Upphandling av kommunikationsrådgivning

Transkript

1 UPP 2015/229 Sid 1 (17) Inbjudan att lämna anbud Upphandling av kommunikationsrådgivning 1 (15)

2 Innehållsförteckning Sid ANBUDSINBJUDAN 3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 1 Krav på leverantören 6 2 Krav på tjänsten 9 3 Anbudsutvärdering 11 4 Kommersiella krav - Avtalsförlaga 12 Bilagor Bilaga 1 - Förlaga skriftlig referens Bilaga 2 - Kommersiell sekretess-begäran Bilaga 3 - Förlaga sanningsförsäkran Bilaga 4 - Anbudsformulär 2 (15)

3 Inbjudan att lämna anbud Orientering om upphandlingen Myndigheten avser att sluta ramavtal för kommunikationsrådgivning för perioden från och med den 1 januari 2016 till och med den 31 december 2017, med möjlighet till förlängning årsvis, dock längst till 31 december Inledning och bakgrund Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) är en rikstäckande myndighet för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor. Vi arbetar för att barn, unga och vuxna oavsett funktionsförmåga ska få förutsättningar att nå målen för sin utbildning. Det gör vi genom specialpedagogiskt stöd, undervisning i specialskolor, tillgängliga läromedel och statsbidrag. Den kompetens vi erbjuder kompletterar kommunernas och skolornas egna resurser. Huvudkontoret finns i Härnösand, verksamheten utgår från våra fem regioner med kontor och specialskolor i Härnösand, Örebro, Stockholm, Göteborg och Malmö. SPSM har för närvarande cirka anställda. Mer information om vår verksamhet och organisation finns på vår webbplats Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som öppen upphandling enligt bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU), SFS 2007:1091. Observera att anbud antas utan föregående förhandling. Allmänna förutsättningar för anbudet Anbud ska vara på svenska och lämnas i ett skriftligt undertecknat exemplar och en digital version. Anbudet ska ha inkommit till myndigheten senast den 30 oktober 2015 och vara giltigt till och med den 30 mars Anbud lämnas i neutralt förslutet kuvert märkt Anbud kommunikationsrådgivning UPP 2015/229. Observera att anbud via fax eller e-post inte accepteras. Anbudet ska adresseras: Specialpedagogiska skolmyndigheten Registrator Box Härnösand 3 (15)

4 Om anbud överlämnas personligen eller genom bud får vi informera om att receptionen stänger klockan Notera att Specialpedagogiska skolmyndigheten saknar möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. Anbudets innehåll Anbudet ska innehålla samtliga efterfrågade dokument och redovisningar. Anbudsgivaren ska besvara samtliga frågor och bifoga önskad dokumentation med anbudet. Anbudet ska ställas upp på samma sätt som förfrågningsunderlaget. Vi uppmanar er att begränsa svaren till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas. Prövning av anbud Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om kraven på leverantören är uppfyllda. Därefter prövas om de angivna allmänna avtalsvillkoren accepteras. De anbud som därefter kvarstår utvärderas i enlighet med vad som anges i avsnitt 3. Avtalsvillkor Bifogade kommersiella villkor försedda med anbudsgivarens underskrift ska bifogas anbudet som bekräftelse på att ställda kommersiella villkor accepteras. Alternativt accepteras avtalsvillkoren via underskrift av Anbudsformuläret. Kommentar: I det fall anbudsgivarens anbud antas kommer originalavtal att tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som det bifogade men är då kompletterat med uppgifter (företagsnamn, kontaktperson, prisvillkor m.m.) som saknas i denna version. Anbudsgivaren ska i bifogade exemplaret fylla i dessa uppgifter. Priser Pris ska anges som pris per timme i SEK, exkl moms, i bifogat Anbudsformulär (bil.4) Frågor och kontaktperson Eventuella frågor ställs till kontaktpersonen Birgitta Olsson-Tapper. Frågor ska ställas skriftligen, gärna via e-post (birgitta.olsson-tapper@spsm.se), och i så god tid att svar kan lämnas senast fem (5) arbetsdagar innan sista dag att lämna anbud. Frågor och svar som har betydelse för anbudslämnande kommer att publiceras på vår webbplats Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Det som sagts om frågor och svar gäller även eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget. 4 (15)

5 Meddelande om beslut och upphandlingskontrakt Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem som tilldelas kontrakt och skälen till det, meddelas samtliga anbudsgivare. Avtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den utförare som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt enligt avtalsförlagan i avsnitt 4. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal om upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Avtalet kommer att undertecknas av företrädare för Specialpedagogiska skolmyndigheten tidigast tio dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan. Anbudsgivares begäran om sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud eller andra handlingar är mycket begränsade när upphandlingen avslutats. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med myndighet. Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren. För att SPSM ska kunna sekretessbelägga anbud eller del av anbud måste anbudsgivaren skriftligen (Se bilaga 2): begära att uppgift ska hållas hemlig ange vilken/vilka uppgift/er som ska gälla som skyddsvärt (normalt hålls inte ett helt anbud hemligt) ange vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs Begäran prövas av SPSM om någon begär att få ta del av handlingarna efter att tilldelningsbeslut skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgiften/erna. Om SPSM gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. OBS! Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. Med vänlig hälsning Birgitta Olsson-Tapper kommunikationschef 5 (15)

6 Förfrågningsunderlag 1 Krav på leverantör Nedan anges de formella och ovillkorliga krav som ställs på den leverantör som ska tillhandahålla tjänst för kommunikationsrådgivning. Den efterfrågade dokumentationen ska där så angetts omfatta både anbudsgivande leverantör samt eventuella underleverantörer. 1.1 Resurser och kompetens Anbudsgivande företag ska ha bedrivit kvalificerad kommunikations- och informationsrådgivning under minst fem år. Anbudsgivaren ska ha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att tillhandahålla kommunikationsrådgivning inom områdena kartläggning, planering, utvärdering, analys, medieträning och medierådgivning, strategi samt projektledning. Anbudet ska innehålla a) en redovisning som visar att verksamheten bedrivits i minst fem år, b) en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget (fakta om företaget, verksamhetens inriktning och kompetensresurser). 1.2 Personal och kompetens Uppdrag ska utföras av nödvändigt antal personal med adekvat utbildning och erfarenhet av att utföra den här typen av kommunikationsuppdrag. De personer som ska utföra uppdragen ska - ha minst fem års erfarenhet av kommunikationsrådgivning inom områdena kartläggning, planering, utvärdering, analys, medieträning och medierådgivning, strategier och projektledning för statlig verksamhet inom utbildnings- eller handikappområdet. - ha utbildning som är inriktad mot arbetsuppgifter av det slag som efterfrågas i denna upphandling. Generellt gäller att all personal muntligt och skriftligt ska utföra sina uppgifter på svenska. Anbudet ska innehålla a) en bekräftelse på att ställda krav uppfylls b) namn på aktuella personer c) kompetens- och erfarenhetsbakgrund för aktuella personer. Redovisningen ska lämnas i form av Curriculum Vitae (CV) innehållande namn, teoretisk kompetens och yrkeserfarenhet. Av redovisningen ska framgå erfarenhet och utbildning enligt ovan. 1.3 Personalresurser Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivares möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. 6 (15)

7 Anbudet ska innehålla a) bekräftelse på att ställda krav uppfylls och b) en beskrivning över hur detta tillgodoses. 1.4 Referensuppdrag Anbudsgivande företag ska efter den 1 januari 2010 ha utfört minst två uppdrag för olika statliga uppdragsgivare vilka motsvarar de tjänster för kommunikationsrådgivning som omfattas i detta förfrågningsunderlag. Av uppdragen bör det framgå att rådgivningen omfattat både interna och externa kommunikationsmål. Anbudet ska innehålla a) en kortfattad beskrivning av de två uppdragen som visar att de ovan ställda kraven är uppfyllda b) minst ett av uppdragen ska styrkas av referens och vara undertecknad av uppdragsgivaren. Referensen ska innehålla information enligt bifogad mall (bilaga 1). 1.5 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter med mera Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter i Sverige eller i hemlandet. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen. Anbudsgivare ska bifoga följande handlingar avseende både anbudsgivarens företag och eventuella underleverantörer till anbudet: a) Kopia på ett högst sex månader gammalt registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet. b) Intyg (bilaga 3) undertecknat av ansvarig firmatecknare som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. Intyget ska omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare, delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet. 1.6 Antidiskrimineringskrav Anbudsgivaren ska vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa för varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Om något framkommer som visar att anbudsgivare diskriminerat eller diskriminerar på så sätt som närmare anges nedan under senaste tre åren utesluts anbudet. a) Företrädare för anbudsgivare eller anställd hos honom har i tjänsten och för anbudsgivarens räkning gjort sig skyldig till olaga diskriminering enligt 16 Kap 9 brottsbalken. b) Anbudsgivaren har betalt skadestånd på grund av diskriminering i arbetslivet enligt följande diskrimineringslagstiftning: enligt lagen om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet 7 (15)

8 lagen om förbud mot diskriminering på grund av sexuell läggning lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder jämställdhetslagen. 8 (15)

9 2. Krav på tjänsten 2.1 Uppdragets omfattning Specialpedagogiska skolmyndigheten har under föregående ramavtalsperiod avropat kommunikationsrådgivning för cirka en miljon kronor per år. Upphandlingen avser samtliga delmoment specificerade nedan. Specialpedagogiska skolmyndigheten garanterar ingen miniminivå. 2.2 Uppdragets mål och innehåll Leverantören ska kunna analysera myndighetens interna och externa kommunikationsbehov och föreslå strategier, det vill säga medverka i genomförandet från kartläggning till analys och förslag till vidare insatser. Målet är att tillsammans lyfta Specialpedagogiska skolmyndighetens kommunikationsarbete. I det ingår också medieträning av myndighetens talespersoner. Specialpedagogiska skolmyndighetens ramavtal gällande kommunikationsrådgivning ska innefatta kartläggning utvärdering analys medierådgivning och medieträning strategier projektledning. Pris ska anges per timme för samtliga uppräknade tjänster enligt ovan. Se Tjänster och priser i de kommersiella villkoren avsnitt Underlag för bedömning Specialpedagogiska skolmyndigheten har sedan ett år tillbaka infört en processorganisation med syftet att skapa effektivare arbetssätt som svarar mot våra kunders efterfrågan samt utveckla uppföljningen och utvecklingen av verksamheten. Processorganisationen består av de fyra kärnprocesserna: Specialpedagogisk stöd, Specialskola, Läromedel och Statsbidrag samt de två stödprocesserna Ledningsstöd och Verksamhetsutveckling. Processorganisationen ersätter inte den tidigare linjeorganisationen indelad i avdelningar vilket innebär att myndighetens är organiserad i en matrisorganisation. Arbetet sker i processledningsgrupper med hjälp av förslag från avdelningar och arbetsgrupper. I processledningsgrupperna tas underlag fram till de processer man vill prioritera för dokumentation och för vidare utveckling. I varje processledningsgrupp finns en processtödjare som är expert på det verktyg som används för att dokumentera processerna. Processägargruppen som består av 9 (15)

10 ordförandena i processledningsgrupperna sammanställer och bereder ett förslag som lämnas vidare till ledningsgruppen för gemensam diskussion om prioritering och resursfördelning inför beslut av GD. Anbudsgivande företag ska lämna arbetsprov genom att: Föreslå hur ett lämpligt kommunikationsstöd ser ut och organiseras för att stödja processorganisationen. Förslaget ska vara logiskt, konsekvent och rimligt i förhållande till arbetsinsats och kostnad. Bedömningen görs av en expertgrupp inom myndigheten. I anbudet ska tillvägagångssättet för varje steg redovisas och tidsättas. 2.4 Tjänstens genomförande Specialpedagogiska skolmyndigheten planerar sin informationsverksamhet i verksamhetsplan i början av varje år. Vid projektstart förväntar sig myndigheten att leverantören ska kunna ställa personal till förfogande senast två dagar efter att Specialpedagogiska skolmyndigheten har begärt detta. 10 (15)

11 3. Utvärdering av anbud Prövning av inkomna anbud sker i ett flertal steg. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställs under leverantören (avsnitt 1). Därefter prövas om de angivna allmänna avtalsvillkoren accepterats (avsnitt 4). De anbud som visar sig uppfylla dessa krav genomgår därefter en prövning av de ställda kraven på tjänsten (avsnitt 2). Bland dessa anbud som kvarstår kommer myndigheten att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån följande kriterier: A. pris 30 procent B. arbetsprov 70 procent A) Pris Priset kommer att beräknas som summan av angivet pris per timme för de olika delmomenten: kartläggning, utvärdering, analys, medierådgivning och medieträning, strategier och projektledning. Det anbud som erbjuder det lägsta priset enligt beskriven beräkningsmodell erhåller 130 poäng. De övriga anbuden erhåller en lägre poäng relaterat till den procentuella differensen till lägsta pris. Som exempel kommer den som erbjuder ett 10 procent högre pris att erhålla 118 poäng och den som erbjudit 50 procent högre pris att erhålla 87 poäng. B) Arbetsprov De anbud som uppfyller kraven på tjänsten enligt uppdragets krav och innehåll erhåller 100 poäng. De anbud som arbetsgruppen bedömer ha uppnått fullständig måluppfyllelse erhåller 130 poäng. Övriga anbud tilldelas utifrån arbetsgruppens bedömning poäng ner till som lägst 100 poäng. Viktning Kriteriet "arbetsprov" kommer därefter att viktas till 70 procent och kriteriet "pris" till 30 procent i den slutliga anbudsutvärderingen. Specialpedagogiska skolmyndigheten kommer att anta anbud som fått högst sammanräknad poäng. 11 (15)

12 4. Kommersiella krav och avtalsvillkor Allmänt Följande avtalsdokument utgör tillsammans med kraven på tjänsten (avsnitt 2) och kraven på leverantören (avsnitt 1) underlag för det slutliga avtalet med Specialpedagogiska skolmyndigheten. Anbudsgivaren uppmanas kontakta Specialpedagogiska skolmyndigheten om anbudsgivaren anser att avtalet innehåller någon oklarhet. Eventuella förtydliganden av formuleringar i avtalets lydelse som anbudsgivaren vill påtala ska lämnas med anbudet tillsammans med det undertecknade avtalet. Omformuleringar och förtydliganden kan endast accepteras under förutsättning att avsikten i avtalsvillkoret inte ändras, det vill säga att förutsättningarna för anbudsgivarna inte ändras. Anbudet ska innehålla pris enligt uppställning i avtalsförlaga. 12 (15)

13 Avtalsförlaga Mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten, organisationsnummer och. (nedan kallat Företaget), organisationsnummer.., med adress, har följande avtal slutits. Omfattning Företaget förbinder sig att åta sig uppdraget i den omfattning och på de villkor som anges nedan efter avrop. Företagets åtagande ska utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i krav på leverantören samt kravspecifikationen (avsnitt 1 och 2). Avtalsperiod Villkoren i avtalet gäller från det att avtalet tecknas till och med 31 december Avtalet kan förlängas årsvis, dock längst till om Specialpedagogiska myndigheten skriftligt begär detta senast 3 månader för avtalsperiodens utgång. Specialpedagogiska skolmyndigheten äger rätt att när som helst under avtalstiden säga upp avtalet till omedelbart upphörande i det fall Företaget, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Företaget är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap 1-2, Lagen om offentlig upphandling. Uppdragets utförande Företaget ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Specialpedagogiska skolmyndigheten har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. Kontaktpersoner Specialpedagogiska skolmyndigheten: Birgitta Olsson-Tapper, Företaget.., tfn. Tjänster och priser Pris per timme avseende enskilda aktiviteter: Kartläggning Analys Utvärdering Medierådgivning och medieträning SEK SEK SEK SEK 13 (15)

14 Strategier Projektledning SEK SEK Mervärdesskatt Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Prisjustering Priserna gäller fasta under första avtalsperioden. För åren därefter kan indexanpassad höjning ske om leverantören så påkallar. Upphovsrätt Specialpedagogiska skolmyndigheten erhåller genom detta avtal upphovsrätten till allt material som produceras inom ramen för detta avtal, med den begränsning som följer av 3 lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Företaget ansvarar för att levererat material inte kränker annans rätt. Företaget ansvarar för skadestånd och andra kostnader som Specialpedagogiska skolmyndigheten åsamkas på grund av anspråk från tredje part. Framställs anspråk gentemot Specialpedagogiska skolmyndigheten ska myndigheten utan dröjsmål underrättas av Företaget. Denna bestämmelse gäller även efter det att avtalet upphört att gälla. Utnyttjande av uppdrag i marknadsföringssyfte Företaget har inte rätt att utan Specialpedagogiska skolmyndighetens skriftliga medgivande i någon form av marknadsföring, annan information eller som referens i framtida anbud eller offerter ange att leverantören utför eller har utfört uppdrag åt Specialpedagogiska skolmyndigheten. Underleverantör Företaget får efter skriftligt medgivande av Specialpedagogiska skolmyndigheten anlita annan underleverantör i det fall åtagandet så påkallar. Företaget ansvarar för underleverantörers arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Företaget vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till av Företaget anlitade underleverantörer. Leveransvillkor Samtliga villkor gäller fritt levererat inom av båda parter överenskommen tid. Fakturering Varje uppdrag faktureras separat med betalningsvillkor 30 dagar netto. I priset innefattas alla de kostnader och utlägg som Företaget haft för att fullgöra uppdraget. Mervärdesskatt specificeras separat. Efter överenskommelse kan dellikvid utbetalas för redovisade kostnader i samband med längre uppdrag, dock högst en gång per månad. Skulle av någon anledning inte Företaget kunna fullfölja överenskommet åtagande, har Specialpedagogiska skolmyndigheten rätt till prisreduktion som svarar mot bristen. Specialpedagogiska skolmyndigheten har rätt att avvakta med utbetalningarna till dess bristerna är åtgärdade. 14 (15)

15 Partsoberoende Vid genomförandet av avtalet ska Företaget tillvarata och företräda Specialpedagogiska skolmyndighetens intressen. Företaget eller företagets personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som gäller den avtalade tjänsten. Information Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. Hävning Vid väsentligt brott mot avtalet äger parterna rätt att omgående häva avtalet eller begränsa det vad avser omfattning om inte rättelse sker efter skriftlig tillsägelse. Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av allmän domstol i Sverige med tillämpning av svensk rätt. Avtalsbilagor Följande bilagor kommer att ingå i det slutliga avtalet: Krav på leverantören, avsnitt 1 i förfrågningsunderlaget daterat Krav på tjänsten, avsnitt 2 i förfrågningsunderlaget daterat Detta avtal upprättas i två likalydande exemplar, varav vardera parten tar var sitt. Datering och underskrifter Ovanstående villkor godkänns:.. (Anbudsgivarens underskrift ) 15 (15)