1 Föreskrifter 1.1 Upphandlande myndighet Trädgårdsgatan 6 931 85 Skellefteå 212000-2643 Hemsida: http://www.skelleftea.se 1.2 Upphandlingen inbjuder till anbudsgivning gällande - -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. 1.2.1 Omfattning För socialkontorets räkning upphandlas nyckelfri hemtjänst. Omfattning är 1750 stycken nyckelgömmor inklusive montering. Kravspecifikationen anger våra krav på låssystemet. Montering beräknas ske under veckorna 37 till 45. Frågor angående upphandlingen besvaras inte under perioden 2014-06-27 till 2014-07-30 1.3 Upphandlingsförfarande Öppet förfarande, upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. 1.4 Helt eller delat anbud Avtal kommer att tecknas enligt specificerad avtalsform i så kallat helt anbud. Det betyder att vinnande anbud måste kunna leverera allt det som efterfrågas. 1.5 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Vår allmänt tillgängliga databas för upphandlingar är e-avrop. Här kan du som leverantör kostnadsfritt bevaka nuvarande och kommande upphandlingar från och andra organisationer i regionen. Förfrågningsunderlaget hämtas av presumtiv anbudsgivare på www.e-avrop.com Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. 1.6 Registrering för utlämning av underlag För att kunna hämta underlaget måste du registrera dig på e-avrop om du inte redan gjort det. Vi rekommenderar att du registrera konto i god tid innan anbudstiden löper ut. Observera att all kommunikation i upphandlingen sker via den registrerade e-postadressen. Klicka på länken nedan för att registrera ett konto på e-avrop: https://www.e-avrop.com Om du vill veta mer om hur registreringen går till klickar du på nedanstående länk: https://www.e-avrop.com/pr/vendor.htm 1
1.7 Frågor och svar under anbudstiden Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Du ställer din fråga på samma sida på www.e-avrop.com där du hämtade detta förfrågningsunderlag. Frågor måste ställas senast den 2014-08-08 för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från www.e-avrop.com Förutom att frågor & svar besvaras via din e-post publiceras alla frågor & svar i upphandlingens annons. Innan anbud lämnas uppmanas därför presumtiva anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. De företag som hämtat förfrågningsunderlaget på annat sätt än via e-avrop.com måste själva kontrollera om några svar på inkomna frågor, förtydliganden eller kompletteringar har distribuerats. Klicka på länken nedan för mer information om Frågor & Svar: https://www.e-avrop.com/information/levqa.htm 1.8 Anbudets lämnande Vi föredrar att anbudet lämnas elektroniskt via www.e-avrop.com: http://www.e-avrop.com/ Anbud via e-post eller fax accepteras inte. Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektroniskt anbud: https://www.e-avrop.com/information/leveanbud.htm 1.8.1 När du lämnat anbud elektroniskt via e-avrop När du klickat på knappen Skicka i anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det du just skickade. På detta inlämningsbevis finns instruktioner för hur du ska hantera inlämningsbeviset under rubriken Underskrift. Läs instruktionen noga och säkerställ att du följer den. 1.8.2 Anbudsinlämning Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades 1.9 Sekretess Absolut sekretess råder för uppgifter som rör upphandlingen fram till tilldelningsbeslut är fattat eller om ärendet dessförinnan har slutförts(offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Därefter gäller offentlighetsprincipen. Kommersiell sekretess kan dock gälla delar av ett anbud; "Sekretess gäller för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden när denne i annat fall än som avses i 1 första stycket, 2-4 och 12 har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs" (31 kap. 16 1st OSL) Om en anbudsgivare anser att de uppgifter som lämnats i anbudet ska omfattas av kommersiell sekretess, skall anbudsgivaren lämna en separat skriftlig begäran om kommersiell sekretess med precisering av vilka uppgifter som avses samt hur informationslämnaren lider skada om uppgifterna röjs. I princip kan sekretess aldrig beviljas för ett dokument i sin helhet. Vilka 2
uppgifter som sekretessbegäran avser skall därför vara på detaljnivå. Kommunen kommer sedan att göra en självständig prövning av om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Sekretessen kan slutligen komma att prövas av domstol. Kommersiell sekretess kan aldrig garanteras vid anbudets lämnande. 2 Krav på anbudet 2.1 Anbudets form och innehåll Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal skall-krav. Samtliga skall-krav måste vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna ingå i utvärderingen. De svar som anbudsgivaren lämnar i sitt anbud på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven är underlag för den prövning och utvärdering av inkomna anbud som den upphandlande myndigheten genomför. Anbudet skall lämnas av behörig person. Anbudsgivaren uppmanas att försöka begränsa anbudet till att omfatta de efterfrågade uppgifterna och handlingarna. Ytterligare uppgifter och handlingar kommer inte att beaktas vid genomgången av anbuden. Anbud skall utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Ett icke komplett anbud kan komma att förkastas utan särskild prövning. 2.1.1 Alternativa anbud Alternativa anbud på tjänsterna accepteras inte. 2.1.2 Reservationer Reservationer accepteras inte. 2.1.3 Språk Anbudet skall vara skrivet på svenska. 2.1.4 Pris Priset skall anges i svenska kronor och vara angivet exklusive mervärdesskatt. 2.2 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast den 2014-08-15 För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Anbud kan lämnas fram til kl 23.59 det finns dock ingen support tillgänglig efter kl 17 så vi rekommenderar att anbud lämnas under kontorstid. 2.3 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt till och med 2014-12-13. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas. 2.4 Anbudsöppning Varje leverantör som lämnat elektroniskt anbud meddelas när anbudet öppnats. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. 3
2.5 Avbrytande av upphandling äger rätt att avbryta upphandlingen eller övergå till förhandling om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. äger även rätt att avbryta upphandlingen eller övergå till förhandling om inga lämpliga anbud har inkommit. 2.6 Tilldelningsbeslut/besked Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post till samtliga anbudsgivare så fort upphandlingen är klar. Tilldelningsbeskedet går automatiskt till den person som lämnat anbudet. Observera att tilldelningsbeskedet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal. 2.7 Förutsättning för bindande avtal Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal (upphandlingskontrakt) upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter. Avtal kan tecknas tidigast tio dagar efter tilldelningsbesked förutsatt att ingen överprövar beslutet. 3 Krav på leverantör Anbudsgivare skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs. 3.1 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Om den upphandlande myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren gjort sig skyldig till något av de i paragrafen angivna brotten ska anbudsgivaren uteslutas om inte särskilda skäl finns. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 2 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. kommer att göra erforderliga kontroller att grund för uteslutning inte föreligger. 3.2 F-skatt och mervärdesskatt Leverantören ska vara registrerad för F-skatt och mervärdesskatt. Utländska anbudsgivare ska på anmodan skicka intyg på att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande, samt att skatter och avgifter är betalda i det land de verkar. 3.3 Anbudsbedömning Vid prövning av anbud kontrolleras att samtliga ställda krav i enlighet med förfrågningsunderlaget är uppfyllda. I detta steg utvärderas de anbud som gått vidare från föregående steg och som har möjlighet att vinna. Anbud som inte kan vinna även om full poäng utdelas kommer inte att utvärderas ytterligare. 4
Vi kommer att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. I det fall flera anbud har samma jämförelsetal kommer vinnaren att lottas fram. Utvärdering av anbud sker i enlighet med bilaga Utvärderingsmodell. 5