Granskning av debiteringsrutiner, Regionservice

Granskning av debiteringsrutiner, Regionservice Region Halland Revisionsrapport September 2011 Rebecca Andersson Carl-Magnus Stensson

Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte, avgränsning och metod... 4 Granskningsresultat... 5 Regionservice organisation... 5 Rutiner och riktlinjer... 6 Ansvarsfördelning... 7 Prissättning/debitering... 8 Regionservice egna kontrollaktiviteter... 9 2 of 9

Sammanfattning Komrev inom PwC har på uppdrag av revisorerna i Region Halland genomfört en granskning av debiteringsrutinerna inom Regionservice. Syftet med granskningen är att kartlägga och verifiera rutinerna för debitering av Regionservice olika tjänster samt bedöma om dessa är tillförlitliga och ändamålsenliga. Våra iakttagelser och synpunkter sammanfattas nedan: Enligt vår bedömning finns det rutiner för hur Regionservices administrativa personal ska hantera debiteringar i de flesta system. När det gäller IT verksamheten och administrativ service finns inga dokumenterade rutiner. Vi anser att rutiner för hantering av krediteringar bör dokumenteras och säkerställs. Vår bedömning är att de intervjuade enheterna eller Regionservice inte har en samlad bild av antalet krediteringar, vilka typer och till vilka värden. Enligt vår mening är det både viktigt utifrån ett intern kontrollperspektiv men också ur kund- och effektiviseringssynpunkt. Vi anser att Regionservice bör utveckla sina rutiner kring hur Regionservices personal bokför/skriver upp material/varor på respektive kund, dvs processen innan att debitering sker. Detta för att säkerställa en god intern kontroll samt att skydda personal att inte bli oskyldigt misstänkta. Vår bedömning är att Regionservice upprättat avtal med sina kunder. Ett antal kunder anser att avtal avseende teknisk service till viss del är oklara. Vi rekommenderar både säljande och köpande verksamhet att tillsammans tydliggör kommunikationen och transparens i avtalsdiskussionerna. Förslagsvis skulle en tydligare och mer omfattande prislista kunna tas fram över de mest frekventa tjänsterna. På Region Hallands intranät kan vissa beställningar göras. Ingen särskild behörighet krävs. Vi anser att beställning av varor och tjänster på något sätt bör vara behörighetsstyrd utifrån ett ansvarsförhållande. Nuvarande system kan man göra beställningar i andra verksamheters eller personers namn. Enligt vår mening kan detta medföra en bristande styrning avseende intern kontroll både för Regionservice samt beställande kund. Vi anser att beställande kund får en ändamålsenlig förteckning på de varor och tjänster som debiterats/fakturerats detta gäller även vid digital fakturering via importfiler. Regionservice verksamheter hanterar i vissa fall artiklar och varor som kan vara stöldbegärliga. Tillsammans med att respondenterna (kunderna) är tveksamma till om fakturaunderlagen alltid kritisk granskas (kunderna) innebär detta att det finns en viss risk för svinn (artiklar och varor). Regionservice arbetar inte med nyckeltal och ingen annan typ av kontroll som säkerställer att de får betalt för det arbete som utförts. Enligt vår bedömning kan nyckeltal vara ett sätt att mäta dels effektivitet dels eventuella svinn. Vidare anser vi att nämnden bör införa stickprovskontroller för att säkerställa en tillräckligt hög grad av intern kontroll. 3 of 9

Inledning Bakgrund Av kommunallagen framgår att kommunal verksamhet skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnder/styrelser ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns upprättade rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Utifrån Region Hallands reglemente nämns att Regionserviceuppgift är att genom internavtal erbjuda försörjnings- och stödfunktioner som ur regionens perspektiv ger bästa service till regionens verksamheter varigenom dessa kan fokusera på sina kärnverksamheter. Regionservice ska kontinuerligt arbeta med att utveckla sina servicetjänster till verksamheten i egen regi. Utvecklingsarbetet ska tillsammans ske med driftnämnderna och dess förvaltningar. Regionservice ska kontinuerligt jämföra sitt serviceutbud avseende kvalitet, effektivitet och kostnad med motsvarande utbud hos andra leverantörer och nämnden ska, efter samråd med Regionstyrelsen, kunna konkurrensutsätta delar av verksamheten när behov konstateras. Driftnämnden Regionservice har inte något avkastningskrav utan förväntas prissätta sina tjänster i en sådan nivå att nämnden, eller nödvändiga avsättningar för investeringar, lämnar ett nollresultat. Driftnämnden Regionservice ska ha beredskap att ta emot ytterligare stödfunktioner efterhand som Region Halland renodlar och effektiviserar i sin verksamhet. Regionservice har sedan år 2000 sålt och förmedlat tjänster inom städ, kost, vaktmästeri, telefoni, transporter, varuförsörjning och fastighetsunderhåll. Inför 2011 har IT-avdelningen, ekonomiservice, löneservice och Region Hallands kurs- och konferensverksamhet tillkommit. Intäkterna för Regionservice uppgick för 2010 till ca 270 mnkr. Intäkterna är till största del på fasta åtaganden. Syfte, avgränsning och metod Syftet med granskningen är att kartlägga och verifiera rutinerna för debitering av Regionservice olika tjänster samt bedöma om dessa är tillförlitliga och ändamålsenliga. Övergripande revisionsfrågan är: Är den interna kontrollen avseende debiteringar ändamålsenlig och tillförlitlig? Granskningen inriktas på följande frågeställningar: Förekommer rutiner och riktlinjer? 4 of 9

Är ansvarsfördelningen ändamålsenlig internt inom Regionservice samt externt inom Region Halland? Hur säkerställs att alla utförda tjänster debiteras och till rätt pris? Godkänns krediteringar (avskrivningar, borttag etc.) av behörig befattningshavare? Vilka egna kontrollaktiviter förekommer? Granskningen avgränsas till Regionservice debiteringsrutiner. Granskningen har genomförts genom intervjuer med berörda befattningshavare vid Regionservice samt genom stickprovskontroller av räkenskapsmaterial. Vidare har intervjuer genomförts med ekonomichefer vid Närsjukvården och Hallands sjukhus för att bedöma deras ansvar i attestfrågan. Rapporten är sakavstämd av berörda tjänstemän. Granskningsresultat Regionservice organisation Nedan redovisas Regionservice verksamhet som omfattas av debiteringar och således granskade delar. Kostservice Regionservice Kostservice i Halmstad och Varberg ansvarar för tillagning och distribution av mat till patienter och personal vid sjukhusen i Halmstad och Varberg samt till Regionens hus. Logistikservice Inom Logistikservice ingår enheterna för varuförsörjning, transporter och reproverksamhet. Städservice Städservice ansvarar för städningen av verksamheternas lokaler. Uppdragen omfattas av daglig städning, golvvård, utstädning efter smitta, storstädning m.m. Verksamheten kan också bistå med andra servicetjänster, t ex textilhantering, tvättavläsning m.m. Verksamheten bemannas från Halmstad, Hylte, Falkenberg, Kungsbacka och Varberg. Teknisk service Teknisk services tjänster avser främst fastighetsservice inom Regionen. Verksamheten svarar för drift och underhåll av fastigheterna, dygnet runt. Förutom fastighetsservice utförs även verksamhetsservice för de enheter som är hyresgäster i Regionens fastigheter ex reparation av utrustning och uppsättning av möbler m.m. Vaktmästeriservice Regionservice utför även diverse vaktmästeritjänster vilket kan betraktas som diversehandel. Verksamheten bedriver bl. a av postförmedling, sophantering, hantering av källsorterat avfall, leveranser av gas och läkemedel, patienttransporter m.m. 5 of 9

Administrativ service Ekonomiservice tillhandahåller ekonomiadministrativt stöd och service. Avdelningen är framförallt ett administrativt stöd åt Regionkontoret, sjukvårdsförvaltningarna, samt direkt till patienter och Hallands invånare. Landstingsservice ekonomiavdelningen tillhandahåller stöd och service till verksamheterna inom den egna förvaltningen. Löneservice uppdrag är att erbjuda Region Halland en lönehantering med hög kvalitet, effektivitet och hög servicenivå utifrån verksamhetens behov. Löneservice är en stödfunktion och ska arbeta konsultativt för alla enheter inom Region Halland. Avdelningens uppdrag är att stödja verksamhetens behov genom att utveckla och kvalitetssäkra lönehanteringen. Teleservice Verksamheten ansvarar bl.a. för telefonistservice och helpdesk servar ca 5 800 anknytningar, receptionen vid Hallands sjukhus Halmstad, fotografering för tjänstelegitimationer och skanning av journaler för hela länet. IT-service Verksamhetens övergripande uppdrag är att ansvara för och samordna IT-utvecklingen inom Regionen. IT-avdelningen äger och förvaltar Regionens gemensamma basfunktioner t.ex. nätet och serverhallar. Under 2011 har Regionservice tagit över IT verksamheten vilket har inneburit att man under 2011 håller på att ta fram prismodell samt debiteringsrutiner för verksamheten. Rutiner och riktlinjer Regionservice använder sig av ett flertal olika beställnings- och debiteringssystem. Följande kan nämnas: AIVO -patientkost Landlord -logistikservice, teknisk service, städ och vaktmästeri samt kostservice (livsmedel, catering och representation) ODEN -förråds verksamheten Nice -teleservice Redpill -kurs och konferens Regionservice har tagit fram debiteringsrutiner, kopplat till ovan nämnda system för hur man som användare ska fakturera utifrån de olika systemen. Däremot saknas det dokumenterade rutiner avseende krediteringar på eventuella felaktiga debiteringar. Order eller delar av den krediteras enligt överenskommelse med kund. Enligt uppgift sker vissa större krediteringar i samråd med respektive avdelningschef. Inga rutiner avseende hur Regionservices personal bokför/skriver upp material/varor på respektive kund, dvs processen innan att debitering sker Bedömning: Enligt vår bedömning finns det rutiner för hur Regionservices administrativa personal ska hantera debiteringar i de flesta system. Under 2011 har Regionservice verksamhets utökats, vi anser inte att 6 of 9

rutiner och riktlinjer utvecklats i samma takt. Främst rör detta IT verksamheten och administrativ service. Vi har dock fått redovisat för oss att arbetet med att ta fram rutiner/riktlinjer håller på att tas fram. Vi anser att rutiner för hantering av krediteringar bör dokumenteras och säkerställs. Vår bedömning är att de intervjuade enheterna eller Regionservice inte har en samlad bild av antalet krediteringar, vilka typer och till vilka värden. Vi anser att detta bör säkerställas. Enligt vår mening är det både viktigt utifrån ett intern kontrollperspektiv men också ur kund- och effektiviseringssynpunkt. Vi anser att Regionservice bör utveckla sina rutiner kring hur Regionservices personal bokför/skriver upp material/varor på respektive kund, dvs processen innan att debitering sker. Detta för att säkerställa en god intern kontroll samt att skydda personal att inte bli oskyldigt misstänkta. Ansvarsfördelning Enligt Regionens rutiner för intern prissättnings ska de interna affärerna dokumenteras i avtal/överenskommelser där innehållet ska framgå inkl volymer (i tillämpliga fall), priser och totalbelopp samt avtalsperiod. I avtalen ska framgå om överenskommelsen avser fast belopp eller rörliga ersättningar grundade på faktiskt utfall. Enligt riktlinjerna kan avtal med fördel slutas tillsvidare varvid bara en enklare ekonomisk överenskommelse behöver göras för respektive nytt budgetår. Beräknade beloppsavvikelser inför ett nytt avtalsår ska anmälas enligt fastställda varsel-/uppsägningstider för att säljaren ska ges möjlighet att anpassa sin verksamhetsomfattning och för att köparen ska undvika uppsägningskostnad. Avtalen ska grundas på tidigare års förbrukning och verkställda/planerade förändringar i verksamheten. I avtalen ska framgå vilken metod som ska användas för årlig prisjustering. Normal löpande avtalstid är budgetåret, 1/1 31/12. Löpande tillsvidareavtal förlängs med automatik med ytterligare ett budgetår om uppsägning ej gjorts enligt varseltiderna. Vissa inköp sker utan avtal. Detta kan exempelviss röra sig om extrastäd, varierande beställning av kost, tekniska tjänster, catering m.m. Beställning av dessa tjänster ska i huvudsak ske via intranätet men kan också ske genom mail alternativt telefon till Regionservices kundtjänst. Via Regionservice beställningsfunktion via intranätet finns ingen behörighetsfunktion utan vem som helst med tillgång till intranätet kan beställa varor och tjänster. Det enda som behövs är avdelningens ansvarsenhetskod (kod för bokföring). I samband med granskningen har vi intervjuat administrativ personal vid Hallands sjukhus Halmstad, Hallands sjukhus Varberg och Närsjukvården Halland. Det som har framkommit är att Regionservices debiteringsfunktion i stort sett fungerar bra. De fel och oklarheter som uppstått är framförallt priset avseende diverse beställningar från teknisk service. Vissa av respondenterna har också framfört att det råder en viss oklarhet avseende vissa avtal. 7 of 9

Bedömning: Utifrån de stickprov vi gjort kan vi konstatera att Regionservice har upprättat avtal med sina kunder både interna som externa. Ett antal kunder anser att avtal avseende teknisk service till viss del är oklara. Vi rekommenderar både säljande och köpande verksamhet att tillsammans tydliggör kommunikationen och transparens i avtalsdiskussionerna. Förslagsvis skulle en tydligare och mer omfattande prislista kunna tas fram över de mest frekventa tjänsterna. Vi kan konstatera att vissa avtal/rutiner upplagda på intranätet är ålderdomliga. Vi rekommenderar att förvaltningen gör en översyn av sina avtal/rutiner och beskrivningar över nämndens tjänsteutbud. På Region Hallands intranät kan vissa beställningar göras. Ingen särskild behörighet krävs. Vi anser att beställning av varor och tjänster på något sätt bör vara behörighetsstyrd utifrån ett ansvarsförhållande. Nuvarande system kan man göra beställningar i andra verksamheters eller personers namn. Enligt vår mening kan detta medföra en bristande styrning avseende intern kontroll både för Regionservice samt beställande kund. Prissättning/debitering Olika typer av debitering sker från Regionservices ekonomiservice. Enligt Region Hallands interna regler för prissättning av interna affärer ska självkostnadsprincipen tillämpas, vilket innebär att samtliga kostnader ska ingå i internpriset, även de indirekta kostnaderna (exempelvis centrala och lokala administrationskostnader). Internprissättning ska tillämpas fullt ut mellan förvaltningarna och fria nyttigheter ska inte förekomma. De interna kostnaderna och intäkterna ingår i budget och redovisning och har samma resultatpåverkan som externa kostnader och intäkter. Prissättningen för Regionservice tjänster sker oftast genom att priserna räknas upp med ett fastställt index enligt respektive avtal. Priserna uppdateras antingen av respektive avdelningschef som i sin tur har ansvaret att uppdateringen görs i respektive debiteringssystem. I det andra fallet sker prisuppdateringar av ekonomiservice personal t.ex. timkostnader, abonnemangspriser. Uppdatering av priserna sker helt manuellt. Ekonomichefen gör en rimlighetskontroll i samband med att priserna uppdaterats för att säkerställa att det inte skett något fel i hanteringen. Det är endast ett antal utsedda tjänstemän som har tillgång till att göra prisförändringar i systemet. Regionservice har återbetalt 14,1 mnkr (2010) och 13,9 mnkr (2009) till förvaltningarna med anledning av att nämndens ekonomiska resultat. Debitering sker månatligen och kan ske på två olika sätt. Manuellt via pappersfakturor eller digitalt genom importfiler. Debitering kan antingen ske utifrån ett avtal och där debitering sker månatligen eller debiteras verksamheten löpande utifrån det som faktisk beställts. I samtliga fall skickas fakturaunderlag med vad som beställts och vem som beställt till respektive kostnadsansvarig för verksamheten. Enligt kundernas administrativa personal vid ekonomiavdelningarna ska kontrollen av fakturaunderlagen ske ute i verksamheten. Enligt de intervjuade är det dock oklart om detta alltid sker. Teknisk service tar månatligen fram statistik avseende uppföljning på påbörjade men ej avslutade arbetsorder. Detta för att säkerställa kontrollen av påbörjade arbeten. 8 of 9

Bedömning: Avtalade priser är reglerade enligt de avtal/överenskommelser som är tecknade med respektive förvaltning/kund och där priserna regleras via indexuppräkning under avtalsperioden. Vi anser att beställande kund får en ändamålsenlig förteckning på de varor och tjänster som debiterats/fakturerats detta gäller även vid digital fakturering via importfiler. Regionservice verksamheter hanterar i vissa fall artiklar och varor som kan vara stöldbegärliga. Tillsammans med att respondenterna (kunderna) är tveksamma till om fakturaunderlagen alltid kritisk granskas (kunderna) innebär detta att det finns en viss risk för svinn (artiklar och varor). Systemet hanterar många transaktioner och arbetsorders vilket gör att det kan finnas risk för dubbeldebiteringar. Vi anser att det borde byggas in kontrollrutiner som gör att samma arbetsorder inte kan debiteras mer än en gång. Regionservice arbetar inte med nyckeltal och ingen annan typ av kontroll som säkerställer att de får betalt för det arbete som utförts. Enligt vår bedömning kan nyckeltal vara ett sätt att mäta dels effektivitet dels eventuella svinn. Vidare anser vi att nämnden bör införa stickprovskontroller för att säkerställa en tillräckligt hög grad av intern kontroll. Regionservice egna kontrollaktiviteter Driftnämnden för Regionservice har för 2011 fastställe en intern kontrollplan med följande kontrollmoment: Attestreglemente Dagskassor Inventarieförteckning/inventarieredovisning Regler för affärsöverenskommelser Lagen om offentlig upphandling Bedömning: I samband med tidigare granskningar har vi bedömt att Regionservices uppföljning och kommentarer till den interna kontrollplanen är ändamålsenlig. Vi anser dock att nämnden tydligare bör säkerställa debiteringsprocessen i och med att verksamheten helt är intäktsfinansierad och införliva den i sina egna kontrollaktiviteter. 9 of 9