Handledning i arbetet att motverka kränkande särbehandling I föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) definieras kränkande särbehandling som följande: "Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap". Det är två paragrafer som särskilt rör kränkande särbehandling: 13 Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling. 14 Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå 1. vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer, 2. vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra, och 3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare. Enligt föreskriften ska arbetsgivaren vidta åtgärder för att motverka att kränkande särbehandling förekommer. Definition Kränkande särbehandling handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. Trakasserier ett uppträdande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Sexuella trakasserier ett uppträdande av sexuell natur som kränker någons värdighet. Kränkande särbehandling kan bland annat beskrivas som: Förtal eller nedsvärtning av en anställd/chef eller dess familj Medvetna förolämpningar Överkritiskt bemötande eller ett negativt förhållningssätt Förlöjligande, hån Omotiverad fråntagande av/eller förändring av arbetsuppgifter Medvetet försvåra utförande av arbetet Medvetet kontrollera medarbetare/chef utan dess vetskap Överdriven kontroll 1 (5)
Utfrysning eller undanhållande av information Kränkning via sociala media Social utstötning, mobbing Syfte Syftet med denna handledning är att tydliggöra hur Haninge kommun som arbetsgivare förebygger och hanterar situationer som innehåller kränkande särbehandling. Riktlinjer Haninge kommuns övergripande syn på kränkande särbehandling finns i Riktlinjer för att motverka kränkande särbehandling. Tillsammans med handledningen tydliggör riktlinjerna mål, syfte, ansvar och åtgärder. Arbetet med att motverka kränkande särbehandling regleras i lag bland annat i: AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 1994:1 Arbetsanpassning och rehabilitering SFS 1977:1160 Arbetsmiljölagen samt Diskrimineringslag 2008:567 Haninge kommun tar avstånd från kränkande särbehandling och trakasserier i alla dess former. Arbetsgivaren betonar att kränkningar och trakasserier ej är förenligt med Haninge kommuns värdegrund och mål. Det är aldrig acceptabelt att någon kränker en annan individs värdighet. Det är allas ansvar att kränkningar och trakasserier inte förekommer. Arbetsgivaren har ett särskilt utredningsansvar. Skulle kränkningar eller trakasserier ändå förekomma kommer frågan att utredas och hanteras enligt nedan Konsekvenser och åtgärder vid kränkande särbehandling. Arbetsgivaren har enligt arbetsmiljölagen det yttersta ansvaret för att vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att medarbetare utsätts för ohälsa. Haninge kommuns ställningstagande kan läsas i Plan för främjande av mångfald. Bakomliggande orsaker Det går sällan att peka ut någon speciell orsak eller enskild faktor som orsak till att trakasserier, mobbing och utstötning förekommer. Det är ofta flera bakomliggande och samverkande faktorer som möjliggör att kränkande särbehandling accepteras och får fäste på en arbetsplats. Förhållningssättet i kränkande särbehandling präglas av respektlöshet gentemot medarbetare och kollega. Tyngdpunkten i kränkande särbehandling är hur en person uppfattar en viss situation eller ett visst beteende och inte vilket motiv trakasseraren har. Kränkande särbehandling kan bero på: dålig arbetsmiljö stor arbetsbelastning 2 (5)
otydliga ansvarsområden olösta konflikter på arbetsplatsen organisationsförändringar, brister i organisationen svagt ledarskap stress Alla medarbetares ansvar Alla medarbetare ska se till att det egna eller arbetskamraters beteende inte är kränkande eller kan uppfattas som kränkande. Om en medarbetare ser en arbetskamrat som kränks bör han/hon uppmärksamma den som kränker att det är olämpligt och att ett sådant beteende är oacceptabelt. Att stödja arbetskamrater som blir utsatta är självklart. Då det är ett känsligt område behöver den som stödjer ta reda på om den som är kränkt vill ha stöd och på vilket sätt. Chefens ansvar Chefen/arbetsledaren ska agera för att skapa förutsättningar för ett gott arbetsklimat och vara ett föredöme för sina medarbetare. En chef/arbetsledare som får kännedom om att kränkande särbehandling förekommer ska se till att den upphör snarast. Orsaken till den kränkande särbehandlingen ska utredas för att hitta en långsiktig lösning. Närmaste chef/arbetsledare ska vidta åtgärder för att förhindra fortsatt kränkning. Det är chefens/arbetsledarens skyldighet att informera och arbeta förebyggande för att förhindra mobbning. Förebyggande insatser Chefer och arbetsledare har en nyckelroll för att motverka kränkande särbehandling på arbetsplatsen. Kränkande särbehandling kan förebyggas av chefen/arbetsledaren genom aktivt arbeta för en god arbetsmiljö och informera om Haninge kommuns riktlinjer: på arbetsplatsträffar i enskilda medarbetarsamtal i samband med rekrytering/introduktion av nyanställda informera Kränkande särbehandling och mobbing på arbetsplatsen kan förhindras genom att bland annat: tydlig organisation delaktighet genom att alla har ett ansvar för att bidra till en god arbetsmiljö och ett gott arbetsklimat respektera varandras olikheter ge både beröm och kritik bemöta varandra på ett positivt och öppet sätt öppen kommunikation på arbetsplatsen gör det möjligt att uppmärksamma eventuella missförhållanden i arbetsgruppen i ett tidigt skede möjlighet till kompetensutveckling och vidareutveckling i arbetet diskussioner om förhållningssätt på arbetsplatsträffen och om vad som uppfattas som otrevligt, obehagligt och kränkande chefen ska skapa förutsättningar för ett gott arbetsklimat och ska vara ett föredöme för sina medarbetare 3 (5)
Konsekvenser av kränkande särbehandling Det är inte enbart den person som utsätts för mobbing och kränkande särbehandling som drabbas av de konsekvenser som kränkningen medför. Oftast berör det hela arbetsplatsen på olika sätt. Exempel på konsekvenser för enskilda medarbetare eller för hela arbetsgruppen: lägre arbetsprestation ökad frånvaro stress depression långtidssjukskrivning förflyttning ökad personalomsättning Åtgärder vid kränkande särbehandling Tidsfaktorn är en viktig komponent till möjligheten att kunna lösa problem i samband med mobbing och kränkande särbehandling. 1. En chef/arbetsledare som får kännedom om att kränkande särbehandling förekommer ska se till att den upphör snarast. 2. När en medarbetare blir utsatt för kränkande särbehandling ska ansvarig chef/arbetsledare omgående kalla till ett enskilt samtal med den berörde och erbjuda hjälp och stödåtgärder. Den som är utsatt ska ges möjlighet att välja om han/hon vill att arbetsmiljöombud, facklig representant, företagshälsovård eller annan stödperson deltar i mötet. 3. Orsaken till den kränkande särbehandlingen ska utredas med syfte att nå en långsiktig lösning. Chefen ska bilda sig en uppfattning om det som har hänt och bedöma om det finns skäl till arbetsrättsliga åtgärder, t e x avstängning, varning eller omplacering. 4. Utredningen av den kränkande särbehandlingen bör den ske snabbt, diskret och effektivt. Chefen bör inledningsvis lyssna och samtala enskilt med alla berörda parter. 5. Chefen ska bedöma vilka åtgärder som behövs enskilt eller gruppvis. Chefen kan rådgöra med HR-konsult. 6. Alla samtal och åtgärder i ärendet ska dokumenteras. Protokollför vilka åtgärder och beslut som vidtas och vem som utför dessa. 7. Uppföljning av vidtagna åtgärder bör ske vid lämplig tidpunkt. Viktiga förhållningssätt avvakta inte med att starta utredning av det inträffade ta situationen på allvar och visa respekt inta ett problemlösande förhållningssätt var saklig och objektiv lyssna på den som känner sig kränkt och utgå från dennes upplevelse döm och skuldbelägg inte 4 (5)
Den medarbetare som är utsatt Det är den person som utsätts för kränkande särbehandling som avgör vad som är kränkande och om det kan accepteras eller inte. Det är viktigt att personen: 1. Klargör och markerar tydligt att kränkningen/beteendet inte accepteras. 2. Dokumenterar händelseförloppet med sakliga och konkreta beskrivningar, anger datum, klockslag, eventuella vittnen och vilka följder som kränkningen orsakade. 3. Anmäler till ansvarig chef/arbetsledare om trakasserierna inte upphör eller om det rör sig om en allvarlig handling. 4. Tar upp problemen med närmaste chef/arbetsledare och kräver hjälp! Är chefen/arbetsledaren delaktig i kränkningarna kan den som är kränkt istället vända sig till en högre chef. Tidiga åtgärder ökar möjligheterna att lösa problemen. 5. Vet att han/hon har möjlighet att ta upp frågan med arbetsplatsens arbetsmiljöombud eller facklig företrädare. 6. Kontakta HR-konsult eller företagshälsovården för att få stöd samt prata med någon som inte är inblandad i situationen. Om personen inte orkar med muntlig kommunikation så går det bra att skriftligen förmedla det eller att ta hjälp av någon annan. Dokumentationen är också ett stöd om anmälan till polis behöver göras. 5 (5)