2014-12-10 Inledning Inledning Välkommen som användare av modulen Leverantörsfakturering i REBUS. Med denna manual som guide vill vi ge dig en introduktion i hur du använder REBUS för dina leverantörsfakturarutiner. Eftersom REBUS är en Windows-applikation så underlättar det användandet om du arbetat i denna miljö tidigare och ännu mer om du har lite grundkunskaper i Windows. Där finns t.ex. vissa standardkommandon man kan använda sig av för att välja funktioner och knappar och även för att kopiera och flytta text. Denna handledning kan användas i samband med utbildning och blir sedan en enklare guidehandbok som kan ge fortsatt hjälp och vägledning. Support Du kan naturligtvis även kontakta vår HELPDESK om det är något du behöver fråga om angående handhavande. Tala om att ärendet gäller REBUS Leverantörsfakturering så kommer du att slussas vidare till rätt personer. Helpdesken är öppen vardagar 08:15-12:00 och 13:00 16:45. Telefon: 0150-48 93 60 Telefax: 0150-333 24 E-post: rebus@abergs.se Till slut vill vi önska dig lycka till med utbildning och fortsatt handledning. Åbergs DataSystem AB 1
Innehållsförteckning 2014-12-10 Innehållsförteckning Allmänt om REBUS Inloggning och startmeny ------------------------------------------------------------------------------------ 3 Funktionsknappar och tangenter -------------------------------------------------------------------------- 4 Grundinställningar/Registervård Leverantörer ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Generella data --------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 Kontoplan -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Rutiner Leverantörsfaktura --------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Fakturadata ------------------------------------------------------------------------------------------------ 12 Kontering --------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 Attestering ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 Utbetalning ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 Filer: PlusGiro, Bankgiro, Corporate File Payments --------------------------------------------- 20 Inbetalning kreditnota ----------------------------------------------------------------------------------------- 22 Utskrifter Okonterade fakturor -------------------------------------------------------------------------------------------- 23 Oattesterade fakturor ----------------------------------------------------------------------------------------- 24 Förfallna fakturor ------------------------------------------------------------------------------------------------ 25 Bokföringsunderlag --------------------------------------------------------------------------------------------- 26 Export av bokföringsfil ----------------------------------------------------------------------------------- 30 Reskontra/bokföring ------------------------------------------------------------------------------------------- 32 Reskontra/utdrag ----------------------------------------------------------------------------------------------- 33 Historik ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 35 2
2014-12-10 Allmänt om REBUS Allmänt om REBUS Innan beskrivningen av hur du använder denna systemmodul börjar, så ska du först få lite allmän information som är generell för hela systemet Rebus. Det gäller t ex inloggningen i systemet och hur den samt hur man använder knappar och funktioner på bästa sätt. Inloggning och startmeny Inloggningen sker med Användar-ID och Lösen. Användar-ID blir sedan användarens referens på kundfakturor och inbetalningar som skrivs ut. Startmenyn Den första bilden som startas är en meny som visar vilka olika moduler som finns i Rebus. Menyn är generell för alla våra system och ifrån denna meny startar du den modul du ska jobba med. I exemplet till vänster ser du att vissa moduler har kursiv text. Det betyder att de inte ingår i det system som används. Menyn finns alltid i bakgrunden och den kan öppnas genom att du dubbelklickar på Rebus-ikonen längst ner till höger på skrivbordet. Genom att klicka på krysset längst upp till höger på menyn, minimerar du menyn och den läggs i bakgrunden igen. När det gäller leverantörsreskontran så är det modulen Lev.faktura du ska använda. Avsluta (Stäng systemet) När man ska avsluta för dagen är det viktigt att det sker på rätt sätt. På menyns sista rad finns rubriken Avsluta. När du använder den funktionen innebär det att du stänger ner systemet på din dator. Du avslutar alltså inte genom att välja krysset längst upp till höger på menyn. Som du kan läsa i stycket ovanför så betyder det bara att du minimerar menyn till startraden. 3
Allmänt om REBUS 2014-12-10 Funktionsknappar och tangenter Här kommer en liten beskrivning av vissa knappar och funktioner som är generella i systemet. Sökfunktion. T ex sökning efter fakturanummer, kunder, artiklar, etc. Tangent: Insert Genväg till ett register eller en annan rutin. Tangent: F9 Bläddringsfunktioner i t.ex. ett register. Tangenter: F11 respektive F12 Hämtar in extern information. Tangent: F9 Visar aktuellt urval vid utskrifter av bl.a. bekräftelser och fakturor. För att bläddra mellan olika flikar i en rutin använder Du tangenterna Page Down och Page Up på tangentbordet. Ett alternativt sätt att välja knappar Om man vill använda tangentbordet så mycket som möjligt, så finns det ett alternativt sätt till att klicka på knapparna med text där en av bokstäverna är understruken. Se exemplen nedan. Bokstaven S är understruken vilket innebär att tangentkombinationen ALT + S används. Bokstaven P är understruken vilket innebär att tangentkombinationen ALT + P används. Ett annat sätt att undvika att klicka på en knapp är att använda ENTER-tangenten vid varje inmatningsfält tills man kommer till den knapp som ska användas och när den är markerad trycker man ENTER ytterligare en gång. Markeringen syns genom att knappen är lite mer upphöjd än de övriga. T.ex Spara -knappen. Vid förhandsgranskning Även vid förhandsgranskningen finns det några tangenter som du kan använda istället för att klicka. Förstora: Använd tangenten för +. Förminska: Använd tangenten för -. Stänga: Använd tangentkombinationen ALT + X. VIKTIGT För att systemet ska fungera på rätt sätt och för att vara säker på att inmatningen registreras, är det VIKTIGT att ENTER-tangenten används för att förflytta sig nedåt i ett inmatningsfält. Detta gäller framför allt när en nyregistrering eller ändring sker. 4
2014-12-10 Grundinställningar/Registervård Grundinställningar/Registervård För att modulen för leverantörsreskontra ska fungera så måste vissa grundförutsättningar finnas. Utan t.ex. ett leverantörsregister har du inga leverantörer att registrera fakturan på. Leverantörer Denna rutin hittar du i modulen Lev.faktura och under rubriken Grunduppgifter. Fältbeskrivningar: Leverantörs-ID Leverantörsnamn Referens Besöksadress Boxadress Postadress Land E-post Telefon Ange en kod för den leverantör som ska registreras. Fyll i namnet på leverantören. I detta fält kan du ange en referens. Fyll i besöksadress. Fyll i boxadressen. Fyll i postnummer och ort. I detta fält kan du fylla i landet där leverantören finns. Du kan lägga in leverantörens e-postadress. Fyll i leverantörens telefonnummer. 5
Grundinställningar/Registervård 2014-12-10 Telefax Mobiltelefon Org.nr Betalningsvillkor Utbetalningssätt Fyll i leverantörens telefaxnummer. Fyll i ev. mobilnummer. Ange leverantörens organisationsnummer. Fyll i betalningsvillkoren. D.v.s. hur många dagar efter leverantörens fakturadatum som fakturan ska betalas. Detta används t.ex. för att räkna fram förfallodatum vid utbetalningar och reskontralistor. Välj vilket betalningssätt som ska användas när den aktuella leverantörens fakturor ska betalas. Du kan i comboboxen välja mellan 1. Bankgiro datafil 2. Plusgiro datafil 3. Manuell utbetalning 4. Manuell utlandsbetalning 5. Utlandsbetalning via datafil (Corporate File Payments) Bankgiro Plusgiro IBAN BankID Momstyp Fyll i leverantörens bankgironummer. Fyll i leverantörens plusgironummer. Fyll i leverantörens IBAN-nummer. Kan användas vid utlandsbetalningar. Om utlandsbetalningar kan utländsk bank registreras och väljas. Läs mer om detta i manualen för Corporate File Payments. Ange vilken moms som är vanligast för den aktuella leverantören. Finns som standard vid inmatningen av leverantörsfakturan. 1. Ingen moms 2. Moms ingår 3. Moms tillkommer Kategori Koncern/Kedja Land Ort Attest Lev.spärr Övrig info Ange vilken kategori leverantören tillhör. Finns ingen kategori har du möjlighet att lägga in en ny kategori. Som en förberedelse till statistik och sökfunktion kan du koppla leverantören till en viss koncern eller kedja. Finns inte det alternativ du söker så har du möjlighet att gå direkt till detta register och lägga upp alternativet. Detta fält används på samma sätt som ovan, d.v.s. som en förberedelse för statistik och sökfunktion. Om önskat alternativ inte finns så kan du använda snabbfunktionen som gör att du kommer direkt till aktuellt register. Samma som ovan. Detta fält gäller den ort leverantören finns på. Bockar du för detta fält så kommer leverantörsfakturan automatiskt markeras som attesterad när du registrerar den. Som signatur får fakturan den inloggade användaren. Om leverantören inte ska kunna användas längre kan den spärras. Markera fältet och ange en anledning i klartext till varför den inte kan användas. Här finns det plats att lägga in valfri text om leverantören. 6
2014-12-10 Grundinställningar/Registervård Synonymer Det finns möjlighet att jobba med olika ID för samma leverantör. T.ex plusgironumret och en textkod. I fältet Leverantörs-ID som beskrivs ovan anger du den vanligaste koden och via knappen Synonymer fyller du i de andra koderna. Konton För varje leverantör kan man med hjälp av den här knappen ange vilka specifika konton från kontoplanen som ska kunna användas då man konterar en ankommen leverantörsfaktura. Det kan vara smidigt att för t.ex. hyra endast få upp kostnadskontot för hyra så slipper man se alla kostnadskonton som finns i kontoplanen. 7
Grundinställningar/Registervård 2014-12-10 Generella data I denna rutin ska vissa inställningar göras som har med utbetalningar från systemet att göra. Även nummerserierna som används i leverantörsfaktureringen ska läggas in. Fältbeskrivningar Plusgiro PlusGiro i Bankgiro-fil Bokför PG som BG Corporate File Payments Sökväg/Filnamn Bevakn.dagar Kundnummer Prod.datum Markera om plusgirobetalningar ska skickas i Bankgiro-filen istället för i en egen fil för PlusGiro. Markera om plusgirobetalningar som skickas i Bankgiro-filen även ska bokföras som bankgirobetalningar. Markera om plusgirobetalningar ska skickas via tjänsten/filformatet Corporate File Payments. Det måste användas om man har utlandsfakturor och både inrikesbetalningar och utrikesbetalningar skickas i samma fil. Bankgirobetalningar kan också skickas i filen. Ange var utbetalningsfilen ska hamna i nätverket. Tänk på att det ska passa ihop med det utbetalningsprogram du använder. Sökvägar brukar ofta spärras av olika behörigheter i nätverket. Se till så att detta är åtgärdat innan du gör första utbetalningen. Ange hela sökvägen tillsammans med filnamnet, t.ex. C:\Rebus\Export\PGbetalning.txt. Ange hur många dagar sända kreditfakturor ska bevakas hos Plusgirot. Ange ditt kundnummer hos Plusgirot. Denna informations sänds tillsammans med betalningen i den fil som skickas. Detta fält lämnas tomt. Fältet kommer att uppdateras första gången en utbetalning sker. Visar det senaste produktionsdatumet för filen. 8
2014-12-10 Grundinställningar/Registervård Prod.nummer Företagsnamn Företagsnamn Avs.konto inrikes Avs.konto utrikes PlusGiro IBAN Varje utbetalningsfil som produceras i systemet får ett nummer som ska skickas med till Plusgirot. Detta uppdateras automatiskt när filerna skapas. Här ska ditt företagsnamn vara ifyllt. Följer med utbetalningsfilen. Om ett annat företagsnamn än det som finns i Grund-modulens Företagsdata ska användas för utbetalning kan det anges här. PlusGirot vill ha max 27 tecken. Vid betalning av inrikesfakturor via Corporate File Payments ska du ange vilket konto som ska användas som betalningsavsändare. PlusGironumret eller IBAN-numret. Vid betalning av utländska fakturor via Corporate File Payments ska du ange vilket konto som ska användas som betalningsavsändare. PlusGironumret eller IBAN-numret. Om ett annat PlusGiro-konto än det som finns i Grund-modulens Företagsdata ska användas för utbetalning kan det anges här. Om ett annat IBAN-konto än det som finns i Grund-modulens Företagsdata ska användas för utbetalning kan det anges här. Fältbeskrivningar Bankgiro Bankgiro i PlusGiro-fil Bokför BG som PG Sökväg/Filnamn Bevakn.dagar Bankgiro Markera om bankgirobetalningar ska skickas i PlusGiro-filen istället för i en egen fil för Bankgiro. Markera om bankgirobetalningar som skickas i PlusGiro-filen även ska bokföras som plusgirobetalningar. Ange var utbetalningsfilen ska hamna i nätverket. Tänk på att sökvägen ska passa ihop med det som ditt utbetalningsprogram behöver. Sökvägar kan ofta spärras av behörigheter i systemet. Se till att detta är åtgärdat innan du gör första betalningen. Ange hela sökvägen inklusive filnamnet, t.ex. C:\Rebus\Export\Bgcdata.txt. Ange hur många dagar som sända kreditfakturor ska bevakas hos Bankgiro-centralen. Om ett annat konto än det som finns i Grund-modulens Företagsdata ska användas för utbetalning kan det anges här. Fältbeskrivningar Löpnummer Nästa fakturanr Nästa journalnr Nästa journalnr I detta fält anger du på vilket internt nummer leverantörsfakturorna ska börja registreras i systemet. Ange på vilket löpnummer journalerna för leverantörsfakturor ska börja. På journalerna (bokföringsunderlag) visas konteringarna för varje leverantörsfaktura som registreras. I detta fält anger du vilket löpnummer journalen för utbetalningar ska börja. På journalen visas konteringarna för varje utbetalning som sker i systemet. 9
Grundinställningar/Registervård 2014-12-10 Fältbeskrivningar Faktura-parametrar Fri-konto Stanna på avd/objekt Visa grupp Stanna på grupp Datumkontroll Helgkontroll Pricka av Res-order Nya utbet.hanteringen Markera om det ska vara möjligt att fritt lägga in bokföringskonton när leverantörsfakturan registreras och konteras (mest normalt). Markera om systemets standard ska vara att stanna i fältet för avdelningoch/eller objekt. I Resebyrå-modulen kan man använda Grupper. Markera det här fältet om Grupp-ID ska visas vid kostnadskonteringen. Om Grupp-ID ska visas, enligt ovannämnda fält, stannar markören på fältet Grupp-ID om det här fältet är markerat. Markera om datum ska kontrolleras vid registrering av leverantörsfaktura. Detta för att förhindra felslag av datumet. Max 2 år bakåt och framåt i tiden godkänns. När man registrerar en leverantörsfaktura räknar systemet ut ett betaldatum utifrån fakturadatumet och leverantörens inställning för betalningsvillkor. Markera detta fält om systemet ska kontrollera om det framräknade betaldatumet infaller på en helg. Då kommer en fråga om betaldatumet ska flyttas fram till nästa vardag. Om man använder Resebyrå-modulen och prickar kostnader när en leverantörsfaktura registreras kan man markera detta fält om man vill visa det registrerade fakturabeloppet. Är fältet omarkerat visas istället det framräknade beloppet från den Res-order man prickar av mot. Sedan januari 2015 finns det två olika sätt att hantera utbetalningar på. Om detta fält inte är markerat kommer alla fakturor som betalas ut att konteras och markeras som betalda på sänddagen. Man får sedan omkontera dem när banken rapporterar de som sända. Så har Rebus hantering av utbetalningar fungerat historiskt. Men från och med januari 2015 finns det en ny utbetalningshantering som aktiveras genom att detta fält markeras. Om fältet är markerat kommer utbetalningsrutinen inte att kontera eller betalmarkera fakturorna när betalfilerna skapas. Kontering och betalmarkering kommer istället att ske när de återrapporteras i Rebus efter att banken har betalat dem. Läs mer om de här två olika hanteringssätten i en egen manual som finns att hämta från vår hemsida. Resten av den här manualen utgår från att den gamla hanteringen används. 10
2014-12-10 Grundinställningar/Registervård Kontoplan Om du vill kan kontoplanen i systemet vara till hjälp för dig vid kontering av leverantörsfakturorna. Aktuella kostnadskonton kan styras till en leverantör och på så sätt finnas till hands när du ska ange vilket konto kostnaden ska konteras på. För att du ska kunna lägga in dina kostnadskonton i systemet går du in i rutinen Kontoplan under rubriken Grunduppgifter. Se formuläret nedan. I ovanstående bild kan du se att flera kostnadskonton redan är inmatade. Kontonr Benämning Ange kostnadskontot som ska registreras i kontoplanen. Ange benämningen på kontot. 11
Rutiner 2014-12-10 Rutiner I detta kapitel beskrivs de löpande rutinerna för leverantörsfakturering. Leverantörsfaktura I denna rutin ska du lägga in leverantörsfakturorna och kontera dem. Inmatningsformuläret är också indelat i 2 delar (flikar) beroende på vilken av dessa uppgifter som ska matas in. Fliken Fakturadata Här registreras leverantörsfakturan med de grundläggande uppgifterna som t.ex. fakturadatum, belopp, m.m. Fältbeskrivningar 1. Låt fältet Vårt fakturanr vara tomt eller ifyllt med siffran 0 och tryck ENTER. Systemet kommer då, när fakturan sparas, att automatiskt uppdatera registreringen med ett internt löpnummer. 2. I fältet Leverantörs-ID ska du ange vilken leverantör registreringen tillhör. Du anger IDnumret enligt det som står i leverantörsregistret eller synonymer om du har lagt in det. Använd sökfunktionen om du är osäker. 3. Ange leverantörens fakturanummer i fältet Lev.fakturanr. Skulle fakturan sakna ett normalt fakturanummer får du ange någon annan identifikation för fakturan. 4. Fyll i nästa fält med fakturans fakturadatum. Fälten Förfallodatum och Betaldatum kommer automatiskt att fyllas i enligt de betalningsvillkor som är angivna på leverantören. Bägge fälten kan justeras. När det gäller betalningsdatumet så används detta bl.a. när du i utbetalningsrutinen ska söka fram de fakturor som ska betalas. 5. Fälten Paket-ID och Avresedatum används tillsammans med Arrangörsmodulen för att stämma av leverantörsfakturan mot avresedatum och paketresa. 12
2014-12-10 Rutiner 6. Om du ska kontera fakturan i samband med att du registrerar den så ska fältet Kontera vara markerad. Om du bara ska ankomstregistrera fakturan låter du fältet vara tomt och kan då gå in vid ett senare tillfälle och fullborda konteringen. 7. När fältet Datumkontroll är markerat kommer systemet att kontrollera att du inte angett datum som är för långt fram eller för långt bak i tiden. Kontrollen har satts på 2 år. 8. I fältet Valuta visas systemet standardvaluta. Oftast SEK. Om fakturan du får är utställd i en annan valuta så har du möjlighet att räkna om den till svenska kronor med hjälp av systemets valutaregister. Detta kräver naturligtvis att kurserna i detta register hålls uppdaterat. 9. Fyll i fakturans totala belopp i fältet Fakturabelopp. 10. I fältet Momsbelopp anger du fakturans eventuella momsbelopp. Tänk på att det ska vara det totala momsbeloppet. Eventuell fördelning sker på konteringssidan. 11. Om dina arbetsrutiner är sådana att du lämnar fakturorna för attest innan du lägger in dem i systemet och konterar dom, så anger du signaturen på den du lämnat fakturan till i fältet Lämnat till. 12. Till slut har du också möjlighet att attestera fakturan. Denna möjlighet finns även i ett annan separat rutin som heter Attestering. 13. Fortsätt med att SPARA registreringen. Har du valt att fakturan ska konteras så kommer du automatiskt till nästa sida. Om inte så hamnar du i registreringsläge för en ny faktura. Fliken Kontering I denna flik ska fakturan konteras. Du kommer automatiskt till denna sida när du har sparat fakturan på sidan 1. I den vänstra rutan visas de konteringar som redan är gjorda enligt systemets standardkonton för skuld och moms. Fortsätt enligt nästa sida. 13
Rutiner 2014-12-10 1. Vill du fördela momsen på flera konton så justerar du först det totala momsbeloppet i det första fältet och lägger sedan in de andra momskontona med respektive belopp. Det finns möjlighet att fördela momsen på 3 momsbelopp. Summeringen av det totala momsbeloppet visas i fältet Total moms. 2. Om fakturan har specificerat olika poster som ska konteras på samma kostnadskonto, så markerar du fältet Addera. Varje belopp som konteras på detta konto adderas till den föregående totalen för kontot. 3. Efter momskonton så ska du alltså kontera den återstående skulddelen på ett eller flera konton. Har du ställt in systemet så att du kan använda frikonton så fyller du i det första Konto -fältet direkt med aktuellt konto. Om du inte har det så ska du välja aktuella konton från comboboxen. 4. I fältet Avd/Objekt har du möjlighet att ange en avdelnings- eller objektsiffra. Denna siffra kommer att läggas på skuldkontot på bokföringsunderlaget. 5. I det sista fältet på sidan ska du ange det aktuella kostnadsbeloppet som ska konteras enligt ditt angivna konto ovan. Konteringen läggs sedan in i rutan till höger. 6. För att konteringen ska sparas så måste du välja knappen Spara. 7. När balansen är 0 så är registreringen klar och du hamnar i registreringsläge för en ny faktura på flik 1. Felsvar Om du sparar konteringssidan utan att alla konton och belopp är inlagda, d.v.s. balansen är inte 0, så får du följande meddelande: Om du stänger ner sidan helt, utan att konteringen är klar, så får du följande meddelande. Avslutar du då så kommer inte fakturan att sparas och måste i så fall läggas in igen. 14
2014-12-10 Rutiner Attestering Denna rutin är till för att attesteringen av leverantörsfakturor ska kunna göras separat. Alla kanske inte ska ha behörighet att attestera men får lägga in fakturor. Bilden som visas är ett exempel på hur formuläret ser ut där detta sker. Börja med att använda knappen Oattesterat. Den ser till att alla oattesterade fakturor visas i den översta delen i formuläret. Se även exemplet i bilden ovan. Fältbeskrivningar 1. I det första fältet Vårt fakturanr ska du fylla i det interna löpnummer som fakturan fått i systemet. Till vänster visas lite uppgifter om fakturan så att du kan se att du valt rätt faktura. 2. I fältet Attest ska du ange din användarsignatur som då visar vem som attesterat fakturan. 3. Spara attesteringen med knappen Spara. Om du valt att visa alla oattesterade fakturor, så kommer nu den faktura du attesterat att försvinna från denna visning. En kontroll på att den är attesterad. När du är klar med attesteringen så avslutar du med knappen Stäng. 15
Rutiner 2014-12-10 Utbetalning De leverantörsfakturor som är registrerade ska ju också betalas. I denna rutin betalar man ut fakturorna från Rebus vilket i sin tur också kan medföra uppdateringar på bokföringsunderlag och reskontror. Se mer om detta under avsnittet om Utskrifter. Inmatningsformuläret du får framför dig ser ut som i exemplet. Utbetalningsrutinen är i 2 steg. 1. Du bestämmer vilka fakturor som ska betalas. 2. Du gör utbetalningen från systemet. Urval 1. Börja först med att bestämma till vilket betalningsdatum urvalet ska ske. Datumet anger du i fältet Till betaldatum. Systemet använder det betalningsdatum du bestämt på fakturan. Till 99 % bör det vara samma som fakturans förfallodatum. 2. Nästa steg är att ange vilket eller vilka betalningssätt som systemet ska kontrollera när det söker fram fakturorna. Som du minns får man ange detta på varje leverantör i leverantörsregistret. Om du väljer Samtliga utbetalningssätt så innebär det att alla förfallna fakturor t.o.m det angivna datumet kommer att väljas ut. 3. Vill du minimera urvalet till att bara gälla en viss leverantör, då fyller du i nästa fält, Lev-ID med leverantörens ID. Lämna fältet tomt om detta inte är aktuellt. Är du osäker på vilket ID leverantören har så söker du via sökfunktionen till höger om inmatningsfältet. 16
2014-12-10 Rutiner 4. Du kan också minimera urvalet till att bara gälla vissa fakturor och då fyller du i fältet Fakt.nr med numret på den faktura som ska betalas. Lämna fältet tomt om detta inte är aktkuellt. 5. Som sista punkt ska du enligt dina urvalsinställningar välja ut de fakturor som ska betalas. Använd knappen Gör urval. De utvalda fakturorna visas i den övre delen av inmatningsformuläret och en totalsummering visas. Se exemplet i bilden ovan. Det finns ytterligare några funktioner som hjälper dig att göra i ordning underlaget för utbetalning. Du kanske vill radera någon av fakturorna som finns i urvalet. Du kanske vill ändra något på någon faktura, belopp eller betalningsdatum. Du kanske vill attestera fakturor. Du kanske vill ändra betalningssätt för utbetalningen. Radera från underlaget Välj den faktura som ska raderas från urvalet som visas. När fakturan visas under rubriken Ändra så har du också möjlighet att använda knappen Radera som visas till höger. Ändra utbetalningsuppgifterna på en faktura Välj den faktura som ska ändras från urvalet som visas. De uppgifter som kan ändras visas i inmatningsfälten under rubriken Ändra. Att betala Betaldatum Konto Attest I detta fält visas belopp som återstår att betala på fakturan. Om du vill delbetala så ändrar du till det belopp som ska betalas. Systemet håller sedan koll på hur mycket som är kvar att betala på fakturan. OBS: Delbetalningar fungerar inte med fakturor angivna i utländsk valuta. Vill du justera betalningsdatumet så att betalningen får ett annat datum i betalningsfilen och i reskontran, så gör du det direkt i detta fält. Detta fält visar vilket bokföringskonto som kommer att användas vid betalningen. Om du tillfälligt vill använda ett annat konto ändrar du det här. Används den nya utbetalningshanteringen som inte konterar utbetalningarna förrän återrapporteringen görs kommer detta fält inte att visas. Om fakturan inte är attesterad så är detta fält tomt. Vid attest anger du attestens signatur. 17
Rutiner 2014-12-10 Ändra utbetalningssätt/konto/utbetalningsdatum på fakturor i urvalet Det finns möjlighet att tillfälligt ändra betalningssätt på de fakturor som ska betalas. Det finns 5 betalningssätt som kan användas idag och det är betalning via PlusGiro-fil, via Bankgirofil eller manuellt via utbetalningsavier, internet, etc. samt utlandsbetalning manuellt eller via fil. På varje leverantör finns en standardinställning som styr vilket betalningssätt som normalt ska användas. Välj först knappen Utb.sätt som visas till höger (se figur). Vill du ändra utbetalningssätt, konto eller utbetalningsdatum på samtliga fakturor i urvalet ska du använda fälten i den högra rutan i bilden, under rubriken Ändra alla leverantörsfakturor. Där finns ett inmatningsfält där du kan justera betalningssätt för fakturorna. Det heter Utbet.sätt. När du ändrat detta slutför du ändringen genom att välja knappen Utför ändring som visas under inmatningsfältet. Du kan även ändra konto och utbetalningsdatum på samtliga fakturor. Ange önskat värde och klicka sedan på rätt knapp för att utföra ändringen. När ändringen är gjord stänger du sidan med knappen Stäng. Vill du ändra utbetalningssätt, konto eller utbetalningsdatum på enstaka fakturor i urvalet ska du använda den vänstra delen av formuläret. 1. Välj först vilken faktura ändringen gäller. Det gör du direkt från listboxen genom att dubbelklicka på en faktura eller genom att manuellt ange numret i fältet Fakt.nr. 2. Ändra på fälten Utbet.datum, Utbet.sätt eller Konto till det du vill ha. 3. Avsluta genom att klicka på knapppen Utför ändring. Som du kan se i inmatningsfälten så finns det även möjlighet att ändra eller lägga in bank- respektive plusgironummer om det skulle saknas. Om det gäller en utländsk faktura kan även fälten BankID och IBAN ändras. När ändringen är utförd stänger du sidan med knappen Stäng. 18
2014-12-10 Rutiner Utbetalning När urvalet är klart ska steg 2 utföras. Det är nu fakturorna betalas i systemet och betalningarna skickas iväg. Börja med att välja knappen Utbetalning. Se figuren till höger. Du kommer då till det formulär som bilden visar nedan. Här kan du välja om oattesterade fakturor ska betalas ut. Du kan också ange vilket utbetalningsdatum varje faktura ska få i betalningsfilen till plus- respektive bankgirot samt vilket betalningsdatum som ska stå på fakturan i reskontran. 1. Ange om utbetalningen även ska ta med oattesterade fakturor genom att ändra alternativet till 1 - Ja i fältet Betala ut oattesterat. 2. Ange hur fakturornas betalningsdatum ska hanteras i systemet och i betalningsfilerna. I fältet Tidigaste utbet.datum anger du datum enligt nedanstående alternativ. 3. Gå vidare med OK. DATUM anges Dagens datum är alltid ifyllt som standard. Det datum du anger kommer att hanteras som fakturornas tidigaste betalningsdatum oavsett vad respektive faktura har som eget betalningsdatum. Detta innebär: Att fakturor som har tidigare betalningsdatum än det angivna kommer att sättas med angivet datum i betalningsfilen. De kommer också att få angivet datum som betalningsdatum i reskontran. Att fakturor som har senare betalningsdatum än det angivna kommer att sättas med respektive fakturas betalningsdatum i betalningsfilen. De kommer också att få fakturans betalningsdatum som betalningsdatum i reskontran. Att fakturorna oavsett betalningsdatum kommer att bokföras på dagens datum i bokföringsunderlaget. (OBS: Gäller inte om den nya utbetalningshanteringen är vald). BLANKT datum innebär: Att fakturornas betalningsdatum också sätts som betalningsdatum i betalningsfilen samt i reskontran över betalda fakturor. Även om betalningsdatumet skulle vara tidigare än dagens datum. Att fakturorna oavsett betalningsdatum kommer att bokföras på dagens datum i bokföringsunderlaget. (OBS: Gäller inte om den nya utbetalningshanteringen är vald). 19
Rutiner 2014-12-10 Nästa steg innebär att du skriver ut en utbetalningslista som underlag för dina betalningar. Även om betalningarna skickas via en fil så är det viktigt att du har ett underlag att stämma av mot. Underlaget är naturligtvis ett måste för de betalningar som sker manuellt via exempelvis Internet. Se exempel nedan. När du är klar med utskriften, stänger du utskriftsalternativet och kommer till följande fråga: Svarar du NEJ återgår systemet till utbetalningsrutinen igen och betalningarna återställs som obetalda. Om du svarar JA så kommer betalningarna att godkännas i systemet. 20
2014-12-10 Rutiner Fil via: PlusGiro / Bankgiro / Corporate File Payments Om betalningarna ska skickas till PlusGirot eller Bankgirot via en betalningsfil så kommer systemet att först kontrollera om det finns en fil sedan tidigare. Finns det en fil säger systemet till om detta och ger dig också möjlighet att radera den. OBS! Innan du gör det så måste du vara säker på att den fil som finns redan är skickad. Om du svarar Nej på ovanstående fråga avbryts betalningen och systemet återgår till betalningsrutinen igen. Svarar du Ja, får du möjlighet att skriva ut utbetalningslistan (se föregående sida), godkänna betalningen och sedan skapas en fil enligt följande meddelande. När du väljer OK i meddelandet kommer du tillbaka till utbetalningsrutinen igen. Glöm inte att sända filen! Använder ni PlusGirots filformat Corporate File Payments finns det en egen manual på vår hemsida som beskriver hur det fungerar. Med detta filformat kan inrikesfakturor (PlusGiro/Bankgiro) samt utlandsfakturor skickas i samma fil för betalning. 21
Rutiner 2014-12-10 Inbetalning kreditnota Denna rutin används för att betala bort vissa kreditfakturor. Sådana kreditfakturor som inte kommer att kunna dras av vid utbetalning av debetfakturor och där du får kreditbeloppet utbetalt till dig från leverantören på annat sätt. Gör så här: 1. I fältet Fakt.nr anger du Rebus interna nummer för kreditfakturan. 2. Fakturans totala kreditbelopp fylls i med automatik och är förvalt för betalning. I fältet Att betala finns möjlighet att ändra betalningsbeloppet. 3. Ange vilket betalningsdatum kreditfakturan ska bokföras på. Som förvalt värde i fältet Betaldatum har systemet lagt in dagens datum. 4. I nästa fält Konto, anger du vilket inbetalningskonto betalningen ska registreras på. 5. Om fakturan inte är attesterad så kan du göra det i nästa fält Attest. 6. Välj sedan knappen Betalning. 7. Kreditfakturan är nu bokförd som inbetald och konteringen finns som underlag i rutinen Bokföringsunderlag. Fakturan har också fått statusen Betald i systemets reskontra. 22
2014-12-10 Utskrifter Utskrifter Under denna rubrik hittar du alla utskrifter som kan användas för att bl.a. hålla reda på obetalda, förfallna och betalda leverantörsfakturor, de s.k. reskontralistorna. Här finns också några listor som hjälper dig att hålla reda på okonterade och oattesterade fakturor. Följ anvisningarna nedan som beskriver handhavandet av dessa utskrifter. Okonterade fakturor Detta är en lista som visar de ankomstregistrerade fakturorna eller de fakturor som du av någon annan anledning inte konterat. Här finns inga urval att göra utan du skriver ut listan direkt. Se exemplet nedan. 23
Utskrifter 2014-12-10 Oattesterade fakturor Denna rutin hittar du i modulen Leverantörsfaktura och under rubriken Utskrift. Denna lista visar de fakturor som inte har attesterats. Här finns inga urval att göra utan du skriver ut listan direkt. Se exempel nedan. 24
2014-12-10 Utskrifter Förfallna fakturor Denna rutin hittar du i modulen Leverantörsfaktura och under rubriken Utskrift. Detta är en av de olika reskontralistorna som du kan skriva ut på leverantörsfakturorna. Den visar vilka fakturor som förfallit till betalning till ett visst angivet förfallodatum. Datumet anger du i fältet T.o.m. betaldatum. Se exempel i listan som följer. 25
Utskrifter 2014-12-10 Bokföringsunderlag Denna rutin hittar du i modulen Leverantörsfaktura och under rubriken Utskrift. I denna rutin skriver du ut konteringsunderlaget för bokföringen. Det gäller både fakturornas kontering och den kontering som sker vid utbetalning. Rutinen är gemensam för alla transaktioner som sker i systemet, d.v.s. även de som gäller kundfakturor och kassafunktioner. I detta avsnitt beskrivs dock bara det som gäller leverantörsfakturorna. Urvalet som ska göras beror ju naturligtvis vilken typ av transaktion det gäller. Vi har i systemet av naturliga skäl delat på det som gäller fakturorna och det som gäller betalningarna. I detta avsnitt ska vi visa exempel på bägge. Fältbeskrivning: Val av rutin I detta fält ska du välja vilken rutin du ska använda. D.v.s. ska du - skriva ut bokföringsunderlag (1) - skriva ut en kopia på tidigare underlag (2) - justera konteringen innan utskrift (4) Val av underlag Mer val Bokföringsdatum Ange vilken typ av underlag du ska skriva ut. D.v.s. gäller det fakturornas kontering (3) eller utbetalningarna (4). Du kan också välja om du vill skriva ut en komplett kontering för varje transaktion (1) eller om du bara vill skriva ut den del som ska användas som bokföringsorder (2). Detta datum måste du fylla i om du ska skriva ut underlaget på papper (behövs inte om man bara vill granska). Datumet skrivs ut på underlaget som det bokföringsdatum konteringen ska bokföras på i bokföringen. 26
2014-12-10 Utskrifter Från datum Till datum Specifikt konto I detta fält fyller du i startdatumet för det datumintervall underlaget gäller. Ange slutdatumet för det datumintervall underlaget gäller. Här har du möjlighet att minimera urvalet genom att ange att det bara ska gälla transaktioner som innehåller det specifika kontot. Fältet kan också användas till att bara skriva ut underlag för en viss avdelning/projekt genom att man specificerar respektive siffra i fältet med en punkt framför (exempelvis 4025.324 eller bara.324). Underlag för leverantörsfakturor Exempel på bokföringsunderlag för leverantörsfakturor. Förklaringar till underlaget: Löpnr Datum Kundnamn Typ Konto Belopp Fakturanumret Datumet när fakturan skrevs ut och konterades. Leverantörens namn. Visar vilken typ av transaktion det är. D.v.s. är det en faktura som konterats eller är det en makulering. Visar konteringarna för respektive belopp. Visar fördelningen på respektive konto. 27
Utskrifter 2014-12-10 Den sista sidan i underlaget visar sammanställningen av konteringarna. Det är också denna sida som används som bokföringsorder in i bokföringen, antingen via manuell inmatning eller via export och import av bokföringsfil (se beskrivningen i slutet av detta avsnitt). Varje underlag som skrivs ut får också ett journalnummer som är unikt för varje utskrift. Det används bl.a. som identifikation i bokföringsfilen och när du vill skriva ut en kopia av underlaget. Exemplet visar bokföringsordern för leverantörsfakturor. När ett underlag är utskrivet på skrivaren så får du en fråga om utskriften ska godkännas. Detta för att systemet ska kunna veta om underlaget ska tas bort eller om det ska ligga kvar tills nästa utskrift sker. Utskriften kan ju användas bara för att tillfälligt stämma av konteringen. 28
2014-12-10 Utskrifter Underlag för utbetalningar Urvalet sker på samma sätt som för fakturor. Du väljer alltså först alternativet för utbetalningar (4) och sedan de datumintervall som är aktuellt. Det här gäller bara om man kör det gamla alternativet för utbetalningar där konteringen sker direkt då betalfilen skapas. Kör man det nya alternativet konteras inget förrän återrapporteringen av utbetalda fakturor görs. Läs mer om det i manualen som beskriver skillnaden mellan dessa två utbetalningssätt. Exempel på underlag som visar utbetalningar. Förklaringar till underlaget: Löpnr Datum Kundnamn Typ Konto Belopp Fakturanumret Datumet när fakturan skrevs ut och konterades. Leverantörens namn. Visar vilken typ av transaktion det är. D.v.s. är det en faktura som konterats eller är det en makulering. Visar konteringarna för respektive belopp. Visar fördelningen på respektive konto. 29
Utskrifter 2014-12-10 På samma sätt som för fakturorna, så skapas även här en bokföringsorder som ska användas för bokföringen, manuellt eller via export och import av bokföringsfil. Exempel på bokföringsorder för utbetalningar. Export av bokföringsfil För att du ska kunna exportera bokföringsordern till en fil, så måste du först ange detta för systemet. Inställningen sker i modulen Grunder, under rubriken Arkiv och rutinen Generella data. 1. I fältet Typ av bokf.fil anger du vilken typ av fil som ska användas. Där finns flera alternativ men den vanligast förekommande filtypen är SIE-4. Kontrollera vilken typ som passar med ditt bokföringsprogram. 2. Du ska också ange vilket filnamn som ditt bokföringsprogram vill använda för att importen ska fungera. Detta namn anger du i fältet Bokföringsfil. När du skrivit ut bokföringsunderlaget och godkänt detta, så kontrollerar systemet också om ovanstående inställningar finns. Finns dessa så skapas en fil enligt dina inställningar. I filen skrivs bara de underlag som godkänns och systemet tar bara med sista sidan i underlaget (bokföringsordern). Eftersom varje underlag är unikt och sparas med ett eget journalnummer, kan man fylla på filen med underlag från alla fyra transaktionstyperna. När det sedan är dags att importera in filen i bokföringsprogrammet kommer varje journalnummer att läggas in som ett eget verifikat. På nästa sida visas ett exempel på hur en fil kan se ut. Du bestämmer alltså själv hur ofta du vill göra denna import. Det viktiga att veta är att varje journal i Rebus blir ett verifikat i bokföringen. 30
2014-12-10 Utskrifter OBS! Eftersom filen inte raderas med automatik vid importen, så måste du själv radera den efter varje import. Alternativet att du döper om filen och kompletterar den med det importdatumet. När det gäller SIE-filerna håller Rebus reda på om filen har importerats i bokföringen eller inte. Rebus skapar en Flagga med värdet 0 i filen där 0 betyder ej importerat. När importen har skett ska bokföringsprogrammet ha satt flaggan till 1, vilket betyder importerat. Då vet Rebus att en import av filen har gjorts. När Rebus skriver data till en bokföringsfil skriver den in data i befintlig fil om flaggan är 0 och skapar om filen om flaggan är 1. På det sättet ska man inte kunna missa något data. Men det här förutsätter att importerande bokföringsprogram verkligen gör på det sättet vilket vi inte kan veta. Kontrollera för säkerhets skull med bokföringsprogrammets supportavdelning. I exemplet kan du se att filen innehåller 2 olika underlag för leverantörsfakturor, journal 1005 och 1006, samt en utbetalning med nummer 1001. Det kommer således att skapas 3 olika verifikat i bokföringen. 31
Utskrifter 2014-12-10 Reskontra/Bokföring Denna rutin hittar du i modulen Leverantörsfaktura och under rubriken Utskrift. Denna reskontrarapport bygger på vilket bokföringsdatum du satt vid utskrift av bokföringsunderlaget. Det betyder att du bara kan ta ut denna reskontra på fakturor som finns med på ett underlag. Du väljer ut reskontrarapporten per ett bokföringsdatum enligt följande urval: 1. I fältet Sökordning kan du välja hur reskontran ska sorteras. 2. I nästa fält, Urval, väljer du om varje faktura ska specificeras (1-Komplett), eller om du bara vill se en totalsumma. 3. Till slut ska du välja per vilket bokföringsdatum rapporten ska gälla. 32
2014-12-10 Utskrifter Reskontra/Utdrag Denna rutin hittar du i modulen Leverantörsfaktura och under rubriken Utskrift. Rutinen ger dig en reskontrarapport som visar alla fakturor eller bara de som är obetalda mellan ett angivet datumintervall. Du kan även minimera reskontran till att bara gälla fakturor för en viss leverantör. Urvalet sker enligt följande: 1. Först ska du välja i vilken sorteringsordning reskontran ska skrivas. Där finns 4 olika sökordningar. 1-Leverantörs-ID, 2-Leverantörsnamn, 3-Fakturanummer och 4- Lev.fakturanummer. 2. I nästa urval ska du välja om reskontran ska gälla 1-Obetalda fakturor eller 2-Alla fakturor. 3. Välj sedan viket datumintervall reskontran gäller. 4. Du kan också välja om reskontran ska gälla en viss leverantör eller en grupp av leverantörer som då väljs ut genom ett ID-intervall. Exemplet på nästa sida avser en reskontra enligt ovanstående urval. 33
Utskrifter 2014-12-10 34
2014-12-10 Utskrifter Historik Denna rutin hittar du i modulen Leverantörsfaktura och under rubriken Utskrift. Denna rutin kan användas för att söka efter olika historiska transaktioner i leverantörsreskontran. Du kanske vill veta något om fakturor som konterats på ett visst konto. Genom rapporten du får fram kan du se journalnummer, leverantörsfakturanummer, belopp, m.m. Urvalet (sökningsparametrarna) skrivs in enligt följande beskrivning: 1. I fältet Fakturanr kan du ange numret på den faktura som historiken gäller. Numret som avses är det nummer som fakturan fått internt i Rebus. 2. I fältet Konto anger du ett bokföringskonto som ligger till grund för historiken. 3. Är beloppet underlaget för din sökning, så anger du beloppet i fältet Belopp. 4. Du kan också använda ett känt journalnummer för att få fram historik på vad denna journal innehåller. Ange numret i fältet Journalnr. 5. I fälten Från- respektive Till bet.datum kan du få fram historik på fakturor som betalats inom angivet datumintervall. 6. Och till slut, i fälten Från- respektive Till bokf.datum kan du få fram historik på fakturor som har ett bokföringsdatum inom angivet datumintervall. Exemplet visar en historiksökning på kostnadskontot för hyreskostnader. 35