SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (20) Plats och tid Stora sammanträdesrummet, Kommunhuset Heby kl 09:00-11.30 Beslutande Per Möller (C), ordf Harald Brixeskog (MP) Per Sverkersson (S) 19-24 Bodil Persson (M) Erik Backman (S) Johan Eriksmark (S), 25-35 Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Insynsrepresentant Niklas Ahlezon (KD) Ahmad Mällä (V) Anderas Källberg (C) Roland Back (LP) Uno Philipsson (S) Johan Eriksmark (S), 19-28 Emma Burstedt, förvaltningschef Mikael Eriksson, ekonomichef 19 Johnny Malmberg, kommunekolog 21 Anneli Englén 22-23 Katarina Virhammar 22-23 Camilla Winkvist, miljöstrateg, 25 Sofie Fröbom, samhällsplanerare, 26 Elise Teinler, nämndsekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Erik Backman Kommunkontoret, tisdag 24 mars 2015, kl 9.00 Sekreterare Paragrafer 19-35 Elise Teinler Ordförande Per Möller Justerande Erik Backman ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Samhällsbyggnadsnämnden Datum för anslags uppsättande 24 mars 2015 Datum för anslags nedtagande 15 april 2015 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret, Heby kommun Underskrift Elise Teinler
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (20) Sbn 19 Dnr 2015/9 009 Budgetprocessen Samhällsbyggnadsnämndenämnden tackar för informationen. Kommunens ekonomichef presenterar den nya budgetprocessen och går igenom hur denna ställer nya krav på planarbetet i kommunen. Syftet bakom budgetprocessen är förbättrade möjligheter till resursallokering och styrkan i detta som ett politiskt verktyg. Månadsuppföljning kommer fortsättningsvis dessutom att vara mer detaljerad för att möjliggöra för politikerna att få en samlad bild av nämndens ekonomiska situation.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (20) Sbn 20 Dnr 2015/29 701 Fördelning av uppgifter inom VafabMiljö Kommunalförbunds verksamhetsområde Godkänna överenskommelse om fördelning av uppgifter inom VafabMiljö Kommunalförbunds verksamhetsområde daterad 2015-01-26, med förtydligandet att det ska bildas en separat resultatutjämningsfond för respektive kommuns avfallskollektiv. VafabMiljö har till kommunen inkommit med ett förslag till överenskommelse om hur det praktiska samarbetet mellan kommunen och kommunförbundet ska fungera. Utredning I den förbundsordning som antagits för kommunalförbundet VafabMiljö, står att förbundet och kommunerna ska komma överens om vilka arbetsuppgifter förbundet ska ta över från kommunerna. Detta regleras av en överenskommelse, och VafabMiljö har till kommunen skickat ett förslag på en sådan. Kommunfullmäktiges beslutade xx att ingå i kommunalförbundet VafabMiljö, men att hanteringen av slam ej skulle ingå i samarbetet. Övrig avfallsverksamhet, inklusive kundtjänst och fakturering, beslutades överföras till kommunalförbundet. I avtalet och dess bilaga regleras dels undantaget vad gäller slam, dels vad gäller ekonomi och taxa. Bland annat ska alla sopkärl som står hos abonnenter, och om avfallsverksamheten, överlämnas till kommunalförbundet utan ersättning. Kärlen kommer i praktiken stå kvar hos respektive abonnent. Skattekollektivet har burit en del overheadkostnader (till exempel för IT, växel, kontorsmaterial) och dessa kostnader ska i framtiden bäras av avfallskollektivet inom ramen för kommunalförbundets verksamhet, vilket kan påverka hur stor besparingen på en sammanslagen administration blir. Kommunen har räknat fram hur stor del av resultatutjämningsfondens överskott som tillhör avfallskollektivet, minus slamverksamhetens del, och meddelat VafabMiljö detta. Den summan, 2074 tkr, ska senast sista juni 2015 vara överfört till kommunalförbundet. Där bildas enligt uppgift en ny resultatutjämningsfond för respektive kommuns
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (20) kollektiv. Detta framgår inte i överenskommelsen utan kan förtydligas. PM, Överenskommelse, Fördelning av uppgifter inom VafabMiljö Kommunalförbunds verksamhetsområde, 3 mars 2015 Överenskommelse, Fördelning av uppgifter inom VafabMiljö Kommunalförbunds verksamhetsområde, 2015 Bilaga till överenskommelse, Fördelning och prissättning av uppgifter inom VafabMiljö Kommunalförbunds verksamhetsområde Delges: VafabMiljö Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (20) Sbn 21 Dnr 2015/13 003 Riktlinjer för kommunens skogsinnehav Samhällbyggnadsnämndens beslut Samhällsbyggnadsnämndens riktlinjer för kommunens skogsinnehav antas med ändringen att ordet ska ändras till bör på tredje sidans andra stycke, tredje mening. Efter att riktlinjer för kommunens skogsinnehav diskuterats vid tidigare tillfälle har korrigeringar gjorts angående balans mellan ekologiska, sociala och ekonomiska intressen för kommunens förvaltning av skog. Heby kommun ska verka för att skogens och skogsmarkens värde för biologisk produktion skyddas samtidigt som den biologiska mångfalden bevaras samt kulturmiljövärden och sociala värden värnas (Heby kommuns miljömål, ÖP). Bevarandet av skog av rekreationsmässiga skäl bör övervägas och prioriteras i de fall där det är ekonomiskt jämställt med att bedriva skogsbruk. Förutsättningen för bevarandet av biologisk mångfald, ekosystemtjänster och estetiska värden är kunskapsbaserade beslut. Kommunens skogsinnehav ska sträva efter en kontinuitet i skogen såväl som en kontinuitet i ett uttag av kapital ifrån skogen. Den långsiktiga strategin ska vara att kostnaden för skogsskötseln och inkomster ifrån skogsråvara är jämn eller håller en positiv ekonomisk balans beräknat på generationstiden ifrån planta till moget träd. Denna ekonomiska balans ska gälla kommunens skogsinnehav, där skog som åtnjuter naturskydd är exkluderat i detta krav. PM, Riktlinjer om skötsel av kommunens skog, 23 januari 2015, Riktlinjer om skötsel av kommunens skog, HebyFs 200x.xx Delges: Samhällsbyggnadsförvaltningen Kommunstyrelsen Skogssällskapet
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (20) Sbn 22 Dnr 2015/28 622 Önskemål om specialkost Kommunens kostenhet ska erbjuda specialkost till elever som har en religiös övertygelse, allergi, önskan att äta vegetarisk kost eller ett funktionshinder som påverkar vilken mat eleven vill eller kan förtära. Allergi eller funktionshinder som motiverar specialkost ska styrkas av läkarintyg. Det har under senare tid blivit allt mer vanligt med mycket specifika önskemål om vilken mat elever inom kommunens skolor ska äta. Samtidigt finns det elever som är helt beroende av att den mat de äter är noggrant kontrollerad för olika allergener. Att laga särskild mat, så kallad specialkost, till ett litet antal elever är tidskrävande och driver också upp portionspriset. Kostenheten lyfter därför frågan om i vilka fall kommunen ska erbjuda specialkost. Utredning I vår kommun har vi föräldrar som upprörs av kyckling som vi har på avtal. Vi har på vårt nuvarande avtal sex av tolv kycklingprodukter som är halalmärkta. Av den information vi har fått av våra leverantörer är skillnaden mellan halalslaktad kyckling och vanlig kyckling att den halalslaktade kycklingen slaktband är vänt mot Mecka och att en bön läses för kycklingen. Enligt den informationen som vi har fått av vår leverantör ska kycklingen på vårt avtal bedövas före nackning. Vi har talat om detta för de föräldrar som har varit i kontakt med oss. En del föräldrar godtar inte detta och tycker att halalslaktad kyckling inte ska förekomma. Vi har föräldrar som inte tolererar att det finns halalslaktad kyckling på vårt anbud. Vilka krav kan man ställa som föräldrar på önskekost/specialkost funderar vi över då vi har många föräldrar som tycker att just deras barn är i behov av en viss kost. PM, Önskemål om specialkost, 3 mars 2015 Bilaga, E-postexempel Gunilla Carlsson m.fl. Delges: Barn- och utbildningsförvaltningen Utbildningsnämnden
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (20) Sbn 23 Dnr 2015/9 009 Fredagslunchen: soppa eller gröt Samhällsbyggnadsnämnden tackar för informationen. Kommunen har mottagit klagomål på att man serverar soppa med smörgås eller gröt på fredagar. Kostenheten följer alltid de riktlinjer som finns när man planerar matsedeln och måltiderna som servers uppfyller det näringsintag som fastslagits.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (20) Sbn 24 Dnr 2015/30 003 Översyn av reglementen Samhällsbyggnadsnämnden avser inte att göra några ändringar i reglementet. Kommunfullmäktige antog reglementen för kommunstyrelsen och nämnderna inför den nya politiska organisationen, som trädde i kraft 1 januari 2015. Då nu de nya reglementena fungerat under en tid är det lämpligt att se över om några korrigeringar behöver göras. Nämnderna och kommunstyrelsen uppmanas därför att till kommunstyrelsen lämna in förslag till eventuella korrigeringar i sina respektive reglementen. Valbarhetsreglerna kommer dock att ses över centralt i kommunen för att de ska kunna harmonisera och behöver således inte behandlas i nämnderna. Nämndernas förslag ska inlämnas till kommunstyrelsen senast 23 april 2015. PM, Översyn av reglementen, 25 februari 2015 Heby kommuns författningssamling, Samhällsbyggnadsnämndens reglemente, 4 april 2014
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (20) Sbn 25 Dnr 2015/32 042 Årsredovisning 2014 Årsredovisning för 2014 för den del som avser redovisning för samhällsbyggnadsnämnden godkänns. Redovisningen överlämnas till Kommunfullmäktige Förvaltningen har tagit fram en årsredovisning för 2014 i enlighet med anvisningarna och förvaltningschef presenterar årsredovisningen för beredningen för samhällsbyggnadsfrågor år 2014 för nämnden. Miljöstrateg informerar om målen för kommunens bilar och hur anställda använder privata bilar i arbetet. Nämnden informeras också om att man under våren kommer genomföra en utredning över användandet av privata bilar inom den kommunala verksamheten. PM, Årsredovisning 2014, 9 mars 2015 Årsredovisning, Beredningen för miljö- och samhällsbyggnadsfrågor 2014 Delges: Kommunfullmäktige
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (20) Sbn 26 Dnr 2015/2 041 Tilläggsbudget Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen att besluta om en tilläggsbudget för år 2015 avseende investeringar rörande statlig medfinansiering på sammanlagt 377 500 kr och att det finansieras från kommunstyrelsens pott för oförutsett. Den nya budgetplanen behöver justeras då nya statliga medfinansieringsprojekten från Trafikverket beviljats och vilka kräver medfinansiering av 50 % från kommunen. Medlen inkom den 22 december 2014. De nya medlen är avsedda att användas 2015. De ska finansieras till hälften av kommunen. Dessutom behöver medel från andra projekt som kommunen fått medfinansiering i rörande 2014 flyttas över då dessa inte avslutats. Ärendet Investeringsmedel från Heby kommun som ska föras över till 2015: Trafikåtgärder Heby (Kyrkogatan) Östervåla skolskjutshållplats 200 000 kr 50 000 kr Nya investeringar som beviljats för 2015 och där Heby kommun ska bidra med följande belopp: Upprustning parkering Vittinge 7 500 kr Ökad belysning hållplats Heby skola 25 000 kr Ökad belysning hållplats väg 72 (bakom nya området) 25 000 kr Heby station väderskydd 40 000 kr Heby torg cykelparkering 30 000 kr PM, Tilläggningsbudget, 6 februari 2015 Delges: Mark- och planeringsenheten Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (20) Sbn 27 Dnr 2015/2 041 Korrigerad detaljbudget för SBN 2015 Anta korrigerad detaljbudget för 2015. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade 2015-01-08 om detaljbudget (sbn 1). Efter att förvaltningen lagt ut budgeten framstår det som önskvärt att justera detaljbudgeten något. Detta beror framförallt på att de förvaltningsgemensamma kostnaderna är lägre än förväntat. Utredning Kommunfullmäktige beslutade om budget 2014-12-16. Samhällsbyggnadsnämndens anslag fastslogs till 13 400 tkr för 2015. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade 2015-01-08 om detaljbudget (sbn 1). I denna budget anslogs 1712 tkr till förvaltningsgemensamma kostnader. Efter detta beslut har förutsättningarna ändrats. Bland annat blir lönekostnaderna lägre än beräknat, samtidigt som kostnaderna inom gatuverksamheten ökat på flera områden. Kostnaden för statliga vägbidrag ökar med 100 tkr under 2015, vinterväghållningen förbrukade 2014 500 tkr mer än det utrymme som fanns, och elkostnaderna på gatubelysningen var100 tkr högre än vad som anslagits. Dessa kostnader bedöms som svåra att åtgärda genom minskad eller förändrad verksamhet, de är alla av relativt nödvändig karaktär. Eftersom det ännu är tidigt på året föreslås att samhällsbyggnadsnämnden beslutar om en justering av detaljbudgeten, så att den ekonomiska uppföljningen under året blir enklare att följa. Förslag på justerad detaljbudget (tidigare beslutad summa i parentes): Politisk verksamhet: 351 tkr (351 tkr) Gemensamt samhällsbyggnadsförvaltningen: 1241 tkr (1712 tkr) Gata: 9158 tkr (8703 tkr) Allmänna platser: 1920 tkr (1900 tkr) Naturvård och klimat: 200 tkr (200 tkr) Östa: 530 tkr (530 tkr)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (20) PM, Korrigerad detaljbudget för SBN, 3 mars 2015 Delges: Samhällsbyggnadsförvaltningen Ekonomienheten
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (20) Sbn 28 Dnr 2015/2 041 Investeringar VA Föreslå kommunfullmäktige att utöka samhällsbyggnadsnämndens investeringsbudget 2015 med 1700 tkr till projekt Nytt verksamhetsområde Hebron. I beslutad budget 2014, plan 2015-16 fanns investeringen Utökat verksamhetsområde Hebron med till en summa om 2,8 mkr för 2014. Arbetet har dock inte slutförts under 2014 utan behöver fortgå även i år, men i beslutad budget saknas medel för denna kostnad 2015. Hittills har 1,1 mkr förbrukats i projektet. Utredning Kommunstyrelsen beviljade igångsättningstillstånd för investeringen Nytt verksamhetsområde Hebron vid sitt sammanträde i september 2014. Det beslutade investeringsbeloppet är 2,8 mkr. I kalkylen framgår att investeringen avses vara slutförd senast juni 2015. Detta speglades inte av det förslag till budget som togs fram av förvaltningen utan hela summan för investeringen finns fortfarande enligt beslut kvar på år 2014. Detta behöver korrigeras så att projektet kan slutföras. Hittills är 1,1 mkr bokfört på investeringen och 1,7 mkr återstår enligt kalkylen. PM, Investeringar VA, 3 mars 2015 Bilaga, Nytt verksamhetsområde Hebron Delges: Kommunstyrelsen Samhällsbyggnadsförvaltningen Ekonomienheten
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (20) Sbn 29 Dnr 2015/16 512 Upphävande av beslut: Dags för en översyn av trafiksäkerheten i Östervåla, motionssvar Motionssvaret upphävs eftersom Dags för en översyn av trafiksäkerheten i Östervåla är en skrivelse och inte en motion och ska därmed inte besvaras som en sådan. Till Miljö- och byggnämnden, 19 juni 2014, inkom Carl-Gunnar Johansson med skrivelsen Dags för en översyn av trafiksäkerheten i Östervåla, daterad 17 juni 2014. I skrivelsen föreslås trafiknämnden att göra en översyn av högsta tillåtna hastighet för Östervåla samhälles gator och vägar samt ange var det bör kompletteras med ytterligare övergångsställen. Denna skrivelse svarades som en motion och ska därmed upphävas. PM, Upphävande av beslut: Dags för en översyn av trafiksäkerheten i Östervåla, motionssvar, 9 mars 2015
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (20) Sbn 30 Dnr 2015/16 512 Svar på skrivelsen: Dags för en översyn av trafiksäkerheten i Östervåla Samhällsbyggnadsnämndens beslut Samhällsbyggnadsnämnden tackar för informationen. Till Miljö- och byggnämnden, 19 juni 2014, inkom Carl-Gunnar Johansson med skrivelsen Dags för en översyn av trafiksäkerheten i Östervåla, daterad 17 juni 2014. I skrivelsen föreslås trafiknämnden att göra en översyn av högsta tillåtna hastighet för Östervåla samhälles gator och vägar samt ange var det bör kompletteras med ytterligare övergångsställen. Skrivelsen kommer att besvaras. PM, Svar på skrivelsen: Dags för en översyn av trafiksäkerheten i Östervåla, 9 mars 2015
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (20) Sbn 31 Dnr 2015/27 701 Anmälan av nya medborgarförslag Samhällsbyggnadsnämndens beslut Samhällsbyggnadsnämnden tackar för informationen. - Medborgarförslag, Ett ljust medborgarförslag, 11 december 2014 - Medborgarförslag, Upprustning av Allévägen i Morgongåva, 16 december 2014 Kf 19, 12 februari 2015 Medborgarförslag, Ett ljust medborgarförslag, 11 december 2014 Medborgarförslag, Upprustning av Allévägen i Morgongåva, 16 december 2014
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (20) Sbn 32 Dnr 2015/5 102 Val av ombud och ersättare till NTF Öst Samhällsbyggnadsnämndens beslut Nämnden tackar för informationen men väljer att inte utse något ombud eller ersättare. Sedan 2012 har det pågått ett arbete för att fler förbund i NTForganisationen ska bilda större enheter. Motiven för sammanslagningen är främst av verksamhetsmässiga och ekonomiska skäl. Årsmötet 2014 beslutade att godkänna fortsatt sammanslagningsprocess. Under 2015 kommer NTF Uppsala län bilda ett helt nytt förbund tillsammans med NTF Stockholm-Gotland. NTF Öst blir det nya förbundets namn om så årsmötet den 26 mars 2015 beslutar detta. Snart bildas NTF ÖST 2:a kallelse till årsmöte 2015! Delges: NTF
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (20) Sbn 33 Dnr 2015/5 102 Val av ledamot och ersättare till Referensgrupp för mångfald och valfrihet Per Möller (C) väljs som ordinarie ledamot och Per Sverkersson (S) väljs som ersättare till referensgruppen för mångfald och valfrihet. Samtliga nämnder ska utse en ordinarie ledamot och en ersättare till referensgruppen för mångfald och valfrihet. Delges: Per Möller Per Sverkersson
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 (20) Sbn 34 Dnr 2015/8 009 Kurser och konferenser Samhällsbyggnadsnämndens beslutar Samtliga ledamöter i nämnden ska genomföra nätutbildningen från Svenskt vatten. Kommunens miljöstrateg eller näringslivsstrateg ska underrättas om möjligheterna att delta vid Vindkraft Öst Etapp II Ledamöter i samhällsbyggnadsnämnden som också sitter i Kommunfullmäktige ska delta vid seminariet Goda former för medborgardialog den 21 april. - Utbildning för förtroendevalda, Svenskt vatten - Vindkraft Öst Etapp II - Goda former för medborgardialog, 21 april Folkets hus Utbildning för förtroendevalda, Svenskt vatten Vindkraft Öst Etapp II Goda former för medborgardialog, 21 april Folkets hus Delges: Miljöstrateg, Camilla Winqvist Lars Dalén, näringslivsstrateg Samhällsbyggnadsnämnden
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 (20) Sbn 35 Dnr 2015/9 009 Information och rapporter Samhällsbyggnadsnämndens beslut Samhällsbyggnadsnämnden tackar för informationen. - Mötesprotokoll budgetberedning 22 januari 2015, Kl 9 17.30 - Enkätsvar Heby kommun, Naturvårdsverket Friluftsliv 2015 - KKIK 2014, Katarina Welin - Dags att anmäla din kommun till utmärkelsen NTFs GULDTRIANGEL Mötesprotokoll budgetberedning 22 januari 2015, Kl 9 17.30 Enkätsvar Heby kommun, Naturvårdsverket Friluftsliv 2015 KKIK 2014, Katarina Welin Dags att anmäla din kommun till utmärkelsen NTFs GULDTRIANGEL