Sidan 1 av 64 1. Symfoni för vårdgivare................................................................................. 2 1.1 Fakturering - Vårdgivare........................................................................... 3 1.1.1 Fakturering och kreditering via fil................................................................ 4 1.1.2 Manuell fakturering av ej förhandsbedömd vård.................................................... 6 1.1.3 Manuell fakturering av förhandsbedömd vård...................................................... 12 1.1.4 Manuell kreditering........................................................................... 19 1.1.5 Sök fakturor och räkningar..................................................................... 21 1.2 Förhandsbedömning.............................................................................. 23 1.2.1 Komplettering av förhandsbedömning............................................................ 24 1.2.2 Om förhandsbedömningsprocessen............................................................. 27 1.2.3 Registrering av förhandsbedömning............................................................. 28 1.2.4 Sök och visa förhandsbedömning............................................................... 40 1.3 Uppsökande verksamhet........................................................................... 41 1.3.1 Aktivitetslistan.............................................................................. 43 1.3.2 Manuell fakturering av munhälsobedömning....................................................... 45 1.3.3 Manuell fakturering av utbildning................................................................ 47 1.3.4 Om uppsökande verksamhet................................................................... 52 1.3.5 Registrera EPI-rapport eller avvikelse manuellt..................................................... 53 1.3.6 Registrera EPI-rapport eller avvikelse via fil....................................................... 58 1.3.7 Sök boendeenhet (Uppsökande verksamhet)...................................................... 60 1.3.8 Sök EPI-rapporter och avvikelser............................................................... 61 1.3.9 Sök EPI-rapportfiler.......................................................................... 63 1.3.10 Sök intyg (Uppsökande verksamhet)............................................................ 64
Sidan 2 av 64 Symfoni för vårdgivare Fakturering - Vårdgivare Fakturering och kreditering via fil Manuell fakturering av ej förhandsbedömd vård Manuell fakturering av förhandsbedömd vård Manuell kreditering Sök fakturor och räkningar Förhandsbedömning Komplettering av förhandsbedömning Om förhandsbedömningsprocessen Registrering av förhandsbedömning Sök och visa förhandsbedömning Uppsökande verksamhet Aktivitetslistan Manuell fakturering av munhälsobedömning Manuell fakturering av utbildning Om uppsökande verksamhet Registrera EPI-rapport eller avvikelse manuellt Registrera EPI-rapport eller avvikelse via fil Sök boendeenhet (Uppsökande verksamhet) Sök EPI-rapporter och avvikelser Sök EPI-rapportfiler Sök intyg (Uppsökande verksamhet) 2
Sidan 3 av 64 Fakturering - Vårdgivare Fakturering och kreditering via fil Manuell fakturering av ej förhandsbedömd vård Manuell fakturering av förhandsbedömd vård Manuell kreditering Sök fakturor och räkningar 3
Sidan 4 av 64 Fakturering och kreditering via fil Om du har behörighet, kan du fakturera vård genom inläsning av fil istället för att registrera manuellt för din vårdenhet. Om du har behörighet för din s.k. paraplyorganisation (t ex. Folktandvården) där flera vårdenheter ingår, kan filen innehålla fakturainformation från flera vårdenheter/kliniker. 1. För att läsa in en fakturafil, välj funktionen Fakturera vård via fil under menyn SLL tandvårdsstöd: 2. 3. På sidan som visas skall du dels ange den fil med fakturaunderlag som du vill läsa in, dels ange den fil med fakturabilagor som skall läsas in. Sidan ser ut så här: Fakturafilen är en xml-fil som måste uppfylla den specifikation som SLL lagt fast. I denna fil måste de fakturabilagor (dokument) som åberopas vara namnsatta exakt med samma namn som bilagefilens dokument har. Bilagefilen är en komprimerad ZIP-fil. Bläddra fram till den fil du skall läsa in genom att klicka på Choose file (kan heta något annat beroende på din webbläsare) och klicka på OK, alternativt Öppna. När detta är gjort syns filnamnet till höger om Choose file: 4
Sidan 5 av 64 4. Du kan nu välja att skicka in filerna direkt till SLL, eller endast låta systemet validera (Granska) filerna för att du senare vill skicka in dem. Oavsett vilket alternativt du väljer kommer systemet att validera filerna i en batchkörning under kommande natt. Filerna kommer att visas under Köade och validerade filer. De filer som validerats kan få två returfiler, en som innehåller alla godkända fakturor/räkningar, och en som innehåller felaktiga. I returfilen med fel, liksom i en excelfil som skapas, visas felmeddelanden i klartext så att en analys underlättas i samband med rättning av fel. 5
Sidan 6 av 64 Manuell fakturering av ej förhandsbedömd vård 1. För att registrera en faktura för bastandvård, välj Fakturera vård under menyrubriken SLL Tandvårdsstöd: Ett fönster öppnas där du skall börja registrera fakturainformationen 2. Börja med att ange en egen fakturareferens, t ex den referens som skapas av ert journalsystem eller faktureringssystem. Detta måste vara unikt per fakturerad klinik och används som referens vid utbetalning: Klicka därefter på knappen + Lägg till räkning (ej förhandsbedömd vård). Du kan registrera flera räkningar på en faktura. En räkning avser en patient. När du klickat på knappen öppnas nästa sida, där du skall ange vilken patient som räkningen avser. 6
Sidan 7 av 64 3. Ange personnummer för patienten, en egen referens för räkningen, samt välj patientkategori. (Egen referens för räkningen är en unik identifierare per räkning i en faktura) 4. När du valt patientkategori öppnas resten av sidan upp så att du kan registrera din räkning. Följande registreringsbild visas: 7
4. [S4] Sidan 8 av 64 5. Frikort: Om det finns frikort registrerat på patienten i systemet, markerar du det frikort som skall åberopas i kolumnen Använd. Om patienten inte har ett giltigt frikort i Symfoni men visat upp ett sådant vid behandlingen, skall du registrera in frikortet med frikortsnummer och giltighetstider. Klicka sedan på knappen +Lägg till frikort. Observera att om patienten har giltigt frikort på behandlingsdagen, skall EJ patientavgift registreras, och vice versa. Detta kontrolleras av systemet när du sparar räkningen senare. Tandvårdsintyg: Om räkningen avser en patient som har N-intyg eller F-kort, så visas dessa här. Det kan finnas intyg eller kort med olika giltighetstider, och det är viktigt att intyget eller kortet var giltigt på dagen för behandlingen. Systemet har kontroll på om ett N-intyg eller F-kort var giltigt på behandlingsdagen. Därför räcker det att du markerar det intyg eller kort som bäst motsvarar den behandlingsperiod som räkningen avser. Åtgärder: Här registrerar du behandlingsdatum och åtgärder för räkningen, se nedan. Ange åtgärder som skall ingå i räkningen genom att först ange behandlingsdatum för åtgärden, därefter åtgärden. Systemet har inmatningshjälp för åtgärder, så när du anger t ex 1, visar systemet en lista med alla åtgärder som börjar på 1. Snabb välj den åtgärd du vill ange med piltangenten Nedåt och sedan klicka eller tryck Enter. Systemet hämtar automatiskt priset. För vissa åtgärder skall du ange specifik tand eller käke, medan detta kan uteslutas för generella 8
Sidan 9 av 64 åtgärder som gäller hela bettet. Om du missar detta visar systemet ett meddelande direkt så att du kan rätta. När du angivit datum, åtgärd antal och ev. tand/käke, klickar du på + Lägg till åtgärd för att inkludera åtgärden i räkningen: 6. Du kan bifoga dokument i räkningen, genom att ange dokumenttyp, ladda upp dokumentet och sedan klicka på +Lägg till dokument 7. När du är klar, klicka på Spara räkning. Systemet gör ett antal kontroller, t ex för en N-patient, att patienten hade ett giltigt tandvårdsintyg på behandlingsdagen. Felmeddelanden visas i rött upptill på sidan, exempel: 9
Sidan 10 av 64 Gör eventuella korrigeringar och klicka på Spara räkning igen. Systemet sparar räkningen och återvänder till startsidan för fakturaregistreringen: Nu kan du skapa ytterligare räkningar på samma faktura (samlingsfaktura) genom att klicka på endera av knapparna + Lägg till räkning (förhandsbedömd vård) och + Lägg till räkning (ej förhandsbedömd vård), se nästa avsnitt i manualen. 10
Sidan 11 av 64 För att fakturera förhandsbedömd vård, välj funktionen Fakturera vård i menyn SLL Tandvårdsstöd. I exemplet nedan fortsätter vi med den faktura som användes ovan för Ej förhandsbedömd vård. 11
Sidan 12 av 64 Manuell fakturering av förhandsbedömd vård För att fakturera förhandsbedömd vård, välj funktionen Fakturera vård i menyn SLL Tandvårdsstöd. I exemplet nedan fortsätter vi med den faktura som användes ovan för Ej förhandsbedömd vård. 1. Skapa en räkning för förhandsbedömd vård genom att klicka på knappen + Lägg till räkning (förhandsbedömd vård). Följande fönster visas: 2. Ange patientens personnummer, en egen räkningsreferens i fältet Egen referens samt välj den förhandsbedömning med godkända åtgärder som skall faktureras. Du kan delfakturera en förhandsbedömning, dvs vård som avser samma förhandsbedömning kan faktureras på olika räkningar vid olika tillfällen. När du valt förhandsbedömningsärende öppnas registreringsbilden för räkningen, på följande sätt: 12
Sidan 13 av 64 3. Nu skall du ange vad som skall faktureras. Kontrollera först om systemet visar frikortsinformation eller inte. Om det finns frikort registrerat på patienten i systemet, markerar du det frikort som skall åberopas i kolumnen: Använd. Om patienten inte har ett giltigt frikort i Symfoni men visat upp det vid behandlingen, skall du registrera in frikortet med frikortsnummer och giltighetstider. Klicka sedan på knappen + Lägg till frikort. Observera att om patienten har frikort på behandlingsdagen, skall EJ patientavgift registreras, och vice versa. Detta kontrolleras av systemet när du sparar räkningen senare. Åtgärder att fakturera anger du genom att välja fakturerbara åtgärder i fältet Välj åtgärd att fakturera. Fyll därefter i behandlingsdatum och i förekommande fall Antal/min. Priset hämtas upp/räknas ut av systemet. Klicka därefter på knappen +Lägg till åtgärd för att inkludera åtgärden i räkningen. När du gjort detta läggs räkningsposten till i listan under inmatningsraderna: 13
Sidan 14 av 64 4. 14
Sidan 15 av 64 4. 5. 6. 7. Du kan om det är nödvändigt ange en annan åtgärd att fakturera än de som är godkända i ärendet. Detta gör du genom att under Välj åtgärd att fakturera väljer alternativet Annan åtgärd. De åtgärder som är möjliga att välja här är de som enligt regelverket är tillåtna för aktuell patientkategori. Dessa åtgärder kommer att flaggas för särskild granskning hos SLL, eftersom de inte på förhand godkänts i förhandsbedömningen. Om patienten inte hade frikort på behandlingsdagen, skall du ange patientavgift. Detta görs på inmatningsraden under inmatningsraden för åtgärd. Ange behandlingsdatum som patientavgiften avser, välj Patientavgiftskod. Standardpriset för patientavgiften hämtas upp av systemet. Du kan justera patientavgiftens belopp nedåt, om endast en del av avgiften erlagts av patienten. Klicka därefter på knappen +Lägg till patientavgift. Du kan bifoga dokument i räkningen, genom att ange dokumenttyp, ladda upp dokumentet och sedan klicka på +Lägg till dokument När du är klar, klicka på knappen Spara räkning. Systemet utför nu ett antal kontroller och skulle något visa sig vara fel, visas felmeddelande överst på sidan med röd markering, på följande sätt: 8. Gör eventuella korrigeringar, och spara räkningen igen. Systemet återgår till startsidan för faktureringen, och visar den nya räkningsraden. I exemplet nedan finns en räkning för ej förhandsbedömd vård, och en för förhandsbedömd. Du kan redigera räkningarna innan du skickar in dem, genom att klicka på den blå knappen Redigera. Du kan också ta bort en räkning helt genom att klicka på den röda Ta bort-knappen. Fakturan är nu redo att skickas in: 15
Sidan 16 av 64 9. Klicka på knappen Skicka in faktura. Systemet sparar fakturan med dess ingående räkningar, skapar Fakturanummer och räkningsnummer, och visar upp följande bild: I exemplet ovan finns alltså två räkningar. Du kan hoppa mellan räkningarna genom att klicka på räkningsnumren till vänster, under rubriken Räkningar. 16
Sidan 17 av 64 10. 11. 12. Systemet skapar även en PDF-kopia av respektive räkning som kan sparas ned lokalt på din dator Du kan kreditera en inskickad faktura genom att klicka på Kreditera på räkningsbilden. Detta beskrivs längre fram i avsnittet Kreditera en räkning Det finns ett alternativt sätt att manuellt fakturera åtgärder i en förhandsbedömning. Sök fram den förhandsbedömning du vill fakturera med funktionen Sök Förhandsbedömning alternativt Mina bedömda ärenden under menyn SLL Tandvårdsstöd. Klicka på ärendet för att öppna det. Längst ned på ärendesidan finns en knapp, Fakturera: 17
Sidan 18 av 64 13. Klicka på Faktureraknappen, och du kan ange åtgärder att fakturera på det sätt som beskrivits ovan. 18
Sidan 19 av 64 Manuell kreditering Om något skulle visa sig ha fakturerats felaktigt, kan du kreditera en räkning efter att du skickat in den. Systemet håller reda på i vilken status räkningen befinner sig, och hanterar krediteringen i enlighet med det. Skulle t ex en räkning redan vara attesterad och utbetald hos SLL, kommer kreditbeloppet efter att det processats, att justera kommande utbetalning. 1. För att manuellt kreditera en inskickad räkning gör du på följande sätt. Sök fram fakturan/räkningen och öppna den. Klicka på sektionen Kreditera. Följande visas: Markera den eller de åtgärder i räkningen som du vill kreditera, och klicka därefter på knappen Ta bort markerade åtgärder. 2. Systemet visar först en bekräftelseruta där du får bekräfta krediteringen genom att klicka OK. Därefter visas räkningsbilden med ett bekräftelsemeddelande att krediteringen är gjord, och 19
2. Sidan 20 av 64 räkningens och fakturans totalbelopp har justerats: 20
Sidan 21 av 64 Sök fakturor och räkningar Sök fakturor och räkningar Alla inskickade fakturor och räkningar är sökbara i funktionen Sök fakturor, som väljs i menyn SLL Tandvårdsstöd på Symfonis startsida. I fältet Fakturanummer kan du söka både på fakturanummer (samlingsfakturan för flera räkningar) och på räkningsnummer. Du kan också söka på t.ex. patientens personnummer för att se alla fakturor och räkningar som finns på en viss patient. Du kan också söka på fakturatyperna; Förhandsbedömd vård, Ej förhandsbedömd vård, Munhälsobedömningsfakturor, Utbildningsfakturor samt Kreditfakturor. Givetvis är det endast leverantörer av Uppsökande verksamhet som har fakturatyperna Munhälsobedömningsfak turor och Utbildningsfakturor. Om du har behörighet på paraplynivå, dvs. att du kan se alla klinikers information inom ditt paraply (t.ex. Folktandvården) så finns det även ett fält att filtrera sökresultatet på enskild klinik. Kolumnrubrikerna (blå till färgen) Fakturanr, Räkningsnr, Eget fakturanr, Typ o.s.v. är klickbara. Du kan växelvis sortera fakturorna i stigande eller fallande ordning genom att klicka på dem. Du kan exportera sökresultatet till Excel genom att klicka på pilen till höger om den blå Sök-knappen, och därefter välja Sök och exportera till Excel: 21
Sidan 22 av 64 Visa faktura Längst upp till höger kan du välja att ladda ner den valda räkningen som.pdf. Genom att vid visa räkning välja en annan räkning uppdateras sidan med den nya räkningens information. På detta vis kan du snabbt navigera mellan olika räkningar. Stycket kreditering är kollapsad från start, men kan genom att trycka på texten kreditering öppnas upp. Genom att markera åtgärder och sedan trycka på ta bort markerade åtgärder krediterar du åtgärderna på räkningen. Om du väljer att ta bort alla åtgärder blir hela räkningen makulerad. Om räkningen redan har godkänts för utbetalning måste ett eget fakturanummer fyllas i då en ny krediträkning kommer att skapas. Knappen heter då kreditera markerade åtgärder. Sök fakturafiler Det finns två parametrar att fylla i på denna sida: 1. 2. Inskickningsdatum - Det datum då fakturan skickades in till systemet. a. Endast startdatum - Alla filer inskickade efter ett visst datum. b. Endast slutdatum - Alla filer inskickade innan ett visst datum. c. Båda datumen - Alla filer inskickade inom ett visst datumintervall. Datum för godkännande - Det datum fakturafilen gick igenom fakturafilsvalideringen. a. b. c. Endast startdatum - Alla filer som gick igenom fakturafilsvalideringen efter ett visst datum. Endast slutdatum - Alla filer som gick igenom fakturafilsvalideringen innan ett visst datum. Båda datumen - Alla filer som gick igenom fakturafilsvalideringen inom ett visst datumintervall. Det går även att trycka på Sök utan att fylla i något datum, då innehåller sökresultatet alla filer du någonsin skickat in. Genom att trycka på filens namn laddar du ner filen. 22
Sidan 23 av 64 Förhandsbedömning Komplettering av förhandsbedömning Om förhandsbedömningsprocessen Registrering av förhandsbedömning Sök och visa förhandsbedömning 23
Sidan 24 av 64 Komplettering av förhandsbedömning När ett ärende skickats in till SLL för beslut förekommer att bedömningstandläkaren önskar mer information för att kunna besluta i ärendet. Bedömningstandläkaren begär då Komplettering genom systemet. När detta görs kommer ett mail att skickas till den användare som skickat in ärendet, och ärendet kommer att byta status till Avvaktar komplettering. På sidan Mina förhandsbedömningsärenden ser det ut så här: Ett datum har angivits av bedömningstandläkaren som deadline för kompletteringen. Om komplettering inte inkommer i tid kommer ärendet att avskrivas och stoppas för vidare behandling. Notera att bedömningstandläkaren kan återkalla sin begäran om komplettering, innan kompletteringen är utförd av dig. Då återgår ärendet till status Under bedömning. 1. För att komplettera ärendet, klicka på Ärendenr för att öppna ärendet. En information om vad som skall kompletteras visas med rödmarkering: 2. För att komplettera ärendet, klicka på Alternativ och välj Komplettera ärende, längst ned på ärendesidan: 24
Sidan 25 av 64 3. Komplettera ärendet på motsvarande sätt som när du registrerade det, dvs utför ändringarna och klicka på Nästa steg för att komma vidare. Skicka sedan in ärendet på vanligt sätt. Ärendet har nu fått en ny status -Inkommen komplettering- som visas på ärendesidan: 4. När ärendet godkänts i sin helhet eller med begränsningar (dvs endast vissa av föreslagna åtgärder har godkänts av bedömningstandläkaren), är ärendet tillgängligt under valet Mina bedömda ärenden i menyn SLL Tandvårdsstöd överst på webbsidan. Ärendet är nu låst för vidare bearbetning. Förklaring till ärendebildens nedre del: 25
Sidan 26 av 64 Sektionerna Fakturerade åtgärder, Anamnes och Status, Terapiplan osv är expanderbara. Genom att klicka på ikonen till vänster om sektionens rubrik öppnas sektionen så att informationen blir synlig. Sektionen Fakturerade åtgärder kommer att visa vilka åtgärder som fakturerats på ärendet. Historiksektionen visar alla händelser i ärendet med tidpunkt, statusändring och vem som utfört den. 26
Sidan 27 av 64 Om förhandsbedömningsprocessen Regelverket kring landstingsfinansierad tandvård stipulerar att vård av viss omfattning och innehåll måste förhandsbedömas av landstingets bedömningstandläkare. Sedan ett antal år finns IT-stödet Symfoni för att hantera denna process. Symfoni har stöd för hela förhandsbedömningsprocessen och ersätter tidigare pappersbaserad process. Basflödet för en förhandsbedömning ser ut som följer: Figurtext: Huvudflödet för en förhandsbedömning. TVE = Tandvårdsenheten. 27
[S4] Sidan 28 av 64 Registrering av förhandsbedömning Registrera patientinformation 1. För att registrera en förhandsbedömning, klicka på menyrubriken SLL Tandvårdsstöd, och välj Begär förhandsbedömning i den meny som visas. 2. I nästa fönster som visas, skall patientens personnummer anges. Förklaring till webbsidornas olika generella delar, se ovan: a. Längst upp i högra hörnet visas med grön text ditt användarnamn, samt vilken vårdenhet (klinik) du är inloggad på. Om Du har tillgång till flera kliniker, kan du välja den klinik du vill arbeta med under menyrubriken Välj klinik. b. Ni är här: Här visas hur Du navigerat fram till aktuell webbsida, och den webbsida du för tillfället befinner dig på c. Nästa steg Registreringen av en förhandsbedömning är indelad i 4 steg. När man är klar 28
c. Sidan 29 av 64 3. med aktuellt steg klickar man på knappen Nästa steg för att komma vidare. Till höger om sidrubriken Begär förhandsbedömning visas vilket steg Du befinner dig på, i exemplet ovan är det steget Patientinformation Ange patientens personnummer och klicka sedan på knappen Hämta patient. Systemet hämtar basinformation om patienten och visar följande: Om patienten redan har en pågående förhandsbedömning i status Utkast (dvs. ett ärende som ännu inte skickats in till SLL för beslut) så frågar systemet om Du vill fortsätta med tidigare utkast, eller om du vill starta ett nytt ärende: 4. Välj patientkategori som förhandsbedömningen avser i fältet Patientkategori. Om N väljs, visar systemet om patienten har ett intyg avseende Nödvändig tandvård eller inte, på följande sätt: 29
Sidan 30 av 64 Om patienten inte hade haft ett giltigt N-intyg, hade systemet visat ett meddelande om detta, och Du kan i så fall inte registrera ett ärende med denna kategori. Systemet kontrollerar också om patienten är folkbokförd i Stockholms län. Motsvarande gäller för F-patienter. Om fler än ett intyg finns, välj det som skall användas i kolumnen Använd, och klicka på knappen Nästa steg. Följande registreringsbild visas: 30
Sidan 31 av 64 För att Du inte skall tappa bort registrerad information, kommer systemet automatiskt att spara ett utkast var 15:e minut, om du själv skulle glömma bort att göra detta, t ex om du blir avbruten i arbetet. Till vänster om knappan Spara utkast ser du en klocka som räknar ned till nästa spara.tillfälle, Ärendet sparas automatiskt om tt:mm min. Dina Utkast är endast synliga för dig, i funktionen Utkast till förhandsbedömningsärenden under SLL tandvårdsstöd. Från och med när 31
Sidan 32 av 64 ett ärende är inskickat för beslut, blir det sökbart för dina kollegor på samma klinik. En kollega på kliniken kan arbeta vidare med ärendet från och med detta skede, om behov skulle uppstå, t ex pga semester eller sjukfrånvaro osv. Registrera åtgärder och annan ärendeinformation Nu skall du börja registrera den information som behövs för ärendet. 1. 2. 3. I fältet Åtgärdskod anger du de åtgärder som skall utföras. Fältet har en automatisk inmatningshjälp, så om du börjar skriva t ex en åtta, så visar systemet direkt alla åtgärdskoder som börjar med 8. Du kan då snabbt markera den åtgärd du vill använda med piltangenten (nedåt pil) och sedan Enter. Notera att det som regel endast är de åtgärder som måste förhandsbedömas enligt SLL:s regelverk som skall anges. När du angivit åtgärdskod, skall du i många fall ange Tand/käke och Antal. Antal är 1 i utgångsläget, men går att ändra. Priset hämtas upp av systemet, så det behöver du inte ange om inte åtgärden är av sådan karaktär att du skall ange en uppskattad kostnad själv, t ex materialkostnad. Det finns även tidsdebiterade åtgärder. För dessa skall du ange uppskattad tidsåtgång i antal minuter. Systemet räknar därefter automatiskt ut total kostnad för åtgärden baserat på rådande prislista i systemet. Klicka därefter på knappen + Lägg till åtgärd. Åtgärden visas därefter i en lista under inmatningsraden, och åtgärdsnumret visas i tandkartan på aktuell tand (åtgärder som gäller för hela bettet visas inte i tandkartan). Vill du ta bort tillagd åtgärd klicka på Ta bort-knappen till vänster om raden: 4. 5. Om den åtgärd du skall ange redan har utförts och du vill inkludera den i ditt ärende, klickar du i rutan Åtgärden är redan utförd ovanför inmatningsraden för åtgärder. Då öppnas fältet Beh. Datum så att du kan ange vilket datum åtgärden utfördes, därefter anger du åtgärd, Tand/käke, Antal samt en motivering till varför åtgärden redan utförts 32
Sidan 33 av 64 5. Ange i tandkartan i raden Föregående tandvård, all relevant information för ärendet i avsedda rutor. Använd vedertagna förkortningar, såsom t ex b för buccalt, d för distalt osv. Varje ruta har plats för 20 tecken. Förklaring och exempel på vedertagna förkortningar finner du om du klickar på frågetecknet intill tandkartans rubriker Överkäker respektive Underkäke, på följande sätt: 6. 7. 8. I textrutan Anamnes och status anger du all relevant information om detta som bedömningstandläkaren behöver I textrutan Terapiplan och prognos anger du all relevant information som bedömningstandläkaren behöver avseende planerad behandling När du är klar, klickar du på knappen Nästa steg för att spara och gå vidare. Du kan också (när som helst) klicka på Spara utkast, för att avsluta registreringen och återuppta den senare. Utkasten hittar du i menyvalet Utkast till förhandsbedömningsärenden under rubriken SLL Tandvårdsstöd överst på sidan. 33
Sidan 34 av 64 Bifoga dokument I detta steg kan du (och i vissa fall skall du) bifoga dokument till ärendet. När du klickat på Nästa steg i momentet ovan, öppnas en sida där du skall ange de dokumenttyper och de dokument som du skall bifoga. Innan du gör detta skall du ha sparat dokumenten på din dator eller i nätverket där du kommer åt dem. Bilden ser ut så här: 34
Sidan 35 av 64 1. 2. I fältet Dokumenttyp väljer du den typ av dokument sm du skall ladda upp, t ex Röntgenbilder, Foto eller Läkarintyg Klicka därefter på Välj fil (alternativt Bläddra eller Välj fil beroende på webbläsare) och klicka dig fram till dokumentet du vill bifoga. Därefter klickar du på + Lägg till dokument -knappen. Dokumentet laddas nu upp och visas i lista på följande sätt: 35
Sidan 36 av 64 Du kan ångra dig genom att klicka på Ta bort-knappen. När du är klar med att lägga till dokumenten, klickar du pånästa steg. Systemet visar då en total bild över det ärende du registrerat, så att du kan granska det: 36
Sidan 37 av 64 3. Om du vill redigera i ditt ärende, kan du klicka på Föregående steg, göra dina ändringar och sedan klicka dig framåt igen. Om du är nöjd med ditt ärende klickar du på den gröna knappen Skicka in. Systemet visar en bekräftelse på att du skickat in ärendet, samt genererar ett ärendenummer (se illustration nedan). Systemet skapar också en PDF-version av ärendet som du kan spara ned och t ex lägga in i journalsystemet som en bilaga där: 37
Sidan 38 av 64 4. För att spara ned en PDF-kopia av ärendet, klicka på ikonen Ladda ned som PDF, och välj att Spara. Du kan också spara ned en PDF-kopia vid senare tillfälle, t ex när ärendet är godkänt. Kanske har det dessförinnan kompletterats efter begäran från SLL:s bedömningstandläkare. Ärendet befinner sig nu i status Inskickat, och kan ses av bedömningstandläkare hos SLL i deras interna applikation. Ärendet är också synligt i Symfoni för vårdgivare, under menyn Tandvårdreformen, Mina förhandsbedömningar: 38
Sidan 39 av 64 Den bild som visas när du valt Mina förhandsbedömningar ser ut som följer: 5. Du kan klicka på kolumnrubrikerna Ärendenr, Personnr etc för att sortera listan, växelvis fallande och stigande ordning. Menyvalet Mina bedömda ärenden innehåller dina ärenden där beslut har fattats av SLL:s bedömningstandläkare. Du kan alltid söka fram ett ärende med funktionen Sök förhandsbedömning. 39
Sidan 40 av 64 Sök och visa förhandsbedömning Sök förhandsbedömning För att söka upp en förhandsbedömning väljer du Sök förhandsbedömning i menyn SLL Tandvårdsstöd, följande bild visas: Du kan söka på ett eller en kombination av olika sökparametrar: Personnummer; Ärendestatus (t.ex. alla inskickade eller alla som skall kompletteras); Patientkategori; Datumintervall eller Ärendenummer. Markerar du rutan Åtgärder kvar att fakturera visas alla ärenden som fortfarande inte har fakturerats klart. Här kan du också söka fram dina klinikkollegors ärenden med hjälp av ärendenumret, för ärenden med status Inskickat och senare Om du har behörighet att se information för alla kliniker (vårdenheter som ingår i ditt s.k. paraply t.ex. Folktandvården Stockholm), så visas även ett fält för att filtrera sökresultatet på enskilda kliniker eller All a kliniker. Visa förhandsbedömning Här hittar du all information gällande din FHB. Längst ner på sidan finns ett fält för egna noteringar. Denna ruta är alltid öppen, oavsett FHB:s status. Om FHB:s status är inskickad kan du via knappen alternativ återta ärendet och uppdatera det. Detta är möjligt fram tills att TVE ändrar status på ärendet till under bedömning. Om FHB:s status är inväntar komplettering kan du via knappen alternativ välja att komplettera ärendet. Detta öppnar upp ärendet för redigering så du kan lägga till/ändra information efter TVE:s önskemål. 40
Sidan 41 av 64 Uppsökande verksamhet Aktivitetslistan Manuell fakturering av munhälsobedömning Manuell fakturering av utbildning Om uppsökande verksamhet Registrera EPI-rapport eller avvikelse manuellt Registrera EPI-rapport eller avvikelse via fil Sök boendeenhet (Uppsökande verksamhet) Sök EPI-rapporter och avvikelser Sök EPI-rapportfiler Sök intyg (Uppsökande verksamhet) Om uppsökande verksamhet Basflödet för en Uppsökande verksamhet ser ut som följer (skuggade rutor indikerar att aktiviteten sker i IT-stödet Symfoni, övriga rutor att aktiviteten sker utanför Symfoni): Fig. 1. Huvudflödet för en Uppsökande verksamhet. TVE=Tandvårdsenheten på SLL, MHB= Munhälsobedömning Utfärdarna registrerar löpande nya tandvårdsintyg avseende nödvändig tandvård till berättigade personer, inklusive på vilket boende de vistas och om det tackat ja eller nej till erbjudande om munhälsobedömning (MHB). Denna information uppdaterar Aktivitetslistan i Symfoni för vårdgivare, och denna lista utgör 41