STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2011:2 DNR 9.4-1958/11 SID 1 (5) 2011-01-28 Stockholms stadsarkiv BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Nämnd Kulturnämnden Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Stockholms stadsarkiv. Lennart Ploom Stadsarkivarie www.ssa.stockholm.se
SID 2 (5) Reviderad 2010-03-11 Reviderad 2011-01-28 STADSARKIVETS KLASSIFICERINGSSTRUKTUR 1. STYRA OCH PLANERA VERKSAMHETEN 1.1 Fatta politiska beslut 1.2 Process för integrerat system för ledning och uppföljning 1.3 Leda och följa upp landsarkivuppdraget 1.4 Organisera och fördela arbete och ansvar 1.5 Samverka med personalen 1.6 Avge yttranden 1.7 Granskas av revision 1.8 Hantera synpunkter 1.9 Hålla årlig löneöversyn 1.10 Utveckla personalens kompetens. 1.11 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete 1.12 Förhandla enligt medbestämmandelagen 2. GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Hantera stadsarkivets allmänna handlingar 2.1.1 Diarieföra 2.1.2 Redovisa allmänna handlingar 2.1.3 Gallra allmänna handlingar Upphörd 2011-01-27 2.1.4 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar 2.2 Sköta stadsarkivets lokaler 2.2.1 Administrera tillträde till lokalerna 2.3.2 Bevaka lokalerna 2.2.3 Åtgärda fel i lokalerna 2.2.4 Utreda lokalutnyttjande 2.2.5 Planera om- och nybyggnad 2.3 Administrera IT 2.3.1 Säkerställa stadsarkivets digitala information 2.3.2 Tillhandahålla programvara 2.3.3 Tillhandahålla telefoni
SID 3 (5) 2.4 Administrera ekonomi 2.4.1 Hantera leverantörsfakturor 2.4.2 Fakturera kund 2.4.3 Redovisa ekonomi 2.4.4 Hantera krav och avskrivningar 2.4.5 Rekvirera medel 2.4.6 Hantera försäljning 2.5 Administrera lön Upphörd 2011-01-27, flyttad till 2.6.10 2.5.1 Betala ut lön Upphörd 2011-01-27, flyttad till 2.6.10 2.6 Administrera personal 2.6.1 Rehabilitera 2.6.2 Anställa 2.6.3 Avsluta anställning 2.6.4 Utreda övertalighet 2.6.5 Räkna ut tjänstepension 2.6.6 Hantera arbetsskadeanmälan 2.6.7 Registrera arbetstid 2.6.8 Hantera disciplinpåföljd 2.6.9 Hantera bisyssla 2.6.10 Administrera lön 2.7 Kommunicera 2.7.1 Förvalta och utveckla stadsarkivets webbplats 2.7.2 Förvalta och utveckla stadsarkivets intranät 2.8 Upphandla och köpa in 2.8.1 Upphandla 2.8.2 Köpa in (direktupphandling) 3. FÖRVARA ARKIV 3.1 Ta emot arkiv 3.1.1 Ta emot analoga handlingar 3.1.2 Ta emot digitala handlingar 3.2 Gallra arkiv 3.3 Vårda arkiv 3.4 Långtidslagra digitala arkiv Upphörd 2011-01-27 3.5 Överlämna arkiv 3.6 Äga och förvalta e-arkiv Stockholm
SID 4 (5) 3.6.1 Bedriva förvaltningsstyrning 3.6.2 Sköta drift och support 3.6.3 Utveckla 4. TILLHANDAHÅLLA ARKIV 4.1 Lämna ut analoga handlingar ur arkiv 4.2 Låna ut arkiv 4.3 Låna in arkiv 4.4 Lämna ut digitala handlingar (Utfåendeprocessen) 5. SPRIDA KUNSKAP OM ARKIV 5.1 Arrangera visningar 5.2 Ge råd om arkivanvändning 5.3 Besvara fråga om arkivanvändning Upphörd 2011-01-27 5.4 Marknadsföra stadsarkivets publikationer 5.5 Forska i arkiv 5.6 Arrangera utställningar 6. UNDERLÄTTA TILLGÅNGEN TILL ARKIV 6.1 Digitalisera arkiv 6.2 Skapa sökregister till arkivhandlingar 6.3 Ordna och förteckna arkiv 6.4 Publicera arkivhandlingar 7. ARBETSTRÄNA Upphörd 2010-03-11 7.1 Arbetsträna Upphörd 2010-03-11 8. BEDRIVA BIBLIOTEKSVERKSAMHET 8.1 Förse stadsarkivet med litteratur och tidskrifter 8.2 Låna ut litteratur och tidskrifter 8.3 Låna in litteratur och tidskrifter från andra institutioner 8.4 Vårda litteratur och tidskrifter 9. ARBETA FÖR GOD ARKIVHANTERING 9.1 Utarbeta arkivregler och riktlinjer 9.2 Avgöra arkivmyndighet Upphörd 2011-01-27 9.3 Inspektera myndigheter 9.4 Besluta enligt arkivförfattningarna 9.5 Ge råd om arkivhantering 9.6 Undervisa om arkivhantering 9.7 Ta fram handledningar om arkivhantering
SID 5 (5) 10. UTBILDA OM DATORANVÄNDNING Upphörd 2011-01-27 10.1 Utbilda om datoranvändning Upphörd 2011-01-27