Plats och tid Sammanträdesrum Visionen, kommunkontoret i Ånge kl. 08:00 ande ledamöter Jan Filipsson (S) (ordförande) Örjan Olsson (V) Kjell Grip (KD) 42-43, 45-51 Övriga närvarande Linda Wikström (Bemanningschef) 43 Örjan Nordlund (Informationssäkerhetssamordnare) 49 Urban Åström (Förvaltningschef) 49 Mattias Estlind (HR-konsult) 49 Lena Laaksonen (Personalchef) Ann-Catrin Nyberg (HR-konsult) Utses att justera Örjan Olsson Kjell Grip Justeringens plats och tid Ånge kommunkontor, 2016-09-06 07:45 Protokollet omfattar 42-51 Underskrifter Sekreterare... Ann-Catrin Nyberg Ordförande.... Jan Filipsson Justerande.... Örjan Olsson Kjell Grip ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Personal- och organisationsutskottet Sammanträdesdatum 2016-08-29 Datum för anslags uppsättande 2016-09-07 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Centralarkiv protokollet Underskrift... Ann-Catrin Nyberg 2016-09-29 1
ÄRENDELISTA 42 Kontroll av jäv/intressekonflikt 43 Smartare bemanning 44 Systematiskt arbetsmiljöarbete 45 Ledarskap 46 Åtgärder för att skapa en öppnare och tryggare arbetsmiljö 47 Löneöversyn 2016 48 Löneöversyn 2017 49 Aktuell information 50 Delegeringsbeslut 51 Delgivningar 2
42 Kontroll av jäv/intressekonflikt (KS 16/5) Inget meddelat jäv. Revisorerna har genom KPMG granskat Ånge kommuns arbete med att förebygga mutor och jäv. Uppdraget ingick i revisionsplanen för år 2014. Revisionen bedömde att det kan finnas en viss risk för att politiker och tjänstemän skulle kunna delta i beslut som påverkar honom eller henne (jäv). Som ny rutin har införts att samtliga nämnds- och styrelsemöten inleds med en fråga om jäv inför mötet. Jäv enligt Kommunallagen 24-26 En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar. Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om: saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående, jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till, Jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet. Om jag känner till något som kan antas göra utgöra mig själv, ska jag självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar. 3
43 Smartare bemanning (KS 16/3) Notera informationen. Personal- och organisationsutskottet har vid sammanträde 3 mars 2015 beslutat om tre fokusområden varav Smartare bemanning är ett. En process startade hösten 2015 med en översyn av arbetsmodellen Smartare bemanning. Det konstaterades att modellen inte fungerade smidigt. Den handlingsplan som upprättades för översynen innehåller tre områden: Förbättrad styrning, Förenkling av modellen samt Förbättring av den centrala rekryteringen. Löpande information om processen samt dialog i ärendet har fortlöpande skett i personal- och organisationsutskottet. Information har även lämnats till kommunstyrelsen. I översynsarbetet har det eftersträvats att skapa delaktighet och dialog såväl med de fackliga företrädarna som med medarbetarna. Arbetet har resulterat i att två arbetsplatser Furubackens och Parkbackens äldreboenden i Fränsta respektive Ånge - ska vara piloter att prova en ny, förenklad modell av Smartare bemanning. Pilotperioden startar med nya scheman 29 augusti 2016, sommaren har ägnats åt förberedelsearbete. Provperioden löper till och med 31 december 2016. För övriga verksamheter som omfattas av arbetsmodellen Smartare bemanning gäller att tidigare gällande lokala kollektivavtal som reglerar anställningsvillkor mm har förlängts att gälla under motsvarande period som pilotperioden pågår. Bemanningschef Linda Wikström informerar vid dagens sammanträde om läget i processen. Den nya modellen går igång i skarpt läge idag efter en period av hektiskt förberedelsearbete. Personal har anställts för viss tid till pilotarbetsplatserna för att täcka alla schemarader. En handbok för pilotverksamheten håller på att utarbetas. Bemanningschefen kommer att följa processen på arbetsplatserna och det kommer hela tiden att ges möjlighet för medarbetare att lämna synpunkter. En enkel enkät - "temperaturmätare" - med ett smärre antal frågor skickas i dagarna ut till medarbetare vid pilotarbetsplatserna. I slutet av projektperioden skickas likalydande enkät ut, att jämföra svaren och analysera blir en del i kommande utvärdering. 4
Personalchef Lena Laaksonen informerar om att parallellt med pilotprojektet sker omvärldsbevakning, hur gör och tänker andra kommuner i bemannningsfrågor. Vidare lämnar Linda Wikström information om den gångna semesterperioden vilken hon upplever har fungerat bra utifrån bemanningsenhetens perspektiv, dock var belastningen något ökad under den andra semesterperioden. En enkät har skickats ut till semestervikarierna i syfte att fånga upp synpunkter och hitta förslag till förbättringar inför kommande år. Resultatet av enkäten redovisas för personal- och organisationsutskottet vid nästa sammanträde. 5
44 Systematiskt arbetsmiljöarbete (KS 16/2) Notera informationen. Personal- och organisationsutskottet har vid sammanträde 3 mars 2015 beslutat om tre fokusområden varav Systematiskt arbetsmiljöarbete är ett. Sunt Livs arbetsmiljöutbildning Ånge kommun kommer att genomföra Sunt Livs nya arbetsmiljöutbildning vilken är framtagen av centrala parter på såväl arbetsgivar- som arbetstagarsidan. Utbildningen riktar sig till chefer och skyddsombud. Vid personal- och organisationsutskottets sammanträde 19 maj 2016 informerade personalchef Lena Laaksonen om att planering av utbildningsinsatsen pågår. Därefter har det förts en en dialog om utbildningen med såväl företrädare för de fackliga organisationerna i centrala samverkansgruppen som med kommunens ledningsgrupp. Lena Laaksonen informerar om att den första gruppen som kommer att genomgå utbildningen är förvaltningscheferna, VD vid ÅFA/Ånge Energi samt huvudskyddsombud från de fackliga organisationerna. Denna insats startar i oktober 2016. Kursledare är HR-konsult Philip Strömgren och Åsa Eriksson, Kommunal. Enkät - Hållbart medarbetarengagemang Sveriges Kommuner och Landsting och Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA) erbjuder en modell och en enkät för att kontinuerligt utvärdera och följa upp arbetsgivarpolitiken i kommuner och landsting med fokus på Hållbart medarbetarengagemang (HME). Personalchef Lena Laaksonen informerar om att HME-enkäten planeras att genomföras i kommunen under 2017. Enkäten kopplar tydligt till de insatser som sker inom arbetsmiljöområdet och resultatet kan jämföras mot andra kommuner som genomför motsvarande enkät. 6
45 Ledarskap (KS 16/4) Notera informationen. Personal- och organisationsutskottet har vid sammanträde 3 mars 2015 beslutat om tre fokusområden varav Ledarskap är ett. Planering pågår för en gemensam ledarskapsutbildning/utveckling via Sundsvallsregionen, personalchef Lena Laaksonen är Ånge kommuns representant i detta samarbete. Lena Laaksonen informerade vid personal- och organisationsutskottets sammanträde 19 maj 2016 om planering av insatsen. Målgrupperna är befintliga ledare, nya ledare samt presumativa ledare från den egna organisationen. Beroende vilken av målgrupperna ledaren tillhör och vilken bakgrund/erfarenhet denna har kan utvecklingsinsatsen skräddarsys. Ledorden i planeringsprocessen är långsiktig, hållbar samt billig. Vid dagens sammanträde informerar Lena Laaksonen informerar om att de konkreta insatser som startas upp under hösten 2016 för Ånge kommuns del är arbetsmiljöutbildning samt utbildning i kompentensbaserad rekrytering. Under hösten kommer även arbetet att identifiera kommande ledare att påbörjas. 7
46 Åtgärder för att skapa en öppnare och tryggare arbetsmiljö (KS 16/266) Uppdra till personalchef Lena Laaksonen att utarbeta ett förslag till mångfaldsplan. Styrelsen för Vision samt styrelsen för Kommunal har 15 juni 2016 inkommit med förslag till personal- och organisationsutskottet i skrivelsen Åtgärder för att skapa en öppnare och tryggare arbetsmiljö. Fackförbunden lyfter ett antal frågor till Ånge kommun för att skapa en öppnare och tryggare miljö för alla personer som studerar, arbetar eller är förtroendevalda vid arbetsplatser och lokaler som Ånge kommun driver, äger eller förvaltar. Personalchef Lena Laaksonen informerar om att ett arbete påbörjas inom kort med att utarbeta en mångfaldsplan för kommunen. En sådan plan ska ersätta dagens jämställdhetsplan och behandla samtliga diskrimineringsgrunder som anges i diskrimineringslagen. I denna process kommer de förslag som Vision och Kommunal lyft i sin skrivelse att tas upp för dialog. Personal- och organisationsutskottet är enigt om en arbetsmodell för att ta fram mångfaldsplanen vilket innebär att en arbetsgrupp bestående av tjänstemän ochh fackliga företrädare utarbetar ett förslag som därefter presenteras för politiskt ställningstagande. sunderlag Förslag - Åtgärder för att skapa en öppnare och tryggare arbetsmiljö 8
47 Löneöversyn 2016 (KS 15/260) Notera informationen. Det lokala arbetet med löneöversyn 2016 pågår. Vid personal- och organisationsutskottets sammanträde 19 maj 2016 redovisades att löneöversynen avslutats med Skolledarförbundet, Vårdförbundet, Lärarnas Riksförbund, Förbundet Sveriges Arbetsterapeuter, Fysioterapeuterna och Lärarförbundet. Löneöversynen har därefter avslutats med JUSEK, Vision, SSR, Ledarna, Naturvetarna, DIKförbundet samt Sveriges Ingenjörer. Inom Kommunals avtalsområde pågår arbetet med översynen. 9
48 Löneöversyn 2017 (KS 16/276) Ärendet återupptas vid nästa möte i personal- och organisationsutskottet. Personalchef Lena Laaksonen initierar att det är dags att påbörja förberedelserna för 2017 års löneöversyn. Det innebär analys av utfall, prioriteringar mm i 2016 års löneröversyn såväl lokalt som i jämförelse med andra kommuner samt dialog i ledningsgruppen om lönepolitiska överväganden. Personalchefen kommer att delta i avtalskonferens samt ett seminarium om lönebildning och budgetprocessen, bägga anordnade av Sveriges Kommuner och Landsting. I seminariet deltar även ekonomichefen. 10
49 Aktuell information (KS 16/6) Notera informationen. Under denna punkt lämnas aktuell information till personal- och organisationsutskottet. Informationssäkerhetssamordnare Örjan Nordlund Örjan Nordlund informerar om sin roll som informationssäkerhetssamordnare vilket innebär att vara ledningens resurs avseende rådgivning och kontroll i dessa frågor. Ett införande av LIS - Ledningsinformation för informationssäkerhet - enligt MSB rekommendation - pågår. Just nu sker en klassning av våra IT-systen utifrån SKLs verktyg. Personalchef Lena Laaksonen Information lämnas om pågående upphandling av HR-system. Förvaltningschef Urban Åström Lärarlönelyftet är en statlig satsning för att skolhuvudmän ska kunna ge en löneökning till särskilt kvalificerade lärare, förskollärare och fritidspedagoger. Urban Åström informerar om bakgrund och ställningstaganden kring satsningen i kommunen. Vidare informerar Åström om rekryteringen av trainees till skolan. Presentation av ny medarbetare Mattias Estlind, ny HR-konsult vid personalenheten presenterar sig och informerar om sitt uppdrag. 11
50 Delegeringsbeslut (KS 16/36) Redovisningen delges och läggs till handlingarna. Efter redovisning lägger personal- och organisationsutskottet följande delegeringsbeslut till handlingarna: Chefer och arbetsledare om anställning (KS 16/41) Förvaltningschefer Bisyssla (KS 16/42) 12
51 Delgivningar (KS 16/7) Redovisningen delges och läggs till handlingarna. Efter redovisning lägger personal- och organisationsutskottet följande delgivningar till handlingarna: Lokalt kollektivavtal om lön och allmänna anställningsvillkor m m LOK 16 Ånge kommun och Svenska Kommunalarbetareförbundet 2016-06-10 (KS 16/194) Lokalt kollektivavtal om lön och anställningsvillkor för personlig assistent och anhörigvårdare PAN 16 Ånge kommun och Svenska Kommunalarbetareförbundet 2016-06-10 (KS 16/195) Lokalt kollektivavtal om BEA Ånge kommun och Svenska Kommunalarbetareförbundet 2016-06-10 (KS 16/196) 13