Ansökningsinbjudan avseende upphandling av SAN och tillhörande tjänster.

Datum 2011-07-27 Sista ansökningsdag 2011-08-15 Projektnummer SR 1108 Ansökan giltigt tom 2011-10-31 Upphandlingsförfarande: Selektivt förfarande Ansökningsinbjudan avseende upphandling av SAN och tillhörande tjänster. SR 1108 Sveriges Radio AB inbjuder härmed intresserade leverantörer att lämna anbudsansökan avseende SAN och tillhörande tjänster. Sveriges Radio AB 105 10 Stockholm Besök: Oxenstiernsgatan 20 Tel: 08-784 50 00 Fax: 08-784 15 00 Org.nr.: 556419-3232 Styrelsens säte: Stockholm

Innehållsförteckning 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER...3 1.1 Inledning...3 1.2 Om Sveriges Radio AB (SR)...3 1.3 Om Sveriges Radio Förvaltnings AB (SRF)...4 1.4 Sveriges Television (SVT)...4 1.5 Upphandlingens omfattning...4 1.6 Upphandlande myndighet...5 1.7 Upphandlingsform...6 1.8 Anbudsansökan...6 1.9 Formella krav på anbudsansökan...7 1.10 Prövning och selektering av ansökan...8 1.11 Upphandlingssekretess...9 1.12 Offentlighet och sekretess...10 1.13 Meddelande om selektering...10 1.14 Referensrätt...10 Sidan 2 av 10

1 Upphandlingsföreskrifter 1.1 Inledning Sveriges Radio AB (härefter SR) genomför upphandling av SAN, Datalagringssystem och Säkerhetskopieringsprodukter med tillbehör, samt tillhörande tjänster, garanti och support (benämns härefter SAN). SAN kommer att placeras på SR:s 26 produktionsorter. SR bjuder in leverantörer att lämna en intresseanmälan i form av en anbudsansökan för att delta i upphandlingen. Upphandlingens namn är: SAN och tillhörande tjänster. Det är en samordnad upphandling för Sveriges Radio Förvaltnings AB (härefter SRF) och Sveriges Television AB (härefter SVT) - som SR genomför. SR är upphandlande bolag. SRF kommer att vara avropsberättigat och SVT kan komma att vara avropsberättigat. I upphandlingens dokument anges bolagen när alla tre bolagen: SR, SVT och SRF avses. När enbart något eller några bolag avses anges det med ovan nämnda förkortning. Upphandlingen sker med selektivt förfarande där maximalt fyra (4) stycken anbudsansökanden kommer att inbjudas till att lämna anbud. 1.2 Om Sveriges Radio AB (SR) SR är organiserat med verksamhet i Stockholm och på 26 lokala produktionsorter från Malmö i söder till Kiruna i norr. SR har 1700 anställda varav hälften är verksamma i Stockholm. SR är ett public serviceföretag med ett sändningstillstånd som definierar programföretagets breda uppdrag och garanterar dess oberoende ställning. Varje dag har SR ca fyra miljoner lyssnare på sändningar i fyra rikstäckande kanaler och 26 lokala kanaler samt i ett antal kanaler över Internet, i form av nyheter, reportage, musik, sport, kultur, teater, humor och debatt. Mer än hälften (55 procent) av programmen i rikskanalerna produceras på de lokala kanalerna runt om i landet. Några av grundförutsättningarna för SR:s public serviceuppdrag är: Oberoende och integritet - programverksamheten skall bedrivas självständigt i förhållande till staten, olika intresseorganisationer och andra maktgrupper i samhället. Sändningsrätten skall utövas opartiskt och sakligt samt med beaktande av att en vidsträckt yttrandefrihet och informationsfrihet skall råda i ljudradion. Sidan 3 av 10

Mångfald och kvalitet - programföretaget skall erbjuda ett mångsidigt programutbud som kännetecknas av hög kvalitet. Tillgänglighet för alla - programmen skall rikta sig till och vara tillgängliga för publiken i hela landet samt i skälig omfattning tillgodose skiftande behov och intressen hos landets befolkning. För mer information om SR, se www.sverigesradio.se 1.3 Om Sveriges Radio Förvaltnings AB (SRF) SRF är ett kunskaps- och serviceföretag inom den oberoende och avgiftsfinansierade radio- och TV-verksamheten i allmänhetens tjänst. SRF ägs av Sveriges Television AB (SVT), Sveriges Radio AB (SR) och Sveriges Utbildningsradio AB (UR). SRF:s uppdrag är att tillhandahålla gemensam service och stödfunktioner för programföretagen och övriga företag inom public servicegruppen, inom bland annat arkiv, bibliotek, ekonomi- och löneadministration, telefoni, distribution och företagshälsovård. SRF äger fastigheter i vilka SVT och SR bedriver programverksamhet, i Stockholm och i ett tiotal andra större städer, samt svarar för drift, förvaltning och underhåll av fastigheterna. SRF:s verksamhet bedrivs i Stockholm och antalet anställda är drygt 250. För mer information, besök SRF:s hemsida: www.srf.se 1.4 Sveriges Television (SVT) SVT är ett public serviceföretag finansierat av anslagsmedel. SVT finns på 28 orter med TV-hus eller redaktioner över hela Sverige, dock är mycket av verksamheten förlagd i Stockholm. Företaget har cirka 2000 fastanställda medarbetare och ca 500 visstidsanställda på ett år. SVT ska finnas i och spegla verkligheten från hela landet. Det betyder också att SVT är till för alla. Oavsett ålder, kön, bakgrund, intressen eller geografisk hemvist är alla tittare lika viktiga för oss. SVT:s värdeord är Publiken främst, Oberoende och angelägen, Valuta för pengarna och Mod och kreativitet. För mer information om SVT: svt.se/omsvt 1.5 Upphandlingens omfattning Upphandlingens omfattning utgår från Bolagens befintliga SAN-miljö som ska utvecklas och kompletteras under hela avtalsperioden. Upphandlingen ska även tillgodose behovet av produkter och tjänster från andra tillverkare än de som idag finns representerade i Bolagens SAN-miljö. Bolagen avser att upphandla SAN för att: Skydda och utveckla bolagens befintliga SAN-utrustningar Täcka bolagens kommande behov av SAN-utrustning och tillhörande tjänster från andra leverantörer och tillverkare än nuvarande Sidan 4 av 10

Täcka bolagens kommande behov av datalagringsrelaterade tjänster som t.ex. molntjänster. Bolagen avropar tillsammans SAN-produkter för i genomsnitt 40 000 000 kr per år. Detta kan variera från år till år. Återinvesteringar av befintlig utrustning och nyinvesteringar kommer under avtalsperioden att göras i takt med Bolagens behov. Bolagen värdesätter att anbudsansökanden kan leverera ett brett utbud av produkter från olika tillverkare, och i enstaka fall även tillhandahålla begagnad utrustning när detta ger den affärsmässigt bästa lösningen för Bolagen. Återköp och förmedling för försäljning av SAN-produkter bör också erbjudas. Se vidare bilaga 1, Krav på anbudsansökande punkt 1.4 Teknisk- och yrkesmässig kapacitet och punkt 1.5. Referensuppdrag. 1.5.1 Mål och syfte Målet med upphandlingen är att teckna ramavtal med en leverantör av SAN och tillhörande tjänster. Syftet med upphandlingen är att säkerställa leverans av SAN och tillhörande tjänster till bolagen under avtalstiden. 1.5.2 Antal leverantörer SR kommer att teckna avtal med en (1) leverantör. 1.5.3 Avtalsperiod SR har för avsikt att teckna ramavtal för en avtalsperiod om tjugofyra (24) månader från och med dagen då det undertecknats av båda parter. Med möjlighet till förlängning med upp till tjugofyra (24) månader till en sammanlagd avtalstid om maximalt fyrtioåtta (48) månader. 1.6 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling är: Sveriges Radio AB 105 10 Stockholm Organisationsnummer: 556419-3232 Kontaktperson och ansvarig för upphandlingen: Göran Broberg goran.broberg@sverigesradio.se Sidan 5 av 10

1.7 Upphandlingsform Detta är en upphandling som sker enligt ett selektivt förfarande enligt 4 kap. 1 lag (2007 : 1091) om offentlig upphandling (LOU). Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling. Det är nödvändigt att ansökan lämnas innan ansökningstidens utgång eftersom ansökan som kommit in för sent inte får prövas. Möjligheterna att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden av anbudsansökan är begränsade och regleras i 9 kap 8 i LOU. Det är därför av största vikt att anbudsansökan innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbudssökande skall vid anbudstillfället lämna ett så förmånligt anbud som möjligt. Samtliga frågor och instruktioner i anbudsansökan måste vara besvarade enligt anvisning vid respektive fråga/krav för att en anbudsansökan skall anses vara komplett. 1.8 Anbudsansökan Underlaget i denna upphandling består av följande handlingar: Ansökningsinbjudan Upphandlingsföreskrifter (detta dokument) Krav på Anbudsansökande, bilaga 1 Referensuppdragsblankett, bilaga 2 Bolagens leveransadresser, bilaga 3 Det åligger anbudssökanden att kontrollera att samtliga dokument enligt denna förteckning erhållits. 1.8.1 Frågor och svar Önskar anbudsansökanden att anbudsansökan i något avseende behöver förtydligas skall sådan begäran ställas via www.tendsign.com. Frågor och svar, kompletteringar samt andra uppgifter om upphandlingen delges samtliga registrerade anbudsansökande via www.tendsign.com. Registrerad person 1 på www.tendsign.com är den som delges meddelandet. Innan ansökan lämnas uppmanas därför anbudsansökande att kontrollera om kompletterande uppgifter om upphandlingen tillkommit. Frågor om varför ett visst krav ställts kommer inte att besvaras. Ambitionen från SR:s sida är att besvara ställda frågor inom två (2) arbetsdagar. 1 Anbudsansökanden uppmanas att säkerställa att den som i ansökan anges som kontaktperson är den som också är registrerad som kontaktperson på www.tendsign.com. Detta för att säkerställa emottagande av viktig information om upphandlingen som distribueras från SR genom www.tendsign.com. Sidan 6 av 10

Sista dag för att ställa frågor 2011-08-08 Sista dag att besvara frågor 2011-08-10 1.9 Formella krav på anbudsansökan Anbudssökande lämnar ansökan i enlighet med nedanstående anvisningar. Om anbudssökande inte följer anvisningarna kan det leda till att: ansökan inte går att identifiera ansökan måste öppnas innan sista ansökningsdag har passerat i syfte att identifiera vilken upphandling dokumentet rör ansökan inte registreras vid öppningen av ansökan ansökan inte kommer till SR 1.9.1 Anbudsansökans giltighet och form Anbudsansökan skall: a) innehålla anbudssökandens företagsnamn och organisationsnummer i enlighet med registreringsbevis hos bolagsverket eller skattemyndighet b) innehålla anbudssökandens adress, kontaktperson, telefonnummer, fax och e- post c) vara undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden d) vara skriven på svenska e) vara bindande till och med 2011-10-31 vilket skriftligen skall bekräftas i anbudsansökan 1.9.2 Ansökningsinlämnande Anbudsansökan i pappersformat är original och vid eventuella avvikelser mellan digital kopia och original gäller innehållet i originalet. Anbudsansökan skall: a) lämnas i ett (1) original i pappersformat b) lämnas med en (1) digital kopia, i läsbart format såsom word (.doc), excel (.xls) och acrobat (.pdf) på CD-skiva eller USB-minne c) vara paketerat i slutet kuvert märkt med Anbudsansökan SR 1108 d) ha inkommit senast 2011-08-15, kl. 17.00 till Postadress: Besöksadress: Sveriges Radio AB Oxenstiernsgatan 20 Att: Göran Broberg 105 10 Stockholm Sidan 7 av 10

Anbudsansökan kan sändas till ovanstående adress alternativt lämnas personligen eller via bud till besöksadressen. Receptionen är bemannad måndag-fredag 07:00-18:00. Anbudsansökan som lämnas via bud måste även märkas på budförsändelsen med. Anbudsansökan Sveriges Radio 1108. Anbudsansökan via fax eller e-post accepteras ej. För sent inkomna ansökningar beaktas ej. Alternativa anbudsansökningar är inte tillåtet i denna upphandling. 1.9.3 Disposition av anbudsansökan Struktur och tydlighet För att kunna göra en rättvis och korrekt bedömning bör anbudsansökan vara uppställd enligt följande anvisningar. Anbudansökande uppmanas att på ett tydligt sätt beskriva hur man tänker uppfylla de ställda kraven. Ansökan bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. I lämnad ansökan bör svaren delas upp och placeras under respektive flik. Anbudsansökanden ombedes att alltid bifoga en innehållsförteckning. För att bedöma om en ansökan uppfyller uppställda krav ombedes anbudsansökanden att redovisa sina svar enligt ansökans struktur samt genom att fylla i ansökans (inkl. bilagor) kryssrutor samt krav på redovisningar och där det krävs svara direkt i anbudsansökan eller hänvisa till (t.ex. bilagor) var i anbudsansökan svar går att finna. Om ställt krav inte besvarats äger SR rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt. 1.10 Prövning och selektering av ansökan SR har valt att göra en selektiv upphandling där maximalt fyra (4) anbudssökande kommer att inbjudas till att lämna anbud, vilket innebär att upphandlingen genomförs i två steg. Steg 1 innebär att intresserade leverantörer ansöker om att få lämna anbud. De leverantörer som ansöker om att få lämna anbud kommer att kvalificera sig enligt bilaga 1, Krav på anbudsansökande och enligt nedan. A.) Först kommer det att prövas om anbudsansökanden uppfyller samtliga skallkrav. Sidan 8 av 10

B.) I det fall fler än fyra (4) anbudsansökande uppfyller samtliga skall-krav ingående i denna Ansökningsinbjudan, kommer de anbudsansökningar som kan uppvisa referensuppdrag (se bilaga 2, punkt 1.5 i Referensuppdrag) som bäst motsvarar Bolagens behov avseende SAN - vad gäller innehåll och omfattning att prioriteras. Till stöd för SR:s bedömning av referensuppdrag finns bör-krav som poängbedöms. Börkraven finns i bilaga 1, Krav på Anbudsansökande. Erhållna bör-kravspoäng adderas och kommer att ligga till grund för SR:s bedömning av inlämnade referensuppdrag. De fyra (4) anbudsansökningar som erhåller högst poäng selekteras vidare. C.) Om det i slutskedet ändå inte går att särskilja ansökningarna kommer SR att tillämpa lottdragning för de resterande ansökningarna. Lottdragningen kommer då att förrättas av Notarius Publicus. Steg 2 innebär att de anbudssökande som har kvalificerat sig (i steg 1) kommer att bjudas in att lämna anbud utifrån de förutsättningar och krav som kommer att anges i det Förfrågningsunderlag som kommer att distribueras till selekterade anbudssökande. Kraven i denna ansökningsinbjudan är formulerade som skall- och bör-krav. Skallkrav är ovillkorliga krav, vilket innebär att de måste vara uppfyllda för att ansökan ska kunna utvärderas vidare. Vid prövning och selektering av de inkomna ansökningarna kan upphandlande bolag komma att kontrollera de av anbudssökanden lämnade uppgifterna. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats kan detta leda till att anbudsansökan förkastas. 1.10.1 Tidplan (preliminär): Sista dag för anbudsansökan: 2011-08-15 Preliminär tid för kvalificering: vecka 33-35 Selekteringsbeslut och distribution av förfrågningsunderlag: vecka 35-36 Sista anbudsdag: under vecka 40 Beräknad vecka för avtalstecknande: vecka 46 1.11 Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende lämnas inte ut till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Vid tilldelningen av upphandlingsbeslut offentliggörs berörda handlingar i enlighet med LOU kap 9. 9-10. Sidan 9 av 10

1.12 Offentlighet och sekretess SR är ett bolag och det innebär att SR inte har någon skyldighet att lämna ut handlingar avseende sin verksamhet. Detta gäller även i samband med upphandlingar. SR är skyldigt att lämna ut handlingar till domstol. Domstolen kan efter prövning fatta beslut om att inte offentliggöra delar av handlingar om anbudsgivaren har begärt sekretess enligt offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 36 kap 2, där föreskrivs att sekretess gäller hos domstol i mål eller ärende i domstolens rättsskipande eller rättsvårdande verksamhet för uppgift om myndighets eller enskilds affärs- eller driftförhållanden, om det kan antas att den som uppgiften rör lider avsevärd skada om uppgiften röjs. För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för ovan nämnda sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Begäran om sekretess bör anges i en separat bilaga. De uppgifter som omfattas av begäran bör särskiljas från övrig information (separerat dokument eller blad). 1.13 Meddelande om selektering SR avser att meddela selekteringen av anbudsansökningarna under vecka 35-36 Selekteringsbeslut kommer att delges via tendsign.com.se. Registrerad person på www.tendsign.com är den som delges beslutet. 1.14 Referensrätt Anbudsansökare äger inte rätt att utan SR:s skriftliga godkännande göra något pressmeddelande eller annat offentligt uttalande med anledning av tilldelning enligt föregående punkt eller nyttja SR:s eller något av dess koncernbolags namn, varumärke, logotyp eller annat kännetecken vid marknadsföring. Sidan 10 av 10