Spå rå och grånskå dokumentå ndringår

Spå rå och grånskå dokumentå ndringår Ofta arbetar flera personer med samma dokument. Om ni är flera som skriver en rapport eller ett projektförslag tillsammans kan du använda funktionen Spåra ändringar i Word för att hålla reda på och kommentera varandras ändringar. I den här självstudiekursen lär du dig hur du gör. Innan du börjar...1 1. Aktivera och inaktivera Spåra ändringar...2 2. Utforska de olika typerna av spårade ändringar...3 3. Acceptera eller ignorera en granskares ändringar...4 4. Lägga till egna ändringar...7 5. Arbeta med kommentarer...9 6. Dölja spårade ändringar i utskriften... 11 7. Se till att alla framtida ändringar spåras... 13 Snabbreferenskort... 15 Innan du börjar Det här lär du dig När du är klar med självstudierna ska du kunna: Aktivera och inaktivera funktionen Spåra ändringar. Identifiera de olika typerna av spårade ändringar. Acceptera eller ignorera en granskares ändringar och kommentarer. Infoga egna spårade ändringar och kommentarer. Dölja spårade ändringar i utskriften. Ange ett lösenord för att säkerställa att framtida ändringar spåras. Krav Word för Mac 2011 Grundläggande Word-kunskaper, bland annat hur du öppnar ett dokument, klipper ut och klistrar in samt formaterar text. Tips Om det är första gången du använder Word kan du först gå igenom självstudierna Självstudiekurs: Grunderna i Word. Övningsfil Självstudielektionerna ska visas i ordning. Hämta och använd den här övningsfilen för att få praktisk erfarenhet under tiden du går igenom självstudierna. TrackChanges.docx (50 K) Beräknad t idsåt gång: 25 minuter Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 1

1. Aktivera och inaktivera Spåra ändringar När du öppnar ett dokument som innehåller spårade ändringar är funktionen Spåra ändringar redan aktiverad. Om du vill spåra ändringar i ett nytt dokument måste du aktivera Spåra ändringar. Nu ska du öppna ett dokument som innehåller spårade ändringar och sedan inaktivera och aktivera Spårade ändringar. Öppna övningsfilen som finns i början av de här självstudierna. På fliken Granska, under Uppföljning, ser du att Spåra ändringar har inställningen På. Klicka på växlingsknappen för Spåra ändringar. Spåra ändringar inaktiveras. Klicka på växlingsknappen för Spåra ändringar igen. Spåra ändringar aktiveras. Tips Inställningarna för att aktivera/inaktivera Spåra ändringar gäller endast för det aktuella dokumentet. Vi rekommenderar att du använder Spåra ändringar i utskriftslayoutvyn. Om du vill visa ett dokument i utskriftslayoutvyn klickar du på Visa > Ut skriftslayout. Om du vill dölja menyfliksområdet medan du arbetar klickar du på. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Aktivera och inaktivera Spåra ändringar. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 2

2. Utforska de olika typerna av spårade ändringar Oavsett om du granskar en annan persons ändringar eller om du gör egna ändringar finns det fem typer av ändringar som du bör känna till: infogningar, borttagningar, flyttat innehåll, formateringsändringar och kommentarer. Varje typ av ändring genererar en särskild ombearbetningsmarkering i dokumentet, och olika granskares ändringar visas i olika färger. Nu ska du titta på hur de olika typerna av ändringar visas i ett dokument. Format eringsändring: Formateringsändringar visas i en pratbubbla med etiketten Formaterat i högermarginalen. En liten streckad linje kopplar pratbubblan till formateringsändringen. Om du vill att den streckade linjen ska visas som heldragen klickar du på pratbubblan. Infogning: Infogningar visas med en understrykning. Om du vill visa tiden, datumet och vilken granskare som gjorde ändringen placerar du pekaren någonstans i den infogade texten. Komment ar: Kommentarer visas i pratbubblor med etiketten Kommentar i dokumentets högermarginal. En liten streckad linje kopplar pratbubblan till texten som någon kommenterat. Om du vill att den streckade linjen ska visas som heldragen klickar du på pratbubblan. Flyt tat innehåll: Text eller annat innehåll som har flyttats tas bort från den ursprungliga platsen och visas i en pratbubbla med etiketten Flyttad i högermarginalen. Det flyttade innehållet visas också som en infogning med dubbel understrykning på den nya platsen. Borttagning: Borttagningar tas bort från dokumentet och den borttagna texten visas i en pratbubbla med etiketten Borttagen i högermarginalen. En liten streckad linje kopplar borttagningen till pratbubblan. Om du vill att den streckade linjen ska visas som heldragen klickar du på pratbubblan. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 3

Tips Om du vill ändra hur spårade ändringar visas (till exempel dölja ballonger eller ändra färg) klickar du på Word > Inst ällningar och sedan på Spåra ändringar. Om du vill dölja någon av de spårade ändringarna går du till fliken Granska, under Uppföljning och klickar på Visa markering. Därefter avmarkerar du kryssrutan bredvid den typ av ändring som du vill dölja (t.ex. Infogat och borttaget). En lodrät svart linje visas i vänstermarginalen bredvid alla rader som innehåller ändringar. Om du vill visa alla spårade ändringar i en lodrät fönsterruta går du till fliken Granska, under Ändringar och klickar på Granskningsrut a. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Identifiera varje typ av ändring med hjälp av tillhörande ombearbetningsmarkering. 3. Acceptera eller ignorera en granskares ändringar När du granskar ett dokument kan du gå igenom varje ändring och acceptera eller ignorera den. Om ett dokument innehåller många ombearbetningsmarkeringar från flera olika granskare kan du dölja ändringar från vissa granskare. Nu ska du dölja de spårade ändringarna för alla utom en granskare, och sedan acceptera och ignorera granskarens ändringar. Klicka på Visa markering under Uppföljning på fliken Granska, peka på Granskare och klicka sedan på Mike Miller för att dölja Mike Millers spårade ändringar. Klicka på Näst a under Ändringar. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 4

Observera att Carol Troups infogning "sin reseverksamhet" markeras. Klicka på Acceptera. Tips Om du vill acceptera alla förändringar på en gång klickar du på den lilla pilen bredvid knappen Acceptera. Klicka sedan på Acceptera alla ändringar i dokumentet. Observera att ombearbetningsmarkeringen tas bort, att infogningen accepteras och att nästa ändring (Carol Troups borttagning av "flaggskepp") markeras. Klicka på Ignorera. Tips Avvisade ändringar och borttagna kommentarer sparas inte i ett dokument. Om du tror att du kan behöva dem senare sparar du en kopia av dokumentet innan du avvisar ändringar eller tar bort kommentarer. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 5

Observera att ombearbetningsmarkeringen och pratbubblan tas bort, att texten bevaras i dokumentet och att nästa ändring (Carol Troups kommentar) markeras. Tips Om du vill ångra en accepterad eller ignorerad ändring klickar du på Redigera > Ångra. Om du vill acceptera eller ignorera ändringar direkt i dokumentet håller du ned CTRL och klickar på en ombearbetningsmarkering eller pratbubbla (eller högerklickar på ombearbetningsmarkeringen eller pratbubblan) och klickar sedan på Acceptera ändring eller Ignorera ändring. Du kan också klicka på Acceptera och Ignorera längst upp till höger i pratbubblorna. När du öppnar ett dokument i Word visas automatiskt alla granskares ändringar och kommentarer. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Visa en enskild granskares spårade ändringar. Acceptera och ignorera ändringar och kommentarer. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 6

4. Lägga till egna ändringar När funktionen Spåra ändringar är aktiverad spåras alla infogningar, borttagningar, formateringsändringar, textändringar, textflyttningar och kommentarer som du lägger till i dokumentet. Ibland är det lättare att spåra dina egna ändringar om du döljer andra granskares kommentarer först. Nu ska du dölja de andra granskarnas spårade ändringar och sedan ta bort, infoga och flytta text i dokumentet. Klicka på Visa markering under Uppföljning på fliken Granska, peka på Granskare och klicka sedan på Carol Troup för att dölja hennes spårade ändringar. Markera frasen "lista" i det första stycket och tryck på DEL. Observera att texten tas bort från dokumentet och visas i en pratbubbla i högermarginalen. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 7

Ändra texten i det första stycket före punktlistan till "kommer". Observera att den infogade texten är understruken med en annan färg än de andra granskarnas ändringar. Markera "Mexico Blues" i punktlistan och dra posten till början av punkten "Costa Urban". Observera att den flyttade texten tas bort från den ursprungliga platsen och att den visas med en dubbel understrykning på den nya platsen. Den flyttade texten visas också i en pratbubbla med texten "Flyttad uppåt" som är kopplad till den ursprungliga platsen. Tips Om du vill ändra hur spårade ändringar visas (till exempel dölja ballonger eller ändra färg) klickar du på Word > Inst ällningar och sedan på Spåra ändringar. Om du vill redigera ett dokument utan att några ombearbetningsmarkeringar läggs till inaktiverar du Spåra ändringar innan du börjar. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Ta bort, infoga och flytta text och identifiera ombearbetningsmarkeringen för varje typ av ändring. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 8

5. Arbeta med kommentarer När du skriver eller granskar en text kanske du vill lägga till kommentarer i dokumentet. Kommentarer visas i pratbubblor i dokumentets högermarginal. Nu ska du svara på en kommentar från en annan granskare och infoga en ny kommentar. Klicka på Visa markering, peka på Granskare och klicka på Carol Troup. Klicka i kommentarsbubblan från Carol Troup med etiketten Kommentar [2]. Klicka på Ny under Kommentarer på fliken Granska. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 9

Skriv en kommentar i kommentarsbubblan, t.ex. "Jag har bekräftat att priset stämmer". Observera att båda kommentarsbubblorna kopplas till den text som kommentarerna gäller (30 000 kr). Tips Texten [3R2] i kommentarsbubblan anger att det är den tredje kommentaren i dokumentet, och ett svar på kommentar nummer två. Markera texten "Centralamerika" i rubriken för pressreleasen. Klicka på Ny under Kommentarer. Skriv din kommentar i kommentarsbubblan, t.ex. "Bör vi nämna någon av de nya resorna till Sydamerika?". Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 10

Observera att parenteser visas runt den markerade texten och att en heldragen linje kopplar pratbubblan till den text som kommentaren gäller. Tips Funktionen Spåra ändringar behöver inte vara aktiverad för att du ska kunna infoga kommentarer. Om kommentarsbubblorna inte visas går du till under Uppföljning, klickar på Visa markering och kontrollerar att en kryssmarkering visas bredvid Kommentarer. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Svara på en granskares kommentar. Infoga en ny kommentar. 6. Dölja spårade ändringar i utskriften Spårade ändringar kan göra utskriften svårläst om du bara vill se dokumentets innehåll. Om du vill kan du tillfälligt dölja spårade ändringar så att utskriften blir ren. Nu ska du dölja de spårade ändringarna och visa en utskriftsvänlig vy av do kumentet. Klicka på Verkt yg > Spåra ändringar > Markera ändringar. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 11

Avmarkera kryssrutorna Visa ändringar på skärmen och Visa ändringar i det utskrivna dokumentet och klicka på OK. Observera att alla ändringar i dokumentet döljs. Tips Om du vill visa spårade ändringar på skärmen igen klickar du på popup-menyn under Uppföljning på fliken Granska och klickar på Slutlig med markeringar. Tips Ändringar spåras så länge Spåra ändringar är aktiverat, även om ändringsmarkeringarna för närvarande döljs. Inställningarna för alternativet Markera ändringar på menyn Verktyg > Spåra ändringar (Visa ändringar på skärmen, Visa ändringar i det utskrivna dokumentet) och för alternativen på popup - menyn på fliken Granska (Slutlig med markeringar, Slutlig, Ursprungsversion med markeringar, Ursprungsversion) sparas inte. Om du inte vill att spårade ändringar ska visas när du öppnar dokumentet på nytt måste du acceptera eller avvisa ändringarna. Om du vill spara en historik över de ändringar som gjorts sparar du en kopia av dokumentet innan du accepterar eller avvisar ändringarna. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Dölj spårade ändringar i ett dokument så att de inte visas i den utskrivna versionen. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 12

7. Se till att alla framtida ändringar spåras Innan du skickar ut ett dokument för granskning kan du lägga till ett lösenord för att säkerställa att alla framtida ändringar som görs i dokumentet spåras. Det här är det bästa sättet att försäkra dig om att d u ser varje granskares ändringar och kommentarer. Nu ska du lägga till ett lösenord för att försäkra dig om att alla framtida ändringar spåras. Klicka på Dokument under Skydd på fliken Granska. Klicka på Spårade ändringar, skriv ett lösenord och klicka på OK. Tips Om du skyddar ett dokument för kommentarer går det bara att göra ändringar i dokumentet genom att infoga kommentarer. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 13

Skriv lösenordet igen i dialogrutan Bekräfta lösenord och klicka på OK. Lägg märke till att växlingsknappen för Spåra ändringar inte längre är tillgänglig, vilket betyder att alla ändringar spåras tills du eller någon som har tillgång till lösenordet väljer att ta bort dokumentskyddet. Tips Du tar bort dokumentskyddet genom att gå till under Skydd, klicka på Dokument och sedan skriva dokumentlösenordet. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Skydda ett dokument med ett lösenord så att framtida ändringar spåras. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 14

Snabbreferenskort Om du vill Aktivera eller inaktivera Spåra ändringar Dölja särskilda typer av spårade ändringar (t.ex. infogningar och borttagningar) Dölja pratbubblorna och bara visa spårade ändringar i dokumentet Dölja spårade ändringar för en särskild granskare Gå igenom dokumentet och acceptera eller ignorera ändringarna en i taget Acceptera eller ignorera ändringar utan att använda verktygen på fliken Granska Visa tiden, datumet och namnet på den granskare som gjort ändringen Redigera ett dokument utan att spåra ändringarna Visa dolda spårade ändringar Lägga till ett lösenord som säkerställer att alla framtida ändringar i ett dokument spåras Ta bort skyddet av spårade ändringar i ett dokument Gör du så här Klicka på växlingsknappen för Spåra ändringar under Uppföljning på fliken Granska. Klicka på Visa markering under Uppföljning på fliken Granska. Avmarkera kryssmarkeringen bredvid den typ av omarbetning som du vill dölja. Klicka på Word > Inst ällningar och sedan på Spåra ändringar. Avmarkera kryssrutan Visa ändringar med prat bubblor under Bubblor. Klicka på Visa markering under Uppföljning på fliken Granska. Peka på Granskare och avmarkera kryssrutan bredvid granskarens namn. klicka på Näst a under Ändringar på fliken Granska. Håll ned CTRL och klicka (eller högerklicka) på en ombearbetningsmarkering eller pratbubbla och klicka på Acceptera ändring eller Ignorera ändring. Du kan också klicka på knapparna Acceptera och Ignorera i pratbubblorna. Placera pekaren över ombearbetningsmarkeringen. Informationen visas i ett skärmtips. Inaktivera Spåra ändringar och gör önskade ändringar. Klicka på popup-menyn under Uppföljning på fliken Granska och klicka sedan på Slut lig med markeringar. Klicka på Skydda under Skydd på fliken Granska. Klicka sedan på Spårade ändringar och skriv ett lösenord. Klicka på Dokument under Skydd på fliken Granska och skriv lösenordet. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 15

Fler t ips Inställningarna för att aktivera/inaktivera Spåra ändringar gäller endast för det aktuella dokumentet. De fem typer av ombearbetningsmarkeringar som kan visas i ett spårat dokument är: borttagningar, infogningar, flyttat innehåll, formateringsändringar och kommentarer. När funktionen Spåra ändringar är aktiverad visas en lodrät svart linje i vänstermarginalen bredvid alla rader i dokumentet som innehåller en ombearbetningsmarkering. Avvisade ändringar och borttagna kommentarer sparas inte i ett dokument. Om du tror att du kan behöva dem senare sparar du en kopia av dokumentet innan du avvisar ändringar eller tar bort kommentarer. Funktionen Spåra ändringar behöver inte vara aktiverad för att du ska kunna infoga kommentarer. Ändringar spåras så länge Spåra ändringar är aktiverat, även om ändringsmarkeringarna för närvarande döljs. Om växlingsknappen för Spåra ändringar inte är tillgänglig betyder det att dokumentet har lösenordsskyddats för spårade ändringar. Alla ändringar spåras tills du eller någon som har tillgång till lösenordet väljer att ta bort dokumentskyddet. Förlorade lösenord för spårade ändringar kan inte återfås. Skriv ned och förvara alla lösenord på ett säkert ställe. Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar 16