Ny ekonomi 2016 Grundkurs Raindance Deltagarmaterial Nov dec 2015
Innehållsförteckning Övning 1: Rapport Aktiviteter per kostnadsställe... 4 Övning 2: Lägg upp en ny aktivitet... 5 2a: Lägg upp en ny aktivitet, aktivitetstyp: Löpande verksamhet... 5 2b: Lägg upp en ny aktivitet, aktivitetstyp: Bidrag... 7 2c: Rapport för kontroll aktivitetsinformation för Bidrag... 9 Övning 3: Skapa bokföringsorder... 10 3a: Rätta kontering på en Lupinfaktura... 10 3b: Flytta myndighetskapital från aktivitet som ska avslutas... 11 3c: Rättning av internfaktura... 12 3d: Utbokning från utredningskontot... 13 3e: Rättning av lönekontering... 13 3f: (Visning) Skapa bokföringsorder via Excel... 14 Övning 4: Sök verifikation... 16 4a: Sök fram dina egna verifikationer... 16 4b: Sök verifikation på ett specifikt kostnadsställe... 17 Övning 5: Uppföljning... 18 5a: Uppföljning i Rapporter (endast i PDF-format)... 18 5b: Uppföljning i Frågor & Analys... 18 5c: Uppföljning i Frågor & Analys... 19 5d: Enkel projektuppföljning... 20 Bilaga Verifikationstyper, radtyper samt sökmöjligheter... 21 2
Välkommen! För att logga in på dator i utbildningssal C217: C217 Orange16 För att logga in på dator i utbildningssal C218: C218 Orange16 Öppna Firefox Logga in på länk: https://utbraindance.adm.lu.se/utbraindance/sso/saml Ange ditt lucat-id och lösenord för att komma in i Raindance. 3
Övning 1: Rapport Aktiviteter per kostnadsställe Ta ut en rapport som visar de aktiviteter som finns på ditt kostnadsställe och visar koppling till verksamhet Uppföljning/Frågor & Analys/Flik: Ekonomirapporter Välj rapport: Kodplan, Akt per Kst, Vsh Välj eller ange kostnadsställe i fältet Kst, Enter. Spara bilden i PDF-format: välj ikonen (skriv ut till PDF), välj att öppna dokumentet i Adobe Acrobat genom att markera valet i popup-fältet nedan: Spara rapporten på skrivbordet (Arkiv/Spara som/skrivbord) Stäng rapportbilden (röda krysset) TIPS Spara ditt personliga urval genom att välja ikonen TIPS Om du vill exportera rapporten till Excel, välj ikonen. 4
Övning 2: Lägg upp en ny aktivitet Förberedelse: Spara projektbild: Administrera aktiviteter och bifoga dokument som din projektbild Projekt/Projektuppföljning/Flik: Alla Längst ner i bilden finns Personligt menyval, välj i fältet Min projektbild: Admin Aktiviteter och bifoga dokument: Nu ligger denna bild sparad i din undermeny till Projekt, syns först när du loggat ut och in igen. 2a: Lägg upp en ny aktivitet, aktivitetstyp: Löpande verksamhet Projekt/Min projektbild (=Administrera aktiviteter och bifoga dokument) 1. I urvalsfältet Kst2 fyller du i ditt kostnadsställe, Enter. Spara ditt personliga urval. 5
2. Peka på valfri aktivitet i Aktivitetskolumnen och öppna väljlistan med höger musknapp. Projektinformation: Fakturaunderlag: Skapa projekt: Komplettera en befintlig aktivitet med info eller dokument Ställ ut en rekvisition eller faktura Lägg upp en ny aktivitet 3. Välj Skapa projekt. 4. Välj aktivitetstyp Löpande verksamhet ur väljlistan. Namnge aktiviteten med dagens datum och din signatur. * Obligatoriska fält Dessa fält innehåller en väljlista, klicka på förstoringsglaset för väljlistan. När du sparat dina val med Spara-knappen är aktiviteten valbar för kontering i Raindance. I Primula och Lupin blir aktiviteten valbar senast nästa dag. 6
2b: Lägg upp en ny aktivitet, aktivitetstyp: Bidrag Projekt/Min projektbild (=Administrera aktiviteter och bifoga dokument) 1. Peka på valfri aktivitet i Aktivitetskolumnen och öppna väljlistan med höger musknapp. Välj Skapa projekt. 2. Välj aktivitetstyp Bidrag ur väljlistan. Namnge aktiviteten med dagens datum och din signatur. 3. Börja med att fylla i de obligatoriska fälten. 4. Ange information i de övriga fält som är aktuella för aktiviteten. Kontraktsnummer: Medsökande väljer kontraktsnummer, huvudsökande skapar nytt. Kontraktsinfo: Information utöver kontraktsbenämningen (begränsning till 120 tecken). Projektledare: Välj ur väljlistan. 7
Samfinansieras: Ja för att beräkning och bokföring ska ske med automatik. Samfinansieringskälla: Den aktivitet som samfinansieringen ska hämtas ifrån. Samfinansieringsbehov: Enligt finansiärens villkor i kontraktet, ett antal mallar. Samfin undantag: Enligt finansiärens villkor i kontraktet, ett antal mallar. Noteringar: Kontraktsnummer om flera kontrakt finns knutna till aktiviteten. Viktigt: innan du sparar ska du ändra status från Stängd till Öppen. Spara. Nu öppnar du flik 2 (inte tillgänglig/synlig förrän du sparat). Aktivitetsnummer: 5. Välj KundID (välj bland R-kunder dvs rekvisitionskunder, R*). 6. Välj Konto, Finansiär och Motpart. Används vid rekvisition och periodisering.. 7. Fyll i övriga uppgifter som ska användas på rekvisition (aktivitetstyp: bidrag). 8
2c: Rapport för kontroll aktivitetsinformation för Bidrag Projekt/Projektuppföljning/Flik: Bidrag/Alla informationsfält Bidrag Ange ditt kostnadsställe i fält: KST2, Enter TIPS För att söka fram t ex alla aktiviteter som saknar information i kontraktsnummerfältet: Ställ markören i fält Kontraktsnummer och klicka på mellanslagstangenten (för att markera sökning på tomt fält). Enter. 9
Övning 3: Skapa bokföringsorder 3a: Rätta kontering på en Lupinfaktura Bokföringsorder/Skapa 1. Välj EBPE Extern bokföringsorder. 2. Fyll i bokföringsdatum i en öppen period. 3. Skriv din verifikationstext Korr LF XXXXXXX i textrutan, max 30 tecken. 4. Spara huvudet genom att använda knappen Spara huvud eller tryck Enter. 5. Anteckna ditt verifikationsnummer: 6. Välj radtyp Bokf E. 7. Fyll i konto 63110 Böcker, välj aktivitet och motpart 8000 Övriga svenska samt fyll i kreditbelopp och radtext. Spara raden genom att trycka Enter. Nu fylls kostnadsställe och verksamhet i med automatik, sk kodkomplettering. 8. På andra raden fyll i konto 63110 Böcker, korrekt aktivitet och motpart samt debetbelopp och radtext. Spara raden genom att trycka Enter. Kodkomplettering sker. TIPS Du 9. kan enkelt kopiera kodsträngsdelen från första raden genom att använda ALT C, en ruta i taget 10. Klicka på ikonen och lägg till ytterligare information utöver det som står i radtexten. 11. Godkänn din bokföringsorder genom att klicka på dubbelstämpeln. 12. Avsluta din bokföringsorder genom att klicka på Signeraknappen och signera med ditt lösenord. OBS! I Lupin söker du fram fakturan och lägger till kommentar Kontering korrigerad i verfikation xxxxxx. 10
3b: Flytta myndighetskapital från aktivitet som ska avslutas OBS! Från och med 1/1-2016 ändras regelverket kring kapitalflyttning och det blir inte längre tillåtet att flytta myndighetskapital mellan verksamheterna 21 Forskning med anslag och 35 Forskning med bidrag. Bokföringsorder/Skapa 1. Välj EBPE Extern bokföringsorder. 2. Fyll i bokföringsdatum i en öppen period. 3. Skriv din verifikationstext Kapitalflytt enligt beslut i textrutan. 4. Spara huvudet genom att använda knappen Spara huvud eller tryck Enter. 5. Anteckna ditt verifikationsnummer: 6. Välj radtyp Bokf E. 7. Fyll i konto 20701 Kapitalflyttning, välj aktivitet och motpart 9000 BR och Anslag samt fyll i kreditbelopp och radtext. Spara raden genom att trycka Enter. Nu fylls kostnadsställe och verksamhet i med automatik, sk kodkomplettering. 8. På andra raden fyll i konto 20701 Kapitalflyttning, korrekt aktivitet och motpart 9000 BR och Anslag samt debetbelopp och radtext. Spara raden genom att trycka Enter. Kodkomplettering sker. 9. Lämna nu bokföringsordern och gå direkt till Min inkorg genom att klicka på fliken Min inkorg. Eftersom du inte har avslutat bokföringsordern genom att godkänna eller signera den, så hamnar den här och du kan lätt gå in på den igen genom att dubbelklicka på raden (eller använda knappen Kontera och attestera) och fortsätta ditt arbete enligt punkt 10, 11 och 12. 10. Klicka på ikonen och bifoga ett dokument genom att följa instruktionen i rutan. Exempel på dokument som ska bifogas är tex ett beslut om att myndighetskapitalet får flyttas. 11. Godkänn nu din bokföringsorder genom att klicka på dubbelstämpeln. 12. Signera sedan din bokföringsorder med ditt lösenord genom att klicka på Signeraknappen. 11
3c: Rättning av internfaktura Välj Bokföringsorder/Skapa 1. Välj EBPI Intern bokföringsorder. 2. Fyll i bokföringsdatum i öppen period. 3. Skriv din verifikationstext Korr IKF XXXXXXXX i textrutan. 4. Spara huvudet genom att använda knappen Spara huvud eller tryck Enter. 5. Anteckna ditt verifikationsnummer: 6. Välj radtyp Bokf I. 7. Fyll i konto 57220 Porto, välj aktivitet och motpart 9500 Mellan fakulteter samt fyll i debetbelopp och radtext. Spara raden genom att trycka Enter. Nu fylls kostnadsställe och verksamhet i med automatik, sk kodkomplettering. 8. På andra raden fyll i konto 57220 Porto, korrekt aktivitet och motpart 9500 Mellan faktulteter samt kreditbelopp och radtext. Spara raden genom att trycka Enter. Kodkomplettering sker. 9. Godkänn din bokföringsorder genom att klicka på dubbelstämpeln. 10. Avsluta din bokföringsorder genom att klicka på Signeraknappen och sedan signera med ditt lösenord. TIPS Om du klickar på kodsträngen i klartext. efter att ha markerat en rad i en bokföringsorder så visas översättningen av 12
3d: Utbokning från utredningskontot Välj Bokföringsorder/Skapa 1. Välj verifikationstyp EBPU Utbokning utredning. 2. Fyll i bokföringsdatum i en öppen period. 3. Skriv din verifikationstext Utbokning från Utredningskonto i textrutan. 4. Spara huvudet genom att använda knappen Spara huvud eller tryck Enter. 5. Anteckna ditt verifikationsnummer: 6. Välj radtyp Utred för att kunna bokföra på konto 25924 Utredningskonto. 7. Välj kostnadsställe och samt fyll i debetbelopp 35 000 kr och radtext. Spara raden genom att trycka Enter. 8. Välj radtyp Utbok. 9. Kontering: Konto 36260 Bidrag övr länder och int org, aktivitet valfri inom typen Bidrag, finansiär 639 Övr utl org m m u vinstsyfte, motpart 8200 Utländska utanför EU, landkod fyll i USA från väljlisten samt fyll i kreditbelopp -35 000 kr och radtext. Spara din rad med enter. 10. Godkänn din bokföringsorder genom att använda dubbelstämpeln. 11. Avsluta din bokföringsorder genom att klicka på Signeraknappen och signera med ditt lösenord. 3e: Rättning av lönekontering Välj Bokföringsorder/Skapa Löner ska så långt det går bokas om i Primula. 1. Välj EBPID Extern Id bokföring. 2. Fyll i bokföringsdatum i öppen period. 3. Skriv din verifikationstext Korr lön (personnamn) apr 2015 i textrutan. 4. Spara huvudet genom att använda knappen Spara huvud eller tryck Enter. 5. Anteckna ditt verifikationsnummer: 6. Välj radtyp ID. 7. Fyll i konto 41112 Lön ombokning, välj aktivitet och motpart 8000 Övriga svenska samt fyll i Id (välj från väljlistan) och kreditbelopp och radtext. Spara raden genom att trycka Enter. Nu fylls kostnadsställe och verksamhet i med automatik, sk kodkomplettering. 13
8. På andra raden fyll i konto 41112 Lön ombokning, välj aktivitet och motpart 8000 Övriga svenska samt fyll i Id (välj från väljlistan) och kreditbelopp och radtext. Spara raden genom att trycka Enter. Nu fylls kostnadsställe och verksamhet i med automatik, sk kodkomplettering. 9. Godkänn din bokföringsorder genom att klicka på dubbelstämpeln. 10. Avsluta din bokföringsorder genom att klicka på Signeraknappen och sedan signera med ditt lösenord. TIPS! Du behöver inte SIGNERA varje bokföringsorder för sig utan du kan göra detta i ett svep genom Min Inkorg. Använd knappen Signera nere i högra hörnet. 3f: (Visning) Skapa bokföringsorder via Excel Välj Bokföringsorder/Skapa 1. Välj EBPI Intern bokföringsorder. 2. Fyll i bokföringsdatum i en öppen period. 3. Skriv din verifikationstext Samfin okt-2015 i textrutan. 4. Spara huvudet genom att använda knappen Spara huvud eller tryck Enter. 5. Anteckna ditt verifikationsnummer: 6. Välj radtyp BokVGI för att kodkomplettera verksamheten. Radtypen BokVGI används vid bokföring på de gemensamma aktiviteterna 990011, 990021 och 990091. Radtypen kodkompletterar verksamheten. 14
7. För att komplettera bokföringsordern eller bearbeta den på annat sätt i Excel, välj symbolen och följ instruktionerna. 8. Fyll i ditt Excelblad på samma sätt som nedan. 9. Markera området/tabellen i Excel och kopiera detta. 10. Gå in i Raindance och klicka på ikonen och följ instruktionen i den lilla rutan som dyker upp, dvs ställ markören i rutan tryck CTL+V och välj OK. Skulle någon rad bli felaktig kommer denna att bli röd. 11. Godkänn din bokföringsorder genom att klicka på dubbelstämpeln. 12. Signera din bokföringsorder genom att klicka på Signeraknappen och signera med ditt lösenord. TIPS! Du kan spara ner ditt Excelunderlag och använda det som mall nästa gång du ska tex samfinansiera. I kolumnen för Radtypnr fyller du i 1-4 beroende på vilken radtyp du vill använda. Radnummer behöver inte fyllas i. Beroende på vilken radtyp du använder behöver du fylla i olika mycket information. 15
Övning 4: Sök verifikation 4a: Sök fram dina egna verifikationer Bokföringsorder/Sök/Dokument Sök fram dagens verifikationer du har skapat genom att söka upp dig själv i Användare genom att klicka på förstoringsglaset. Högerklicka på Namn och välj Urval enligt mönster. I mönster skriver du in ditt förnamn följt av * och trycker Sök. När du sökt upp ditt namn bekräftar du med OK. När ditt namn är ifyllt i Användare väljer du sedan Kontering, fyller i en * i koddel och fyller i dagens datum. Nu kommer de verifikationer du har gjort under dagen upp i en lista. Vill du dyka på en verifikation dubbelklickar du på den eller markerar den och trycker Visa. 16
TIPS Om du har glömt att bifoga dokument eller vill skriva en notering till verifikationen kan du göra det här genom att öppna verifikationen och använda respektive ikon för detta. 4b: Sök verifikation på ett specifikt kostnadsställe Uppföljning/Frågor och Analys/Fliken Ekonomi/Verifikationslista spec 1. Ange kostnadsställe. Ange Månad 01-12 för hela året. Övriga fält ska ha markering: *. 17
Övning 5: Uppföljning 5a: Uppföljning i Rapporter (endast i PDF-format) Uppföljning/Rapporter/Flik: Ekonomi, välj rapport: Resultaträkning org Beställ resultaträkning för ditt kostnadsställe genom att direkt fylla i fältet Kostnadsställe: 5b: Uppföljning i Frågor & Analys Uppföljning/Frågor & Analys/Flik: Ekonomi, välj Verifikationslista spec När bilden visas gör du en utsökning på ditt eget kostnadsställe. Nu kan du göra utsökningar i listan t ex genom att klicka på valfritt Kund/Lev-ID. Då specificeras rapporten till att visa innevarande års samtliga transaktioner registerade på den kunden. Prova att dölja kolumn Verrad genom att högerklicka på kolumnrubriken och därefter välja Dölj/visa kolumn. 18
Prova att flytta kolumn Vernr så att den hamnar till vänster om kolumn Verdatum genom att högerklicka på kolumnrubriken och därefter välja Flytta vänster. TIPS Lägg till ny kolumn genom att använda ikonen knappen Lägg till. och välj t ex FIN (Finansiär),klicka på 5c: Uppföljning i Frågor & Analys Uppföljning/Frågor & Analys/Flik: Ekonomi, välj Saldolista Spec Sök på specifikt konto t ex 30120 Samfinansiering: Klickar du i utfallskolumnen på ett specifikt belopp kommer du till bild Visa detaljrader. 19
För mer specifierad information om kodsträngen, välj ikonen : 5d: Enkel projektuppföljning Utökat stöd för projektuppföljning finner du fr o m 2016 i Kuben. Projekt/Projektuppföljning/Flik Bidrag/Uppföljning av utfall ny Ange aktivitet från någon av dina tidigare övningsuppgifter. Enter. Här kan du få information om aktivitetens utfall i resultaträkningen, summerat totalt och på kontogrupper. För att se underliggande transaktioner, dyk på beloppen. Du kommer ner till verifikationsraderna. 20
Bilaga Verifikationstyper, radtyper samt sökmöjligheter 21
22