Logga in på Internet och gå till www.valvetab.se. Klicka på Logga in. Här kan du välja både att logga in för att hantera föreningens fakturor och att komma åt föreningens rapporter. 1
Du kommer då till en inloggningssida där du fyller i det Användarnamn och det Lösenord du fått från oss på Valvet AB. Klicka på Logga in. Du kan givetvis ändra ditt lösenord - i slutet av manualen visar vi hur du gör detta. När du loggat in kommer du in till en Översiktssida för föreningens ekonomi. Denna sida visar en årsöversikt där staplarna åskådliggör månadsresultaten medan den gröna kurvan visar föreningens ackumulerade resultat. Diagrammet till höger visar föreningens tillgångar och skulder. Nedanför detta diagram visas några nyckeltal. 2
Genom att välja nästa flik; Verksamheten, kommer du till en schematisk bild föreningens verksamhet som visar föreningens intäkter och kostnader. När du tittar på den schematiska bilden kan det vara bra att göra lite inställningar för att få en bättre överblick. Det gör du genom att välja t.ex. en annan period. Här väljer vi att titta på första halvåret 2013. Genom att föra pilen över kurvan i diagrammet kan du få intäkter och kostnader vid olika tidpunkter. 3
Du kan också välja att dela upp perioden i dagar, veckor och månader. Här visas hur samma kurva, som ovan, återges då du istället väljer att visa månader. Flik Företaget visar hur föreningens tillgångar och skulder fördelar sig mellan ingående balans och innevarande period; här 2013-01-01 och 2013-06-30. 4
Under fliken Sök kan du leta efter ett begrepp, en leverantör osv. Här väljer vi att söka efter de eventuella utlägg som gjorts i föreningen. Vi skriver utlägg och klickar på Sök. Vi får då upp alla de verifikationer vars text innehåller ordet Utlägg. Som du ser hittar du alla verifikationer, även de från tidigare verksamhetsår. Vill du titta närmare på ett verifikat så klickar du på den blå länken. 5
Du kommer då till verifikatet och kan se hur det bokas i redovisningen. Verifikatet öppnas i ny bild. Nästa flik innehåller ett Dokumentarkiv. Här har vi för avsikt att spara alla de dokument som styrelsens medlemmar kan behöva ha tillgång till; årsredovisning, registreringsbevis, taxeringsbevis etc. Möjligheterna är obegränsade och ni i styrelsen har möjlighet att själva skapa Mappar och spara ner dokument. 6
Den sista fliken innehåller alla era Rapporter; Resultaträkning och Balansräkning. Här väljer vi att titta på Halvår 1, 2013. Klicka på ikonen. Då ser din Resultatrapport ut så här. Till höger ser du ett antal nedrullningslister där du kan ange hur du vill att din resultatrapport ska se ut. 7
Vill du jämföra dina halvårssiffror med föregående års siffror väljer du Jämför Period. Här väljer vi att jämföra med samma period föregående år (2012). Då ser rapporten ut så här: I den här bilden ser du alla konton där något har bokförts under 2012 och 2013. Kanske vill du hellre få en mer komprimerad sammanställning över föreningens intäkter och kostnader? Det får du genom att klicka ur boxen Visa Konton. 8
Då får du en rapport som ser ut som till vänster. Nu väljer vi dock att ha Visa Konton ifyllt för vi vill kunna jämföra de olika kostnaderna på kontonivå. Genom att klicka på kontot, som är markerat i blått, kan vi se de olika bokningarna som skett på detta konto under 2013. Här väljer vi att titta på konto 4115 Snöröjning och sandning. 9
De bokningar som skett på kontot visas då i en ny bild. Du ser en text som anger leverantörens namn och också fakturans belopp. Resultatrapporten kan exporteras till Excel ifall du vill arbeta vidare med den. Den kan också exporteras till pdfformat. Vill du ha en rapport där du gör Budgetjämförelse klickar du här. 10
Då får du en ny rapport där den period vi valt istället jämförs med periodens budget. Rapporten visar också avvikelser, både i kronor och procent. Du kan göra samma typ av val till höger i bilden som vi nämnt tidigare, Visa Konton, exportera osv. Du kan i vilken bild som helst välja att ändra ditt lösenord. Det gör du genom att klicka på Inställningar. Skriv i ditt önskade lösenord och bekräfta detsamma genom att upprepa i rutan nedanför. Klicka på Ändra lösenord. 11