Företagstidbokningen en tilläggstjänst till GK96 som underlättar arbetet med ett Företags avtalade spelrätter Tilläggstjänsten använder modulerna Företag Tidbokning Utskrifter Företagstidbokningen har utvecklats i samarbete med Österåkers GK
Allmänt om vad Företagstidbokningen innebär Halmstad 2001-10-15 Företagstidbokningen en tilläggsmodul i GK96 som underlättar en klubbs samarbetsavtal med klubbens Sponsorer och Samarbetspartners avseende Spelrätter på banan. Företagstidbokningen kan ersätta de flesta klubbars s.k. egna greenfee-biljetter helt eller delvis. Företagstidbokningen bygger på att Företaget finns noterat i GK96 Företag. På respektive Företag utses och namnges de personer som ska vara Referenspersoner och därmed ha rätten att kunna boka de starttider i Tidbokningen som avtalet mellan Företaget och GolfKlubben preciserar. För varje Företag preciseras de Spelrättsregler som ska gälla under den tid avtalet mellan Företaget och GolfKlubben ska gälla. En Spelrätt innebär en enskild spelares rätt att spela på banan, enligt den definition som används i tilläggstjänsten. Det innebär vidare att 4 stycken Spelrätter inte automatiskt behöver innebära en 4-boll utan kan vara 4 enskilda spelare som bokats in med var sin Referensperson. Spelrätter är antalet spelare som ska kunna registreras på det Företag som har gällande avtal, utan att då behöva betala greenfee (eller om Företaget och klubben avtalat om att efter periodens slut, ha ett i förväg fastställt och rabatterat pris för varje utnyttjad Spelrätt som då faktureras Företaget). Spelrätt ska alltså inte förväxlas med en 2-, 3 eller 4-boll som ett Företag har rätt att boka. Den tidsperiod som ska gälla i antalet Spelrätter kan omfatta allt från hur det ska gälla under en enda dag till hur det ska gälla under hela golfsäsongen. Klubben bestämmer själv hur varje enskilt Företags Spelrätter ska definieras. Företagstidbokningen förutsätter att klubben använder GK96 Tidbokning under den tid man använder tilläggstjänsten, eftersom all statistik och alla rapporter bygger på de bokningar som görs i GK96 Tidbokning. Vidare förutsätts att klubben i Underhåll/ Tidbokning/ 2. Generella inställningar, har valt Bokningsmetoden = Fyra stycken individuellt På kommande sidor kan man se hur de olika inställningarna och reglerna för Spelrätter kommer att visas i GK96. Med vänlig hälsning Leif Danielsson Kundtjänst sidan - 2 -
Inställningar som görs i Företag Välj det Företag som avses. Välj menyn Funktioner och vidare till Referenser och Ny referens. Fyll i de uppgifter som du behöver, där För- & Efternamn och Fullmaktsreferens = Ja, är ett minimum för att det ska fungera. sidan - 3 -
Söker man därefter på Karlssons Trävaru och fliken Referenser, hittar man tre personer med Fullmaktsreferensen = Ja och en person (Kajsa Allansson) med Fullmaktsreferensen = Nej. Skillnaden ser man på #F-tecknet före namnet. Antalet namn i denna lista är i princip obegränsat, men här bestämmer varje enskilt Företag och GolfKlubb hur namnlistan ska vara utformad. Nu går vi vidare med att lägga upp Regler för Spelrätter Välj åter menyn Funktioner men nu vidare till Spelrättsregler Här kommer nu de regler som gäller för Karlssons Trävaru att definieras. Här kommer alltså samma Spelrättsregler att gälla för hela Företaget Karlssons Trävaru. Förutsättningen är enbart att Fullmaktsreferensen är vald till Ja, som ger behörighet till att kunna boka starttid på klubben. sidan - 4 -
Första gången klickar man på Skapa för att lägga upp den nya regeln Ge regeln ett namn. Om regeln ska användas på flera olika Företag, ska (kanske) inte ett Företagsnamn användas vid detta tillfälle bara en liten reflektion! Här finns många olika alternativ att välja på, när man ska definiera MAX-antalet bokningar inom vald period. Som du ser, kan en period vara hur kort som helst (endast en dag), men inte längre än ett kalenderår. Periodmax = innebär att man kan sätta ett antal för hela perioden. Månadmax = Antalet bokningar som får göras inom varje månad. osv. I exemplet till vänster är det relativt enkla regler som enbart anger max för vardagar och helger under den period som anges ovan. sidan - 5 -
I exemplet till vänster på denna bild, har förutsättningarna preciserats ytterligare. Notera att vi även ändrar namnet på Regeln! Företaget får utnyttja max 12 Spelrätter per vecka. (Varav) Max 10 av Spelrätterna får utnyttjas under vardagar. (Varav) Max 4 av Spelrätterna får utnyttjas under helgerna. Under måndagar och tisdagar, får max 4 Spelrätter per dag utnyttjas. När regeln är klar, väljer man att Spara den först för att det ska finnas en regel för Företaget. Välj även att Spara den som mall, om du anser att den kan vara användbar till andra Företag. Här säger det sig självt att man lägger upp de mallar som behövs, för att slippa skapa nya regler om regeln redan används av annat Företag. Under Tillgängliga mallar hittar man de mallar som finns sparade. Så länge som man inte överstiger MAX för angiven period, kan bokningar göras i GK96 Tidbokning utan att varningar uppstår. sidan - 6 -
Om man vill kopiera en befintlig regel från ett annat Företag, finns även den möjligheten utan att du behöver skapa någon mall Vi lägger upp regler för Företaget AB Nomaco, som kopieras från Karlssons Trävaru. och väljer att Kopiera från annat företag Välj det Företag i plocklistan som du vill kopiera regeln ifrån. Den enda nu gällande regeln bland Tillgängliga regler kallas Oktober. Markera och välj OK. Därefter finns regeln tillgänglig för Företaget AB Nomaco. Vill man kontrollera och på något sätt ändra Oktober-regeln, är det bara att markera den regel som man vill titta på och välja Redigera. sidan - 7 -
Nu tittar vi på hur det ser ut i GK96 Tidbokning när en bokning ska göras Här är det bara viktigt att hitta ett bra bokningssystem när varje Företag med Spelrätter ska göra sina bokningar av starttider. Klicka på vald starttid och boka in de spelare som du fått uppgift på ska komma och spela. Här ovan ser det ut på vanligt sätt, om man inte refererar till ett speciellt Företag. I detta fall ska samtliga spelare i denna boll refereras till Karlssons Trävaru och Ulla Olsson. Vid ett annat tillfälle kan det vara så att inte hela bollen har bokats av samma Referensperson precis som vid andra Tidbokningar! Markera en spelare i taget och klicka på Ctrl + bokstaven F, eller Håll nere Ctrl + Shift-tangenterna och tryck på bokstaven F, som gör att samtliga spelare i bollen refereras till samma Företag. Välj Företag i listan och välj rätt Referensperson. Klicka på OK eller tryck på Enter. sidan - 8 -
Samtliga spelare har fått en ny beteckning vid sitt namn: F5, vilket motsvarar Företag nr 5 i registret. Tryck på Spara eller välj Alt + S (eftersom S är understruken). Så fortsätter man sitt förfarande vid de tillfällen en spelare ska utnyttja en Företags avtalade Spelrätter. sidan - 9 -
När maxantalet uppnåtts för en period, kommer en varningstext: Vid bokningen har man möjlighet att ändå boka men får veta att man nu redan har uppfyllt det maxantal som avtalet reglerar. Kontroll av utnyttjade Spelrätter När som helst under en period har man möjlighet att kontrollera hur det ser ut. Det görs i Företag. Välj menyn Funktioner och därefter Spelrättsövervakning. I nästa val väljer du Rapporttyp. Väljer du Bokningslista med överbokningar enligt regler får du med en mer fullständig lista om du vet med dig att ni tillåter överbokningar som senare regleras med respektive Företag. Naturligtvis har du möjlighet att begränsa urvalet, om du fyller i de uppgifter som går att markera. Du måste naturligtvis välja det Företag som du vill kontrollera, när du valt vilken Rapporttyp som ska användas. Vi tittar på hur båda listorna ser ut. sidan - 10 -
För att du ska kunna se både toppen och botten av Bokningslistan, kommer två bilder. Inga konstigheter alls. Man får reda på de uppgifter som skapades i samband med bokningen/ bokningarna. sidan - 11 -
Nu väljer vi i stället Bokningslista med överbokningar enligt regler. Överst ser listan likadan ut. Men nedre delen är förändrad och ger mer information om bokningarna. Enligt de regler som fanns för ovanstående bokningar med Företagstidbokningen installerad, ser man att Karlssons Trävaru har överbokat med 4 spelare. Det finns tre olika förklaringar som berättar om Överbokningarna! = Klubben hade satt ett högre maxantal (mer än 16) när bokningen gjordes och som senare redigerades till att vara 14. Tack vare detta uppkom ingen varning vid bokningen av spelare 15 och 16.!W = När en bokning gjorts, har klubbens personal fått en varning, men ändå tillåtit att bokningen får göras. W = Denna markering är en utveckling av!w-markeringen. En bokning som gjorts med varning blir inte längre en överbokning om det görs en avbokning av en bokning som tidigare varit inom ramen för regeln (= spelare 1 14 enligt ovanstående avbokas). Klubben får information om vad som skett. Klubbens policy (och avtal med Företaget) styr hanteringen av dessa överbokningar. Förhoppningsvis har ni då reglerat i avtalet hur de olika överbokningarna ska redovisas/ betalas, eller om ni avvaktar till hela säsongens slut innan det sker. Vänta inte för länge eftersom det ju handlar om en borttappad greenfee som ska redovisas i bokföringen! sidan - 12 -
Rätt utnyttjat är denna tilläggstjänst något som klubben tjänar på - på sikt! Man slipper hålla koll på de greenfee-biljetter som ska skickas ut till Företagen. den portokostnad som uppstår vid utskicket av greenfee-biljetterna. riskera att få in för gamla greenfee-biljetter. trycka upp ett antal nya greenfee-biljetter även om de ofta betalas av något Företag i utbyte mot... påminna ett Företag att de (faktiskt) glömde att lämna in sina greenfee-biljetter förra gången Den viktigaste förutsättningen är att klubben använder GK96 Tidbokning. Den näst viktigaste förutsättningen är att man hittar ett bra sätt när Företaget ska meddela vilka spelare som kommer att spela (fax e-mail telefon, eller annat lämpligt sätt). Här gäller det att alltid få reda på spelarens klubb- och medlemsnummer i samband med bokningen och att inte ge avkall på den enkla principen om ni vill ha fullständig kontroll på era Spelrätter. Det skriver ni in i era avtal så kan ni hänvisa till hur dessa och övriga spelare skrivs in när en Tidbokning verkställs på er klubb. Se bara till att ha samma regler för alla bokningar. Annars sprider sig lätt en osäkerhet bland klubbens personal och bland de spelare som vid ena tillfället bokar som privatpersoner och andra gånger via ett Företags Spelrätter osäkerheten kommer förr eller senare! Företagstidbokningen kostar: 7.000 SEK + moms som ett engångsbelopp. Beställning görs till Epani via e-mail, eller till Epani s telefonnummer 035-17 46 50 - till vår växel. Leverans sker senast påföljande dag som beställningen gjorts om inte klubben önskar ett senare leveransdatum! Tillvägagångssätt vid uppdateringen: Installationen sker med hjälp av en speciell uppdateringsfix, som skickas via e-mail till klubben. Fixen kopieras till GK96 Transfer på klubbens Server-dator. Övriga GK96-datorer (inklusive GolfTerminalen) utom den som används vid uppdateringen, stängs av under uppdateringen. Ta en fullständig backup innan uppdateringen påbörjas! Öppna modulen Golfnätet på den dator, där uppdateringen görs. Välj 1. Uppdatera från hårddisk Svara Ja (eller OK) på de frågor som dyker upp, om du gjort det som efterfrågas. Starta om samtliga datorer. Företagstidbokningen är klar att användas enligt ovanstående förutsättningar. Välkommen med Din beställning! sidan - 13 -