikt Företaget svarar för att personal för genomförande av uppdraget iakttar den sekretess och tystnadsplikt som motsvarar den för anställda inom specialskoleverksamheten. Företaget skall ej utan Specialpedagogiska skolmyndighetens medgivande till tredje part utlämna sådana uppgifter om verksamheten eller enskilda personer/elever som rör personliga förhållanden. Utnyttjande av uppdrag i marknadsföringssyfte Företaget har inte rätt att utan Specialpedagogiska skolmyndighetens skriftliga medgivande i någon form av marknadsföring, annan information eller som referens i framtida anbud eller offerter ange att leverantören utför/har utfört uppdrag åt Specialpedagogiska skolmyndigheten. Underleverantör Företaget får efter skriftligt medgivande av Specialpedagogiska skolmyndigheten anlita annan underleverantör i det fall åtagandet så påkallar. Företaget ansvarar för underleverantörers arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Företaget vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till av Företaget anlitade underleverantörer. Fakturering Fakturering sker månadsvis i efterskott med betalningsvillkor 30 dagar netto. Mervärdesskatt specificeras separat. Fakturan skall vara Specialpedagogiska skolmyndigheten tillhanda senast den 10:e i månaden efter. Ingen fakturering får ske för juli månad. Faktureringsadress: Specialpedagogiska skolmyndigheten FE 249 838 80 Frösön Fakturan skall märkas med org kod E400. Partsoberoende Vid genomförandet av avtalet ska Företaget tillvarata och företräda Specialpedagogiska skolmyndighetens intressen. Företaget eller företagets personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som gäller den avtalade tjänsten. Information Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. Hävning Vid väsentligt brott mot avtalet äger parterna att omgående häva avtalet eller begränsa det vad avser omfattning om inte rättelse sker efter skriftlig tillsägelse. Tvist Tvister ska alltid i första hand försöka lösas med förhandling mellan parterna och i andra hand avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Företaget att avbryta avtalet. 12

Avtalets ikraftträdande Detta avtal träder i kraft tio (10) dagar efter tilldelningsbeslut i upphandling UPP 2016/233, under förutsättning att: ingen förvaltningsdomstol beslutar om inhibition i ärendet. I detta fall träder avtalet i kraft tio (10) dagar efter att beslut om inhibition har hävts. eller: förvaltningsdomstol inte fattar beslut med innebörd att Specialpedagogiska skolmyndigheten ej kan fullfölja upphandlingen enligt tilldelningsbeslut. Avtalsbilagor Följande bilagor kommer att ingå i det slutliga avtalet. Bilaga 1 Bilaga 2 Krav på leverantören, avsnitt 1 i förfrågningsunderlaget daterat 2016-09-30 Krav på tjänsten, avsnitt 2 i förfrågningsunderlaget daterat 2016-09-30 Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav vardera parten tagit var sitt. Datering och underskrifter Ovanstående villkor godkännes:.. (Anbudsgivarens underskrift (Specialpedagogiska skolmyndigheten) 13